Informática en las Empresas

COMO UTILIZAN LAS EMPRESAS SUS COMPUTADORAS Las empresas usan computadoras en tres áreas, definidas de manera amplia como aplicaciones verticales, productividad personal y computación en grupos de trabajo. Estas categorías describen en forma general la manera en que un sistema de cómputo opera. Los sistemas de cómputos pueden tomar muchas formas. Existen computadoras de propósitos especial que realizan sólo algunas tareas. Luego, hay computadoras personales de escritorio cuyo propósito es ser utilizadas por una sola persona. Y todavía se están llevando a cabo mejoras en las computadoras mainframe gigantes que pueden procesar el trabajo de ciento de usuarios en forma simultánea. APLICACIONES VERTICALES. Son programas que realizan todas las fases de una función crítica del negocio. Estos programas, que muchas veces corren en una combinación de mainframes, minicomputadoras y computadoras personales, se denominan algunas veces aplicaciones de misión crítica. Generalmente son desarrolladas a la medida para cada compañía que los tiene y son usadas por muchos individuos dentro de una organización. Una aplicación vertical común podría ser el sistema de contabilidad de un banco, el cual registra todas las transacciones que han ocurrido durante el día y hace los ajustes necesarios a los balances de las cuentas. El sistema es vertical debido a que está involucrado en todos los aspectos del negocio. Los depósitos, retiros, transferencias y pagos de intereses son manejados por este único sistema. Con los cajeros automáticos y el intercambio comercial internacional, la mayoría de los bancos necesitan saber en todo momento si sus libros cuadran o no. Hoy en día, las aplicaciones críticas como éstas se corren en tiempo real, lo que significa que la información es procesada a medida que se recibe. Los bancos modernos registran los débitos y los créditos en las cuentas segundos después de que el cliente se retira de la ventanilla del cajero. Hasta hace poco tiempo, las aplicaciones verticales estaban basadas en terminales, lo que significa que el procesamiento se lleva a cabo en una macrocomputadora (mainframe), oculta en algún lugar seguro, muchas veces en otro edificio e incluso en una ciudad diferente. Las personas daban instrucciones a la macrocomputadora a través de una terminal, es decir, un teclado y una pantalla en sus escritorios. Actualmente, muchas compañías están reemplazando sus terminales con computadoras personales, las cuales pueden procesar de antemano tus datos antes de enviarlo a la macrocomputadora. Con las computadoras personales los programadores pueden utilizar el poder del procesador interno de la PC para operar pantallas visualmente agradables, con una gran variedad de imágenes y colores que hacen que las pantallas sean más fáciles de usar y entender APLICACIONES DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL Se enfocan sobre tareas ejecutadas por individuos. Actualmente, las computadoras se encuentran en todo tipo de trabajo. Las aplicaciones de productividad personal incluyen: procesadores de palabras que te permiten capturar, editar e imprimir texto en una gran variedad de formatos y estilos; hojas electrónicas de cálculo que realizan cómputos sobre hileras y columnas de números, y bases de datos, las cuales pueden guardar y administrar datos, números e imágenes. Aunque técnicamente no están registradas a computadoras personales, las aplicaciones de productividad personal son casi exclusiva del campo de las PC.

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Al contrario de las aplicaciones verticales, que se enfocan principalmente en el procesamiento de datos, las aplicaciones de productividad personal muchas veces decían mucho del poder de cómputos a la interfaz del usuario, la parte del programa que actúa en forma interactiva con las personas que utiliza el programa. Este enfoque no sólo hace que estos programas sean más consistentes y fáciles de usar, sino que también lo hace más divertido y permite que el usuario sea creativo. COMPUTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO. Es un área de aplicaciones de negocios surgida en los últimos años y que aún está siendo definida. Combina elementos de productividad personal con aplicaciones verticales para crear programas que permiten a grupos de usuarios trabajar con una meta común. La computación en grupos de trabajo frecuentemente está orientada a documentos, lo que quiere decir que está organizada alrededor de la meta de producir algún tipo de documento corporativo. La computación en grupos de trabajo es usada a menudo en grupos que tienen contacto muy frecuente con los clientes, por ejemplo, telemarketing y ventas. Los programas de grupos de trabajo aseguran que todos entreguen el mismo mensaje a los clientes, que se dé un adecuado seguimiento y que ninguna oportunidad de negocios sea pasada por alto debido a responsabilidades poco claras. La computación en grupo de trabajo se hace posible mediante redes de parea local (LAN) que enlazan computadoras personales y les permiten procesar información en forma cooperativa y compartir recursos. Casi toda compañía con varias PC, las conecta a través de una red. VALOR Y COSTO DE LA INFORMACIÓN.− La información no tiene un valor intrínseco, su valor está determinado únicamente por quienes la utilizan. Al contrario de otros recursos corporativos tales como el dinero, la gente o el equipo, la información es fácil de alterar y duplicar. Aunque una computadora puede ayudar a la gente a manejar información, los seres humanos todavía deben evaluar esta información y tomar decisiones. Para la gente que depende de la información para tomar decisiones, los tres factores que afectan su valor son la oportunidad, la precisión y la presentación. Equilibrar estas necesidades crea muchos retos para la gente que maneja esta información: Determinar que guardar y qué descartar, encontrar la mejor manera de organizar la información, construir sistemas automatizados para filtrar y proporcionar la información, y controlar quién tiene acceso. El valor de la información puede ser difícil de definir, el costo de su administración no lo es. • Oportunidad. El valor de la información a menudo se relaciona directamente con qué tan obsoleta es o con su oportunidad. Los corredores de bolsa, por ejemplo, necesitan conocer el precio actual de las acciones y valores que están comprando. Los precios en los mercados financieros cambian cada segundo. Otros consumidores de información son menos demandantes, un contratista de vivienda necesita conocer los materiales y métodos de construcción más actuales pronto, pero no inmediatamente. Mientras más rápido se requiera la información, más cuesta. Así, si la oportunidad es crucial para el valor de la información, la gente está dispuestas a gastar más para obtener información. • Precisión. La precisión es el segundo factor en el valor dela información. En lo que se refiere a una computadora, la precisión significa más detalle y esto significa más información. La información perfecta (100 % completa y 100% precisa) es inalcanzable. Toda información es en la realidad un compromiso que tiene algún grado de estos objetivos. 2

El corredor de bolsa obtiene información muy precisa, el precio exacto de una acción en un momento dado se muestra en pantallas de las terminales en la casa de bolsa (figura 2−15). Sin embargo, la información no extensa. La computadora que muestra los precios no dice nada acerca de la compañía y sus productos y revela poco acerca de la tendencia del precio de la acción. Mientras más compleja y detallada sea la información, requiere de mayor espacio de almacenamiento y éste cuesta dinero. Aunque la computadora puede reproducir cualquier información que le sea dada, almacenar información muy detallada cuesta más que almacenar información simple. • Presentación. Finalmente la presentación puede ser crítica para el valor de la información. A la gente le resulta mucho más fácil entender tablas que números y una imagen puede transmitir una idea con más facilidad que las palabras. Antes de que un cliente decida invertir, querrá saber más que sólo el precio actual de una acción. Nuestro corredor de acciones necesita presentar las tendencias en el precio y las perspectivas de mercado para esa compañía. Aunque toda esta información puede ser expresada numéricamente, es mucho más fácil ver tendencia cuando se presenta en forma gráfica. PLANEACIÓN PARA AUTOMATIZAR LA INFORMACIÓN. Antes de que una organización pueda aplicar la tecnología computacional a sus necesidades de información, debe analizar exactamente qué tipo de información le son esenciales. Debe desarrollar una clara imagen de cómo actúan entre sí exactamente los diversos componentes de la información. La mayoría de los sistemas de negocios están orientado a transacciones. El objetivo de cada actividad de negocios es completar una transacción, ya sea que se trate de la venta de un producto o la entrega de un memo, ésta es una acción con puntos claramente definidos de inicio y terminación. Debido a que las transacciones son relativamente fáciles de medir y documentar, también son las más fáciles de automatizar con aplicaciones de cómputos. En el nivel más básico, solo hay tres componentes para una aplicación de proceso de información: entrada, procesamiento y salida (figura 2−18). La entrada incluye datos en bruto colectados a través del negocio más cualquier suposición fórmula, mientras que la salida es cualquier información nueva generada por medio del procesamiento. El procesamiento de la información se refiere frecuentemente aun valor agregado. Por ejemplo, la entrada podría ser un nuevo pedido de productos, mientras que la salida podría ser un aviso de embarque entregado a la bodega regional más cercana al cliente. El aviso de embarque es la información original arreglada, procesada y presentada de una manera que añade valor para la compañía. LA PC ROBAN CÁMARA. A medida que Mercury integraba sus aplicaciones verticales, ocurría otra fenómeno importante: hicieron su aparición las computadoras personales sobre los escritorios de todas las compañía( figura 2−22). Al principio surgieron en el área de contabilidad, pero, muy a pesar del departamento de sistema, empezaron a aparecer por todos lados. Los gerentes de las diferentes áreas de negocios de Mercury habían probado la independencia de computo y estaba usando sus presupuesto para comprar computadora y Software. Muy pronto, muchas personas en Mercury estaban ocupadas usando PC para hacerse más productivos. Las computadoras personales se diferenciaban de las macrocomputadoras en otras cosas aparte del tamaño: Daba a los usuarios el control sobre el ambiente de cómputo y eran capaces de realizar muchas tareas que no se justificaban realizar en una macrocomputadoras, por su costo o su requerimiento de tiempo. Respuesta al Reto: Computación de Vanguardia 3

Las compañías más innovadoras quieren sistemas que trabajen para ellos, no que les signifiquen trabas a la hora de optimizar los negocios, computadoras que se adapten a los usuarios y les proporcionen herramientas convenientes que les permitan a los trabajadores moldear la información y trabajar con ella con nitidez para esto utilizamos básicamente dos conceptos que representan la posibilidad de estos sistemas flexibles: • Procesamiento distribuido • Programación orientada a objetos. Estos sistemas cuestan menos y hacen mucho mas que los sistemas Mainframe a los cuales ellos están reemplazando. Procesamiento Distribuido: esto significa el uso de varias computadoras para que hagan el trabajo de una. El trabajo de una computadora Mainframe es realizado hoy por una red de computadoras personales. En los escenarios de procesamiento distribuido, el individuo que solicita la información en realidad se vuelve responsable de su procesamiento, esto transfiere el control al usuario y le permite determinar que actividad de cómputos son importantes. Esto es lo que significa el termino dar poder o Empowering al usuario. En este tipo de proceso no todo el mundo hace lo que quiere, ya que se puede mantener la información centralizada, se puede administrar de manera que el usuario solo tenga acceso a cierto tipo de información en la red, solo la que vaya a utilizar. Sin embargo, la clave de este sistema es el reconocimiento de que las necesidades de información del negocio cambian rápidamente y que tiene mayor sentido dejar que cada grupo de negocios procese los datos de la manera que vea conveniente. Además los cambios de los procesamientos en un grupo no afecta las formas de procesamiento de las otras áreas de la empresa que trabajan en conjunto como individuos, aunque tengan que compartir los mismos datos, regularmente todas estas aplicaciones son de consulta y se modifica en el administrador central de información. Programación orientada a objetos: estos consisten en modelo que contienen tanto la información como las instrucciones para procesarlo, enlazando de esta manera el código y las estructuras de datos se crean módulos autocontenidos que pueden ser usados una y otra vez, te permite como usuario de una computadora construir una tarea de procesamiento solo mediante la selección de objetos que necesitas y enlazándolos, es como comparar la función de lavar platos en la cual hay que sostener cada elemento individualmente, aplicarle jabón y sostenerlo de una manera determinada y enjaguarlos, y la función de un lavaplatos eléctrico en el cual solo tienes que poner los trastes y ella sola lava sostiene y enjagua con solo oprimir un botón y suministrarle los elementos. Los sistemas orientados a objetos proporcionan un numero de ventajas que ayudan a los negocios a construir sistemas flexibles y versátiles que requieren para seguir siendo competitivos. Aunque la computación distribuida y la programación orientada a objetos pueden obtener tremendos resultados estos no se ganan fácilmente, una compañía debe tener suficiente soporte de hardware para este tipo de computación, no es suficiente con comprar una buena computadora, hay que desarrollar redes para unir muchas buenas computadoras, etc. En una compañía modelo como lo es un banco todos los empleados tienen acceso a una base de datos con los que vaya a trabajar, como los estados de cuenta, la información del cliente, etc. La computación de grupos de trabajo hacen que la fuerza de ventas sea más efectiva al asegurarse de que todos los representantes de ventas estén informados sobre todas las actividades de ventas. Esto evita errores tales como visitar el mismo cliente dos veces u olvidarse darle seguimiento. Hay también posibilidad de enlaces con los proveedores donde se pueden hacer los pedidos de materiales 4

directamente a las computadoras de estos. El correo electrónico ha reemplazado los memos de papel que circulaban entre los empleados, los liniamientos electrónicos son más rápidos y efectivos. Lo que estos sistemas imponen es que ninguna persona, computadora o fragmento de información es una isla, la compañía que trabaja mejor es la compañía que da poder de decisión a cada individuo con la información que requiere para realizar su trabajo. El resultado de todo este movimiento y colaboración individual es una fuerza de trabajo motivada y productiva que no esta constantemente frustrada por falta de información o capacidad de procesamiento. Choque Cultural en la Corporación El procesamiento distribuido no solo está haciendo a las compañías más competitivas, sino que también están efectuando cambios culturales en las organizaciones. Las tecnologías de cómputos de hoy ya no imitan las estructuras jerárquicas de la mayoría de los negocios. En su lugar trasladan el procesamiento y la toma de decisiones hacia abajo y hacia fuera, mas cerca de los individuos afectados. El procesamiento de información es una espada de dos filos, permite una mejor toma de decisiones y da control a mas departamentos e individuos, pero también esta haciendo obsoleta una clase de trabajadores ejecutivos gerentes intermedios en las oficinas. Actualmente una gran parte del trabajo de estos empleados se pueden llevar a cabo con tecnología computacional, lo cual significa filtración, distribución y clasificación de la información, análisis etc. Aun en muchas compañías que son administradas por gerentes de una generación anterior que no están a gusto usando computadoras, el papel tradicional de un grupo grande de gerentes de nivel medio puede ser hoy manejado por solo unos cuantos trabajadores y por sistemas de cómputos relativamente baratos. Esto también produce mas información precisa. Claro esta que este nuevo poder tiene su precio: La eliminación de puestos relacionados con la información, asi como la automatización en la planta de producción multiplica la efectividad de los empleados e hizo posible que un numero menor de personas hiciera la misma cantidad de trabajo, la tecnología de computo esta haciendo hoy DIA posible manejar negocios con muchos menos empleados. Sin embargo, los trabajadores desplazados no tienen que ser desempleados, estas mismas personas pueden usar su experiencia del negocio para desarrollar nuevos bienes y servicios, usando computadoras para moldear, presentar y promover sus ideas. Quien Crea el Sistema Las compañías grandes y pequeñas emplean individuos que son responsables de la creación y mantenimiento de sistemas de computo, esta división es conocida como sistemas de información (IS), sistemas de información para la administración (MIS), o procesamiento de datos (DP), estos departamentos pueden emplear muchas personas que diseñan, construyen, instalan, mantienen y modifican los sistemas de cómputos y software. También hay muchas compañías que ofrecen un Outsourcing a las compañías a fin de optimizar el servicio las cuales aquí en el país podrían ser DATACOM, VARA, DATOCENTRO, etc. Los analistas de sistemas desarrollan planes detallados llamados requerimientos que explican a los programadores cuales son las metas del sistema y que información es la que debe administrar. También podemos encontrar otras personas que son las administradoras de las redes de área local encargados de configurar y darle mantenimiento a las redes de computadoras personales. 5

Cuales son las Funciones de un Grupo de Sistemas. El departamento de IS realiza numerosas funciones que no se ven a simple vista, pero que mantienen funcionando los sistemas de una compañía. En la mayoría de las corporaciones los grupos de IS respaldan diariamente o en ocasiones hasta cada hora, guardan los datos en cajas de seguridad localizadas lejos de la oficina matriz del corporativo. Otra función critica de IS es mantener la seguridad de los sistemas de computo, una función crucial en nuestro mundo competitivo. Solo se necesita un empleado disgustado o un Hacker entremetido para divulgar información de algún plan corporativo importante o para destruir información vital de la compañía, por eso es muy importante mantener el control de acceso a ciertas aplicaciones de la red, del cual el IS esta a cargo. Que esperar en el Futuro El futuro lo podemos resumir como una catalizacion de los sistemas ya aplicados, es decir una aceleración de los mismos, mientras más sigan bajando los costos de estos sistemas, podremos optimizar los equipos y aumentar capacidad, las computadoras serán mucho más inteligentes en el aspecto que podrán tomar decisiones por si mismas, y podrán cuidarse solas, pero los cambios mas importantes se producirán a medida que las computadoras y las telecomunicaciones se conjuguen.

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