Documentación. El documento

Tema 2. El Documento • Clasificación. Los documentos tienen una doble naturaleza estructural: por un parte, un soporte material (estructura fÃ−sica); por otra, la información contenida (estructura lógica). Su finalidad última es comunicar y es por tanto gracias a ellos que las sociedades humanas han transmitido su cultura a través del espacio y el tiempo. ♦ Estructura fÃ−sica: el soporte. La evolución de los soportes documentales ha sido algo fundamental. Desde la aparición de la imprenta casi todos los documentos se han asociado a lo impreso en papel, sin embargo poco a poco han ido surgiendo nuevos soportes que han alterado de forma importante esta consideración. Tomemos como ejemplo la aparición de las microformas en los años 20 del siglo pasado, con las microfichas la conservación de los documentos se veÃ−a favorecida en dos aspectos fundamentales: 1) el espacio se redujo considerablemente y 2) la durabilidad de los documentos aumentó. Ya en la década de los 70 con la revolución de las nuevas tecnologÃ−as, la informática cambió por completo los soportes documentales. ◊ Principales soportes documentales utilizados actualmente para la distribución de la información. Soporte

Papel

TipologÃ−a

Impreso

CaracterÃ−sticas Futuro • ErgonomÃ−a de la lectura (acceso directo a Tendencia a la la baja, siendo información, sustituido por buen otros soportes. contraste,...). • Poca densidad de información (mucho espacio).

Microficha Microfilm • PelÃ−cula (en fichas Magnético Cinta o cinta enrollable) Digital sobre la que se imprimen imágenes reducidas. • No hay Sustituidos desgaste por los soportes magnéticos y ópticos, Microformas más

Acceso en • Almacenan lÃ−nea (on una line), el usuario gran no compra el cantidadsoporte sino de que paga por datos. consultar el • Rápido contenido del acceso documento. 1

de los documentos. • No ocupa mucho espacio. Disco • Necesita Disquete una máquina especÃ−fica

à ptico

a la información. • Información multimedia

• Lectura por láser. • Almacenan una Incremento gran de su cantidad utilización. de datos. • Buena conservación. • Información multimedia.

audio(79) CD

foto ROM(85) DVD ♦ Estructura lógica: el contenido. PodrÃ−amos decir que, desde el punto de vista de la información contenida, el documento es un conjunto de datos que dan a conocer algún aspecto de la realidad y que permite aumentar el conocimiento, orientar las decisiones, etc... La información que se registra en un soporte puede adoptar tres formas básicas y dos combinadas: ⋅ Texto: se basa en un código de signos y es la forma con mayor peso en nuestra cultura ya que el soporte impreso lo ha privilegiado. ⋅ Imagen: puede ser fija o en movimiento. Es el primer tipo de información conocida y la primera manifestación de esta forma de comunicación data de la prehistoria. En la actualidad las imágenes lo invaden todo, sobre todo a partir de su expansión en el siglo XX, pero su verdadera importancia como documento se observa con la imagen en movimiento. ⋅ Audio: su principal problema es la conservación sobre todo debido a la inexperiencia de las técnicas de grabación y a que los primeros soportes no eran adecuados. ⋅ Audiovisual (imagen y sonido): su aparición está ligada a la del cine sonoro. Existen diversos soportes como el celuloide que fue dando paso a los soportes digitales. ⋅ Multimedia (texto, imagen y sonido). ◊ Diferencias entre los tipos de documentos según su contenido. • Documentos administrativos o de gestión.

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Son generados por una persona o institución en el ejercicio de su actividad profesional, tienen por ello un carácter único y un destinatario preciso. Estos documentos son el objeto de estudio de la archivÃ−stica. • Documentos bibliográficos o cognitivos. De ellos se elaboran muchas copias ya que su destinatario es el público general. Su contenido puede ser cultural o cientÃ−fico. La documentación es la ciencia que se encarga del estudio de estos documentos. La diferenciación de estos dos tipos de documentos determina también una tipologÃ−a de centros de información: Centro

Archivos

Tipo de documento Función Conservar la memoria Documentos histórica de una administrativos persona u organización Documentos bibliográficos Fuentes de carácter general

Biblioteca pública

Facilitar el acceso de toda la colectividad a Centros de recursos culturales Documentos documentación de bibliográficos e informativos. medios.

Recopilar información de materias especÃ−ficas útiles para un segmento de la población.

Fuentes especÃ−ficas ◊ Tipos de fuentes documentales según su contenido informativo. • Fuentes documentales primarias. Contienen información nueva y original puesto que reflejan los resultados directos de la investigación o de la creación artÃ−stica. existen varios tipos: ⋅ Libros y folletos (ISBN): la única diferencia es la extensión (los segundos llegan a un máximo de 50 páginas). Son publicaciones unitarias, sin seriar y cuyo contenido coincide con el de las monografÃ−as (no literario) pudiéndose distinguir entre contenidos artÃ−sticos o de investigación cientÃ−fica. ⋅ Publicaciones oficiales: son editadas por una institución (organismo gubernamental), se trata de publicaciones periódicas que registran su actividad (BOE, BOJA,...). 3

⋅ Publicaciones periódicas (ISSN): se suceden en orden numérico cronológico, bajo un tÃ−tulo común y en un número indefinido. Normalmente la periodicidad no es superior año (diarios, revistas -de carácter general, de divulgación cientÃ−fica, especializadas-,...). ⋅ “Literatura gris”: no figura en los canales comerciales de divulgación, no tiene publicidad y está dirigida a un público muy especializado relacionado con la investigación cientÃ−fica y el ámbito académico (tesis doctorales, informes técnico-cientÃ−ficos, patentes, normas, actas de congresos, jornadas y encuentros,...). • Fuentes documentales secundarias. Son producto del análisis documental y de la organización de la información. Permiten localizar e identificar las fuentes de documentación primarias. La tipologÃ−a es la que sigue: ⋅ BibliografÃ−as: son listados de referencias de publicaciones primarias que se establecen con un criterio definido y pueden ser: • ámbito geográfico (ARIADNA -bne.es-,...). • temáticas: especializadas, comerciales (ISBN, editoriales, books in prints,...),... • publicaciones periódicas (ISSN, Ã−ndices de artÃ−culos -CSIC-,...). ⋅ Catálogos (sist. OPAC): están asociados a un fondo fÃ−sico, es decir, que en ellos puedo localizar fÃ−sicamente la referencia. Pueden ser: • colectivos (REBIUN, CIRBIC-CSIC,...). • editoriales. • Obras de referencia. Su caracterÃ−stica fundamental es que comparten rasgos de la fuentes primarias y las secundarias. La información que contienen no es novedosa, original, sin embargo van más allá de la referencia documental. Dan respuesta a una necesidad informativa de manera concreta e inmediata, sin embargo esa rapidez tiene detrás una trabajosa tarea de elaboración. Por su valor o por su volumen, suelen estar excluidas de préstamo en los centros de documentación. Otras dos caracterÃ−sticas son la flexibilidad en cuanto a su categorización y la heterogeneidad, ya que hacen referencia a una gran cantidad de fuentes muy diversas. Obtenemos asÃ− una tipologÃ−a bastante amplia: ⋅ Diccionarios: son recopilaciones ordenadas, generalmente alfabéticamente, de palabras de una o más lenguas, que pueden ser también de términos de una ciencia o materia, con sus definiciones pertinentes. Pueden ser: • lingüÃ−sticos: nos permiten consultar (DRAE, Diccionario de usos del español de Mª Moliner,...). • terminológicos: están más orientados al conocimiento ya que añaden información adicional sobre cualquier materia. ⋅ Enciclopedias: surgen en Francia en el siglo XVIII con la pretensión de atrapar todo el saber humano en una misma obra. Han sido las primeras obras 4

que se han integrado con las NNTT, presentándose en formatos digitales, etc., además, la red se está convirtiendo en una gran enciclopedia virtual, si bien la calidad no es la misma. Tienen una autorÃ−a colectiva y son similares a los diccionarios, sobre todo los terminológicos, por lo que la diferencia está básicamente en la extensión, además cuentan con varios Ã−ndices y ofrecen una información mucho más detallada, si bien presenta una notable dificultad a la hora de actualizar los datos. Las hay de varios tipos: • históricas, • generales/especializadas, • nacionales/nacionalistas, • nivel educativo,... ⋅ Repertorios biográficos: es un especie de enciclopedia especializada que recopila la vida de los personajes que en él se recogen, a través de fuentes primarias como las autobiografÃ−as, las biografÃ−as (autorizadas y no) y otras obras que no son puramente biográficas pero que sÃ− puedan recopilar pasajes biográficos. ⋅ Directorios y guÃ−as: son listados (generalmente de nombres, cargos, etc.) que se refieren a una materia y que suelen proporcionar datos mÃ−nimos y esenciales, variando su extensión. Entre ellos podemos encontrar los directorios de personajes que pueden ser más o menos sencillos y resultan muy útiles a la hora de localizar cargos, personajes, empresas, instituciones,... (www.la-moncloa.es -agenda de la comunicación-). ⋅ Anuarios/EstadÃ−sticas: en cuanto a los primeros, no deben confundirse con las cronologÃ−as ya que éstos ofrecen un balance de lo sucedido en el año, recopilando datos estadÃ−sticos o realizando un análisis, o ambas cosas. Los anuarios suelen ser editados por los medios de comunicación (los de El PaÃ−s y ABC son los de más prestigio) o por empresas privadas. Las estadÃ−sticas tienen que ver con la actualización constante de datos y permiten, entre otras cosas, la elaboración de la información (periodismo de precisión). Parten tanto de la iniciativa pública (INE, EUROSTAT,...), como privada (informes anuales del BBVA). ⋅ CronologÃ−as: es una recopilación de datos sobre un Ã−ndice de fechas. ⋅ Atlas/Mapas: permiten localizar espacios geográficos o polÃ−ticos, incluso pueden contener estadÃ−sticas.

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