Brochure participation 2014 (pdf)

2014 zaterdag 18 - zondag 19 januari Saturday 18th - Sunday 19th January

Amsterdam RAI zaterdag 1 - zondag 2 maart Saturday 1st - Sunday 2nd March

De fiets- en wandelbeurs voor vakantie en recreatie

Mechelen Nekkerhal

The cycling and walking fair for holiday and recreation

t i i o d n e 0 1 th

www.fietsenwandelbeurs.com

10 e edit ie

Contents Welcome Visitor profile Programme Bicycle exhibitors Amsterdam Fair Floor plans Stand construction Standard stands Completely fitted stand Collective and theme pavilions Customized stands Costs of participation Service and construction time Working safely Use of lecture rooms Tariffs use lecture rooms Theme country Press and publicity Advertising in our media Promo stands Floor graphics Banners and flags General conditions

2

Fiets en Wandelbeurs 2014

4 6 10 12 14 16 20 23 24 27 28 30 32 35 36 39 40 42 46 46 46 50

10 jaar Fiets en Wandelbeurs



Inhoud Welkom Bezoekersprofiel Programma Fietsexposanten beurs Amsterdam Plattegronden Standbouw Uniforme standbouw Compleet ingerichte stand Verzamel- en themapaviljoens Standbouw naar wens Tarieven deelname Service en opbouwtijden Veilig werken Gebruik van lezingzalen Tarieven gebruik lezingzalen Themaland Pers en publiciteit Adverteren in onze media Promostands Floor graphics Banners en vlaggen Algemene voorwaarden

Fiets en Wandelbeurs 2014

5 7 9 13 15 17 19 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 45 45 48

3

Welcome!

The ‘Fiets en Wandelbeurs’ will be celebrating its tenth jubilee in 2014 and we are preparing two extra special editions of the event to mark the occasion. Thanks in part to the co-operation with FietsVAK our Fair in the Amsterdam RAI exhibition centre will be bigger and more comprehensive than ever before. And the enthusiasm for the Fair in Mechelen is growing every year: Flanders is a real growth market for recreational cycling and walking. In the last ten years we have grown to become the leading Fair in the Netherlands and Flanders for cycling and walking. What makes the difference? →→ genuinely interested visitors →→ a friendly and informal ambience →→ high quality products and material →→ reliable information from professionals →→ a comprehensive programme of contents →→ unbiased information provided by enthusiastic volunteers The visitor will find a complete package of information on cycling and ­walking in the Netherlands, Flanders and neighbouring countries, as well as the farthest corners of the globe.

In this ‘Fiets en Wandelbeurs’ exhibitors brochure you will find all relevant information about the two Fairs clearly laid out for a successful participation both in Amsterdam and Mechelen. The latest and most comprehensive information can be found on our website. Here you can also find an online registration form. If you participate in both Fairs you will receive a 10% discount on the cheaper of the two participations. This reduction only applies to the basic cost per square metre of floor space hired and not to stand construction.There is no price reduction for the collective pavilions.

We hope we can look forward to welcoming you on January 18th & 19th 2014 to the Nekkerhal in Mechelen and on March 1st & 2nd 2014 to the Amsterdam RAI. The organising team of the Fiets en Wandelbeurs

4

Fiets en Wandelbeurs 2014

In de afgelopen jaren zijn we ­uitgegroeid tot de toonaangevende beurs in Nederland en Vlaanderen op fiets- en wandelgebied. Waarin we ons onderscheiden? →→ oprecht geïnteresseerde bezoekers →→ een vriendelijke en informele sfeer →→ producten van hoge kwaliteit →→ betrouwbare informatie van professionals →→ een uitgebreid inhoudelijk programma →→ advies van onafhankelijke vrijwilligers De bezoeker krijgt zo een compleet pakket informatie over fietsen en ­w andelen in Nederland, Vlaanderen en vele andere bestemmingen tot in de verste uithoeken van de wereld.

In deze Fiets en Wandelbeurs exposantenbrochure vindt u alle relevante informatie van twee beurzen overzichtelijk bij elkaar voor een succesvolle deelname in zowel Mechelen als Amsterdam.

Welkom!

De Fiets en Wandelbeurs bestaat in 2014 tien jaar en dat jubileum laten we niet ongemerkt voorbijgaan. We maken ons op voor twee bijzondere beursedities! Mede door de samenwerking met ­FietsVAK zal onze beurs in de Amsterdam RAI completer en ook groter dan ooit zijn. En het enthousiasme voor de beurs in ­Mechelen neemt ieder jaar toe: Vlaanderen is op fiets- en wandelgebied een echte groeimarkt.

De meest actuele en uitgebreide informatie vindt u op onze website. Daar treft u ook online inschrijfformulieren. Neemt u aan beide beurzen deel, dan ontvangt u een korting van 10% op het laagste bedrag van beide deelnames. Deze korting geldt alleen voor het kale vloeroppervlak en niet voor standbouw. Ook geldt de prijsreductie niet voor verzamelpaviljoens.

Wij hopen van harte u te mogen begroeten op 18 en 19 januari 2014 in de Nekkerhal in Mechelen en op 1 en 2 maart 2014 in de Amsterdam RAI. Het organisatieteam van de Fiets en Wandelbeurs

Fiets en Wandelbeurs 2014

5

Visitor profile 6

In 2013, 22,600 visitors came to the ‘Fiets en Wandelbeurs’ in the Amsterdam RAI. In the Nekkerhal in Mechelen there were 14,500. The visitor profile for both Fairs was a majority of people with a good to higher education and a good income. People who want to set out well prepared and are willing to spend a reasonable amount to do so. All age groups are represented, but there is an emphasis on people over forty. An important difference to many comparable events, is that visitors to the ‘Fiets en Wandelbeurs’ are specifically looking for targeted information. They are genuinely interested in what you have to offer. It’s not just another day out for them, they want to know all about it. In the form of hard information about the scope for cycling and rambling in holiday destinations, about the possibilities in the various countries and regions, about destinations and walking and cycling routes.

Fiets en Wandelbeurs 2014

These enthusiasts want guide-books and maps, they want to hear interesting papers being read, attend useful workshops and meet other walkers and cyclists who can give them good unbiased information. The same goes for the hardware such as bicycles and bicycle accessories, hiking footwear, outdoor clothing, camping equipment and other accessories for outdoor sports. It always come down to a personal discussion in which people can ask questions and get expert answers right away.

Een belangrijk onderscheid met veel vergelijkbare beurzen is dat de gemiddelde bezoeker van de Fiets en Wandelbeurs doelgericht op zoek is naar informatie. Het is meer dan zomaar een dagje uit, men heeft oprechte interesse in dat wat u biedt. Men wil concrete informatie over fiets- en wandelmogelijkheden op de vakantiebestemming, over de mogelijkheden in de diverse landen en regio’s, over bestemmingen en wandel- en fietsroutes. Deze lief­ hebbers zijn daarbij op zoek naar



boeken en kaarten, ze willen interessante lezingen en workshops volgen, en ze willen andere wandelaars en fietsers ontmoeten die hen goede onafhankelijke informatie kunnen geven. Datzelfde geldt voor de hardware zoals fietsen en fiets­accessoires, wandel­schoenen, kleding, kampeermateriaal en andere buiten­sportspullen. Altijd draait het om een persoonlijk gesprek waarin men vragen kan ­stellen en direct een deskundig ­antwoord krijgt.

Fiets en Wandelbeurs 2014

Bezoekersprofiel

In 2013 kwamen 20.600 bezoekers naar de Fiets en Wandelbeurs in de Amsterdam RAI, in de Nekkerhal waren dat er 14.500. Voor beide beurzen geldt dat dit meest gemiddeld tot hoger opgeleide mensen waren met een goed inkomen. Mensen die goed voorbereid op pad willen en daar ook een redelijk bedrag aan willen besteden. Alle leeftijdsgroepen zijn vertegenwoordigd, met een accent op de wat ouderen (40+).

7

8

Fiets en Wandelbeurs 2014

→→ →→ →→ →→ →→ →→ →→ →→ →→

Het themaland Pelgrimspaviljoen GPS Duurzaam Toerisme Fietsen met Kinderen Ligfietsplein Tandems Verzamelpaviljoens met kleine fietsreisorganisaties Verzamelpaviljoens met kleine wandelreisorganisaties

Lezingen en workshops De Fiets en Wandelbeurs presenteert een uitgebreid programma van lezingen en workshops in de diverse zalen. De onderwerpen van de lezingen beslaan alle delen van de wereld. De workshops bieden een schat aan praktische informatie, van rugzak inpakken tot het gebruik van gps en van fietstechniek tot tips voor de beginnende fietser. De zalen zijn ook beschikbaar voor het presenteren van producten. Meer informatie hierover vindt u op bladzijde 35.

Programma

Zoals altijd besteden wij veel aandacht aan het thematisch aanbod. Alles staat overzichtelijk bij elkaar op de beursvloer. De jaarlijks terugkerende thema’s zijn:

Informatiemarkten Ervaren fietsers en wandelaars informeren hier de belangstellende bezoekers in persoonlijke gesprekken over tal van bestemmingen, materialen en mogelijkheden. Kinderprogramma Er is een speciaal kinderprogramma met diverse activiteiten waaronder een klimwand.

Fietsparcours Hier kunnen de bezoekers diverse vakantiefietsen uitproberen, maar ook allerlei bijzondere fietsen zoals tandems, vouw- en ligfietsen en niet te vergeten de steeds populairder wordende elektrische fietsen.



Fiets en Wandelbeurs 2014

9

Programme

Once again there will be a strong focus on the themed offerings. Everything is arranged clearly side by side on the exhibition floor. The annually recurring themes are: →→ →→ →→ →→ →→ →→ →→ →→ →→

The theme country Pilgrims pavilion GPS Sustainable Tourism Cycling with Children Recumbent bikes plaza Tandems Collective pavilions with small cycling oriented travel organisations Collective pavilions with small walking oriented travel organisations

Presentations and workshops The ‘Fiets en Wandelbeurs’ will be presenting a comprehensive programme of presentations and workshops in the various rooms. The subjects dealt with in the talks, cover all parts of the world. The workshops offer a treasure trove of practical information from packing a rucksack to the use of GPS and cycling technique to tips for the novice cyclist. The rooms are also available for the presentation of products. You can find more information about this on page 35. Cycling test track Here all holiday bicycles can be tried out, as well as all kinds of special bikes such as tandems, folding and recumbent bicycles and not forgetting the ever more popular electric bicycles.

10

Fiets en Wandelbeurs 2014

Information markets Here, experienced cyclists and ­w alkers inform the interested visitor in personal discussions about ­innumerable destinations, equipment and scope. Children’s programme There is a special children’s ­programme with various activities including a climbing wall.



Fiets en Wandelbeurs 2014

11

Bicycle exhibitors Amsterdam Fair

At the Fair in the Amsterdam RAI we will be working closely with ‘FietsVAK’ bicycle trade exhibition. On March 1st and 2nd FietsVAK in Hall 8 is part of the public ‘Fiets en Wandelbeurs’ (in halls 9, 10 and 11). Once the ‘Fiets en Wandelbeurs’ closes to the general public, ‘FietsVAK’ continues on March 3rd and 4th as a trade event only open to trade visitors. The bicycle track is sub-divided between halls 8 and 9 and also runs through the corridor which links both halls. This enables visitors to cycle from hall to hall. There is a pedestrian route running alongside the bicycle track. As a bicycle exhibitor you have two options: Registering with the ‘Fiets en Wandelbeurs’ →→ you only participate in the general public days on March 1st and 2nd →→ you will be allocated space in Hall 9 (near the bicycle track) →→ construction and fitting out of the stand is on the Thursday and Friday before the Fair →→ stands are taken down on Sunday from 17:00 hrs.

You may wish to take part in both events, for example with a stand on the ‘FietsVAK’ part and a distribution point at the bicycle track in Hall 9 during the general public days. For more information about the scope for combined participation please contact us.

12

Fiets en Wandelbeurs 2014

Registering with ‘FietsVAK’ you participate in the general public days on March 1st and 2nd and the trade only days on March 3rd and 4th →→ you will be allocated stand space in Hall 8 →→ construction and fitting out of the stand is on the Wednesday, Thursday and Friday before the fair →→ stands are taken down from March 4th according to the ‘FietsVAK’ guidelines. →→

Participation in the bicycle track distribution point 3x3 metres in Hall 9 (March 1st & 2nd) including placing of four bicycles: € 1,500 →→ distribution point 3x3 metres in Hall 8 (March 1st- 4th) including placing four bicycles: € 1,750 →→ cost of placing single bicycle on bicycle track: € 100 →→

Het fietsparcours is verdeeld over de hallen 8 en 9 en loopt ook door de ­corridor die beide hallen verbindt. Bezoekers kunnen zo van hal naar hal ­fietsen. Daarnaast is een looppad om de circulatie van bezoekers te bevorderen. Bent u fietsexposant? Dan kunt u kiezen uit twee opties: U schrijft zich in bij de Fiets en Wandelbeurs →→ u neemt alleen deel aan de publieksdagen op 1 en 2 maart →→ u krijgt standruimte toegewezen in Hal 9 (nabij het fietsparcours) →→ opbouw en inrichting van de stand is op de donderdag en vrijdag voor de beurs →→ afbraak van de stand is op zondag vanaf 17:00 uur

Het kan zijn dat u graag op beide onderdelen aanwezig wilt zijn, bijvoorbeeld met een stand op het FietsVAK-deel en een uitgiftepunt bij het fiets­parcours in Hal 9 tijdens de publieks­ dagen. Neem voor meer informatie over de mogelijkheden contact met ons op.

U schrijft zich in bij FietsVAK u neemt deel aan de publieksdagen op en 1 en 2 maart en de vakdagen op 3 en 4 maart →→ u krijgt standruimte toegewezen in Hal 8 →→ opbouw en inrichting van de stand is op de woensdag, donderdag en vrijdag voor de beurs →→ afbraak van uw stand gebeurt vanaf 4 maart volgens de FietsVAK-richtlijnen →→

Fietsexposanten beurs Amsterdam

Voor de beurs in de Amsterdam RAI werken we nauw samen met de vakbeurs FietsVAK. Op 1 en 2 maart is FietsVAK in Hal 8 onderdeel van de publieksbeurs Fiets en Wandelbeurs (in hallen 9, 10 en 11). Na afloop van de Fiets en Wandelbeurs gaat FietsVAK op 3 en 4 maart verder als vakbeurs en is uitsluitend toegankelijk voor vakbezoekers.

Deelname aan fietsparcours uitgiftepunt 3x3 meter in Hal 9 (1 en 2 maart) inclusief plaatsing vier fietsen: € 1.500,→→ uitgiftepunt 3x3 meter in Hal 8 (1 t/m 4 maart) inclusief plaatsing vier fietsen: € 1.750,→→ prijs plaatsen losse fiets op fietsparcours: € 100,→→



Fiets en Wandelbeurs 2014

13

Floor Plans

The ‘Fiets en Wandelbeurs’ in the Netherlands takes place in the Amsterdam RAI Exhibition Centre in Halls 8, 9, 10 and 11 of the Holland Complex and in the a ­ djacent rooms and lounges of the Congress Centre. Total ­surface area: 33,000 m². The ‘Fiets en Wandelbeurs’ in Flanders will be held in the Nekkerhal in Mechelen and will have a total surface area of 18,500 m².

Amsterdam RAI

14

Fiets en Wandelbeurs 2014

8 10 9 11

Plattegronden

De Fiets en Wandelbeurs in Nederland vindt plaats in de Amsterdam RAI in de hallen 8, 9, 10 en 11 van het Holland Complex en in de aangrenzende zalen en lounges van het Congresgebouw en heeft een totaaloppervlak van 33.000 m². De Fiets en Wandelbeurs in Vlaanderen wordt gehouden in de Nekkerhal in Mechelen. Totaal­ oppervlak: 18.500 m².

Nekkerhal Mechelen



Fiets en Wandelbeurs 2014

15

Stand construction

Uniforme stand zie p. 19 →→

→→ →→ →→

→→

→→ →→

gestoffeerde houten wanden van 5 cm dik, 100 cm breed en 250 cm hoog uitvoering in de kleur lichtgrijs tapijttegels, kleur naar keuze witte frieslijst met zwarte ­belettering vermelding van bedrijfsnaam tot twintig karakters en het standnummer per 3 m² een set spots stroomverbruik van de spots

Standard stand see p. 20 →→

→→ →→ →→

→→

→→ →→

16

fabric clad wood panel walls 5 cm thick, 100 cm wide and 250 cm high light grey tint carpet tiles in colour of choice white frieze frame with black ­lettering display of company name up to twenty characters and the stand number per 3 m² one set spotlights electricity used by spotlights

Fiets en Wandelbeurs 2014

Compleet ingerichte stand zie p. 23 →→

→→ →→ →→ →→

een uniforme stand van 9 m² uitgevoerd in standaard grijs ­voorzien van verlichting, rood tapijt en witte fries met naams­ vermelding bergkast (pantry) 1 m² een balie met een barkruk een tafel met een stoel een 2 kW stroomaansluiting met wandcontactdoos

Completely fitted stand see p.23 →→

→→ →→ →→ →→

a standard stand of 9 m² in standard grey provided with ­lighting, red carpet and white frieze with name display store cupboard (pantry) 1 m² a counter with one bar stool a table with one chair a 2 kW power supply with wall socket

Standbouw naar wens zie p. 27

Stel, u heeft een klein bedrijf en een eigen stand is toch wel wat kostbaar. Kleine bedrijven bundelen wij in verzamelpaviljoens. Deze paviljoens plaatsen wij op een goede plek op de beursvloer. Een plek in het paviljoen: →→ is 1,5 meter breed en 2 meter diep →→ heeft tafel en een stoel →→ heeft verlichting en elektriciteit voor een laptop.

U kunt natuurlijk ook uw eigen ontwerp aanleveren. Dit mag eenvoudig zijn of exclusief.

De prijzen vindt u op bladzijde 29.

Collective and Theme pavilions see p. 24

Customized stands see p. 27

Smaller companies may consider the costs of having their own stand too dear. So we group them in collective pavilions. We position these pavilions at good locations on the exhibition floor. A place in a pavilion: →→ is 1.5 metres wide and 2 metres deep →→ has table and a chair →→ has lighting and power supply for a laptop.

You can of course supply your own design. This can be simple or chic.



Standbouw

Verzamel- en Themapaviljoens zie p. 25

Prices can be found on page 28.

Fiets en Wandelbeurs 2014

17

18

Fiets en Wandelbeurs 2014

De uniforme standbouw omvat: →→ gestoffeerde houten wanden van 5 cm dik, 100 cm breed en 250 cm hoog →→ uitvoering in de kleur lichtgrijs →→ tapijttegels, kleur naar keuze →→ witte frieslijst met zwarte belettering →→ vermelding van bedrijfsnaam tot twintig karakters en het standnummer →→ per 3 m² een set spots →→ stroomverbruik van de spots

Stands van twee meter diep zijn ook mogelijk maar de ruimte hiervoor is beperkt en wij berekenen een extra toeslag. In geval van te grote vraag beslist de beursorganisatie over de toewijzing. Stands van meer dan drie meter diep zijn mogelijk na overleg. Hiervoor geldt geen toeslag. Hoekstands worden uitgevoerd met twee open zijden, kopstands met drie. In de houten wanden kunt u punaises en dunne spijkertjes gebruiken. In de rand bovenop mogen ook wat dikkere spijkers worden gebruikt om bijvoorbeeld ophangdraden te bevestigen. Schroeven zijn niet toegestaan. Na afloop moeten alle wanden schoon worden achtergelaten; spijkers, plakband en andere materialen moeten zijn verwijderd.

Uniforme standbouw

Wilt u niet zelf uw stand opbouwen dan kunnen wij u onze uniforme standbouw aanbieden. Stands met uniforme bouw zijn drie meter diep en de lengte is drie meter of meer.

LET OP! Meubilair, balie en een eigen stroomaansluiting met wandcontactdoos zijn niet standaard inbegrepen. Aanvullende voorzieningen zijn altijd mogelijk. De meest voor­ komende extra’s zijn: →→ bergkast of pantry met afsluitbare grijze deur →→ tweede friestekst, maximaal twintig karakters →→ extra karakters friestekst →→ wand in een andere kleur: de kleuren kunt u vinden op onze website →→ logo op de frieslijst De prijzen vindt u op bladzijde 29. Aanvullende voorzieningen kunnen worden besteld via onze website.



Fiets en Wandelbeurs 2014

19

Standard stands

If you do not want to build your own stand, we can offer you a standard unit. Standard units are three metres in depth, and three metres or more in length. The standard stand unit comprises: fabric clad wooden walls 5 cm thick, 100 x 250 cm breadth to height →→ light grey colouring →→ carpet tiles, choice of colours →→ white frieze frame with black lettering →→ company name twenty characters maximum and the stand number →→ one set of spotlights per 3 m² →→ power consumption lighting included →→

Stands may also be two metres in depth, but space for these is ­limited. An extra surcharge is made for this. Should demand exceed ­availability the organisers will decide on ­allocation. Stands of more than three metres in depth may be specified in consultation with us. There is no surcharge. Corner stands have two open sides; head stands have three open sides. Tacks and thin nails may be used in these wooden walls; thicker nails may be used on the edge at the top, to secure picture wires for example. Screws may not be used. The walls must be left clean after the event: nails, sticky tape, and other materials must be removed.

PLEASE NOTE! Furnishings, counter and an individual power supply with wall sockets are not included as standard. You may require extra facilities, the most frequently requested are: →→ storage cupboard or pantry with lockable grey door →→ second frieze frame text, twenty characters max →→ extra characters frieze text →→ wall in another colour; for wall colours available see website →→ logo on frieze frame Prices can be found on page 28. Extra facilities can be ordered via our website.

20

Fiets en Wandelbeurs 2014



Fiets en Wandelbeurs 2014

21

Completely fitted stand 22

Fiets en Wandelbeurs 2014

→→

→→ →→ →→ →→

een uniforme stand van 9 m² uitgevoerd in standaard grijs voorzien van verlichting, rood tapijt en witte fries met naamsvermelding bergkast (pantry) 1 m² een balie met een barkruk een tafel met een stoel een 2 kW stroomaansluiting met wandcontactdoos.

De speciale beursprijs voor deze complete stand is €1.998 in Amsterdam en €1.780 in ­Mechelen. Wilt u liever een grotere stand of heeft u nog extra wensen zoals een andere wand- of tapijtkleur, een grotere bergkast of een complete zithoek, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Compleet ingerichte stand

Natuurlijk kan het zijn dat u graag deelneemt aan de beurs maar geen tijd heeft voor de voorbereidingen of niet in de gelegenheid bent zelf uw stand te bouwen of in te richten. In dat geval kunnen wij u een pakket aanbieden waarbij u alleen nog maar aan uw promotiemateriaal hoeft te denken. De rest nemen wij u uit handen. Dit pakket bestaat uit:

You may wish to participate in the Fair, but have neither time for preparation, nor the opportunity to build or fit-out the stand yourself. In which case we can offer a special package whereby you only have to take care of the sales promotion material. We will do everything else for you. The package comprises: →→

→→ →→ →→ →→

standard stand of 9 m² in grey, with lighting, red carpet and white frieze bearing your name pantry 1 m² a counter with bar stool a table and chair a 2 kW power supply with wall socket.



The special Fair price for this complete stand is € 1,998 in Amsterdam and € 1,780 in Mechelen. If you require a larger stand or have other requirements such as a wall or carpet in another colour, a bigger storage cupboard or a complete corner-seating unit, please do not hesitate to contact us.

Fiets en Wandelbeurs 2014

23

Collective pavilions Theme pavilions 24

Collective pavilions If you have a small company, you may find a stand of your own too costly. We cluster smaller companies in the collective pavilions. We do not tuck these away in distant corners but in a good position on the exhibition floor A unit in a collective pavilion: is 1.5 metres wide and 2 metres deep →→ has table and chair →→ has lighting and electricity to power a laptop. →→

The whole collective pavilion stand is 2 metres deep, and generally 5 -10 metres long. The pavilion stand is of standard construction. The rear wall can be used for decoration. There is a frieze frame over the entire length, bearing the words: VERZAMEL­PAVILJOEN WANDELEN

(of ‘FIETSEN’ of ‘WANDELEN EN FIETSEN’) (collective pavilion walking or ‘cycling’ or ‘walking & cycling’)) Participants can hang their own company name/logo under or above the frieze frame but not on it. Participants are only allowed one unit!

Theme pavilions Theme pavilions vary greatly. Sometimes they are specialized collective pavilions (for example the Collective Pavilion Germany or Benelux). Sometimes it is an island or a street with separate stands on a specific theme, for example Sustainable Camping or Cycling with Children. If you as an exhibitor wish to start a new theme pavilion with colleagues, please contact the organizers. A theme pavilion is well suited to generating extra media publicity. They are also very attractive to the public, because they know they can find all the information they want on a specific subject there. The theme Fiets en Wandelbeurs 2014

pavilions get a special mention in the Fair newspaper.

Coloured pavilions The pavilions are generally given a contrasting colour to make them stand out more.

Het gehele verzamelpaviljoen is 2 meter diep en de lengte is meestal tussen 5 en 10 meter. Het wordt uitgevoerd in uniforme standbouw. De achterwand kunt u gebruiken voor decoratie. Over de gehele lengte

komt een frieslijst met daarop: ‘VERZAMEL­PAVILJOEN WANDELEN’ of ‘VERZAMELPAVILJOEN FIETSEN’ of een andere naam voor uw verzamel­paviljoen. Onder of boven de frieslijst (niet erop) kunt u uw eigen bedrijfsnaam en/of logo ophangen. De maximumafname per deelnemer is één eenheid!

Themapaviljoens Themapaviljoens zijn heel divers. Soms zijn het gespecialiseerde verzamelpaviljoens (bijvoorbeeld het Verzamelpaviljoen Duitsland of Benelux). Soms is het een eiland of straat met zelfstandige stands rond een bepaald thema, bijvoorbeeld Duurzaam Kamperen of Fietsen met Kinderen. Wilt u als exposant samen met ­collega’s een nieuw themapaviljoen beginnen, dan kunt u contact met ons opnemen. Een themapaviljoen is zeer geschikt om extra publiciteit te ­genereren in de media. Voor het publiek zijn ze ook aantrekkelijk omdat men weet dat daar alle informatie over het specifieke onderwerp

is te vinden. In de beurskrant worden de themapaviljoens speciaal ­vermeld.

Uitvoering in kleur De paviljoens worden meestal in een afwijkende kleur uitgevoerd om ze extra te laten opvallen.

Fiets en Wandelbeurs 2014

Themapaviljoens

Een eenheid in een verzamel­ paviljoen: →→ is 1,5 meter breed en 2 meter diep →→ heeft tafel en een stoel →→ heeft verlichting en elektriciteit voor een laptop.

Verzamelpaviljoens

Verzamelpaviljoens Stel, u heeft een klein bedrijf en een eigen stand is toch wel wat kostbaar. Dan hebben wij een voordelige oplossing voor u. Kleine bedrijven bundelen wij in verzamelpaviljoens. Deze paviljoens plaatsen wij niet in een achterafhoekje maar op een goede plek op de beursvloer.

25

Customized stands 26

Fiets en Wandelbeurs 2014

U kunt natuurlijk ook uw eigen ontwerp aanleveren. Dit mag eenvoudig zijn of exclusief.

Standbouw naar wens

Wellicht beantwoordt de uniforme standbouw niet aan uw wensen, maar wilt u het bouwen van uw stand wel door ons laten uitvoeren. In dat geval kan onze standbouwer een ontwerp maken op basis van uw persoonlijke wensen. Speciaal in overeenstemming met de uitstraling die bij uw bedrijf past en afgestemd op de bezoekers die u wilt aantrekken. Vooraf krijgt u altijd een gespecificeerde prijsopgave.

It may well be that the standard, uniform stand does not meet your requirements, but you still want us to build the stand for you. In which case, you can ask our stand builder to design one on the basis of your personal requirements. Specially designed to express the image which matches that of your company and designed to appeal to the visitors you wish to attract. You will always receive a detailed price quote in advance. You are at liberty of course to supply your own design. This can be simple or chic.

This page only shows a selection of the options available. If you require more information, we can put you in touch with our stand builder.



Op deze pagina’s ziet u slechts enkele voorbeelden van wat mogelijk is. Wilt u meer informatie, dan kunnen wij u in contact brengen met onze standbouwer.

Fiets en Wandelbeurs 2014

27

Participation costs

Amsterdam Mechelen Surface area € 98.80 per m² € 69.50 per m² Surcharge island stand (less than 60 m²) € 28.00 per m² € 21.00 per m² Surcharge head stand (less than 30 m²) € 14.00 per m² € 10.50 per m² Surcharge corner stand € 0.00 per m² € 0.00 per m² Completely fitted stand (see page 23) € 1,998.00 € 1,780.00 Collective pavilion (see page 24) € 365.00 € 365.00 Minimum size for an island stand is 6x6 metres. A head stand is a minimum of 3 metres deep and a maximum of 6 metres wide. Registration fee online / via paper form

€ 15.00 / € 25.00

Standard stand construction (see page 20) Standard stand construction from 3 metres deep Surcharge stands of 2 metres deep Pantry / storage cupboard 1 m² in the corner Pantry / storage cupboard 1 m² against a straight wall Pantry / storage cupboard every m² extra Non-standard wall colour (per linear metre) Extra frieze text up to twenty characters

€ 67.20 per m² € 21.00 per m² € 176.20 € 235.40 € 59.20 per m² € 27.50 € 33.00

Other prices on request. All prices quoted are exclusive of VAT. Example 1: A standard head stand of 3 x 6 metres in Amsterdam. Registration fee (tariff online registration) € 15.00 Floor surface area of 3x6= 18 m² @ € 98.80 € 1,778.40 Surcharge head stand 3x6= 18 m² @ € 14.00 € 252.00 Standard stand construction 3x6= 18 m² @ € 67.20 € 1,209.60 Total € 3,255.00 Example 2: A selfbuild island stand of 10 x 5 metres in Mechelen. Registration fee (tariff online registration) € 15.00 Floor surface area 10x5= 50 m² @ € 69.50 € 3,475.00 Surcharge island stand 10x5= 50 m² @ € 21.00 € 1,050.00 Total € 4,540.00

Registration for participation at one or both Fairs can be done by completing a form online on our website. Alternatively, you can complete the form in this brochure and mail or fax it to the Fair organisation. You can register for participation up until two weeks before the fair. However, after November 4th 2013 we start with the lay out of the Fairs. Please bear in mind that if you make a late application, we may no longer be able to offer you space.

28

Fiets en Wandelbeurs 2014

If you participate in both Fairs you will receive a 10% discount on the cheaper of the two participations. This reduction only applies to the basic cost per square metre of floor space hired and not to stand construction. There is no price reduction for the collective pavilions.

Een eilandstand is minimaal 6x6 meter, een kopstand is minimaal 3 meter diep en maximaal 6 meter breed. Inschrijfkosten bij online inschrijven / met formulier Uniforme standbouw (zie pagina 19) Uniforme standbouw vanaf 3 meter diep Toeslag stands van 2 meter diep Pantry / bergkast 1 m² in de hoek Pantry / bergkast 1 m² tegen een rechte wand Pantry / bergkast, elke m² extra Afwijkende wandkleur (per strekkende meter) Extra friestekst tot twintig karakters

€ 15,00 / € 25,00 € 67,20 per m² € 21,00 per m² € 176,20 € 235,40 € 59,20 per m² € 27,50 € 33,00

Tarieven deelname

Amsterdam Mechelen Vloeroppervlak € 98,80 per m² € 69,50 per m² Toeslag eilandstand (minder dan 60 m²) € 28,00 per m² € 21,00 per m² Toeslag kopstand (minder dan 30 m²) € 14,00 per m² € 10,50 per m² Toeslag hoekstand € 0,00 per m² € 0,00 per m² Compleet ingerichte stand (zie pagina 23) € 1.998,00 € 1.780,00 Verzamelpaviljoen (zie pagina 25) € 365,00 € 365,00

Overige prijzen op aanvraag. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Voorbeeld 1: Een uniforme kopstand van 3 x 6 meter in Amsterdam. Inschrijfkosten (tarief online inschrijven) € 15,00 Vloeroppervlak 3x6= 18 m² à € 98,80 € 1.778,40 Toeslag kopstand 3x6= 18 m² à € 14,00 € 252,00 Uniforme standbouw 3x6= 18 m² à € 67,20 € 1.209,60 Totaal € 3.255,00 Voorbeeld 2: Een zelfgebouwde eilandstand van 10 x 5 meter in Mechelen. inschrijfkosten (tarief online inschrijven) € 15,00 Vloeroppervlak 10x5= 50 m² à € 69,50 € 3.475,00 Toeslag eilandstand 10x5= 50 m² à € 21,00 € 1.050,00 Totaal € 4.540,00 Inschrijving voor deelname aan een of beide beurzen is mogelijk door online formulieren in te vullen op onze website. Of u vult de formulieren bij deze brochure in en stuurt of faxt deze naar de beursorganisatie. Inschrijving voor deelname is mogelijk tot twee weken voor de beurs. Na 4 november 2013 beginnen wij echter met de indeling van de beurzen. Houdt u er rekening mee, dat bij late inschrijving wij u mogelijk geen plek meer kunnen bieden.



Neemt u aan beide beurzen deel, dan ontvangt u een korting van 10% op het laagste bedrag van beide deelnames. Deze korting geldt alleen voor het kale vloeroppervlak en niet voor de standbouw. Ook is er geen korting voor deelname in een verzamelpaviljoen.

Fiets en Wandelbeurs 2014

29

Service and construction time

Well before the start of the Fair we activate your own service page on our website. You can request all of the extra provisions such as water, electric power supply, telecommunications, suspension wires, parking permits, invitation cards for your business relations, extra participants cards, admission cards and so on via this page. You can also order the extras for the standard stand construction such as a second frieze text, extra storage cupboards, colour carpet tiles and such like here. Amsterdam Exhibitors who wish to build their own stands can do so on Thursday February 27th from 12:00 to 23:00 hrs and on Friday February 28th from 08:00 to 23:00 hrs. Exhibitors opting for our standard stands can fit out their stands on Friday February 28 th from 12:00 hrs onwards.

Mechelen Exhibitors who wish to build their own stands can do so on Thursday January 16th from 12:00 to 23:00 hrs and on Friday J ­ anuary 17th from 08:00 to 23:00 hrs. Exhibitors opting for our standard stands can fit out their stands on Friday J ­ anuary 17th from 12:00 hrs onwards.

The following applies to both Fairs: The transport doors for bringing in goods will be closed on Friday at 18:00 hrs after which there will be no vehicular access to the hall. All diesel-engined vehicles must be fitted with a soot filter. Smoking is prohibited in the hall.

The stands in Hall 8 stay up for the trade days of the FietsVAK exhibition on 3rd and 4th March.

Taking down stands In the Nekkerhal the striking of stands starts on Sunday at 17:00 hrs, right after the closing of the Fair. In the Amsterdam RAI the striking of stands starts in Halls 9, 10 and 11 on Sunday at 17:00 hrs as well.

30

Fiets en Wandelbeurs 2014

Exhibitors who have constructed their own stand must start striking their stand before 21:00 hrs. By 02:00 hrs the hall(s) – with the exception of Hall 8 – must be handed over completely empty.

Information about the delivery and transport of brochures and other goods for the fitting-out of your stand can be found on our website.

Amsterdam Exposanten met eigen standbouw kunnen hun stand opbouwen op donderdag 27 februari van 12:00 tot 23:00 uur en vrijdag 28 februari van 8:00 tot 23:00 uur. Exposanten die gebruikmaken van onze uniforme standbouw kunnen vrijdag 28 februari vanaf 12:00 uur terecht voor de inrichting van hun stand.

Voor beide beurzen geldt: De transportdeuren voor de inbreng van goederen worden vrijdag om 18:00 uur gesloten. U kunt dan niet meer met een auto de hallen inrijden. Voor dieselauto’s is een roetfilter verplicht. Roken is in de hallen niet toegestaan. Afbraak In de Nekkerhal begint de afbraak op zondag om 17:00 uur, direct na afloop van de beurs. In de Amsterdam RAI start de afbraak in de hallen 9, 10 en 11 eveneens op zondag om 17:00 uur.



Mechelen Exposanten met eigen standbouw kunnen hun stand opbouwen op donderdag 16 januari van 12:00 tot 23:00 uur en vrijdag 17 januari van 8:00 tot 23:00 uur. Exposanten die gebruikmaken van onze uniforme standbouw kunnen vrijdag 17 januari vanaf 12:00 uur terecht voor de inrichting van hun stand.

Service en opbouwtijden

Ruim voor de beurs activeren wij uw eigen servicepagina op onze website. U kunt hier alle extra voorzieningen aanvragen zoals water, elektriciteit, telecommunicatie, ophangdraden, parkeerkaarten, uitnodigingskaarten voor uw relaties, extra deelnemerskaarten, toegangskaarten enzovoorts. Ook de extra’s voor de uniforme standbouw zoals een tweede friestekst, extra bergkast, kleur tapijttegels en dergelijke kunt u hier bestellen.

De stands in Hal 8 blijven staan in ­verband met de vakdagen van FietsVAK op 3 en 4 maart. Exposanten met eigen standbouw dienen voor 21:00 uur begonnen te zijn met het afbreken van hun stand. ’s Nachts om 2:00 uur moeten de hal(len) – uitgezonderd Hal 8 – geheel leeg worden opgeleverd.

Informatie over de aflevering en transport van brochures en andere goederen voor de inrichting van uw stand kunt u vinden op onze website.

Fiets en Wandelbeurs 2014

31

Working safely

Wooden walls, plastic photo panels, metal trusses, cables from the ceiling; many exhibitors make their stands real works of art. To get all that lovely stuff in its place and to take it down again, stand builders often work with heavy materials and tools.

Everything is done of course with the greatest possible care. Nevertheless we ask you to wear approved ­protective footwear on Thursday till 23:00 hrs and on Friday till 12:00 hrs and during the taking down of stands on Sunday from 19:00 hrs. For your own safety naturally. You will also need to wear an approved safety helmet now and then. In Amsterdam safety footwear is available to buy on the spot at the RAI, and we have a limited number of helmets available for free. For the RAI safety regulations please see www.rai.nl

32

Fiets en Wandelbeurs 2014

Admission policy in Amsterdam During the construction and taking down of stands, only those wearing valid construction and striking badges will be admitted. To obtain these you can already register your co-workers online. You can find more information on our website and that of the RAI. You can request the badges in the webshop. These restrictions do not apply to suppliers, courier services and such who only come to make a delivery.

Natuurlijk gebeurt alles met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Maar toch vragen wij u tijdens de opbouw op donderdag tot 23:00 en vrijdag tot 12:00 uur en tijdens de afbraak op zondag vanaf 19:00 uur goedgekeurde veiligheidsschoenen te dragen. Uiteraard ten behoeve van uw eigen veiligheid. Ook een goed­ gekeurde veiligheidshelm zal zo nu en dan opgezet moeten worden. Helmen hebben wij in een beperkt aantal gratis beschikbaar. In ­A msterdam zijn schoenen even­tueel ter plaatse bij de RAI te koop.

Toegangsbeleid in Amsterdam Amsterdam RAI is tijdens de opbouw en afbraak alleen toegankelijk met geldige opbouwen afbraakbadges. Om deze te ­verkrijgen kunt u al uw medewerkers online registreren. Meer informatie vindt u op onze website en op die van de RAI. Aanvragen van de badges kan in de web­ winkel.

Veilig werken

Houten wanden, kunststof fotopanelen, metalen trussen, kabels vanaf het plafond: veel exposanten maken van hun stands ware kunstwerken. Om al dat moois op z’n plaats te krijgen en ook weer af te breken, werken standbouwers vaak met zwaar materieel en gereedschap.

Voor leveranciers, koeriersdiensten en dergelijke die alleen iets komen afleveren, is bovenstaande niet nodig.

Kijk voor de veiligheidsvoorschriften in de RAI op www.rai.nl



Fiets en Wandelbeurs 2014

33

Use of lecture rooms 34

Fiets en Wandelbeurs 2014

Eigen zaal Indien u een zaal huurt voor twee dagen, kunt u deze geheel naar wens inrichten. Zie p. 37 voor de tarieven.

De voordelen van een eigen zaal: Uw zaal wordt onder de bedrijfsnaam aangekondigd in het programma dat wij plaatsen in de beurskrant en op diverse informatieborden op de beursvloer. →→ Afhankelijk van de producten die u wilt aanbieden kan een zaal heel aantrekkelijk zijn. U kunt er een continuprogramma presenteren, waarbij het publiek vrij in en uit kan lopen en waar u in relatieve beslotenheid de bezoekers kunt ontvangen. →→

Gebruik lezingzalen

Neemt u deel aan een of beide beurzen dan bieden wij u de mogelijkheid om gebruik te maken van de lezingzalen voor commerciële presentaties.

If you are participating in one or both Fairs we can offer you the use of lecture rooms for commercial presentations.

The advantages of a room for exclusive use are: →→ Your room will be listed with your company name in the programme that we put in the Fair newspaper and on various notice boards on the exhibition floor. →→ Rooms can be fitted out attractively, depending on the kind of products you wish to offer. You can present a continuous programme, where visitors are free to enter and leave at will, and where you can receive visitors in relative privacy.

Room for exclusive use If you rent a room for two days, you can fit it out as you wish. See p. 36 for the rates

Fiets en Wandelbeurs 2014

35

Tariffs use lecture rooms

Amsterdam Room tariff A p/hour tariff B p/hour 2 days Emerald Room 266 chairs + lounge 550 m² € 1,216 € 1,035 € 10,679 Emerald Room 266 chairs € 870 € 704 € 6,881 Room E102 220 chairs € 739 € 573 € 5,010 Room E103 100 chairs € 408 € 319 € 3,072 Room E104 100 chairs € 408 € 319 € 3,072 Room E105-E106 144 chairs € 573 € 446 € 4,321 Room E107 100 chairs € 408 € 320 € 3,072 Room E108 100 chairs € 408 € 320 € 3,072 Room E002* 20 chairs € 105 € 88 € 819 Room C205* 20 chairs € 105 € 88 € 819 Room C206* 30 chairs € 105 € 88 € 819 GPS Room 150 chairs € 573 € 446 € 4,322 *price does not include technical facilities

Mechelen Room

100 chairs



tariff A p/hour tariff B p/hour € 480 € 390

In Mechelen the rooms need to be specially built. Consequently room space is only available if there is sufficient interest to offer a full programme of events in the rooms.

Please note! The tariffs per hour include technical facilities. →→ The tariffs for two days do not include IT and audio-visual facilities. →→ Prices do not include VAT. →→ Tariff A: 11:00 – 15:00 hr; tariff B: other hours. →→

36

Fiets en Wandelbeurs 2014

Zaal tarief A p/uur Emerald Zaal 266 stoelen + lounge 550 m² € 1.216 Emerald Zaal 266 stoelen € 870 Zaal E102 220 stoelen € 739 Zaal E103 100 stoelen € 408 Zaal E104 100 stoelen € 408 Zaal E105-E106 144 stoelen € 573 Zaal E107 100 stoelen € 408 Zaal E108 100 stoelen € 408 Zaal E002* 25 stoelen € 105 Zaal C205* 25 stoelen € 105 Zaal C206* 25 stoelen € 105 GPS Zaal 150 stoelen € 573 * prijs is exclusief technische voorzieningen

tarief B p/uur € 1.035 € 704 € 573 € 319 € 319 € 446 € 320 € 320 € 88 € 88 € 88 € 446

2 dagen € 10.679 € 6.881 € 5.010 € 3.072 € 3.072 € 4.321 € 3.072 € 3.072 € 819 € 819 € 819 € 4.322

Mechelen Zaal 100 stoelen

tarief A p/uur tarief B p/uur € 480 € 390

In Mechelen moeten de zalen speciaal worden gebouwd. Zaalruimte is daarom alleen beschikbaar bij voldoende belangstellende exposanten om een volledig zaal­ programma te kunnen aanbieden.

Tarieven gebruik lezingenzalen

Amsterdam

Let op! →→ De tarieven per uur zijn inclusief technische voorzieningen. →→ De tarieven voor twee dagen zijn exclusief technische voorzieningen. →→ Alle prijzen zijn excl. BTW. →→ Tarief A: 11.00-15.00 uur; tarief B: overige uren.



Fiets en Wandelbeurs 2014

37

Theme country 38

Fiets en Wandelbeurs 2014

In het themalandpaviljoen presenteren regio’s en aanbieders van reizen de mooiste, leukste en meest interessante fiets- en wandelmoge­ lijkheden. De bezoekers kunnen genieten van specialiteiten op een groot terras, dat helemaal in de sfeer van het themaland is gebracht, lezingen volgen over het themaland en nog veel meer.

De combinatie van alle ­onderdelen zorgt ervoor dat het themaland duidelijk wordt neergezet als uit­ stekende bestemming voor fietsers en wandelaars. Uitgebreidere ­informatie vindt u op onze website. Aarzel niet om contact met ons op te nemen, wij staan altijd open voor nieuwe ideeën en suggesties.

Themaland

‘Themaland’ op de Fiets en Wandelbeurs is een compleet pakket en omvat een uitgebreide presentatie op beide beursdagen voor het publiek, maar ook een uitgebreid pakket publiciteit en promotie in de aanloop naar de beursdagen.

Theme country at the ‘Fiets en Wandelbeurs’ is a complete package comprising a comprehensive presentation on both days, and a comprehensive publicity and promotion package in the run-up to the two days of the Fair. In the Theme Country Pavilion, regional tourist boards and holiday travel companies offer the most scenic, enjoyable and interesting destinations for cycling and walking. Visitors will be able to enjoy regional specialities on a large terrace, that will be completely decked out to recreate the ambience of the theme country. There are also talks about the theme country during the Fair.



The combination of all these elements ensures that the Theme Country is clearly positioned as an excellent destination for cyclists and walkers. You can find more comprehensive information on our website and please do not hesitate to contact us. We are always open to new ideas and suggestions.

Fiets en Wandelbeurs 2014

39

Press and publicity

Cycling and rambling is in! Both editions of the ‘Fiets en Wandelbeurs’ (Cycling and Walking Fair) mark the start of the new cycling and walking season and gets a lot of media ­attention. In the run-up to the Fairs, journalistic attention focuses on cycling and rambling. Many reports about innovative developments are linked to the ‘Fiets en Wandelbeurs’, where the public can get acquainted with the new products or services. Creating great opportunities to promote your product.

Daily newspapers The ‘Fiets en Wandelbeurs’ in Amsterdam and Mechelen are events which interest practically all national dailies and regional newspapers. Cycling, outdoor sports kit and reportages of cycling and walking holidays will be highlighted in the run-up to the Fairs. Radio and TV On the Saturdays, various national and international news and current affairs programmes – both radio & television - will broadcast live from the exhibition floor. Various TV ­channels will also be covering the Fairs. All together an audience of millions will be reached. Magazines We make good arrangements with well-known outdoor sports, cycling and walking publications and other relevant media, for full-page advertisements and editorial coverage of the Fairs. Press releases At well-chosen times, we distribute Press releases, widely but in a

40

Fiets en Wandelbeurs 2014

focused way. In the weeks preceding the event, news related to the ‘Fiets en Wandelbeurs’ will be published regularly. Internet Thanks to our comprehensive Press mailing list, our messaging can be found on multiple websites. We are also active on social media such as Twitter and Facebook. Media presentations Our Fairs in the Amsterdam RAI ­exhibition centre and the Nekkerhal in Mechelen – with numerous journalists present – are of course ideal for Press presentations. We offer rooms for this tailored to your needs with all kind of technical facilities, drinks and lunches. Before the Fair, we will distribute Press agendas, which can also include your presentation. Our Press room offers exhibitors the opportunity to present material for the Press to use.

For more information you can always contact us.

Dagbladen De Fiets en Wandelbeurzen zijn evenementen waarin vrijwel alle landelijke en regionale dagbladen zijn geïnteresseerd. Fietsen, buitensportartikelen en reportages van fiets- en wandelreizen komen voorafgaande aan de beurzen uitgebreid voor het voetlicht. Radio en TV Op de zaterdagen zijn diverse nieuws- en actualiteitenprogramma’s live vanaf de beursvloer in de uitzending. Ook diverse televisiezenders besteden aandacht aan de beurzen. Alles bij elkaar wordt een miljoenenpubliek bereikt. Magazines Met bekende buitensportbladen, fietsmagazines, wandelkranten en overige relevante media maken wij goede afspraken over paginagrote advertenties en redactionele aandacht voor de beurzen. Persberichten Op uitgekiende momenten verspreiden wij persberichten, breed maar ook gericht. In de weken voor de beurs gaat

regelmatig aan de Fiets en Wandelbeurs gerelateerd nieuws naar buiten. Internet Dankzij onze uitgebreide mailinglijst zijn onze berichten op een veelvoud aan websites terug te vinden. Ook de sociale media laten wij niet links liggen. Wij zijn regelmatig actief op Twitter en Facebook.

Pers en publiciteit

Fietsen en wandelen is in! De beide edities van de Fiets en Wandelbeurs vormen de start van het nieuwe fiets- en wandelseizoen en krijgen veel aandacht in de pers. In de aanloop naar de beurzen richt de journalistieke belangstelling zich op fietsen en wandelen. Journalisten berichten over noviteiten en in het oog springende ontwikkelingen en koppelen die aan één of beide Fiets en Wandelbeurzen, waar het publiek kan kennismaken met de nieuwe producten of diensten. Hier liggen ook kansen voor uw product.

Perspresentaties De evenementen in de Amsterdam RAI en de Nekkerhal, met tal van journa­listen op de beursvloer, lenen zich natuurlijk uitstekend voor perspresentaties. Hiervoor bieden wij zalen op maat aan met alle faciliteiten zoals technische voorzieningen, borrels en lunches. Voorafgaand aan de beurzen verspreiden wij pers­ agenda’s, waarin ook uw presentaties kunnen worden opgenomen. Onze perskamers bieden u de mogelijkheid om materiaal ten behoeve van de pers te presenteren.

Voor meer informatie kunt u altijd contact met ons opnemen.

Fiets en Wandelbeurs 2014

41

Advertising in our media

Newspapers in the Netherlands and Flanders will publish special supplements on recreational cycling and walking one week before the Fairs in Amsterdam and Mechelen. These will reach 1.5 million readers who have an above average interest in active recreation. Advertising in these supplements is the ideal way to bring your product or service to the attention of the right target group. Trouw / De Volkskrant The Dutch national daily newspapers ‘Trouw’ and ‘de Volkskrant’ will be publishing a special editorial cycling and walking supplement of at least 40 pages, including our Fair newspaper, on Tuesday 25th February 2014. As many as 1,057,000 readers will see your advertisement in this supplement! Furthermore, the supplement will be distributed free at our Fair in the Amsterdam RAI exhibition centre.

– Special offer – can in ‘De Standaard’ you When purchasing an ad ent in t an additional placem benefit at no extra cos n-Lier’ en Stad’ and ‘Mechele the editions ‘Antwerp sblad’. of the daily ‘Het Nieuw ,775 readers!. 68 r the a fur Enabling you to reach

De Standaard / Het Nieuwsblad In Flanders a special cycling and walking editorial supplement (24 pages), including the Fair newspaper will appear in the national daily ‘De Standaard’ on Tuesday 14th ­January 2014. The publication will reach more than 379,600 readers. Their profile: high purchasing power and wide travel interests. The supplement will also be distributed free to visitors to the Fair in Mechelen.

For more information and rates Please check www.fietsenwandelbeurs.com, our folder about advertising or call or e-mail Nick Roodenburg +31 (0) 20 368 15 47, [email protected].

E! E! is the free magazine about electric bikes and has a print run of 15,000. From mid-January 2014 E! can also be read as e-zine on various sites. The printed version will be distributed to visitors free of charge during the Fairs. The advertisements appear in both the printed as well as the digital edition. Tariffs full colour advertisment E! 1/4 page 103 x 145 mm 1/2 page 212 x 145 mm 1/1 page 212 x 295 mm 1/1 page bleed 240 x 330 mm 2 pages (spread) 480 x 330 mm

42

Fiets en Wandelbeurs 2014

€ 435 € 817 € 1,499 € 1,499 € 2,654

Surcharges cover inside: + 20% back page: + 50% price exclusive 21% VAT

Trouw / De Volkskrant De landelijke dagbladen Trouw en de Volkskrant brengen op dinsdag 25 februari 2014 een redactionele fietsen wandelbijlage uit, inclusief onze beurskrant. Maar liefst 1.057.000 lezers zien uw advertentie in deze bijlage! Daarnaast wordt de special gratis uitgedeeld aan beursbezoekers.

Voor meer informatie en tarieven: kijk op www.fietsenwandelbeurs.com, lees onze folder over adverteren of bel of mail Nick Roodenburg, +31 (0)20 368 15 47, [email protected].

De Standaard / Het Nieuwsblad Op dinsdag 14 januari 2014, vlak voor de beurs in Mechelen, verschijnt in het landelijke dagblad De Standaard een 24 pagina’s tellende bijlage over fietsen en wandelen, inclusief beurskrant, deelnemerslijst en beursplattegrond. De Standaard is de grootste kwaliteitskrant van Vlaanderen en bereikt 379.600 lezers. Hun profiel: een hoge koopkracht en ruime interesse in reizen. De bezoekers van de beurs in Mechelen krijgen deze bijlage gratis uitgereikt.

Adverteren in onze media

In de aanloop naar onze beurzen publiceren landelijke dagbladen in Nederland en Vlaanderen speciale fiets- en wandelbijlagen. Deze bereiken 1,5 miljoen lezers die méér dan gemiddeld geïnteresseerd zijn in actief recreëren. Adverteren in deze specials is dé manier om uw product of dienst onder de aandacht te brengen van de juiste doelgroep.

– SPECIALE ACTIE – rd ver tentie in De Standaa Bij aankoop van een ad ra ext n erkosten van ee profiteert u zonder me Antwerpen Stad en itie plaatsing in de ed s t Nieuwsblad. Mechelen-Lier van He g eens 68.775 lezers! U bereikt hiermee no

E! E! is hét gratis magazine over elektrische fietsen en heeft een oplage van 15.000 exemplaren. Medio januari 2014 is E! ook als e-zine te lezen op diverse sites. Tijdens beide beurzen krijgt het publiek de gedrukte versie gratis uitgedeeld. De advertenties ­verschijnen zowel in de gedrukte als de digitale uitgave. Tarieven fullcolouradvertentie E! 1/4 pagina 103 x 145 mm 1/2 pagina 212 x 145 mm 1/1 pagina 212 x 295 mm 1/1 pagina aflopend 240 x 330 mm 2 pagina’s (spread) 480 x 330 mm



€ 435 € 817 € 1.499 € 1.499 € 2.654

Toeslagen cover binnen: + 20% achterpagina: + 50% prijs exclusief 21% btw

Fiets en Wandelbeurs 2014

43

44

Fiets en Wandelbeurs 2014

Promostands in entreehal In de entreehal is exclusieve standruimte beschikbaar. De afmetingen zijn in overleg. Voor meer informatie en tarieven kunt u contact met ons opnemen.

prijs* 2 x 2 m € 5.000 Afwijkende maten zijn mogelijk.

Floor graphics Wilt u bezoekers op een in het oog springende manier de weg naar uw stand wijzen? Met meerdere floor graphics is dat mogelijk. De route van op de grond geplakte stickers loopt vanaf de ingang van de hal tot aan uw stand.

Promotiemateriaal

Promostands Een promostand is een exclusieve plek van 2x2 meter bij de ingang van een hal. U kunt hier uw product op een zeer in het oog springende manier presenteren aan het volledige publiek. Ideaal voor bijvoorbeeld noviteiten en andere speciale producten.

prijs* € 1.250 voor de route + € 18 per sticker van max. 40 cm x 50 cm

Floor graphics op het fietsparcours Ook het fietsparcours is heel geschikt om door middel van floor graphics uw boodschap onder de aandacht van het publiek te brengen. De afmetingen die hier mogelijk zijn, zijn maximaal 80 x 80 cm. Minimale afname: 5 graphics. prijs*

€ 600 voor 5 floor graphics daarna 40 euro voor elke extra sticker

Banners en vlaggen Laat uw slogan, merknaam of logo zien op prominente locaties, zoals in lezingzalen, bij terrassen, langs het fietsparcours of bij picknickplaatsen rond het fietsparcours. Dit kan door middel van spandoeken, roll-up-banners of beachvlaggen. prijs*

Spandoeken 2,00 x 3,00 m 4,00 x 4,00 m



Roll-up-banners max. 1,30 x 2,00 m € 630

€ 950 € 1.110

Beachvlaggen 1,60 x 3,90 m 1,10 x 2,80 m

€ 550 € 500

Deze prijzen zijn exclusief productie­kosten. Afwijkende maten zijn mogelijk, prijzen op aanvraag.

* prijzen zijn exclusief BTW

Fiets en Wandelbeurs 2014

45

Promotion

Promo stands A promo stand is an exclusive spot of 2 x 2 meters near the entrance of a Hall. You can display your product in a very eye-catching way and present it to the entire public. Ideal for novelties and other special products.

Promo stands in entrance hall Exclusive stand space is available in the entrance hall. Dimensions to be agreed in consultation. For more information and tariffs please contact us.

price* 2 x 2 m € 5,000 Stands in other dimensions are permissible.

Floor Graphics Would you like to route visitors to your stand in an eye-catching way? Floor graphics are a great way to do it. The route can be picked out with floor stickers leading all the way from the entrance of the Hall right up to your stand. price* € 1,250 for the route + € 18 per sticker max 40 x 50 cm.

Floor Graphics on the bicycle track The bicycle track is also an ideal place to use floor graphics to get your message across to the public. Maximum dimensions available here are 80 x 80 cm. Minimum order: 5 graphics. price* € 600 for 5 floor graphics then 40 euros for each extra sticker.

Banners and Flags Display your slogan, brand name or logo at prominent locations, like in auditoria, near café terraces, around the cycling track or at the picnic spots by the cycling tracks. This can be done by means of banners, beach flags and roll-upbanners. price* Banners 2.00 x 3.00 m 4.00 x 4.00 m

Roll-up-banners max. 1.30 x 2.00 m € 630

* prices do not include VAT

46

€ 950 € 1,110

Fiets en Wandelbeurs 2014

Beach flags 1.60 x 3.90 m 1.10 x 2.80 m

€ 550 € 500

These prices do not include production costs. Variant sizes are available, prices on request.



Fiets en Wandelbeurs 2014

47

• • •

• • •

Definities Fiets en Wandelbeurs:informatieve beurs voor mensen die geïnteresseerd zijn in fiets- en wandel­v akanties en -recreatie, hierna te noemen FWB. Organisator: degene die de FWB organiseert, te weten Holcus Buiten B.V., gevestigd te Diemen. Deelnemer(s): bedrijven, instellingen of organisaties die een inschrijfformulier hebben ingeleverd bij de organisator en wiens aanvraag door de organisator is gehonoreerd waardoor zij expositieruimte huren gedurende de FWB. Bezoeker(s): degene(n) die de FWB bezoek(t)en. Eigen stand: stand waarbij de deelnemer zelf voor de standbouw zorgt. Uniforme stand: stand waarbij de organisator voor de standbouw zorgt.

1. Deelnemers Deelnemers kunnen uitsluitend bedrijven, instellingen of organisaties zijn die: 1.1 Actief zijn op het gebied van fiets- en wandelvakanties en -recreatie in de ruimste zin van het woord. Hieronder vallen ten minste dagrecreatie vanuit woonplaats of vakantieverblijf en vakanties in binnen- en buitenland waarbij deze activiteiten worden beoefend. 1.2 Voorzien in accommodaties voor overnachting of langer verblijf ten behoeve van mensen die actief zijn op de gebieden zoals bedoeld in 1.1 van dit artikel. 1.3 Producent, leverancier, importeur of detaillist zijn op het gebied van fietsen, fietsaccessoires en wandelen. 1.4 Producent, leverancier, importeur of detaillist zijn van kaarten, boeken, gidsen e.d. op het gebied van fietsen en wandelen. 1.5 Producent, leverancier, importeur of detaillist zijn van buitensportartikelen en accessoires die betrekkingen hebben op de activiteiten zoals genoemd onder 1.1. 1.6 Verkeersbureau, recreatieschap, VVV of andere instelling of bedrijf zijn, die voorzien in toeristische informatie ten behoeve van en/of in staat zijn specifieke informatie te geven over onder 1.1 genoemde activiteiten. 1.7 Aanbieders zijn van reizen, vakanties en dagactiviteiten zoals bedoeld onder 1.1 van dit artikel. Anderszins van mening zijn thuis te horen op de FWB, dit ter beoordeling van de organisator. 2. Plaats en tijdstip De FWB vindt plaats: • in Nederland op zaterdag 1 en zondag 2 maart 2014 in de RAI te Amsterdam, • in België op zaterdag 18 en zondag 19 januari 2014 in de Nekkerhal te Mechelen. 3. Openingstijden Bezoekers: de FWB is voor bezoekers toegankelijk op beide dagen van 10.00 uur tot 17.00 uur. Deelnemers: een uur voorafgaand tot een half uur na de openingstijden voor bezoekers, tevens is het beursgebouw toegankelijk tijdens de opbouw- en afbraakperiode. 4. Opbouw- en afbraakperiode Deelnemers met eigen standbouw kunnen de donderdag vooraf vanaf 12:00 uur beginnen met de opbouw van hun stand. Deelnemers met uniforme standbouw kunnen de vrijdag vooraf vanaf 12:00 uur beginnen met de inrichting van hun stand. De opbouw van de stand moet uiterlijk vrijdag om 21:00 uur klaar zijn, tenzij anders is overeengekomen met de organisator. Na dit tijdstip is de organisator gerechtigd om op kosten van de exposant ten minste een achterwand te laten plaatsen en tapijt te leggen. De inrichting van de stand kan ook na dit tijdstip worden afgerond. Demontage en afbraak begint zondag om 17:00 uur, met uitzondering van de stands in Hal 8 van de RAI. Vanaf 19:00 uur kan daadwerkelijk begonnen worden met het afbreken van de stands. De hallen moeten ’s nachts om 02:00 uur leeg worden opgeleverd.

48

Fiets en Wandelbeurs 2014





­ niforme stands dienen om 19:00 uur leeg en schoon U te worden opgeleverd. De afbraak van eigen stands dient uiterlijk om 21:00 uur te zijn begonnen. Demontage en afbraak van alle stands dient te geschieden op deze voorgeschreven tijden. De organisator publiceert alle informatie op zijn website op het exposantendeel. Indien de stand niet op tijd is afgebroken dan wel in de oorspronkelijke staat is teruggebracht, zijn de hierdoor veroorzaakte kosten voor rekening van de deelnemer. Gedurende de opbouw en afbraak gelden veiligheidsvoorschriften. Het dragen van veiligheidsschoenen en -helm is verplicht op de aangegeven tijden. In principe is dit voorafgaand tot aan vrijdag 12:00 uur en zondag na 19:00 uur.

5. Standbouw en inrichting 5.1 Een stand is ten minste twee meter diep. 5.2 De deelnemer dient bij de bouw en inrichting van zijn stand nadrukkelijk de door de organisator beoogde uitstraling en sfeer van de FWB in acht te nemen, zoals onder andere een fatsoenlijke achterzijde en vloerbedekking. Het gebruik van geluidsinstallaties en andere audiovisuele middelen dient zodanig beperkt te worden, dat andere deelnemers hiervan geen hinder ondervinden bij hun reguliere presentatie op de FWB. Een en ander ter beoordeling van de organisator. 5.3 De door de deelnemer in de door hem gehuurde stand aan te brengen materialen mogen de grenzen van de gehuurde ruimte niet overschrijden. De deelnemer dient te allen tijde de aanwijzingen door of vanwege de organisator op te volgen. Tevens dient de deelnemer zich te houden aan de regels die in het beursgebouw gelden. Deze zijn te vinden op de website van de organisator. De maximale bouwhoogte is drie meter, mits de ruimte het toelaat. De organisatie kan toestemming verlenen van de bouwhoogte af te wijken. Een schriftelijk verzoek hiertoe dient uiterlijk 1 januari 2014 ingediend te worden bij de organisator. Bij te late of geen indiening van verzoek is de schade, in geval van weigering en/of vereiste aanpassing van de standbouw, geheel voor risico van de deelnemers. Op de stands zullen door de organisator letters en/of nummers worden aangebracht ter aanduiding van de plaats. De zichtbare buitenzijde van de stand dient te worden afgewerkt. 5.4 De ontwerpen van de eigen stands moeten in overeenstemming zijn met de door de organisator beoogde uitstraling en sfeer van de FWB en dienen uiterlijk 1 januari 2014 ter goedkeuring aan de organisator te worden voorgelegd. Bouwkundige ontwerpen zullen aan de betreffende afdeling van de lokale overheid worden voorgelegd. Het is niet toegestaan om zelf voorwerpen aan het plafond en/of de kapconstructie te bevestigen. 5.5 De deelnemer is gehouden de door hem gehuurde stand na gebruik, op het tijdstip zoals de organisator dit zal aangeven, in dezelfde staat achter te laten als waarin deze hem ter beschikking is gesteld. Indien de stand na gebruik niet in de oorspronkelijke staat verkeert en/of hierin zaken of goederen zijn achtergelaten, is de organisator gerechtigd deze voor rekening en risico van de deelnemer te herstellen en/of te verwijderen. 5.6 De stand dient gedurende de openingstijden van de FWB steeds volledig ingericht en bemand te zijn. 5.7 De organisator behoudt zich het recht voor om standruimte naar eigen inzicht toe te kennen aan deelnemers. Aan indelingen (plattegrond) kunnen geen rechten worden ontleend. De organisator kan op ieder door haar gewenst moment de indeling van de standruimtes wijzigen. 5.8 Het is de deelnemer niet toegestaan op enigerlei wijze te voorzien in de catering van de bezoekers zonder uitdrukkelijke toestemming van de organisator.

7. Betaling 7.1 Betaling van de huurprijs door de deelnemer dient te geschieden binnen 21 dagen na ontvangst van de factuur. Indien de factuurdatum minder dan 21 dagen voor aanvang van de opbouw is, dan ten laatste op de woensdag voorafgaand aan de beursdatum. 7.2 Indien geen tijdige betaling plaatsvindt, heeft de deelnemer geen recht op deelname aan de FWB. De deelnemer blijft in een dergelijk geval wel verplicht de huurprijs te betalen. 7.3 Later aangevraagde voorzieningen zullen in aanvullende facturen worden verrekend. Deze dienen ook binnen 21 dagen te zijn voldaan. 8. Annuleren Annuleren door een deelnemer kan uitsluitend schriftelijk door middel van een aangetekende brief aan de organisator. De datum van poststempel geldt als annuleringsdatum. Bij annulering zijn de onderstaande annuleringskosten verschuldigd: • bij annulering binnen 14 dagen na ontvangst factuur: 50% van het totale factuurbedrag inclusief BTW. • bij annulering uiterlijk twee weken vóór aanvang opbouw: 75% van het totale factuurbedrag inclusief BTW. Voor Nederland is dit 12 februari 2014, voor België 31 december 2013. • bij annulering na respectievelijk 12 februari 2014 (NL) of 31 december 2013 (BE) 2013: 100% van het totale factuurbedrag inclusief BTW. 9. Aansprakelijkheid 9.1 Iedere deelnemer is aansprakelijk voor de schade die uit zijn deelname aan de FWB voortvloeit voor derden of de organisator. 9.2 De organisator is niet aansprakelijk voor beschadiging of vermissing van goederen tijdens de FWB of de opbouw- en afbraakperiode. 9.3 De organisator is niet aansprakelijk voor schade die is toegebracht door bezoekers van de FWB. 9.4 De organisator is niet aansprakelijk voor schade of letsel ten gevolge van een gebrek in de constructie van een stand of daarin aangebrachte installatie. 10. Verzekering De deelnemer dient gedurende de FWB en de opbouw- en afbraakperiode te beschikken over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. 11. Beursaanbiedingen Tijdens de FWB mag uitsluitend de collectie, productlijn of diensten van het seizoen 2013/2014 getoond of verkocht worden. Het is uitsluitend toegestaan om binnen de grenzen van de gehuurde stand producten, diensten of promotiemateriaal aan de bezoekers aan te bieden. Gezien het informatieve karakter van de beurs, mag per deelnemer één product of dienst met korting worden aangeboden. Overige kortingsacties zijn niet toegestaan. Bij overschrijding van bovenstaande is het de organisator toegestaan de aanbieding te verwijderen. De organisator heeft het recht aanwijzingen te geven die de deelnemer gehouden is op te volgen.



12. Ontbinding en wanprestatie 12.1 Indien er sprake is van niet dan wel niet correcte nakoming door de deelnemer van een verplichting die voortvloeit uit de deelname aan de FWB en de organisator heeft reeds een mondelinge aanmaning tot nakoming gegeven, dan is de organisator gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Dit heeft als gevolg dat de deelnemer zich van de FWB dient terug te trekken zonder dat de deelnemer recht heeft op teruggave van (een deel van) de huurprijs dan wel op enige andere vorm van schadevergoeding. Tevens is de organisator gerechtigd de deelnemer bij toekomstige beurzen uit te sluiten van deelname. 12.2 Indien de deelnemer tijdens de FWB andere activiteiten ontplooit of promoot dan omschreven in het inschrijvingsformulier, dan is de organisator gerechtigd de betreffende producten en diensten dan wel de betreffende deelnemer van de FWB te verwijderen zonder dat de deelnemer recht heeft op teruggave van (een deel van) de huurprijs dan wel op enige andere vorm van (schade)vergoeding. 13. Doorgang FWB 13.1 De organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden te bepalen dat de FWB of onderdelen hiervan, niet of op een ander tijdstip of andere locatie doorgaan. 13.2 De organisator is in bovengenoemd geval tegenover de deelnemer niet aansprakelijk voor eventueel door hem geleden schade, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de organisator. 13.3 De deelnemer heeft in het geval dat de FWB niet of op een ander tijdstip of andere locatie doorgaat geen recht op nakoming of ontbinding van de overeenkomst, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de organisator. 13.4 Indien er sprake is van een omstandigheid als genoemd in 13.1, dan wordt de reeds door de deelnemer betaalde huur, onder aftrek van de naar evenredigheid door de organisator gemaakte kosten, terugbetaald. Indien de deelnemer de huur nog niet heeft betaald, blijft deze verschuldigd met inacht­neming van het hiervoor genoemde. 13.5 De deelnemer is niet gerechtigd de betaling op te schorten.

Algemene voorwaarden voor deelname

6. Technische voorzieningen De aanleg van de elektriciteits- en watervoorziening binnen de stand dient via het daartoe bestemde formulier en volgens de vermelde procedure te worden aangevraagd bij de hiervoor, door de organisator, ingeschakelde firma’s. Deze firma’s verzorgen ook de aanleg van de aangevraagde elektriciteits- en watervoorzieningen. Het is de deelnemers niet toegestaan zelf de elektriciteits- en watervoorzieningen aan te leggen en/of zelf wijzigingen of uitbreidingen aan te brengen. Deelnemers hebben de plicht om de regels die staan vermeld op de website stipt op te volgen.

14. Algemeen 14.1 De organisator beslist over het al dan niet toelaten van een deelnemer tot de FWB. 14.2 De deelnemer dient zich te onthouden van gedragingen die mogelijkerwijs enig risico bevatten voor de veiligheid van de bezoekers en andere deelnemers van de FWB en voor de terreinen en gebouwen. Indien de organisator een dergelijk gedrag constateert, heeft zij het recht de betreffende deelnemer, zonder enige voorafgaande waarschuwing van de FWB te verwijderen zonder dat de deelnemer recht heeft op teruggave van (een deel van) de huurprijs dan wel op enige andere vorm van (schade)vergoeding. 14.3 Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. 14.4 Algemene voorwaarden van de deelnemer zijn uitdrukkelijk niet op deze overeenkomst van toepassing. Holcus Buiten BV Handelsregister nummer 34272134

Fiets en Wandelbeurs 2014

49

General conditions for participants

• • •

• • •

Definitions Fiets en Wandelbeurs: an informative fair, hereinafter called FWB, for people interested in cycling and walking holidays and recreation. Organizer: Organizing body, namely Holcus Buiten BV, of Diemen, the Netherlands. Participant(s): Companies, institutions or organizations, which have submitted a registration form that has been accepted by the organizer resulting in hiring of exhibition space during the FWB. Visitor(s): People visiting the FWB. Personal stand: stand built by the participant. Standard stand: stand built by the organizer.

1.

Participants Participants must be companies, institutions or organizations that: 1.1 are actively involved in biking and walking holidays or recreational activities in this field in the broadest sense. This also includes day trips from residence or accommodation and biking and walking holidays home and abroad. 1.2 provide lodgings/accommodation for one or more nights to people involved in activities described in 1.1 of this article. 1.3 produce, supply, import or retail bicycles, bicycle accessories or walking accessories. 1.4 produce, supply, import or retail maps, guidebooks, books related to biking and walking. 1.5 produce, supply, import or retail outdoor sports articles and accessories related to activities as mentioned in 1.1. 1.6 operate as a tourist information bureau, recreation agency, visitors centre or company that provide (or can provide) specific information on activities mentioned in 1.1. 1.7 provide or organize journeys, holidays and day trips as mentioned in 1.1. 1.8 consider that they fit into the scope of the fair, to be assessed by the organizer. 2. Location and time The FWB will take place: In the Netherlands on Saturday March 1st and Sunday March 2nd 2014 at the RAI Exhibition Centre in Amsterdam and in Belgium on Saturday January 18 th and Sunday January 19 th 2014 at the Nekkerhal in Mechelen. 3.

Opening hours Visitors: The FWB is open to visitors on both days from 10:00 to 17:00 hours. Participants: Admission one hour before and half an hour after opening hours for visitors, and during the period for building up and dismantling of the stands.

4. Building up and dismantling Exhibitors building their own stands can do so on the Thursday prior to the fair from 12:00 onwards. Exhibitors opting for our uniform stands can fit out their stands on the Friday prior to the fair from 12:00 hours onwards. The construction of the stand must be ready by Friday at 21:00, unless otherwise agreed with the organizer. After this time, the organizer is entitled to place at the expense of the exhibitor at least a back wall and to lay carpet. The interior of the state after that date can be finalized. Dismantling of the stands starts on Sunday after 17:00 hours, with exception of the stands in Hall 8 Amsterdam RAI. From 19:00 hours the actually breaking down of the stands can start. At night at 02:00 hours the halls have to be handed over empty. If participants use uniform stand building, the stand has to be cleared up completely before Sunday 19:00 hours. Dismantling of own stand must have been started before 21:00 hours.

50

Fiets en Wandelbeurs 2014





Dismantling of all stands must take place at the prescribed times. The organizer publishes all information on the website for exhibitors. If a stand is not dismantled, or left in the original condition in time, the participant will be liable to pay the extra costs. During the construction and dismantling safety rules apply. The wearing of safety shoes and helmets are mandatory at the times indicated. Basically this is prior to Friday 12:00 hours and after Sunday 19:00 hours.

5. Stand and design 5.1 A stand is at least two meters deep. 5.2 Participants should explicitly should take into account the character and atmosphere which the organizer of the FWB has in view, which include a decent back and carpeting. The use of audio and other audiovisual equipment must be limited so that other stands are not hindered in their regular presentations. The organizer will be the final judge of this. 5.3 Materials brought into the stand hired should not exceed the available space. Participants must at all times follow the instructions given by, or on behalf of, the organizer. In addition, participants must comply with the fair buildings’ own rules, which can be find on the website of the organizer. Back walls must be placed at least 2 meter from the aisles. Maximum height of stands is three meters, provided that there is space to build that high. The organizer can allow exceptions to this building height. A written request to allow this should reach the organizer by January 1st 2014 at the latest. If this request is submitted too late or not at all, any loss suffered or any stand adaptation required will be at the participant’s own risk and costs. The organizer will mark the stand with alphanumeric characters on the stands to indicate the location in the hall. The outside finish of the stand visible to the visitors should be complete. 5.4 The design of non-standard stands must comply with the character and atmosphere of the FWB the organizer has in mind and indicated, and must be submitted to the organizer on January 1st 2014 at the latest. Constructional designs will be submitted to the department of the government responsible for structures and buildings. No objects may be attached to the ceiling or the roof of the building. 5.5 After use, participants must leave the standard stand they have hired in the same condition it was at time of hiring, to the satisfaction and judgement of the organizer. If the stand is not returned in its original condition after use, or goods or other items have been left behind, the organizer can have the stand repaired or the materials removed at the participant’s cost. 5.6 During the opening hours of the FWB, the stand must be fully equipped and manned. 5.7 The organizer reserves the right to allocate stands to participants in accordance with his own views. Participants cannot derive rights from arrangements or maps sent to them in the planning stage. The organizer can change the arrangement of the stands at any time. 5.8 Participants are not allowed to provide in whatever way in the catering for the visitors without explicit permission of the organizer. 6. Technical provisions For the provision of electrical and water supplies in a stand, a request must be submitted using the appropriate form and procedure and sent to the company sub-contracted to do this work by the organizer. This company will provide the requested supplies. Participants are not allowed to make their own provisions or facilities, nor to extend or change the provisions supplied. Participants are obliged to

follow the rules given on the website.

of (part of) the rent or any other compensation.

7. Payment 7.1 Participants must pay the rental costs of the stand within 21 days after receipt of the invoice. If the invoice date is less than 21 days before start of the FWB, then at the latest on the Wednesday before the show date. 7.2 If the payment is not made when due, the participant forfeits the right to take part in the FWB. However, the participant is still contractually bound to pay the rental costs when this occurs. 7.3 Provisions requested after submission of the registration form will be invoiced later. These must be paid also within 21 days. 8. Cancellation A participant can only cancel his/her registration by sending a letter of cancellation to the organizer by registered mail. The date of the postmark will be taken as the cancellation date. Cancellation costs due are: • when cancelled within 14 days after receipt of the invoice: 50% of the total amount plus VAT • when cancelled more than 14 days before the stands will be erected: 75% of the total amount plus VAT. For FWB Amsterdam this is February 12 th 2014, for FWB Mechelen this is December 31th 2013 • when cancelled after this date: 100% of the total amount plus VAT. 9. Liability 9.1 All participants are liable for damages suffered by the organizer or third parties as a result of their participation in the FWB. 9.2 The organizer cannot be held liable for damage to or loss of goods during the FWB, the preparation phase and the dismantling period. 9.3 The organizer cannot be held liable for damages caused by visitors to the FWB. 9.4 The organizer cannot be held liable for damage or physical injuries resulting from a defect in the construction of the stand or the provisions therein.

13. Cancellation FWB 13.1 At all times the organizer has, due to special circumstances, the right to decide that the FWB or parts of it, will be cancelled, or will continue at another location or time. 13.2 Should the above occur, the organizer cannot be held liable by the participant for any damages, unless the organizer can be held to have indulged in foul play or committed gross negligence. 13.3 If the FWB is cancelled or held in another location, the participant has not the right to observe or renounce the agreement, unless the organizer can be held to have indulged in foul play or committed gross negligence. 13.4 Should circumstances of the kind mentioned in 13.1 occur, the rent minus a proportionate part of the costs incurred by the organizer will be returned to the participant. If a participant has not yet paid the rent, it will be with due regard to the above. 13.5 Participants have no right to postpone payments. 14. General 14.1 The organizer decides whether a potential participant will be accepted to the FWB. 14.2 The participant should not behave in a way that can possibly put the safety of the visitors to the FWB and other participants or the premises at risk. If the organizer observes such behavior, he has the right to remove the participant concerned without prior warning from the FWB. The participant has no right to restitution of (part of) the rent or any other compensation. 14.3 This agreement is subject to Dutch law. 14.4 The general conditions of participation are explicitly excluded from this agreement.

Holcus Buiten BV Handelsregister (Company register) number 34272134

10. Insurance The participants must have third party (public liability) insurance for the duration of the FWB, including the periods of time needed for building up and dismantling of the stands. 11. Special Offers Special offers during the FWB may only be made on products or services for the 2013/2014 season. Products, services and promotional material can only be offered to visitors within the borders of the rented stand. In view of the informative character of the event, participants can offer only one product or service at a discount. More discounts are not allowed. If the above mentioned conditions are not met, the organizer can remove the special offer from the stand. The organizer has the right to set rules that participants are obliged to follow. 12. Dissolution and default 12.1 In the event of complete or partial non-compliance with the above, the organizer has, after having given a verbal warning, the right to end the agreement with immediate effect. This will then result in a withdrawal of the participant from the FWB with no rights to restitution of (part of) the rent or any other compensation. The organizer also has the right to ban the participant from future events. 12.2 When a participant is engaged in (promoting) other activities than those stated in the registration form, the organizer has the right to remove the products or services concerned, if not the participant, from the FWB. The participant has no right to restitution



colofon fotografie Erik van den Boom p.12, 16, 17, 22, 26, 27, 34, 36, 38, 44, 47 Robert Boons p. 2, 4, 6, 8, 10, 17, 18, 21, 24 Dennis Koomen cover Wim Patry p. 40 Maaike Pfann cover Maarten Smit p. 32 Johan Stuijt cover ontwerp kitty molenaar druk Joh. Enschedé Amsterdam

Fiets en Wandelbeurs 2014

51

De Fiets en Wandelbeurs wordt georganiseerd door Holcus Buiten BV T +31 (0)20 600 25 79 F +31 (0)20 695 80 85 [email protected] postadres Postbus 550 NL-1110 AN Diemen

Mechelen Nekkerhal bezoekadres Weesperstraat 118 Q NL-1112 AP Diemen

zaterdag 18 - zondag 19 januari Saturday 18th - Sunday 19th January

Amsterdam RAI zaterdag 1 - zondag 2 maart Saturday 1st - Sunday 2nd March De Fiets en Wandelbeurs is een geregistreerde merknaam van Holcus Buiten BV. The Fiets en Wandelbeurs is a registered trademark of Holcus Buiten BV.