Constitution du club Les Centurions de Saint-Jean

Constitution du club Les Centurions de Saint-Jean Première Révision effectuée le 27 septembre 2008 Deuxième Révision effectuée le 12 septembre 2012 Troisième Révision effectuée le 17 mars 2013 Quatrième Révision effectuée le 2 septembre 2013 Article I : Nom et raison d’être i. Le nom du groupe est Les Centurions de Saint-Jean. Ce groupe est formé avec le but de donner l’opportunité de jouer les sports aux étudiants du Campus Saint Jean. Il est aussi formé pour développer un sens de fierté de la langue et communauté entre les étudiants et les membres de la communauté francophone. Un dernier but est de donner l’occasion aux étudiants d’épanouir leur vocabulaire en parlant avec les autres francophones dans un milieu social. ii. Le club des Centurions de Saint-Jean est officiellement reconnu par l’Association des Universitaires de la Faculté Saint-Jean (ARSFJ) et opère aux niveau de l’Université de l’Alberta et du Student’s Union de l’Université de l’Alberta. Le club est sujet à tous les règlements et politiques de l’Université de l’Alberta et du Students’ Union de l’Université de l’Alberta. Le groupe doit aussi adhérer aux lois et procédures locales provinciales, et fédérales. Article II : Membres et Frais Les membres de Les Centurions de Saint-Jean sont des étudiants de l’Université de l’Alberta qui s’inscrivent au club. Les frais d’inscriptions pour l’équipe de division 2 sont de 150$ par joueur et pour l’équipe de division 3 sont de 100$ par joueur. Les membres du club qui ne font pas parti d’un équipe devront payés 55$ pour participer au pratique et les mini tournoi. Les frais sont basés sur les coûts budgétés et prévus pour la saison 2013/14 (Pratiques, Tournois, Inscription de la ligue, varia). Article III : Membres Exécutifs i. Les membres de l’exécutif sont :  Président/Gérant  VP Vie Sociale  VP Finances  VP Publicité Division 2  VP Publicité Division 3  Gérant Alterne ii. Les tâches générales de tous les membres de l’équipe seront les suivantes : a) Il est donc l’obligation des tous membres de l’organisation des Centurions de Saint Jean d’utiliser, encourager l’utilisation de la « lingua franca » de la Faculté Saint Jean sur le campus de celle-ci ainsi que toutes activités officielles des Centurions b) Journée des joutes : les membres de l’équipe des Centurions qui jouent cette journée sont de demander de s’habiller professionnellement (minimum chemise et soulier propre) pour leurs match.

c) Assister, participer et voter aux réunions générales, aux assemblés et aux réunions spéciales. d) Assister à tous les événements du club dans la mesure du possible. e) Être des représentants du Campus Saint-Jean à la communauté francophone. iii. Les rôles spécifiques de l’exécutif de l’équipe seront : 

Les rôles du Président/Gérant: o Participer aux réunions du conseil o Planifier et gérer les réunions et les assemblées générales o Communiquer avec les membres de Les Centurions de Saint-Jean et Campus Recreation o Administrer le compte de banque des Centurions de Saint-Jean o Communiquer avec l’AUFSJ, le SU et les autres clubs du CCC o Promouvoir les activités des Centurions de Saint-Jean o Détient l’autorité signataire du compte de banque



Les rôles du VP Vie Sociale sont o Participer aux réunions du conseil o Organiser les événements pour les Centurions de Saint-Jean o Promouvoir les activités des Centurions de Saint-Jean

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Les rôles du VP Finances sont : o o o o o

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Participer aux réunions du conseil Créer et maintenir le budget Administrer le compte de banque de Centurions de Saint-Jean Promouvoir les activités des Centurions de Saint-Jean Détient l’autorité signataire du compte de banque

Les rôles des VP Publicité sont : o o o o

Participer aux réunions du conseil Créer les affiches pour tous les événements des Centurions de Saint-Jean Parler aux journaux, stations de radio/télévision Promouvoir les activités des Centurions de Saint-Jean

Note : La différence entre VP Publicité Division 2 et VP Division 3 est qu’il œuvre dans la promotion de l’équipe qui est spécifique à leur poste. 

Les rôles du Gérant Alterne : o Participer aux réunions du conseil o Communiquer avec les membres de l’autre équipe o Diriger l’équipe aux jeux

Article IV : Réunions i. Une assemblée générale doit se faire à chaque semestre. Les membres du club seront avertis d’une réunion par courriel. L’ordre du jour sera inclus avec le courriel. Le quorum pour que la réunion soit valide est 30% des membres. Pour passer un vote, il est nécessaire d’avoir la majorité (50% + 1) en faveur. ii. Une assemblée d’exécutif peut se faire n’importe quand il y a une affaire administrative, législative, ou exécutive qui doit être adressé. Il est nécessaire d’avoir au moins deux réunions par semestre. Le quorum pour que la réunion soit valide est 50% des membres de l’exécutif présent. Pour passer un vote, il est nécessaire d’avoir au moins 75% de l’exécutif en faveur. Article V : Les Élections Le Gérant/Président, VP Vie Sociale et le VP Finances sont élus chaque année en mars à l’assemblée générale. Les autres postes : VP Publicité Division 2, VP Publicité Division 3 et Gérant Alterne sont remplis par vote à l’assemblé général en septembre. Un membre peut se présenter comme candidat n’importe combien d’années de suite. a. Éligibilité : i.

Pour se présenter comme candidat et pour maintenir un poste de l’exécutif, l’individu en question doit être inscrit en tant qu’étudiant de l’Université de l’Alberta

ii.

Pour pouvoir voter lors des élections en mars, un membre doit avoir payés ses frais d’inscription. Pour pouvoir voté lors des élections en septembre, l’individu doit avoir été inscrit pour le club au début de l’année scolaire.

b. Supervision des élections i.

Les élections du mois de septembre seront seront supervisées par le Président, le VP Finances et le VP Vie Sociale. Les élections du mois de mars seront supervisées par le VP Publicité Division 2, VP Publicité Division 3 et le Gérant Alterne.

c. Procédé des élections i.

La liste des postes et la responsabilité de chaque membre doit être lu à la réunion.

ii.

Par la suite, les membres de l’exécutif peuvent nominer un membre pour combler les postes qui sont vacant ou quelqu’un peut soumettre sa propre candidature.

iii.

Le vote sera ensuite fait par main levée et le/la candidat(e) qui aura reçu la majorité des votes sera élu. Si une égalité se produit, le/la président(e) a le vote finale et aura un délai maximum de dix(10) minutes pour annoncer le/la gagnant(e).

d. Contestation des élections : i.

Un candidat ou un membre des Centurions peut contester les résultats des élections au plus tard une semaine après les élections. Le candidat ou membre qui interjette le contestation va se présenter devant l’exécutif et la contestation va passer s’il est voté majoritairement par l’exécutif. Dans ce cas, les résultats de l’élection précédant seront annulé et une nouvelle élection devra avoir lieu.

ii.

Si un membre de l’exécutif ne peut plus occuper sa fonction ou est enlever de son poste (selon L’Article VI) ou si personne ne soumet sa candidature lors des élections, c’est la responsabilité du Président de trouver un remplaçant pour la position. Le remplaçant doit être appuyé par un vote de 2/3 de l’exécutif.

Article VI : Finances i. Contrainte de temps fiscale a. L’année fiscale des Centurions de Saint-Jean est du 1er mai au 30 avril b. Le président ou le VP finance sont responsable de faire des dépôts lorsque la somme de la « cash box » atteint 500$ ou plus.

ii.

c. Les relevés de comptes et le budget doivent être gardé dans un endroit sécuritaire par le président ou le VP finance. Les relevés de comptes et tout autres documents financiers doivent être détruit après deux (2) ans. Budgets a. Le VP finance est responsable du budget. Il doit présenter le budget de l’année à l’assemblé générale et doit être approuver par la majorité (50% + 1) lors d’un vote.

iii.

Dépenses et remboursement a. Le VP finances et le président doivent approuvées toute dépense pour Les Centurions de Saint-Jean avant que ceux-ci soit faites. b. Les membres du club peuvent être remboursé pour des dépenses autorisées autant que leurs demandes de remboursement soient faites, avec reçus originaux, pas plus que deux (2) semaines après la transaction.

Article VI : Enlèvement d’un membre exécutif Dans le cas ou le comportement d’un membre de l’exécutif n’est pas acceptable une réunion avec tous les membres de l’exécutif prendra place avec le membre en question. L’exécutif entendra la plainte du membre en question et déterminera par vote si on devrait enlever ce membre du poste. La décision pour enlever ce membre doit être unanime.

Article VII : Les amendements à la constitution Pour les amendements à la constitution tous les membres du club auront la chance de voter et donner leurs opinions dans les assemblés générales du club. Pour passer un amendement il faudra avoir un vote de la majorité des membres présent à l’assemblé général.

Article VIII : Bourse Liam Murphy Bourse de 250$. Discerné au joueur qui a démontré le plus de participation et contribution au club de hockey des Centurions de Saint-Jean, le Campus Saint-Jean et la communauté francophone. Ce prix sera déterminé par l’exécutif et ne peut pas inclure les membres de l’exécutif. Article IX : Dissolution Le club peut être dissout par un vote de 75% lors d’un assemblée générale spéciale. Une mention écrite doit être donnée à tout les membres du club au moins 90 jours avant cette assemblée. Le club est automatiquement dissout si le nombre totale des membres est moins de dix (10). Après la dissolutions le président le VP finances on la responsabilité de délégué tout les fonds monétaire ainsi que tout biens matériels du club à l’AUFSJ et de fermé le compte de banque.