1(13) AVTALSVILLKOR
Handläggare
Datum
Margaretha Ericsson
Diarienr
2013-xx-xx
Avtalsnr
SN319-2013
3192013-xxx
AVTAL NR: 3192013-xxx
Avtalsområde: Mikrobiologiska Substrat och Färdiggjutna agarplattor
AVTALSPARTER:
Beställare:
VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Leverantör:
FÖRETAG X
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON
Regionservice Inköp 405 44 Göteborg
Bergfotsgatan 2A 431 35 Mölndal
Växeln Direkt 031-7051650
TELEFAX
E-POST
[email protected]
2 (13)
AVTALSVILLKOR Innehållsförteckning
Sid nr
1
Avtalsparter ............................................................................................. 4
2
Avtalets omfattning ................................................................................. 4
3
Avtalstid ................................................................................................... 4
4
Upphandlingsvolymer ............................................................................. 5
5
Kvalitet och utförande ............................................................................ 5
6
Kvalitetskrav ............................................................................................ 5
7
Nya och/eller ändrade produkter ........................................................... 5
8
Avtalspriser .............................................................................................. 5
9
Pris- och valutajustering ......................................................................... 6 9.1 9.2
Prisjustering ....................................................................................................... 6 Valutajustering ................................................................................................... 6
10
Fakturering och betalning ...................................................................... 7
11
Leverans ................................................................................................... 7
12
Leveransadress ........................................................................................ 7
13
Leveranstid............................................................................................... 8
14
Avtalad leveransdag samt leveransförsening........................................ 8
15
Påföljder vid fel och leveransförsening ................................................. 8
16
Dokumentation ........................................................................................ 8
17
Garantiåtagande ...................................................................................... 8
18
Fel eller brist ............................................................................................ 9
19
Logistikpåverkande krav ........................................................................ 9
20
Elektronisk handel ................................................................................ 10
21
Statistik ................................................................................................... 10
22
Affärsutveckling .................................................................................... 10
22.1 22.2
Affärsutveckling .............................................................................................. 10 Uppföljningsmöten .......................................................................................... 10
23
Ändringar och tillägg ............................................................................ 10
24
Omförhandling ...................................................................................... 11
25
Avtalshandlingar ................................................................................... 11
26
Överlåtelse av avtal/ägarskifte ............................................................. 11
27
Hävning .................................................................................................. 11
28
Tystnadsplikt ......................................................................................... 12
29
Befrielsegrunder (force majeure)......................................................... 12
30
Immateriella rättigheter ....................................................................... 12
31
Tvist ........................................................................................................ 13
3(13) 32
Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i marknadsföringssyfte . 13
33
Foto/bildmaterial för internt bruk ....................................................... 13
34
Avtalstecknare ....................................................................................... 13
4(13) Nedanstående avtalsvillkor ska ses som avtalsförutsättningar.
1
Avtalsparter
Organisationsnamn: Adress: Postadress: Org.nr: GLN-nummer: Webbplats: Kontaktperson för avtalet: Enhet: Adress: Postadress: Tel: Mobil: E-post:
Beställare: Västra Götalands läns landsting Regionens Hus, Regionservice Inköp 405 44 GÖTEBORG 232100-0131
Leverantör:
www.vgregion.se Margaretha Ericsson Regionservice område Inköp 405 44 Göteborg 031-705 16 50 0767-69 51 58
[email protected]
Detta avtal har träffats mellan Beställaren Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen) nedan kallad Regionen och NN, nedan kallad Leverantören
2
Avtalets omfattning
Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen), leverera Mikrobiologiska Substrat och färdiggjutna agarplattor i enlighet med detta avtal med prisbilaga samt med kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det Förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella produkter och tjänster under avtalsperioden. Regionen har rätt att avropa avtalade produkter till vid varje beställningspunkts gällande priser, under eller fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom ordinarie avtalad leveranstid. Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda avtalsparter.
3
Avtalstid
Avtalsperiod: Från och med 2014-03-01 till och med 2016-02-29 och upphör att gälla utan föregående uppsägning. Regionen har ensidig rätt att förlänga avtalet i ytterligare sammanlagt 24 månader, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Om avtalet ska förlängas ska detta meddelas senast 3 månader innan avtalet löper ut.
5(13)
4
Upphandlingsvolymer
Eventuellt angivna årsbehov är uppskattade och är inte bindande för Regionen. De volymer som kommer att avropas kan därför under- respektive överstiga det uppskattade årsbehovet. Anbudsgivare/Leverantör är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de redovisade volymerna. Regionen förbehåller sig rätten att vid sidan om avtalet prova produkter med motsvarande funktion från annan leverantör. Likaså förbehåller sig Regionen rättigheten till kompletteringsköp från annan leverantör då särskild anpassning krävs.
5
Kvalitet och utförande
Levererade produkter ska överensstämma med lämnade anbudsprover eller broschyrer och enligt i förfrågningsunderlaget uppställda krav. Levererade produkter ska hålla en jämn kvalitet avseende exempelvis material och funktion under tid. Konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning får ej ändras under avtalsperioden utan Regionens vetskap och godkännande. Kontaktperson för avtalet är den som godkänner. Vid godkända produktförändringar som påverkar metoder, användningsområde m.m. är Leverantören skyldig att informera och vid behov utbilda berörd personal hos avropande enheter om förändringen.
6
Kvalitetskrav
enligt Förfrågningsunderlag
7
Nya och/eller ändrade produkter
Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av Leverantör kan efter Regionens val ingå i avtalet. Leverantören ska skriftligen avisera sådana produkter till Regionens kontaktperson för avtalet. Efter eventuella förhandlingar om kommersiella villkor meddelar Regionen skriftligen om produkten ska ingå i gällande ramavtal. Om Leverantören under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en annan med samma funktion, ska produkten godkännas av Regionens kontaktperson för avtalet och priset på den nya produkten vara det samma eller lägre.
8
Avtalspriser
Priser och andra ersättningar redovisas i Prisbilaga. Regionen betalar inga ytterligare avgifter, ersättningar, kostnader utöver vad som redovisas i prisbilaga.
6(13) Samtliga priser är angivna netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt. Om Leverantörens priser under eventuella kampanjerbjudanden under avtalsperioden är lägre än avtalade priser ska det lägsta priset tillämpas. Priserna får inte höjas under avtalsperiodens första 12 månader. Möjlighet till prisjustering kan därefter endast ske efter förhandling.
9
Pris- och valutajustering
Efter fastprisperioden 2015-02-28 gäller nedanstående.
9.1 Prisjustering Om Leverantörens kostnader, exklusive valutakostnader, avseende produkt som omfattas av detta avtal skulle förändras med minst tre (3) procent jämfört med kostnaderna vid avtalets startdatum, respektive senaste prisjusteringsdatum, ska vardera parter äga rätt att begära förhandling om justering av priset med ett belopp motsvarande kostnadsförändringen. Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisjustering verifierar att den åberopade kostnadsförändringen verkligen inträffat. Dokumenterade underlag utfärdade av råvaruleverantör, tillverkare eller motsvarande samt specificerad med procentuell uppdelning av ändringarna på t ex råvaror, material, arbetskostnader och transporter ska bifogas Leverantörens begäran om prisjustering . Prishöjning kan träda i kraft tidigast en (1) månad efter förhandling, dock tidigast när prisjustering enligt avtal kan ske. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte. Överenskommen prisändring ska gälla under minst 6 månader. Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan tre (3) månader efter det datum då begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det tidigare avtalade priset gälla.
9.2 Valutajustering Prisjustering p g a valutakursförändringar får endast ske om valutan förändras mer än +/- 3 procent. Pris justeras alltid med hänsyn tagen till i avtalet angiven importandel. Valutakursförändring anses ha skett när Riksbankens medelkurs för aktuell valuta, för det senaste tremånadersintervallet inom avtalets löptid, förändrats i relation till den kurs som angivits i avtalet, respektive senaste prisjusteringstillfället. Riksbankens medelkurs för det åberopade senaste 3 månaders intervallet ska gälla som ny kurs. Begäran om prisjustering p g a valutakursförändring ska framställas senast en (1) månad före det datum det justerade priset ska gälla. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
7(13) Prisjustering p g a valutakursförändring kan enbart ske av produkter som vid avtalets startdatum är markerad som valutakursberoende. Produkten ska finnas angiven i Prisbilagan. Kurs/kurser vid avtalsstart baseras på Riksbankens medelkurs(www.riksbanken.se) för respektive valuta under november 2013. Avtalat pris baseras på följande kurs/kurser
Exempel
Valuta
Kurs i SEK Datum
EUR USD
x,xx x,xx
Importandel %
2014-03-01 xx % 2014-03-01 xx %
Leverantör är skyldig att justera pris även vid sjunkande valutakurser. Överenskommen prisändring ska gälla under minst 6 månader. Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan tre (3) månader efter det datum då begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det tidigare avtalade priset gälla.
10 Fakturering och betalning Fakturering får göras tidigast vid leverans av varor. Godkända fakturor betalas senast 30 dagar efter att de inkommit till Regionen. Regionen betalar inte några avgifter eller kostnader utöver det som uttryckligen framgår av avtalet. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen (1975:635). Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelse såsom Beställningsnummer saknas Priset avviker ifrån avtalat pris Felaktig eller ofullständig adress Artikelnummer avviker från avtal Beloppet understiger 100 SEK Betalning av fakturor innebär i sig inte att Regionen avstått från att göra gällande ersättning för dröjsmål eller för fel i varan.
11 Leverans Fritt Regionen till angiven leveransadress enligt Incoterms 2010 DDP, utan koppling till ordervärde eller förpackningsstorlek.
12 Leveransadress Upphandlade artiklar ska levereras till adress inom Regionen vilken är angiven på Beställningen. Upphandlade artiklar ska levereras direkt till avropande enheter inom regionen.
8(13)
13 Leveranstid Enligt Prisbilaga 1.
14 Avtalad leveransdag samt leveransförsening Dröjsmål på Leverantörens sida föreligger om hela eller en del av varan, utan att det beror på något förhållande på Regionens sida, inte har levererats inom den tid som avtalats. Med angiven leveransdag menas den dag varan/varorna ska vara Regionen tillhanda. Leverantören ska omgående underrätta avropande enhet om leverans inte kan ske på angiven leveranstidpunkt samt vid delleverans informera om när resterande produkter kommer att levereras. Då Leverantören ej kan leverera beställda varor och då regionen har akut behov av produkt ska leverantören kontakta sina övriga kunder för att om möjligt låna produkter för regionens räkning. Om Leverantören vill ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig vara ska detta skriftligen godkännas i förväg av Regionens kontaktperson för avtalet. Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalsprodukten.
15 Påföljder vid fel och leveransförsening Vid fel i varan eller vid leveransförsening får Regionen innehålla betalning som ännu inte gjorts. Regionen får därutöver välja mellan att häva köpet och kräva omleverans. Härutöver får Regionen kräva prisavdrag. Om Regionen kräver omleverans är leverantören skyldig att stödköpa godkänd produkt från annan Leverantör i det fall att detta leder till kortare leveranstid, eller i andra hand, att Regionen stödköper och att Leverantören står för merkostnaden. Om Regionen gör gällande någon påföljd enligt ovan ska Leverantören ersätta Regionen för de indirekta direkta skador som Regionen åsamkats genom fel eller leveransförsening på leverantörens sida.
16 Dokumentation enligt Förfrågningsunderlag
17 Garantiåtagande Leverantören lämnar garanti för levererade produkter inom den giltighetstid som finns märkt på respektive förpackning som sista hållbarhetstid eller dylikt. Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material eller tillverkning eller som består i att produkten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper ska avhjälpas av Leverantören på dennes bekostnad.
9(13) Om antagen Leverantör är återförsäljare och ej kan fullgöra erhållet uppdrag, ska produktens tillverkare förbinda sig att överta Leverantörens skyldigheter enligt detta avtal. I förekommande fall ska i så fall Leverantören skriftligen kunna redovisa dokumentation som styrker tillverkarens åtaganden enligt ovan.
18 Fel eller brist Leverantör ska omgående underrätta Regionen om uppkomna eller misstänkta fel/brister i levererade produkter. Om en levererad produkt avviker från kvalitets-, funktions- eller miljökrav enligt avtal ska Regionen reklamera felet så snart felet uppdagats. Regionen har rätt att häva köpet eller kräva ersättningsleverans. Avvisad produkt returneras efter överenskommelse med Leverantör, på dennes bekostnad.
19 Logistikpåverkande krav Beställningsnummer ska anges på all korrespondens. Följesedeln ska, per levererad produkt, innehålla information som möjliggör en direkt koppling mellan följesedeln och produkten. Detta för att en korrekt leveranskontroll ska kunna göras. Hållbarhet/ Sterilitet för respektive produkter ska tydligt anges. Förpackningar ska vara märkta med produktnamn, artikelnummer samt i förekommande fall batchnummer, datum och hållbarhet. Detta omfattar såväl produktförpackning som avdelnings- och transportförpackning. Förpackningar för manuell hantering bör ej överstiga 12 kg. På avdelnings- och transportförpackning ska dessutom antal enheter per förpackning tydligt framgå. De olika förpackningarna ska vara anpassade till respektive användningsområde, framförallt vad det gäller sterila produkter. UN-märkta produkter och förpackningar enligt ADR/ ADR-S, där så krävs. Eventuellt pall-lastat gods får ej överstiga 1,9 m från golvnivå. Om vikten per enskilt kolli överstiger 10 kg bör maxhöjden vara 1,5 meter. Överhäng på pall accepteras ej. Godset ska vara förankrat på ett säkert sätt. Pallöverföringssystem ska användas. Om blandat gods förekommer på samma pall ska det framgå av märkningen på pallen och av följesedeln. Pallarna bör vara plastade med återvinningsbar plast. Min- och maxtemperaturer för produkten under transport och lagring ska anges om särskilda hänsyn behöver tas.
10(13)
20 Elektronisk handel Regionen har ett verksamhetsstöd för elektronisk handel som följer följande SFTI standarder: Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3 Periodisk fakturering ESAP 9.1 Orderlös fakturering – ESAP 9.2 Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0 Fulltextfaktura 2.0 UNSPSC kod på produktnivå GLN Produktunderhåll ska göras av leverantören mot Regionens produktkatalog. Detta produktunderhåll sker via web manuellt, via excelmall eller via SFTI pricat Sc 6.1 eller högre. E-handelslösningen är i drift mot avtalad tjänstepartner eBuilder. Leverantören ska därför senast en månad efter avtalsstart, eller enligt separat överenskommelse kunna tillämpa elektronisk handel och produktunderhåll enligt angivna krav ovan. I samband med införande av e-handel går Västra Götalandsregionen över till att använda UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) som är ett internationellt erkänt klassificeringssystem och där samma koder används i alla länder. UNSPSC är branschöverskridande och strukturen täcker alla branscher och produktområden. Leverantören ska därför på produktnivå, om relevant, ange gällande UNSPSC-kod. För mer information och gällande koder se. http://www.gs1.se/sv/GS1systemet/Klassificeringssystem/UNSPSC/
21 Statistik Leverantören ska till Regionens avtalskontakt efter varje tolvmånadersperiod kunna leverera statistik i digitalt format avseende levererade mängder, omsättning och priser per mottagande enheter.
22 Affärsutveckling 22.1 Affärsutveckling Leverantören ska i samråd med Regionen medverka i önskad affärsutveckling och ökad kostnadseffektivitet. Eventuella utvecklingsprojekt ska drivas enligt tidplaner som gemensamt upprättas och godkänns av Leverantören och Regionen.
22.2 Uppföljningsmöten Leverantören och Regionen ska gemensamt mötas under avtalsperioden för att stämma av hur respektive part förhåller sig till upprättade villkor.
23 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Regionen och Leverantören.
11(13)
24 Omförhandling Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga förändringar av befintlig verksamhet. Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger.
25 Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning skriftliga ändringar och tillägg till avtal avtal inklusive prisbilaga eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag förfrågningsunderlag med bilagor anbud ALOS 05
26 Överlåtelse av avtal/ägarskifte Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas skriftliga godkännande. Detta gäller även överlåtelse av rätten att fakturera. Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör ska skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Regionen. Ny Leverantör får ej anlitas utan Regionens skriftliga medgivande.
27 Hävning Regionen äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse. Leverantören äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Regionen i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Regionen har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet.
12(13)
28 Tystnadsplikt Leverantören har tystnadsplikt gällande patient- och personuppgifter som leverantören kan få tillgång till vid fullgörandet av avtalet. Leverantören ska göra sina medarbetare uppmärksamma på denna tystnadsplikt. Tystnadsplikten gäller även efter leverans av varan/varorna har slutförts och avtalet upphört att gälla.
29 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp. Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om Part själv är föremål eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan ska Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav.
30 Immateriella rättigheter Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara Regionen om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Regionen för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett ska Leverantören på egen bekostnad antingen: Tillförsäkra Regionen rätt att fortsätta använda produkten. Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär immaterialrättsligt intrång. Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger. Återta produkten och kreditera Regionen ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid.
13(13)
31 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, ska prövas och slutgiltigt avgöras i svensk allmän domstol där Regionen svarar i tvistemål, med tillämpning av svensk rätt. Denna bestämmelse gäller även när avtalet i övrigt upphört att gälla.
32 Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i marknadsföringssyfte Leverantören har inte rätt att använda Regionens namn i marknadsföringssammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande till detta från Regionen. Denna bestämmelse gäller även när avtalet i övrigt upphört att gälla.
33 Foto/bildmaterial för internt bruk Regionen förbehåller sig rättigheten att fotografera/använda bilder på upphandlade produkter för Regionens interna bruk.
34 Avtalstecknare Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av ställningsfullmakt. FÖR BESTÄLLAREN
FÖR LEVERANTÖREN
Västra Götalands läns Landsting Göteborg 2013-XX-XX
Företag Ort 2013-XX-XX
Carin Sjösten Nilsson Enhetschef Inköp Göteborg
Firmatecknare
