Evaluación de la información de sistemas contables automatizados

Unidad VII Auditoria de la información procesada por el sistema 7.1 Obtención de elementos de juicio validos y suficientes. 2.5.1 Evaluación de las actividades de control y ver si se deposita confianza en ellos: identificación de los controles. Ej. ciclos de actividad Conviene realizarlo al comienzo. 2.5.2 Cotejo de los EE.CC. con registros de contabilidad: en aplicaciones contables listado impreso. 2.5.3 Revisión de la correlación entre registros y entre estos y la documentación comprobatoria: de un subsistema (compra−ventas por ej.) de contabilidad y puntear con los comprobantes. Pedir un listado para papel de trabajo. 2.5.4 Inspección ocular: • toma de inventario (estado de stock a una fecha determinada). • Arqueo de caja (flujo de caja) Planilla de caja del sistema −manual− Corte al cierre del día para realizar el arqueo (Sistema en tiempo real) 2.5.5 Confirmación de saldos con 3º: hoy potenciada con la capacidad del computador porque se puede circularizar a todos. 2.5.6 Comprobaciones matemáticas: se cambia el concepto de muestra por revisión integral. 2.5.7 Revisiones conceptuales: el auditor lo realiza analizando situaciones que funcionan en forma relacionada. En base a elementos de juicio (dos por lo menos). Ej. ventas, se realizaron como corresponde, fueron cobradas, etc. Requieren un análisis racional.− 2.5.8 Comprobación de información relacionada 2.5.9 Comprobaciones globales de razonabilidad: programas que manejan rangos. Ej. cta. cte.: que un saldo no supere x monto, vtas.: kiosco no mayor a 1000. En forma manual es operación por operación. 2.5.10 Examen de documentos importantes: Es probable que estén hechos a través de un procesador de textos. 2.5.11 Preguntas a funcionarios y empleados del ente: la computadora puede imprimir los cuestionarios. Evidencias: dan respaldo a un informe. •

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Pueden clasificarse en: • s/ el esfuerzo requerido: ♦ natural: obtenida por el auditor a través de los sentidos: inspección ocular. ♦ creada por el auditor: probar un cálculo matemático, confirmaciones de saldos, minicompañia. ♦ derivado de una argumentación: tiene un grado de complejidad adicional y para conducir la evidencia la solicito: elementos racionales, lógicos. Ej. secuencia y operaciones separadas debemos hilvanarlos y si se produce una desviación debemos argumentarla. ♦ racional: hace falta un razonamiento por parte del auditor. Ej. aplicamos el análisis de rangos y vemos las fluctuaciones de las ventas y la comparamos con la operatoria normal de la empresa. • s/ la fuente: • interna: generada dentro de la empresa. • externa: obtenida fuera de la organización normalmente a través de la circularización (proveed., clientes, bancos, organismos del Estado.) Requisitos de las evidencias: ♦ Pertinencia: referida al tema de análisis. ♦ Validez ♦ Suficiencia: que los procedimientos aplicados generen la cantidad necesaria para formar la opinión del auditor. La evidencia por computador va a requerir de ciertos conocimientos técnicos. La obtención de los elementos de prueba comprende aspectos de: • Confirmación (de saldos) • Comparación (de saldos de 2 gestiones distintas; o comparación de registros y documentos) • Razonabilidad (de saldos de registraciones) Ventajas de la obtención de elementos de juicio mediante el uso del computador: ♦ Análisis de todos los archivos. ♦ Reproceso de cálculos con gran celeridad. ♦ Cuantificación de partidas sin movimientos. ♦ Selección de muestras en forma sistemática o al azar. ♦ Posibilidad de seleccionar items que solo le interesan al auditor. ♦ Posibilidad de confeccionar en los sist. de control. Existen alternativas de controlar todas las transacciones. 7.2 Paquetes de auditoria. Paquetes especiales: nacen como una herramienta del auditor externo. Como hay diversidad de entes hay diferentes entornos y los programas especiales deberán adaptarse a ellos. Por ello se adopta más por el uso del auditor interno que ya conoce el entorno y los métodos de 2

procesamiento. Paquetes de auditoria: Conjunto de programas destinados a llevar a cabo funciones dentro de un entorno electrónico. Fciones.: ♦ seleccionar e imprimir datos de los registros. ♦ realización de cálculos Ventajas: ♦ ahorro de tiempo (horas hombre) en realizar el trabajo. ♦ el objetivo de la auditoria. ♦ Puede ser utilizado por un auditor con relativo poco conocimiento de informática. Desventajas: ♦ disminuye la eficiencia comparada con el programa especial. Etapas del paquete

El auditor le da la información de entrada y establece los requerimientos. Se deben respetar las reglas de sintaxis y de semántica. Luego el auditor realiza la prueba seleccionando parte de los registros y ve si se obtienen los resultados esperados. Funciones típicas de los paquetes • Creación: se crea un archivo de trabajo de auditoria. El programa lee el AM y crea otro archivo en base a los requerimientos y formatos que establece el auditor. • Actualización: actualizan el archivo de auditoria tomando como base un segundo AM o con un archivo de novedades. Necesito un procedimiento especial para actualizarlo porque el sistema normal de la empresa no prevé esto. • Resumen: de los registros de trabajos (montos totales del AM o parciales de determinados campos de los registros). • Clasificación: ordenar los registros originarios en una secuencia distinta para realizar cálculos, impresión de listados. • Intercalación: tomar registros de diferentes archivos para armar otro distinto. • Generación: generar nuevos archivos en base a requerimientos del auditor. • Impresión • Selección: de determinados registros para su posterior análisis, bienes o producción de stock para recuento físico. • Estratificación y análisis de frecuencia: realizan tablas o estratificar montos. Por ej. en cta. cte. • Impresión de pedido de confirmación de saldos Procedimientos de auditoria con paquetes 3

• Examen de los registros de acuerdo a criterios indicados por el auditor. Ej. revisar la cta. deudores por ventas por su monto o estableciendo limites (importes superiores a $1000) Revisiones de inventario. Stock excesivo. Verificación de movimientos bancarios para ver si existieron depósitos llamativos. • Verificar la confiabilidad de cálculos realizados por la empresa y ejecución de análisis cuantitativos para evaluar la razonabilidad de los saldos de la cta. del mayor general. ♦ si fueron correctamente amortizados los bienes de uso. ♦ Correcto cálculo de intereses. ♦ Correcto movimiento del inventario. • Comparación de información contenida en AM distintos (inf. cruzada): comparar movimientos de ctas. a cobrar en 2 periodos con saldos en 2 fechas distintas. Comparar archivos de nómina de haberes con personal. • Selección e impresión de muestras de auditoria. Empleo del paquete. Etapas a seguir en el empleo de un GAS. • Análisis de factibilidad y planeamiento: el auditor debe definir claramente el trabajo a realizar: ♦ analizar las características y complejidad del sistema y archivos a revisar. ♦ Documentación de archivos y sistemas. ♦ Disposición de personal altamente especializado en el caso de sist. complejos o cuando la documentación no existe o está incompleta. ♦ Colaboración del personal ♦ Criterio del auditor ♦ Compatibilidad del hardware y software con el paquete de auditoria. ♦ Estudio de economicidad. Horas hombre, tiempo del computador, materiales, etc. ♦ Preparar plan de tareas para las etapas siguientes. • Diseño de la aplicación: ♦ Actualizar información detallada del sistema a audita y sino se tuviera obtenerla. ♦ Definiciones de archivos. A utilizar y a crear. ♦ Confeccionar diagrama de lógica y general. ♦ Plan de prueba de la aplicación. De escritorio, por computador, etc. • Codificación y pruebas (de la aplicación) en hojas de codificación. • Corrida o procesamiento de la aplicación: ♦ utilizando AM de la empresa. ♦ Control del procesamiento. 7.3 Programa especial de auditoría. Programas desarrollados por el auditor o a su requerimiento para realizar tareas específicas. 4

Oportunidad ♦ Implica un factor sorpresa: permite hallar elementos importantes que no se hallarían en otra situación. ♦ Cuando pide información realiza los procedimientos, las verificaciones. ♦ Posibilidad de incorporar módulos permanentes. Tareas que puede realizar el programa especial de auditoria. • Realizar cálculos aritméticos. • Comparar el contenido de 2 archivos maestros. • Análisis de la antigüedad de saldos (potenciada) • Selección e impresión de saldos para hacer la confirmación. • Selección e impresión de muestras de auditoria. Con un cálculo estadístico se puede determinar el tamaño de la muestra o con un programa especial realizar una selección al azar. • Análisis de calidad de registros. Por ej. en el registro de contabilidad, no siempre están abiertos todos los campos del registro y el programa puede decirnos todos los campos que están en blanco y que tendrían que estar abiertos. • Comparar el contenido de un AM (proceso real) con un archivo de auditoria (resultado de un proceso simulado con datos reales) Características (comparándolo con un progr. de computación) • Es más simple (cálculos aritméticos, antigüedad de saldos, etc) • Parte de la tarea está realizada: ej. programas para comparar 2 AM, el diseño de los archivos ya están.− • Son menos programas que en un sist. de aplicación. • El auditor los puede hacer realizar en cualquier lenguaje de programación. Puede ser realizado: ♦ por el auditor ♦ por personal de la empresa ♦ personal externo ♦ programa estándar ♦ programas de aplicación o parte de ellos que se utilizan en la tarea de auditoria. Pasos para desarrollar un programa: similares para el desarrollo de una aplicación. • Finalidad − Objetivos (para qué) • Requerimientos de procesamiento. • Realizar diagramas de sist. donde se especifica entradas−procesos−salidas que comprende el programa. • Utilizar diagramas de lógica, tablas de decisión para especificar claramente los requerimientos y características del programa. • Codificación (escritura en lenguaje de alto nivel) del programa. Compilación. • Ejecución del programa. 7.4 Otras técnicas: programas utilitarios, hojas electrónicas, bases de datos. Programas utilitarios Sist. Operativo Básico: DOS (disk operative system)

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Fciones.: ♦ copiar archivos ♦ copiar directorios (conj. de archivos) ♦ renombrar (cambiar el nombre) ♦ compilar programas. ♦ Ver el contenido de archivos ♦ Proteger archivos o directorios. ♦ Borrar archivos o directorios o programas o parte de ellos. ♦ Detectar virus. Programas utilitarios que están en los sistemas operativos de las máquinas. Utilidades para el auditor de un sistema de procesamiento de la palabra. (Word) Fciones.: ♦ emitir los informes. ♦ circularización. Mailing ♦ papeles de trabajo en general. ♦ Comunicaciones internas (Memo) De no tener ésta ayuda tomaría mucho trabajo y tiempo. Sistemas de base de datos. Sist. que permite organizar información de archivos. Base de datos < −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− > Archivo Los datos son orientados a una aplicación destinados a distintas aplicaciones Busca la mejor información posible para que sirva a todas las aplicaciones de la mejor manera posible. Utilidad para el auditor: • estadística • generar archivos de trabajo (ej. nº de cta. − concepto − importe • sobre esta base de datos se puede combinar el mailing y realizar las circularización. Con todo esto el auditor puede realizar todas las tareas por sí solo. Hojas electrónicas en la tarea de auditoria. • Organización de datos. • Generación de informes. • Control de cálculos. • Fijación de parámetros. 6

• Interrelación entre variables (que se relacionan) • Comparación de datos. • Manipulación de archivos. • Generación de papeles de trabajo. • Selección de transacciones para su revisión. La herramienta más apta para marcar las pistas de auditoria no es la hoja electrónica. Puede utilizarse el administrador de base de datos. Excel Acces Word UTILITARIOS Un profesional adecuada y prolijo puede bastarse con estas herramientas y tener su informe. 7.5 El muestreo estadístico aplicado en la auditoría. Proceso de muestreo • Planificación de la muestra. • Determinación del tamaño de la muestra (cálculos estadísticos) • Selección (eliminar la subjetividad) • Examen • Evaluación de los resultados (formulas matemáticas) • Formulación de las conclusiones. Condiciones para el método estadístico • Masividad: sino es antieconómico. • Homogeneidad: que no existe muchas diferencias. Si existe hay que estratificarlas. Métodos para la selección de la muestra. • Muestreo de juicio (dirigido) • Prueba de bloques o conglomerado • Selección sistemática • Tabla de nº aleatorios Riesgos del muestreo: desviación aceptada del resultado de la muestra. Puede medirse a través de: • Precisión: es el margen de decisión aceptado por el auditor del valor obtenido en la muestra en relación con el verdadero promedio del universo. • Seguridad (nivel de confianza): margen de seguridad que indica la probabilidad de que las conclusiones extraídas sean representativas de lo que realmente ocurre en el universo. Comportamiento A mayor % de seguridad −−− mayor el tamaño de la muestra

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A mayor % de precisión −−− mayor el tamaño de la muestra Cuanto mayor es el universo −−− mayor el tamaño de la muestra. 9 Luis Gonzalo Omar Molina Bases de datos Procesamiento de la palabra

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