1 (3)
2012-02-08 TJÄNSTESKRIVELSE KFKS 2012/100-003
Kommunstyrelsen
Reglemente för framtagande av väsentliga områden Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige anta föreslaget reglemente för framtagande av väsentliga områden, som ersätter reglementet för väsentlighets- och riskanalys och internkontroll. Beslutet innebär att de bestämmelser om väsentlighets- och riskanalys som finns i vardera nämnds reglemente ersätts med följande bestämmelse. [X]-nämnden ansvarar för att de av kommunfullmäktige fastställda målen för nämndens ansvarsområden uppnås inom de beslutade ekonomiska ramarna. Till fullmäktige redovisa de tre till fem väsentliga områden som nämnden ska prioritera de närmaste tre åren, baserade på en analys av nämndens ansvarområden i förhållande till de övergripande målen och de ekonomiska förutsättningarna Föreslå kommunfullmäktige strategiska mål för nämnden, som baserar sig på identifierade väsentliga områden och ekonomisk analys. Fastställa nyckeltal med tillhörande metod och frekvens för uppföljning för samtliga mål för nämnden. Anta internbudget inom ramen för av kommunfullmäktige beslutade mål och ekonomiska ramar med målnivåer angivna för samtliga nyckeltal. Informera kommunfullmäktige om hur verksamheten utvecklas avseende mål och ekonomi.
Sammanfattning Stadsledningskontoret arbetar med en översyn av de styrdokument som finns inom det ekonomiska området. Vid uppföljning av reglementet för väsentlighets- och riskanalys och internkontroll har det framkommit att nämnder och produktionsverksamheter gör analys på olika sätt. Det är viktigt att det görs en relevant analys för att lyfta fram väsentliga områden och det skulle underlätta att nämnden och produktionsenheten själv fick möjlighet att välja analysmetod. Förslaget innebär att nämnden friare kan välja analysmetod och att frågor kring internkontroll lyfts ut ur nuvarande reglemente och behandlas i ett separat reglemente.
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON
E-POST
SMS
WEBB
ORG.NUMMER
Nacka kommun, 131 81 Nacka
Stadshuset, Granitvägen 15
08-718 80 00
[email protected]
716 80
www.nacka.se
212000-0167
2 (3)
Ärendet Stadsledningskontoret arbetar med en översyn av de styrdokument som finns inom det ekonomiska området. Tidigare har förslag lagts om nytt reglemente för medelsförvaltningen. Nuvarande reglemente för väsentlighets- och riskanalys och internkontroll Varje nämnd och produktionsenhet skall idag i samband med mål- och budgetprocessen ta fram väsentliga områden genom att genomföra en väsentlighets- och riskanalys i enlighet med reglementet för väsentlighets- och riskanalys och internkontroll. För de väsentliga områdena ska nämnden föreslå strategiska mål och fastställa nyckeltal. Strategiska mål fastställs av kommunfullmäktige i samband med att mål och budget beslutas. Det finns också bestämmelser kring internkontroll som vid uppföljning uppfattats som svårt att koppla till de analyser som har gjorts. Vid genomgångar av hur analyser har genomförts har det framkommit att nämnder och produktionsverksamheter gör på olika sätt och att vissa verksamheter inte gjort någon analys alls. Det som också framkommit är att den föreslagna metoden är alltför inriktad på att analysera risker. Stadsledningskontoret har därför dragit slutsatsen att det är viktigt att det görs en relevant analys för att lyfta fram väsentliga områden men att det skulle underlätta att nämnden och produktionsenheten själv fick möjlighet att välja analysmetod. På detta sätt ökar också möjligheten att analysera möjligheter. Förslag om reglemente för framtagande av väsentliga områden Ett reglemente för framtagande av väsentliga områden utgår från dagens gällande reglemente för väsentlighets- och riskanalys och intern kontroll men där det blir friare för nämnden och produktionsverksamheten att välja analysmetod. Det blir lättare för verksamheterna att också analysera möjligheter exempelvis genom en SWOT-analys1. I förslaget föreslås också att nämnden och produktionsverksamheten skall lyfta fram tre till fem väsentliga områden för de närmaste tre åren. Förslaget innebär också att frågor kring internkontroll lyfts ut ur nuvarande reglemente och behandlas i ett separat reglemente. Stadsledningskontoret återkommer med förslag om ett reglemente som omfattar internkontroll och skydd mot oegentligheter.
SWOT-är en akronym byggd på de engelska orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats") och är ett frekvent förekommande planeringshjälpmedel, där man försöker finna styrkor, svagheter, möjligheter och hot vid en strategisk översyn 1
3 (3)
Bilagor Nytt reglemente för framtagande av väsentliga områden Gällande reglemente för väsentlighets- och riskanalys och intern kontroll
Hans Nyström Ekonomidirektör Stadsledningskontoret
