1
Välkommen till Tyresö församling! Vi önskar dig varmt välkommen till Tyresö församling. Det är viktigt för oss att du som nyanställd snabbt kan komma in i dina arbetsuppgifter, att du vet hur organisationen fungerar och att du vet vem du kan fråga om du behöver hjälp med något. Att ge dig som nyanställd en väl förberedd start vinner vi alla på! Den mesta informationen, dokumenten och blanketterna finns på vårt intranät. Tyresö församling: är ett enförsamlingspastorat i Stockholms stift är uppdelat i tre distrikt: Bollmora, Östra Tyresö och Trollbäcken har ca 28. 000 medlemmar av kommunens drygt 43.000 invånare har ca 60 anställda
Kontaktuppgifter Tyresö församling Kyrkogränd 14 135 43 Tyresö Tel: 08- 4109 37 00 E-post till församlingens medarbetare:
[email protected] Hemsida: www.svenskakyrkan.se/tyreso
Viktiga telefonnummer Michael Öjermo Anna Hedlund Pia Crona Anne Buss
Kyrkoherde HR- ansvarig Löner & IT Telefoni, ekonomi
08- 4109 37 04 08- 4109 37 57 08- 4109 37 54 08- 4109 37 55
2
Introduktion För att ge dig en väl förberedd start hos oss upprättar vi en introduktionsplan. Planen skall styra hur din första vecka/or skall te sig på arbetsplatsen. Planen kan innebära att dina kollegor hjälper till med delar av introduktionen. Ansvarig för introduktionen är din närmsta chef. Det är lämpligt att i början varva eget arbete med information så att du som ny medarbetare successivt kommer in i ditt nya arbete.
Chefens checklista Innan den nye medarbetaren kommer skall närmsta chef: Informera all personal i församlingen (omgående via mail samt på kommande personalmöte) Meddela växeln Kontakta den nyanställde i god tid före första anställningsdag för att bestämma tid och plats Kontakta kansliet för o Mobiltelefon o dator För detta behöver kansliet information om: namn, titel, anställningsform, fysisk placering, katalogtillgång på nätverket, eventuell tidigare anställning inom Svenska kyrkan, med tanke på befintlig/ tidigare mailadress. Normalt är datakonsulten på plats på torsdagar och kan lägga in nya användare). o Kontakta vaktmästeriet för: Nyckelkvittens larm- och låsrutiner brand och säkerhetsrutiner parkering o Om du inte själv har möjlighet att finnas på plats ska en introduktionsansvarig utses som tar emot, visar lokaler och presenterar nya kollegor. o Rundvandring: visa var toaletter, lunchrum och vilrum ligger visa plats för utgående och inkommande post, kopieringsmaskiner och fax samt material för arbetet. presentation av övriga medarbetare och ledningsgrupp Introduktion av verksamhetsstyrning och arbetsplatsen
Arbetsmiljö, arbetsredskap och skyddsutrustning samt eventuella risker i arbetet Sekretess Instruktion av dator, mail, telefoner samt mobiltelefoner Information om sjukanmälan och avvikelserapportering Genomgång av församlingens rutiner, handlingsplaner och policys Dela ut verksamhetsplan och församlingsinstruktion Information om den grafiska profilen Interna informationsvägar Genomgång av arbetsuppgifter och förväntningar på medarbetaren under den första tiden
Alla nyanställda skall dessutom under sin första arbetsvecka få en tid med kyrkoherden. Närmsta chef är ansvarig för att detta ordnas.
3
Församlingens organisation Kyrkofullmäktige Kyrkofullmäktige är det högsta beslutande organet i församlingen (KO, kap., 3, 1 §). och väljs genom direkta kyrkliga val. Kyrkofullmäktiges arbetsformer regleras i Kyrkoordningen. Kyrkoråd Ett kyrkoråd är församlingens styrelse (KO, kap. 4, 1 §) och utses av kyrkofullmäktige. I kyrkorådet ingår kyrkoherden som ledamot med rösträtt. Kyrkorådet har till uppgift att styra församlingens arbete så att det sker i riktning mot uppsatta mål. Kyrkorådet har ett antal utskott. Utskottens funktion är att framtidsspana, bereda, initiera och samordna strategiska frågor inom sina respektive områden. En instruktion skall finnas för vart och ett av utskotten. Kyrkoherde Kyrkoherden leder all verksamhet i församlingen (KO, 2 kap., 9 §) och har det yttersta personalansvaret för alla medarbetare. Kyrkoherden har dessutom det övergripande ansvaret för församlingens ideella medarbetare och är församlingens främste anställde företrädare.
Chefer och ledningsgrupp Kyrkoherden har ett antal chefer som leder arbetet i enheterna. De har i korthet ansvar för verksamhet, budget och sin personal. Cheferna och kyrkoherden, tillsammans med HR- ansvarig utgör församlingens ledningsgrupp.
Verksamhetsstyrning
1. FIN (vart fjärde år) a. Omvärldsbeskrivning & analys b. Vision c. Mål och teologisk idé 2. Budget och bokslut 3. Verksamhetsplan (varje år) a. Värdegrund (sociala relationer och förhållningssätt kollegor/ besökare) b. Huvudprogrammen c. Programmål/utvecklingsområden (se FIN) d. Aktiviteter 4. Befattningsbeskrivningar a. Individuella arbetsbeskrivningar (varje år efter VP i samband med utvecklingssamtal)
4
A-B-C för nyanställda Anställningsavtal Inom en månad efter att du påbörjat din anställning har du rätt att få ett anställningsavtal. Vi försöker dock alltid se till att du har ditt avtal i god tid före din första anställningsdag. Anhöriga Alla anställda ska fylla i blankett för kontaktuppgifter till anhöriga. Blanketten finns på intranätet och lämnas till kansliet. Arbetskläder I de arbeten där det krävs skyddsutrustning eller särskilda arbetskläder så tillhandahåller arbetsgivaren med detta. Läs mer i Policy arbetskläder. Arbetsmiljö
Det är viktigt att du håller dig informerad om arbetsmiljö, arbetsredskap, skyddsutrustning och eventuella risker i just ditt arbete. För medarbetare på kyrkogården finns särskilda föreskrifter att läsa och rutiner att följa vad gäller arbetsmiljö, maskiner och arbetsredskap. Arbetstid Arbetstiden kan vara reglerad eller oreglerad. Arbetstid regleras i arbetstidslagen samt i Kyrkans allmänna bestämmelser (AB). Reglerad arbetstid För medarbetare med reglerad arbetstid gäller: En arbetsdag bör ej överstiga 9 h Lunchrast (räknas ej som arbetstid) skall tas ut om minst 30 min då arbetspasset överstiger 5 h Paus/fikarast (räknas som arbetstid) är ej reglerat, men tas i normalfallet ut med 2*15 min/ arbetsdag om heltid. Flexibel arbetstid Flexibel arbetstid innebär att medarbetaren har möjlighet att planera delar av sin egen arbetstid med verksamhetens krav som utgångspunkt. Den arbetade tiden redovisas av den anställde i en tidrapport. Inför varje nytt år förhandlas avtalet om utifrån antalet arbetsdagar och röda dagar. Schemalagd arbetstid Schemat utgår från årsarbetstid och läggs av arbetsgivaren. Delad tur, dvs att arbetsdagen innehåller flera arbetstidspass med uppehåll där emellan, är tillåtet men bör undvikas så långt som möjligt. Begränsningsperioden bör ej överstiga 16 veckor Arbetstiden bör ej överstig 9 h/dag eller 48h/vecka Man har rätt till två fridygn/ vecka, varav minst en av helgerna nyår, påsk, pingst, midsommar eller jul skall vara lediga
5
Schemalagd arbetstid kan förskjutas av arbetsgivaren utifrån verksamhetens behov. Detta bör informeras medarbetaren minst en vecka i förväg. I annat fall utbetalas särskild ersättning till medarbetaren. Oreglerad arbetstid Gäller för kyrkoherde och kanslichef. Överenskommelse om oreglerad arbetstid kan även göras mellan arbetsgivare och komminister (särskild överenskommelse skrivs) samt i övriga särskilda fall. Den ordinarie arbetstiden skall vara i genomsnitt 40h/vecka. Vid oreglerad arbetstid gäller inte övertid, beredskapsersättning, O- tillägg eller förskjuten arbetstid Komminister och kyrkoherde skall lägga ut två fridagar/vecka samt upp till 15 extra fridagar/ kalenderår. Samtliga fridagar skall planeras in i förväg inför kommande år. . A-skattsedel Lämna alltid skattsedel till kansliet när du börjar din anställning. Blanketter Blanketter för t.ex. ledighet, egna utlägg, timrapporter, frånvaroblankett m.m. finns på intranätet. Bokning av lokaler, bärbar dator och projektor, mat och kaffe Bokning av lokaler görs av var och en i webbverktyget Aveny. Bokning av bärbar dator, projektor sker genom vaktmästeriet Dator och mailadress Boo församling ingår i Stockholms stifts gemensamma IT- plattform (GIP). För att komma in i arbetsplatsens datorer och därmed tillgång till arbetsmail (Microsoft outlook) så krävs inloggningsuppgifter. Dessa får du av din chef eller av kansliet. Du kan läsa din mail hemifrån genom att logga in på epost.svenskakyrkan.se Kom ihåg att lägga in autosignatur, samt vid längre ledighet, autoreply. Läs mer i ITpolicyn som finns på intranätet. Friskvård Friskvårdsbidrag erbjuds om 2400 kr/ år och anställd. För visstidsanställd personal gäller att friskvårdsbidrag utbetalas om anställningen gäller för minst 6 månader. Den som anställs under årets andra halva (från 1/7) erbjuds halvt friskvårdsbidrag. Beloppet betalas ut efter inlämnande av kvitto till kansliet. Sista dag för inlämnande av kvitto för året är den 10 december (utbetalning sker med lönen i december). Skattemyndighetens regler styr vilka aktiviteter som kan inräknas i begreppet friskvård men det handlar bl.a. om: gymnastik, styrketräning, spinning, bowling, racketsporter,
6
lagsporter, motionsdans, tai chi, quigong, kostrådgivning, stresshantering, massage samt rökavvänjning. Sporter som kräver dyrare redskap eller kringutrustning som golf, segling, ridning och utförsåkning omfattas inte. Läs mer på www.skatteverket.se Företagshälsovård Församlingens företagshälsovård är Avonova, och är den anställdes och chefens gemensamma resurs i förebyggande hälsoarbete och rehabilitering. Kontaktsköterska är Camilla Sundholm, tel: 08-120 126 62 Adress: Björkbacksvägen 10 135 40 Tyresö I korthet innebär avtalet följande: Fri tillgång till företagssköterska- telefonrådgivning och samordning Hälsoprofil vart tredje år oavsett ålder Medarbetarenkät en gång per år Ett stort utbud av tilläggstjänster i form av: läkarbesök kopplat till rehabilitering, ergonom, arbetsmiljöingenjör, riskbedömningar osv vilka timdebiteras enligt prislista. Tilläggstjänster avropas av respektive chef. Fullständigt avtal finns på kansliet. Försäkringar De viktigaste försäkringarna som i stort omfattar samtliga anställda är AGS-KL (Avtalsgruppsjukförsäkring), TFA-KL (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada) och TGL (Tjänstegrupplivförsäkring) Jämkningsbesked Eventuellt jämkningsbesked utfärdas av den lokala skattemyndigheten. För att få skattejämkning via din lön måste du lämna in jämkningsbesked till kansliet. Kontonummer Du måste lämna ditt kontonummer till löneavd för att du skall kunna få din lön insatt på din bank. Uppgift om kontonummer lämnar du på blanketten Personuppgifter som finns på intranätet. Kaffe och gott Alla medarbetare har tillgång gratis kaffe och frukt på arbetsplatsen. Ofta finns det även kaffebröd i någon form. Larm Larminstruktion lämnas av vaktmästaren i respektive församlingshem. Information finns även på intranätet. Ledighet Semester Enligt semesterlagen har alla arbetstagare rätt till minst 25 dagars semester varje år. Semestern grundas på den anställdes ålder. - 39 år 40- 49 år 50-
27 dagar 31 dagar 32 dagar
7
Sjukdom Sjukanmälan sker omgående första sjukdagen till närmaste chef samt löneassistent. Vid sjukdom är första dagen på sjukperioden en karensdag. Det betyder att ingen ersättning betalas ut under den dagen. Är du sjuk längre än sju kalenderdagar måste läkarintyg lämnas till arbetsgivaren. Arbetsgivaren har dock rätt att kräva intyg från första sjukdagen. Om du blir sjuk längre än två veckor, så gör vi som arbetsgivare en sjukanmälan till Försäkringskassan. Detta sköts av löneassistenten. Mer information om sjukdom och rehabilitering hittar du i Policy rehabilitering. Ledighet för vård av barn När du är hemma för vård av barn, så ska du omgående göra en anmälan till din närmaste chef samt meddela löneassistenten. Du måste även ringa och anmäla vård av barn till Försäkringskassan. Är ditt barn sjukt längre än sju kalenderdagar måste läkarintyg för barnet lämnas till arbetsgivaren. Ersättning för ledighet för vård av barn får du från försäkringskassan när det är fråga om havandeskapspenning, föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning.
Ledighet för besök hos läkare, tandläkare och optiker Ledighet för besök hos läkare, tandläkare och optiker får tas ut på arbetstid och skrivs in i tidrapporten då sådan användes. Läkarbesök är begränsat till 2 ggr/ år liksom tandläkarbesök. Närmsta chef skall meddelas i god tid före besöket. Vid tidsbeställning skall eftersträvas att besöket förläggs till arbetsdagens början eller slut. Läkarbesök om högst 4 timmar/ besök Optikerbesök för synundersökning samt beställning av terminalglasögon Tandläkarbesök om högst 1 timmar/besök Annan ledighet Enligt lag har man även rätt till ledighet från arbetet vid närståendevård, värnplikt, utbildning (studieledighetslagen) samt för fackligt förtroendeuppdrag. Ledighet lämnas med bibehållen lön vid nära anhörigs svårare sjukdom, död, begravning eller bouppteckning. Ledighet för att pröva annat arbete beslutas i varje enskilt fall av arbetsgivaren. Löneutbetalning Lönen utbetalas den 25:e varje månad. Om den 25:e infaller på en helg, så får du lönen på fredagen. I december utbetalas lönen vardagen närmast före julafton. Den som är månadsavlönad får lön för innevarande månad, medan den som är timavlönad får lön månaden efter.
8
Telefon Alla medarbetare har en egen mobiltelefon i tjänsten. Denna fungerar både för mobiltelefoni samt för telefoni på det fasta (08) numret. Läs mer i Policy telefoni som finns på intranätet. Nyckelkvittens Nyckelkvittens skall ske då nyckel lämnas ut. Nyckelhantering sker genom vaktmästare. Närvaro-och frånvarorapportering Din närmsta chef visar dig rutinerna om hur närvaro och frånvaro rapporteras i din enhet. Blanketter finns på intranätet. O- ersättning för obekväm arbetstid (OB- tillägg) Vid ordinarie arbetstid under kvällar och nätter och vissa dagar får alla anställda med reglerad arbetstid tillägg för obekväm arbetstid. Tillägget utgår med olika belopp beroende på när arbetet utförs. OB- tillägg rapporteras på avvikelseblanketten som finns på intranätet. Kontakta löneassistenten om du vill veta de exakta summorna. Du hittar dem även i Kyrkans allmänna bestämmelser (AB). Personalmöten Varje arbetslag har regelbundna möten där det diskuteras och beslutas om frågor som enbart berör arbetsgruppen. Vid behov närvarar kyrkoherde, ekonom eller annan nyckelperson i församlingen. En gång i månaden hålls ett personalmöte för alla medarbetare.. Policydokument Församlingen har ett antal styrdokument i form av församlingsinstruktion, policydokument och handlingsplaner. Dessa, och mycket annat finner du på intranätet! Timrapport Den som är anställd med timlön skall fylla i timrapport varje dag. Lön utbetalas i efterskott, dvs månaden efter att du har arbetat. När sista dagen i månaden är arbetad (eller tidigare om anställningen slutar dessförinnan) skall timrapporten lämnas till din chef. Rapporten skall godkännas och skickas sedan till löneassistenten. Rapporten måste vara på kansliet senast den 10:e varje månad för att lönen ska kunna utbetalas i tid.
