Derde netwerk Kwaliteit Dinsdag 23 november 2004 Hotel Errera 9u – 13u30u Koningsstraat 14 1000 Brussel
Syntheseverslag workshop 1: Zelfevaluatie / Self Assessments 1. Voorstelling deelnemers Aan iedere deelnemer werd gevraagd zich voor te stellen en uit te leggen welke kwaliteitsaanpak in hun afdeling of administratie momenteel uitgevoerd wordt. Er wordt voorgesteld dat eenieder een fiche opstelt met deze gegevens, zodat binnen het netwerk met kennis van zaken eventuele hulp of ondersteuning kan geboden worden. 2. Presentatie van de aanpak binnen AAAD - LIN Helena de Clercq vertelt hoe zij bij Administratie Algemene Administratieve Diensten (AAAD) bij het departement Leefmilieu en Infrastructuur, het kwaliteitsgebeuren beleven. De kwaliteitsaanpak en de communicatie binnen hun administratie wordt geïntegreerd binnen het EFQM model. De start werd gegeven door de Directeur-generaal en de Afdelingshoofden. De zelfevaluatie op basis van het EFQM model werd door alle leidinggevenden uitgevoerd. Het resultaat van de EFQM zelfevaluatie en de prioritaire keuzes van de verbeterprojecten werden getoetst aan ; - de teksten van de regeringsverklaring - wat in de beleidsverklaring van AAAD verwacht wordt - en wat het Departement van AAAD verwacht. Er wordt gesteld dat deze aanpak overeenkomt met manier waarop men in de profit organisaties dikwijls ook de prioritaire keuzes van verbeterprojecten bepaald. De analyse van de EFQM zelfevaluatie wordt getoetst aan het vooropgestelde business- plan. Conclusie: binnen de AAAD begint iedereen “zich te herkennen” in het EFQM model. 3. Interactie met de andere deelnemers
Lies De Schrijver, kwaliteitscoördinator bij de Administratie Ondersteunende Studies en Opdrachten (AOSO) bij het departement Leefmilieu en Infrastructuur, legt op haar beurt uit hoe binnen AOSO de EFQM zelfevaluaties werden uitgevoerd. Er werd sedert 1998 gestart met een EFQM aanpak. Een kwaliteitscel bestaande uit vijf personen heeft met de hulp van een externe consultant de implementatie van EFQM uitgevoerd. Er werd massaal intern gecommuniceerd over de EFQM aanpak incluis de resultaten van de zelfevaluaties en de uitgevoerde verbeterprojecten. Veel opleidingen werden verzekerd door de externe consultant. Toch werd recent gekozen om eerst nog een ISO certificatie te halen op het niveau AOSO.
Het mag duidelijk zijn dat inzake implementatie van EFQM en CAF naast AOSO, reeds verschillende administraties en afdelingen, als voorbeeld of benchmark kunnen gezien worden voor de andere collegae. De aanpak op basis van een EFQM zelfevaluatie binnen de Afdeling Bos en Groen (kwaliteitscoördinator Chris Meganck), de DAB Loodswezen (Kwaliteitsdirecteur Ronald Delaporte) en de aanpak binnen DAB VLOOT (kwaliteitscoördinatrice Heidrun Lermyte) kunnen als voorbeelden van een goede implementatie gezien worden. Een voorbeeld voor het opmaken van een CAF dossier (CAF dossier AWZ 2003) is voor geïnteresseerden binnen ons netwerk, eveneens beschikbaar bij Inge Lynen. Op de vraag van een deelnemer welk kwaliteitssysteem of zelfevaluatie aanpak “het beste is” voor een afdeling of administratie antwoord Roland Verkest dat iedere kwaliteitsaanpak goed is, als men het maar effectief uitvoert. Voor de administraties en/of afdelingen die willen starten met een Zelfevaluatie, is het CAF zelfevaluatie model een zeer goede aanpak.Het is een zelfevaluatie model dat specifiek, op Europees niveau, aangepast werd voor de publieke sector. Het CAF model is afgeleid van het EFQM zelfevaluatie model. Na enkele jaren het CAF model te hebben toegepast kan dan overgestapt worden naar een meer doorgedreven EFQM zelfevaluatie. 4. Specifieke behoeften en vragen van de deelnemers van de werkgroep Algemeen - gedetailleerde informatie over verschillende kwaliteitssystemen en mogelijke toepassingen ervan - integratie van de verschillende benaderingen, EFQM/CAF, BSC, ISO, ….? - hoe een gekozen kwaliteitssysteem uitvoeren en implementeren ? - hoe kennis “delen” binnen het netwerk ? - wie in ons netwerk is bezig met wat op het vlak van kwaliteit ? - waar binnen de Vlaamse overheid is men bezig met welke kwaliteitssystemen? Antwoord: er zal een inventaris worden samengesteld door en voor de leden van het netwerk die op de site gepubliceerd zal worden Concreet - welke stappen dienen gevolgd te worden om een CAF – evaluatie uit te voeren op korte termijn? Antwoord: tijdens de opleiding die in het kader van het derde kwaliteitscongres worden voorzien wordt hierop dieper ingegaan - wie kan hierbij ondersteuning bieden? Antwoord: vragen tot ondersteuning kunnen gemeld worden aan
[email protected]
Verslaggever:
Roland Verkest medewerker Netwerk kwaliteit AZF European Accredited Assessor EFQM
