DIARIENR UE/150035
Avtal Lager och distribution av inkontinenshjälpmedel Dnr: UE/150035 Avtalsnr: 66/16
1
1.1
AVTALSPARTER LANDSTINGET Landstinget i Värmland 651 82 KARLSTAD
LEVERANTÖR OneMed Sverige AB Box 50 401 20 Göteborg
Organisationsnr 232100-0156
Organisationsnr
Hemsida www.liv.se
Hemsida
556764-4140 www.onemed.se
KONTAKTPERSONER Leverantören ska utse en kundansvarig för uppdraget som är landstingets kontaktperson. Vid byte av kontaktpersoner hos landstinget eller leverantör ska parterna omgående meddela varandra om bytet. Landstinget ska alltid ha tillgång till av leverantören utsedd kundansvarig med aktuella kontaktuppgifter. Bedömer landstinget att samarbetssvårigheter föreligger är leverantören skyldig att omgående byta ut aktuell kontaktperson. Kontaktpersoner enligt avtalsbilaga 1.
2
AVTALETS OMFATTNING Anpassat lager och distribution av inkontinenshjälpmedel; absorberande- och urinavledande produkter. Leverantören åtar sig att till Landstinget i Värmland (landstinget) och kommunerna i Värmland (Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby och Årjäng) lagerhålla och distribuera inkontinensartiklar (hjälpmedel) i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för den upphandling som föregått detta avtal, samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. I leverantörens åtaganden ingår att:
Tillhandahålla ett webbaserat elektroniskt beställningssystem för beställning av inkontinensprodukter. Ta emot beställningar avseende inkontinensprodukter från landstinget och kommunernas förskrivare. Avropa inkontinensprodukter från landstingets avtalade produktleverantörer, i eget namn, och erlägga betalning till produktleverantörerna. Kontrollera godsets emballage vid mottagandet från produktleverantören och åtgärda eventuella felaktigheter. Anpassa lagerhållning av produkter, där produkterna ägs av leverantören, så att leveranssäkerhet kan uppfyllas.
1 (12)
2.1
Avisera enskild leverans efter önskemål. Kundförpacka produkter som beställts vid samma tillfälle, till en och samma brukare, i syfte att möjliggöra leverans vid ett och samma tillfälle. Detta gäller även när beställning lagts på produkter från flera olika produktleverantörers sortiment och, i förekommande fall, leverans till såväl ordinärt- som särskilt boende. Leverera beställda produkter i form av enskild leverans till ordinärt boende, inklusive eventuell plockning, kundförpackning/ompackning och etikettering. Leverera beställda produkter i form av gruppleverans eller personlig gruppleverans till särskilt (grupp) boende, inklusive eventuell plockning, kundförpackning/ompackning och etikettering. Leverera beställningar gällande Karlstad kommun, i form av samordnad varudistribution till kommunens distributionscentral BEVES, bilaga tre (3) och fyra (4). Fakturera levererade produkter och distribution till respektive huvudman. Flera fakturaadresser kan förekomma. Hantera reklamationer och returer. Hämta pallar vid nästkommande leverans. Tillhandahålla statistik.
UNDERLEVERANTÖR Nyttjar leverantören underleverantör för genomförande av viss del av uppdraget, svarar leverantören för underleverantörens arbete som för eget.
3
AVTALSTID Avtalstid är två (2) från driftstart (2016-05-01- 2018-04-30) med option om förlängning maximalt tolv (12) månader + tolv (12) månader. Avisering om förlängning sker i god tid före avtalsperiodens utgång. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
4
UPPSTARTMÖTE För att säkerställa att allt fungerar innan avtalsstart ska ett uppstartsmöte äga rum senast 2 månader innan driftstart.
5
AVTALSFORM Detta är ett avtal med fastställda villkor för senare avrop. Andra kommersiella villkor som leverantören bifogat till anbudet ska inte beaktas. Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för specifik tjänst.
6
AVROP OCH BESTÄLLNING Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören ska ta emot beställningar fram till avtalstidens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. Leverantören svarar för att avtalade priser gäller även om hänvisning inte sker till avtal vid avrop.
6.1
BESTÄLLNINGSRUTINER Beställning sker via leverantörens webbaserade elektroniska beställningssystem. Beställning ska kunna ske dygnet runt. Leverantören ska kontinuerligt uppdatera systemet avseende förändringar i sortimentet, t ex. nya produkter, pris, information m.m. KRAV PÅ BESTÄLLNINGSSYSTEM: Beställaren ska inloggad kunna lägga in patienter och redigera: personnummer, svensk medborgare eller ej, namn, c/o adress, adress, postnummer, ort, telefon, leverensavisering (ex. kan ställas på altanen eller telefonkontakt före leverans), portkod.
2 (12)
Produktinformation med artikelnummer, benämning, produktleverantörs namn, bild, detaljerad specifikation så som färg, storlek m.m., beställningsenhet, minsta beställningsbara antal, pris per enhet och leveransstatus ska finnas.
Leveransdag som vid beställning anges i systemet, ska kunna ändras och senareläggas till annan önskad leveransdag.
Beställningssystem ska larma vid ogiltig beställningskvantitet och föreslå närmaste förpackningsstorlek.
Beställaren ska kunna lämna textmeddelande till leverantören.
Endast upphandlat sortiment ska finnas tillgängligt i beställningssystemet.
Leverantören ska vara behjälplig vid förändring av nyckelordssökningar.
Personuppgifter ska endast visas vid sökning på patientens personnummer.
Beställningssystemet ska vara tydligt och intuitivt.
I beställningen angivna uppgifter ska gälla, exempelvis tillfällig c/o adress.
Produktsökning ska kunna ske på alternativa sätt; artikelnummer, benämning eller produktleverantörs namn.
Produktinformation ska kunna skrivas ut.
Beställningssystemet ska vara kopplat till Folkbokföringsregistret.
Beställningen visas på ett sådant sätt att den är enkel att kopiera och klistra in i journal
Systemet ska, innan beställning skickas, frågar beställaren om portkod och telefonnummer är rätt angivet.
Information om antal i transportförpackning ska finnas.
Vid inloggning i beställningssystemet ska finnas en informationsruta som landstinget kan nyttja för kundinformation.
Historik ska över patientens tidigare beställningar, oavsett beställare, ska kunna visas och beställaren ska kunna gå fram och tillbaka i aktuell patients samtliga uppgifter utan att på nytt behöva söka på patienten.
Standardorder/varukorg, kopplat till personnummer, ska kunna läggas upp av beställande enhet.
Beställaren ska, från landstinget respektive kommunerna, ha behörighet att beställa. Leverantören ska på begäran tillhandahålla förteckning över registrerade användare/förskrivare.
6.2
KUNDTJÄNST OCH SUPPORT Kundtjänst/support ska vara bemannad med personal som har kunskap om upphandlat sortiment och som kan svara på frågor rörande order, leverans, beställningssystem och i förekommande fall förskrivarstödet m.m. Kundtjänst och support ska vara tillgänglig, via telefon och e-post, helgfria vardagar mellan klockan 08.00-17.00. Kontaktuppgifter enligt avtalsbilaga 1.
7
KOMMERSIELLA VILLKOR Leverantören ska, under hela den tid som uppdraget pågår:
7.1
vara godkänd för F-skatt och själv svara för inbetalning av skatter och avgifter,
ansvara för lagerhållning så att produkternas kvalitet och/eller försenad leverans riskeras,
svara för kvalitetsbrister/reklamationer uppkomna fram till och med leverans till slutlig användare.
PRISER Priset för lager och distribution, med tillhörande tjänster, är angivet som pris utifrån antal kolli som skickas, bilaga två (2). Angivet pris inkluderar samtliga kostnader förenliga med nyttjande av leverantörens tjänster gällande anskaffning, hantering, eventuell lagerhållning, distribution, emballage, försäkring, tull- och miljöavgifter, fakturering m.m. 3 (12)
7.2
PRISJUSTERING Vid eventuell prisjustering regleras priser med: 20 % av den aktuella indexförändringen avseende kundservice/support, webbshop m.m., 20 % av den aktuella indexförändringen avseende lagerhantering 60 % av den aktuella indexförändringen avseende distribution. Priserna är fasta i 12 månader från och med avtalstidens början. Därefter kan begäran om prisjustering ske med hänvisning till index, enligt följande: ADMINISTRATION Administrationskostnad/kundservice regleras till 100 %. SCB AKI SNI 2007, kolumn H för tjänstemän. Basmånad:
juli 2015
Indextal:
123,4
LAGERHÅLLNING Lagerhållning regleras till 100 %. SCB AKI SNI 2007, kolumn H för arbetare. Basmånad:
juli 2015
Indextal:
117,7
DISTRIBUTION
Transportkostnad regleras till 100 % SCB Entreprenadindex, litt 6011 transporter, Basmånad:
september 2015
Indextal:
106
Efter överenskommelse om prisjustering gäller den vid prisändringen senast använda indexmånaden som ny basmånad. Begäran om prisjustering ska framställas skriftligt senast 60 dagar före den dag från och med vilken det justerade priset ska börja gälla. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte. Prisjustering gäller inte retroaktivt. Överenskommen prisändring ska gälla under minst tolv (12) månader. Om begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet med verkan sex (6) månader efter det att begäran om prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt ska det tidigare avtalade priset gälla. Prisfallsgaranti Leverantören lämnar prisfallsgaranti vilket innebär att landstinget snarast informeras om och omgående får ta del av prissänkningen. Prisjustering av inkontinensprodukter Vid eventuell överenskommelse mellan landstinget och produktleverantör om prisjustering av avtalade inkontinensprodukter, ska produkter som lagerhålls av leverantören vid tidpunkten för prisförändringen inte innefattas.
7.3
LEVERANSVILLKOR Medicintekniska produkter med specificerad renhetsgrad ska förrådshanteras och transporteras enligt nationella riktlinjer från Svensk förening för vårdhygien (SFVH) FYFFE februari 2008, se www.sfvh.se. LEVERANSER INOM KARLSTAD KOMMUN Karlstad kommun har samordnad varudistribution vilket innebär att all leverans till Karlstads kommun ska ske till kommunens distributionscentral BEVES enligt villkor angivna i bilaga tre (3), med tillhörande leveransschema bilaga fyra (4). ÖVRIGA LEVERANSPUNKTER
4 (12)
Leverans ska ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat, lossat och inburet), utan koppling till ordervärde eller förpackningsstorlek, till angiven mottagningsadress. Förpackningarna ska ha hög fyllnadsgrad. FÖLJESEDEL Numrerad följesedel bifogas varje beställning i eller utanpå ytterförpackning. Följesedeln ska innehålla uppgifter om:
beställarens-/beställande enhets- namn,
ordernummer,
levererade produkter med benämning och artikelnummer,
antal,
Kan inte leverans ske av beställd produkt ska detta framgå på följesedeln samt meddelande om när produkten beräknas finnas för leverans. MÄRKNING AV GODS Leverantören ska märka kolli/lastbärare med kollietikett med uppgift om:
beställarens-/beställande enhets- namn
antal kolli/lastbärare.
Emballage Emballage ska tåla en normal hantering innefattande transport ut till brukare. Förslutning av kartongerna (tejp och märlor) ska sluta tätt samt ha bra vidhäftningsförmåga på kartongerna. Transportförpackning Ska ha/vara:
pallanpassade, lättöppnade, neutrala, stabila och stapelbara av god kvalitet och med god förslutning, transportförpackning avsedd för leverans till ordinärt boende ska vara neutral utan tryck och utan handtagshål samt vara volymmässigt anpassad och lättöppnad, transportförpackning avsedd för leverans till särskilt (grupp) boende ska ha handtag/handtagshål, max förpackningsvikt 12 kg per transportförpackning, märkning av kartong på ena kortsidan, mått ca 9x12 cm, med nordiskt varunummer och/eller EAN-kod. Märkningen ska vara synlig om kartongen står på pall.
Palltransport Ska vara/ha:
EUR-pall ska användas. Stadig engångspall kan accepteras efter godkännande av distributören, maximal pallhöjd 1,9 m inklusive pall, max vikt 600 kg, enskild transportförpackning får ej överstiga 20 kg, överhäng får ej förekomma, om blandat gods förekommer på samma pall ska varje mottagare framgå på följesedel samt genom tydlig märkning av transportförpackning, pallarna ska vara plastade med återvinningsbar plast, landstinget är inte ersättningsskyldig för skadad pall som upptäcks vis avlastning eller avpackning. Använda pallar ägs av leverantören och hämtas vid nästkommande leverans. Går ej EUR-pall att få i retur har leverantören rätt att debitera beställaren för den faktiska pallkostnaden, gäller ej stadig engångspall. Leveranstid
5 (12)
Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress. Leverans ska ske inom fem (5) arbetsdagar efter inkommen beställning, såvida inget annat överenskommits mellan parterna. Leverantören är skyldig att ta höjd för eventuella omlastningar, exempelvis till lantbrevbärare, vilket kan försena leverans till angiven adress. Möjlighet till akutleveranser ska finnas inom 24 timmar mot faktiska fraktkostnader. Leveransadress Leverans ska kunna ske till alla adresser i Värmlands län. Leveransförsening Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, ska leverantören omgående meddela landstinget (beställaren), som bedömer om senareläggning alternativt korrigering av leverans till likvärdig produkt kan accepteras. Det åligger leverantören att omedelbart informera landstingets kontaktperson om eventuella leveransproblem/-förseningar avseende avtalade produkter. Förseningsersättning Vid försenad leverans, som inte kan hänföras till överenskommelse eller befrielsegrund, har landstinget rätt att av leverantören ta ut ersättning för den merkostnad som uppstått till följd av delleveranser och ökad administration. Den faktiska kostnaden, dock minimum 500 SEK kan komma att debiteras per försenad leverans. DISTRIBUTÖRENS FÖRSENINGSERSÄTTNING VID FÖRSENAD LEVERANS FRÅN PRODUKTLEVERANTÖR TILL DISTRIBUTÖR
Vid försenad leverans, som inte kan hänföras till befrielsegrund, har distributören rätt att av produktleverantören ta ut ersättning för den merkostnad som uppstått till följd av delleveranser och ökad administration. Den faktiska kostnaden, dock minimum 500 SEK, kan debiteras per försenad leverans. Leveranssäkerhet och vite MELLAN LEVERANTÖR OCH LANDSTINGET
Med leveranssäkerhet avses antalet levererade orderrader (exklusive restorder)/antalet beställda orderrader. Leverantörens leveranssäkerhet gentemot landstinget/slutkund, mätt per månad, ska inte understiga 98 %. Leveranssäkerheten mäts fortlöpande per månad av leverantören, dokumenteras och översänds månadsvis till landstingets kontaktperson för avtalsfrågor. MELLAN DISTRIBUTÖR OCH PRODUKTLEVERANTÖR
Produktleverantörens leveranssäkerhet gentemot distributören, mätt per månad, ska inte understiga 98 %. Med leveranssäkerhet avses antalet levererade orderrader (exklusive restorder)/antalet beställda orderrader. Överenskommelse om hur uppföljning ska ske träffas mellan antagen distributör Leveransform Följande leveransformer ska omfattas av avtalet: ORDINÄRT BOENDE/ENSKILD LEVERANS Enskild leverans innebär att godset är adresserat till en privatperson och avisering ska om mottagaren så önskas kunna ske i god tid, via telefon eller sms. Vid enskild leverans där godset enligt överenskommelse får ställas utanför den boendes dörr. Chauffören ska då ringa på dörren för att uppmärksamma leveransen, men behöver inte vänta på gensvar. SÄRSKILT BOENDE/GRUPPLEVERANS Gruppleverans avser samlad leverans till flera brukare och innebär att godset är adresserat till ett gruppboende, till exempel servicehus. Godset ska avlämnas på anvisad plats. Följesedel ska följa med godset och signeras av mottagaren för att leveransen ska anses giltig. 6 (12)
SÄRSKILT BOENDE/PERSONLIG GRUPPLEVERANS Personlig gruppleverans är en gruppleverans med personmärkta kollin. Godset ska avlämnas på anvisad plats. Följesedel ska följa godset och signeras av mottagaren för att leveransen ska anses giltig.
7.4
REKLAMATION OCH RETUR Utbyte av felaktiga varor eller avhjälpande ska äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Retur/reklamationsärenden ska alltid föregås av kontakt med leverantörens kundservice och inkludera ärenden från såväl ordinärt- som särskilt (grupp) boende. Returtransport på grund av produktfel, transportskador m.m. och eventuell ersättningsleverans ska bekostas av leverantören. Returtransport på grund av felbeställda produkter ska bekostas av landstinget. Distributören ska kunna kontaktas för returnering till ordinarie fraktkostnad. Gods som anländer med trasigt ytteremballage kommer att returneras på leverantörens bekostnad. REKLAMATION OCH RETUR MELLAN DISTRIBUTÖR OCH PRODUKTLEVERANTÖREN
Returtransport på grund av produktfel, transportskador m.m. och ersättningsleverans bekostas av produktleverantören. Returtransport på grund av felbeställda produkter bekostas av distributören. Gods som anländer med trasigt ytteremballage kommer att returneras på leverantörens bekostnad. Övrigt enligt bilaga fem (5).
7.5
FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR Faktureringsvillkor Fakturering ska ske månadsvis omfattande samtliga uppdrag under föregående månad och vara specificerad per avropande verksamhet. Varje faktura ska avse faktiskt antal utförda uppdrag under föregående månad. Landstinget/kommunerna betalar inte expeditions-, faktura-, miljö- eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader är inräknade i priset och föranleder inte särskild debitering. Faktureringsadresser LANDSTINGET Faktura ska vara utställd till Landstinget i Värmland. BeställarID: XXXXXXX ska anges under ”Er referens”. Landstinget ansvarar för att tillhandahålla aktuellt BeställarID. Faktura ska i första hand skickas elektroniskt via Svefaktura alternativt fulltextfaktura. Är detta inte möjligt skickas PDF-faktura till
[email protected]. Om Svefaktura används ska ”Er referens” anges i RequisitionistDocumentReference 1 i Svefaktura-filen. Om Fulltextfaktura (EDIfact) används ska ”Er referens” motsvara RFF+CR i EDIfactfilen. Leverantörens e-postadress ska finnas på fakturan. Eventuella påminnelser och krav sänds till
[email protected]. Karlstads kommun Karlstads Kommun Box 5051 650 05 Karlstad Övriga kommunerna
7 (12)
Kommunerna faktureras var för sig. Specificerade följesedlar ska bifogas samlingsfakturan. Eventuell annan lösning kan överenskommas med respektive kommun efter önskemål. Innehåll Fakturan ska innehålla uppgift om: Referenskod Förvaltning Följesedelnummer/Beställningsdatum Varumottagare/arbetsplats Förskrivare/enhet Vara Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger, erläggs betalning 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande gäller för avtalad delleverans. Försenad betalning Om fakturan inte betalas i rätt tid ska landstinget/kommunerna betala dröjsmålsräntan enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelser såsom: Beställningsnummer saknas. Priset avviker från avtalat pris. Felaktig eller ofullständig adress. Artikelnummer avviker från avtal. Beloppet understiger 100 SEK.
8
KVALITET OCH UTFÖRANDE
8.1
UTFÖRANDE Ingående tjänster i gällande avtal ska till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer som landstinget fått i samband med upphandlingen.
8.2
LAGAR OCH TILLSTÅND Leverantörens verksamhet ska bedrivas i enlighet med gällande lagar, författningar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Leverantören åtar sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuellt nya lagar och förordningar som berör den typ av tjänst som avtalet avser.
8.3
STANDARD, KRAV OCH REGELVERK Utförda tjänster ska uppfylla gällande standarder, krav och regelverk.
9
SORTIMENT/SORTIMENTSFÖRÄNDRINGAR Leverantören ska sammanställa avtalat sortiment inklusive leverantörens artikelnummer och på begäran tillhandahålla sortimentslistan i lämpligt filformat. Hos produktleverantören upphandlat sortiment kan under avtalstiden komma att förändras.
10
UPPFÖLJNING OCH STATISTIK Statistik över leveranser ska kvartalsvis, senast 10 dagar efter kvartalsbryt redovisas i samband med fakturering. Redovisningen ska ske i form av tre olika filer till landstinget och omfatta nedanstående: Fil 1 Verksamhet 8 (12)
Avdelning/enhet Följesedel/fakturanummer Produkt (artikelnr och benämning) Avropat antal enheter Totalvärdet Fil 2 Leveranssäkerhet Fil 3 Avropande förskrivare, med förskrivarkundnummer/kod Kommun Produkt (artikelnr och benämning) Antal leveranser Avropat antal enheter Totalvärdet Statistiken ska levereras i Excel-format till landstingets, i avtalsbilaga 1, angiven avtalscontroller. Leverantören ska även tillhandahålla statistik till produktleverantörer om så önskas. INFORMATION FÖR MINSKAD KLIMATPÅVERKAN Där möjlighet finns önskar landstinget att leverantören årligen, och senast i februari, redovisa totalt nettoutsläpp av koldioxid som den aktuella tjänsten har förorsakat. Följande önskas redovisat: Antal körkilometer per bränsletyp. Mängd liter tankade bränslen per bränsletyp. Koldioxidekvivalenter per bränsletyp. Fordonsspecifika utsläppsvärden för de fordon som används i uppdraget.
11
UPPFÖLJNINGSMÖTE Landstinget kallar till uppföljningsmöte en (1) gång per år.
12 12.1
ÖVRIGA VILLKOR ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för landstinget och leverantören.
12.2
TYSTNADSPLIKT Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt för landstinget och dess anställda, men gäller inte för leverantören och dennes anställda. De uppgifter som omfattas av sekretess inom landstingets verksamhet är framför allt uppgifter om patienter, men sekretess kan även gälla för exempelvis personaluppgifter samt enskildas affärs- och driftförhållanden. Leverantören förbinder sig att inte röja uppgifter för vilka sekretess gäller hos landstinget. Leverantören ansvarar för att dennes anställda eller eventuell underleverantör informeras om och iakttar tystnadsplikt ifråga om dessa uppgifter och åtar sig att avtala om tystnadsplikt med sina anställda. Leverantören och dennes anställda ska i förekommande fall följa de instruktioner landstinget ger angående sekretessreglerade uppgifter. Tystnadsplikten gäller även efter avtalstidens utgång. Uppkommer skada för landstinget på grund av att leverantören eller dennes anställda röjer uppgifter som omfattas av tystnadsplikt, ska leverantören ersätta skadan.
12.3
BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
9 (12)
Leverantören förbinder sig att behandla personuppgifter i enlighet med landstingets instruktioner eller i övrigt i enlighet med gällande lagstiftning. Leverantören ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att uppfylla ovanstående.
12.4
MEDDELARFRIHET Meddelarfrihet för anställda hos landstinget regleras i svensk lag. Anställda hos leverantören, inklusive underleverantörer, ska omfattas av en likvärdig meddelarfrihet. Sådana förbinder sig därför att, med undantag för vad som nedan anges, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller andra ljudupptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemlighet som skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som uppdraget omfattar och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt offentlighets- och sekretesslagen.
12.5
ALLMÄNHETENS INSYN Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål och utan kostnad, efter det att landstinget framställt begäran härom, till landstinget lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a § kommunallagen (1991:900). Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn. Informationen ska lämnas i skriftlig form. Det åligger landstinget att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos landstinget. Leverantören är inte skyldig att lämna information rörande löner eller andra kostnader hos leverantören. Information som lämnats till landstinget enligt första stycket ska ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i detta kontrakt.
12.6
OMFÖRHANDLING Båda parter har rätt att begära omförhandling av avtalsvillkor om det under avtalstiden sker förändringar av de förutsättningar som avtalet grundas på. Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger.
12.7
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 12.8
skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, detta avtal med bilagor, eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget, förfrågningsunderlag med bilagor, eventuella kompletteringar av anbudet, anbud med bilagor.
ÄNDRADE ÄGAR- OCH VERKSAMHETSFÖRHÅLLANDEN Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. Leverantören ska utan dröjsmål informera landstinget inför eventuella ägarförändringar samt ändring av organisationsnummer. På begäran av landstinget ska leverantören lämna ytterligare information.
12.9
FÖRSÄKRING 10 (12)
Leverantören ska inneha sedvanlig företags- och ansvarsförsäkring anpassad för den aktuella verksamheten Skador som orsakats av leverantören ska ofördröjligen anmälas till leverantörens försäkringsbolag och landstingets kontaktperson.
12.10
FÖRTIDA UPPSÄGNING AV AVTAL Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart upphörande om: • leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller på annat sätt kan antas vara på obestånd. Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande 30 dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om: • leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare, • leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter avsändandet av skriftligt meddelande härom, • leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift. Leverantören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande 30 dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om: • landstinget i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftligt meddelande därom, • landstinget är i dröjsmål med betalning och inte erlägger betalning till leverantören senast 30 dagar efter skriftlig anmaning därom.
12.11
BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led. För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Vid force majeure hos landstinget ska landstinget ersätta leverantören för de merkostnader som leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan.
12.12
TOLKNINGSFÖRETRÄDE Om oenighet uppkommer mellan parterna om tolkning av visst villkor eller föreskrift i detta avtal, eller om villkor eller föreskrift i det förfrågningsunderlag som föregått detta avtal, ska landstinget äga tolkningsföreträde till dess att frågan är avgjord i en särskild skriftlig överenskommelse mellan parterna eller genom beslut i domstol. Landstinget meddelar skriftligen leverantören sin avsikt att nyttja sin rätt till tolkningsföreträde samt anger sin ståndpunkt i den fråga som givit upphov till oenigheten.
12.13
TVIST Tvist med anledning av detta avtal, vilken ej kan göras upp i godo ska avgöras av svensk allmän domstol där landstinget svarar i tvistemål med tillämpning av svensk rätt.
13
SÄRSKILDA VILLKOR FÖR FULLGÖRANDE AV KONTRAKT
13.1
UTBILDNING
11 (12)
Leverantören ska kostnadsfritt utbilda berörd personal, ca 500 personer (förskrivare) i offererat beställningssystem. Utbildningen ska vara genomförd en (1) – två (2) veckor innan driftstart. Utbildningen kan genomföras som e-utbildning alternativt på platsutbildning. Upplägg och omfattning ska ske enligt anbudsbilaga 11, efter överenskommelse mellan leverantören och landstinget. Bilagan är, enligt begäran från leverantören, sekretessbelagd och återfinns i anbudet.
13.2
RESURSER OCH KOMPETENS Leverantör ska, senast en (1) månad innan driftstart, inneha efterfrågade resurser och kompetens för tjänstens utförande samt finnas tillgänglig för planering och implementering av avtalet. Bedömer leverantören att ovan angiven tidsram inte kan hållas ska leverantören omgående, dock senast en (1) vecka innan ovan angiven tid för implementering m.m., meddela landstingets kontaktperson om förseningen samt redogöra för vilka åtgärder som planeras för uppfyllande av åtagandet. Landstinget bedömer om begärd senareläggning/planerade åtgärder kan accepteras.
13.3
VITE Uppfylls inte ovanstående och/eller leverantören inte kan påvisa åtgärder som påvisar hur det särskilda kontraktsvillkoret ska uppfyllas inom avtalad tid, ska ett vite om 75 000 per påbörjad vecka utgå. Har de särskilda kontraktsvillkoren enligt punkt 13.2 och 13.3 fortfarande inte uppfyllts när två (2) veckor återstår innan driftstart (2016-05-01) betraktas detta som kontraktsbrott och landstinget får med anledning av kontraktsbrott omedelbart häva avtalet i sin helhet eller delvis.
14
BILAGOR 1. Avtalsbilaga Kontaktpersoner 2. Prislista 3. Varudistribution Karlstads kommun 4. Leveransschema Karlstads kommun 5. Rutiner vid reklamation och returer
15
UNDERSKRIFTER Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit varsitt. För landstinget
För leverantören
Ort och datum
Ort och datum
Namn Titel
Namn Titel
Ort och datum
Pia-Britt Hildebrand Upphandlingschef Upphandlings- och avtalsenheten
12 (12)
