Informatievergadering KMSKA * depot extra muros - e

2015/HFB/OO/32524 Raamovereenkomst voor relighting opdrachten en lichtadvies Opening offertes d.d. 16/10/2015 om 9h45

Informatievergadering

Informatievergadering • Disclaimer : – Deze slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek en zijn dus onvolledig. – Deze slides zijn dus geen contractueel document. – Deze slides hebben enkel tot doel de kandidaatinschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving

2

Inhoud 1. Voorwerp van de opdracht 2. Aanbestedende overheid 3. Leidend ambtenaar 4. Gunningswijze 5. Selectiecriteria 6. Gunningscriteria 7. Technische specificaties 8. Aandachtspunten bij inschrijving 9. Aandachtspunten na toewijzing 10. Antwoorden op ingediende vragen 11. Demo e-notification 3

1. Voorwerp van de opdracht • Titel: Raamovereenkomst voor relighting opdrachten en lichtadvies

• CPV code: 71318100-1 (Diensten in verband met de uitvoering van verlichtings- en daglichtvoorzieningsprojecten)

• Plaats van uitvoering: Vlaams Gewest & Brussels Gewest, uitzonderlijk in buitenland

• Raamovereenkomst: ja, via opdrachtencentrale

• Duur van de overeenkomst: 4 jaar

• Percelen: geen

4

1. Voorwerp van de opdracht (2) • Duurzaamheidsvisie Facilitair Bedrijf: Het Facilitair Bedrijf engageert zich om tegen 2020 100 % duurzame overheidsopdrachten te plaatsen. In het kader van ons energiemanagementsysteem conform ISO50001 besteed het Facilitair Bedrijf ook systematisch aandacht aan de energieprestaties van de werken, leveringen en diensten die het aankoopt. Ze ziet duurzame overheidsopdrachten als een instrument om te komen tot duurzame ontwikkeling. Daar waar mogelijk neemt zij de nodige criteria betreffende ecologische, sociale en ethische aspecten op in haar bestekken. Bij de aankoop van (energie-) diensten, producten of apparatuur die invloed op het significante energieverbruik hebben of kunnen hebben, worden specifieke criteria i.v.m. energieprestaties opgenomen. Indien er duurzaamheidscriteria zijn voorzien in het bestek, moet het werk, de levering of de dienst vanzelfsprekend voldoen aan deze aspecten. 5

2. Aanbestedende overheid • Aanbestedende overheid: Agentschap Facilitair Bedrijf

• Opdracht van de aanbestedende overheid omvat: – Organisatie & behandeling van gunningsprocedure van raamovereenkomst; – Globale contractopvolging met inbegrip van verduidelijken van opdrachtdocumenten telkens wanneer deze onvolledig of onduidelijk zijn; – Nemen van maatregelen van ambtswege; – Bestendig toezicht op de prestaties. 6

3. Leidend ambtenaar • De leidend ambtenaar wordt aangeduid bij elke bestelling • Staat in voor: – de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; – de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; – het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; – het opstellen van de processen-verbaal; – de opleveringen; – het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. 7

4. Gunningswijze • Open offerteaanvraag: De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver die een regelmatige offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is, rekening houdend met de gunningscriteria.

• Gelet op de aard van overeenkomst (nl. opdrachtencentrale): – De ontwerper moet minimum 3 opdrachten simultaan kunnen uitvoeren, waarvan minstens 1 voor de aanbestedende overheid (Het Facilitair Bedrijf) – Mogelijke afnemers: alle entiteiten die ressorteren onder Vlaamse Gemeenschap/Gewest + provincies & provinciale instellingen

• Draagkracht andere entiteiten (bv. onderaannemers): Indien beroep gedaan wordt op de draagkracht van andere entiteiten (bv. onderaannemers) moet de verbintenis aangetoond worden in de offerte. Maximaal 20% kan in onderaanneming worden gegeven. De inschrijver dient aan te geven op het offerteformulier voor welke prestaties hij beroep doet op onderaannemer(s). 8

5. Selectiecriteria(1) • Eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver • Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (& het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen – Financieel – economische criteria: • Bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s, voor een bedrag van minimaal 125.000 euro per schadegeval (personen, goederen) met een minimum op jaarbasis van 500.000 euro. • Omzet van de onderneming betreffende relighting diensten, over de laatste 3 jaar: een minimale gemiddelde omzet van 45.000€ inclusief BTW op jaarbasis

9

5. Selectiecriteria(2) – Technische criteria: • Minstens vijf (5) referenties van studie-opdrachten voor relighting- of relamping-projecten met een bedrag in studie (ereloon), per opdracht, van minimaal 10.000€ excl. BTW, uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar. Onder bedrag in studie wordt verstaan het goedgekeurde ereloon voor volgende fasen in een project: voorontwerp, ontwerp, inclusief opmaak technisch bestek en raming. De studie-opdrachten zijn uitgevoerd voor minstens 4 verschillende bouwheren. • Het verplicht in te dienen lastenboek, opgemaakt volgens de Wet op Overheidsopdrachten, met betrekking tot werken ter uitvoering van een relightingproject. Het lastenboek bestaat uit de administratieve bepalingen (met selectie- en/of gunningscriteria, de technische bepalingen, de aanbestedingsplannen, de meetstaat en de raming). Het lastenboek werd door de inschrijver in de laatste 2 jaar opgemaakt en aanbesteed, met vermelding van de referenties van het opdrachtgevend bestuur en/of opdrachtgevers (contactpersoon, telefoonnummer) en het aanbestedingsnummer. 10

6. Gunningscriteria(1) • Gunningscriteria houden verband met het voorwerp van de opdracht • Verdeling: – Kwaliteit 60% - Prijs 40%

• Kwaliteit: – Een beschrijvende nota/protocol, volgens inzicht en ervaring van de inschrijver, hoe de aanbestedende overheid een oplevering van een verlichtingsinstallatie dient aan te pakken voor het gedeelte lichtsturing. – Het plan van aanpak bij opmaak van een verlichtingsstudie ter uitvoering van een relightingproject in een kantoorgebouw – De samenstelling van het voorgestelde team van de inschrijver, inclusief de opgevraagde informatie volgens artikel 2.5.1 – Een beschrijvende nota waarbij de inschrijver aangeeft hoe het principe van efficiënte verlichting en sturing zal toegepast worden bij het op te maken ontwerp. 11

7. Technische specificaties • In de technische specificaties worden de kenmerken omschreven waaraan de diensten moeten voldoen • De ontwerper dient te beschikken over: – Software om Dialux-lichtstudies uit te voeren – Toestellen en materiaal voor uitvoeren van lichtmetingen conform EN12464-1, met inbegrip van attesten van periodieke ijking. Tijdens uitvoering van de diensten mogen de ijkingsattesten maximaal 1 jaar oud zijn. – Software voor tekenprogramma Autocad, minimaal versie 2007 (light versie of hoger) 12

8. Aandachtspunten voor een formeel regelmatige inschrijving (1) • Indienen van de offerte: – Elektronisch – Slechts 1 inschrijving per kandidaat – Offerte: Digitale handtekening door gemandateerde persoon of personen! – Tijdig indienen! • Elektronisch: elk document krijgt een timestamp • Snelheid van opladen: uw eigen netwerk, het Internet, de omvang van de documenten, …

– Laad eerst de essentiële documenten op: offerteformulier, inventaris, documenten voor selectie- & gunningscriteria, andere documenten 13

8. Aandachtspunten voor een formeel regelmatige inschrijving (2) • Volledigheid: – Alle stukken dienen bij de inschrijving aanwezig te zijn om de offerte te kunnen beoordelen: offertes moeten administratief en technisch conform zijn – De overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen

• RSZ: – De inschrijver dient in orde te zijn met de RSZverplichtingen 14

9. Aandachtspunten na toewijzing • • • • • •

Borgstelling: dient tijdig te gebeuren Startvergadering Werfvergaderingen / opvolgingsvergaderingen Clausules m.b.t. straffen en boetes Prijsherziening Wijze van facturatie

• De voorgestelde teamleden i.k.v. gunningscriterium effectief in te zetten voor de uitvoering van de opdracht en in geval van wijziging van de samenstelling van het team is een voorafgaande goedkeuring van de aanbestedende overheid vereist. • Het voorgestelde team dient minstens uit 2 leden te bestaan. 15

10. Antwoorden op ingediende vragen • Geen vragen ingediend

16

11. Demo e-notification

17