Inköp - Göteborgs Stad

January 8, 2018 | Author: Anonymous | Category: Engineering & Technology, Industriell ekonomi (utbildning), Supply chain management
Share Embed Donate


Short Description

Download Inköp - Göteborgs Stad...

Description

INKÖPSHANDBOK för SDF Örgryte

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

Innehållsförteckning

sid

1.

Inledning

3

2. 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4

Allmänt om upphandling Begreppsförklaringar Upphandlingsformer Direktupphandling Upphandlingar under tröskelvärden Upphandlingar över tröskelvärden Förnyad konkurrensutsättning

4 5 6 6 7 7 7

3.

Etikregler

8

4.

Upphandlingsprinciper

8

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Arbetsgång vid inköp/upphandling Behov uppstår – val av leverantör/upphandling Viktigt vid beställning inkl fakturauppgifter till leverantör Leveranskontroll och reklamation Betalning Uppföljning

10 10 10 11 11 11

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Information om WINST Beställning via WINST Varför köpa på ramavtal Inköp av IT-utrustning Investeringar – inköp som finansieras via leasing Inköp till/reparation och underhåll av lokaler Rapportering av fel och brister i WINST till Upphandlingsbolaget Upphandling av arbetskraft Kontokort Handkassor Leverantörskontroll

12 13 14 14 14 14 14 15 15 15 15

2 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

1. Inledning Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i det närmaste all offentlig upphandling, vilket innebär att Göteborgs Stads nämnder och bolag skall följa lagen vid inköp av varor och tjänster. Dessutom gäller den av Göteborgs kommunfullmäktige, 2004-09-16, antagna inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad inkluderande regler för begreppet lågt värde vid direktupphandling. Lagstiftningen och Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy bildar underlag för SDF Örgrytes handbok för inköp och upphandling. Huvudprinciperna för LOU och Göteborgs Stads inköpspolicy skall genomsyra inköpsrutiner och inköpsbeteende inom SDF Örgryte. Kommunens ingångna ramavtal och, i förekommande fall, förvaltningens egna avtal skall följas. För den enhet inom SDF Örgryte som är miljödiplomerad gäller särskilda regler då t.ex. vissa varugrupper alltid skall köpas in miljömärkt och rättvisemärkt. Visionen inom SDF Örgryte är ett inköpsbeteende där resurserna används på ett effektivt sätt. Inom Örgryte skall också ett inköpsbeteende utvecklas som präglas av ett enhetligt, kompetent- och etiskt uppträdande. God planering, framförhållning och intern samordning skall eftersträvas för att uppnå ökad rationalitet i inköpsförfarandet med kostnadsreduceringar och minskad miljöpåverkan som effekt – allt från behovsbedömning och beställning till fakturahantering; bästa vara/tjänst till mest kostnadseffektiva pris, med minsta möjliga miljöpåverkan och med mest effektiva personalinsats. Inköpshandboken har tagits fram för att vara ett stöd för verksamheten i inköps- och upphandlingsförfarandet, samt vara ett stöd för inköpare i det dagliga arbetet med inköp av varor och tjänster. För kompetens inom området skall enheterna inom förvaltningen anlita Göteborgs Stads Upphandlingsbolag AB (UHB), vars uppdrag är att genomföra samordnade upphandlingar av varor och tjänster och därigenom sänka kommunens administrativa kostnader för inköpsprocessen. Bolaget erbjuder även konsultuppdrag och rådgivning. Information om ramavtal samt Upphandlingsbolagets kontaktpersoner erhålls i avtalsdatabasen WINST. Vid tecknande av egna avtal samt vid oklarheter och andra frågor inom inköpsområdet skall Ullica Karmevall eller Simon Lindroos på ekonomiavdelningen kontaktas.

3 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

2. Allmänt om upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i det närmaste all offentlig upphandling, vilket innebär att Göteborgs Stads nämnder och bolag skall följa lagen vid köp, hyra, leasing mm. av varor och tjänster. Dessutom gäller den av Göteborgs kommunfullmäktige, 2004-0916, antagna inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad inkluderande regler för begreppet lågt värde vid direktupphandling. Lagstiftningen gäller även vid upphandling mellan kommuner och av dess ägda bolag, däremot inte vid egenregiverksamhet inom kommunen (alltså inte inom Göteborg Stads nämnder/förvaltningar). Lagstiftningen gäller dock inte fast egendom och nyttjanderätt av sådan eller vid anställningsförhållanden. LOU gäller heller inte vid inköp till brukare där brukaren står för kostnaden eller vid inköp av begagnade varor. Bestämmelserna är olika för upphandling över respektive under vissa tröskelvärden och beroende på vilken typ av upphandlingsform det gäller. Nedanstående schema åskådliggör detta på ett övergripande sätt.

Finns ramavtal?

Ja

Tillämpa ramavtal

Nej

Har SDF Örgryte egna avtal?

Ja

Tillämpa avtal

Nej

Upphandla!

Direktupphandling

Förenklad upphandling Urvalsupphandling

Öppen upphandling Selektiv -”Förhandlad - ” –

Varor och tjänster < 287 000 kr

Varor och A-tjänster < 1 920 000 kr 193 000 Euro - 2010 B-tjänster

Varor och A-tjänster > 1 920 000 kr 193 000 Euro - 2010

4 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

2.2 Begreppsförklaringar Ramavtal Göteborgs Stad har via Göteborgs Stads Upphandlings AB tecknat ca 1500 avtal inom 150 avtalsområden med 950 leverantörer. Vid varje inköpstillfälle undersöks om ramavtal finns. Om så är fallet skall avtalen användas. Ramavtalen garanterar att de varor som köps in bl. a. uppfyller kommunens ställda kvalitets- och miljökrav och att leverantören är skattekontrollerad. Fakturerings- och expeditionsavgifter ingår i priset. Dessutom finns garanti att upphandlingen skett på ett formellt och riktigt sätt. Eftersom avtalen förhandlas fram på basis av kommunens totala årsvolymer, är det mycket viktigt att alla enheter samverkar genom att göra sina inköp hos de leverantörer som avtal slutits med. Förhoppningsvis ger detta oss ännu bättre priser vid kommande upphandlingar. Inom varje varugrupp har också eftersträvats att sluta avtal med de leverantörer som förutom lägsta totalpris även kan erbjuda ett så brett och fullvärdigt sortiment som möjligt. Det ger oss klara fördelar genom att vi får låga fasta kostnader och ett minimum av administrativt arbete genom ett mindre antal beställningar, leveranser och fakturor. WINST I kommunens avtalsdatabas WINST hittar du information om ramavtal inkluderande avtalsområden, leverantörer, produkter och tjänster. Se vidare under avsnittet 6. Information om WINST och avsnitt 7. Beställning via WINST. Egna avtal inom SDF Örgryte Inom områden, som saknar ramavtal, där återkommande köp av viss omfattning förekommer, (gäller både varor och tjänster) är det lämpligt att genom upphandling teckna egna avtal inom förvaltningen. Överstiger det samlade värdet av varan eller tjänsten inom förvaltningen 287 000 kr (från 15 juli 2010) under ett kalenderår måste upphandling göras. Ingångna avtal är bindande för SDF Örgryte verksamheter. Frågor om egna avtal inom Örgryte besvaras av Ullica Karmevall och Simon Lindroos. Avrop Med avrop menas beställning på ett ramavtal. Basbelopp Basbeloppet för år 2010 är 42 400 kr. Tröskelvärden Tröskelvärden beräknas i Euro och värdet i svenska kronor fastställs av staten för två år i taget. För 2010 gäller följande belopp: Varor och tjänster, 193 000 Euro / 1 920 000 SEK. Tröskelvärdet beräknas normalt för hela avtalets löptid. Upphandlingarna får inte delas upp i syfte att komma under tröskelvärdena.

5 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

A-tjänster Exempel på A-tjänster är underhåll av motorfordon och maskiner, datatjänster, redovisning, marknadsundersökningar, konsulttjänster för administration, arkitekttjänster, reklamtjänster, fastighetsförvaltning inkl. städning och löpande underhåll, förlags- och tryckeritjänster, sophantering m.fl. B-tjänster Exempel på B-tjänster är säkerhets- och bevakningstjänster, utbildning, hälso- och sjukvård samt socialtjänster, tjänster inom kultur, fritids- och idrottsverksamhet m.fl.

2.3 Upphandlingsformer 2.3.1 Direktupphandling Med direktupphandling menas inköp/upphandling utan infordrande av skriftligt anbud. Direktupphandling kan tillämpas om det inte finns något gällande ramavtal och om värdet av det som skall upphandlas understiger 287 000 kr eller om det finns synnerliga skäl. Beloppsgränsen på 287 000 kr gäller på årsbasis per upphandlande myndighet (nämnd som har eget budgetansvar). Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Synnerliga skäl. Direktupphandling på grund av synnerliga skäl kan ske oavsett belopp men bör endast undantagsvis förekomma. Med synnerliga skäl avses t ex synnerlig brådska då anbud inte hinner begäras in på grund av akuta oförutsedda behov, t ex vid översvämning, eldsvåda eller annan nödsituation. Däremot är det inte synnerliga skäl om det uppkommit brådska som beror på den upphandlande enheten t ex genom eftersatt planering. OBS! Om synnerliga skäl föreligger skall inköpet alltid ske i samråd med verksamhetschef eller högre. OBS! Ramavtal före direktupphandling. Om det finns ett ramavtal inom ett upphandlingsområde skall detta alltid användas. Det är bara när det inte finns något ramavtal som det kan bli fråga om direktupphandling. Detta har gällt länge men påpekas nu särskilt i kommunens nya (2004 års) inköps- och upphandlingspolicy. Inom ett område där det saknas ramavtal kan det alltså bli aktuellt med direktupphandling. Förutom att konstatera att det inte finns ramavtal inom området, skall den som direktupphandlar kontrollera att priset är rimligt. Detta görs genom begäran av prisuppgift / offert från flera leverantörer. Affärsmässighet skall alltid iakttas. Kommunens regler för betalningsvillkor, 30 dagar netto efter ankomststämplad faktura skall gälla, inga expeditionsoch fakturaavgifter och dylikt får förekomma (undantag kan förekomma). Dessutom skall upphandlingen dokumenteras skriftligt, antingen i ett separat dokument eller som kommentar på fakturan i Gasell.

6 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

2.3.2 Upphandlingar under tröskelvärden Förenklad upphandling Urvalsupphandling Att göra en upphandling är juridiskt komplicerat och kräver specialistkompetens. Kontakta därför förvaltningens inköpssamordnare. OBS! Det är mycket viktigt att vara ute i god tid inför en upphandling. En ”normalupphandling” tar ca 5-9 månader att genomföra. 2.3.3 Upphandlingar över tröskelvärden Öppen upphandling Selektiv upphandling Förhandlad upphandling Att göra en upphandling är juridiskt komplicerat och kräver specialistkompetens. Kontakta därför förvaltningens inköpssamordnare. OBS! Det är mycket viktigt att vara ute i god tid inför en upphandling. En ”normalupphandling” tar ca 5-9 månader att genomföra. 2.3.4 Förnyad konkurrensutsättning . Förnyad konkurrensutsättning används vid avrop från ett ramavtal (vilket skall framgå av ramavtalets beställarinstruktion). Beställaren skall begära in anbud från samtliga ramavtalsleverantörer inom området via ett förfrågningsunderlag. Detta görs samtidigt till alla via förslagsvis e-post. I förfrågningsunderlaget anges vilka utvärderingskriterier man kommer att använda. Det vanligaste och enklaste att utvärdera är pris. Leverantörerna måste ges en tillräcklig tidsfrist för att hinna inkomma med anbud. OBS! Det är mycket viktigt att inte ta del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut. När beslut fattats om vem som kommer att antas skall alla ramavtalsleverantörerna få besked om detta s.k. tilldelningsbeslut. Därefter tecknas ett underavtal (till ramavtalet) med den leverantör man valt. Detta avtal får inte tecknas förrän 10 dagar löpt från det att tilldelningsbeslut skickats ut till alla som lämnat anbud. Det är även viktigt att alltid dokumentera vem man valde och varför. OBS! Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Avtalsområde där förnyad konkurrensutsättning används är t.ex. städtjänster inkl. fönsterputsning. Om du tänker använda förnyad konkurrensutsättning - kontakta både förvaltningens inköpssamordnare och Upphandlingsbolagets upphandlingsledare. OBS! Sättet att göra förnyad konkurrensutsättning kan variera – se information i avtalets beställarinstruktion. 7 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

3. Etikregler 

Ärlighet skall prägla alla affärer. Varje form av muta är förbjuden, liksom gåvor och presenter till låga värden såsom lunch, biobiljetter eller dyl.



Leverantörer skall väljas utan ovidkommande hänsyn.



Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte ha personliga engagemang som står i konflikt med kommunens/förvaltningens intressen (jäv).

4. Upphandlingsprinciper Tre huvudprinciper genomsyrar LOU och dessa gäller för förvaltningens upphandlingar:  Affärsmässighet: konkurrensfaktorer skall värderas korrekt  Konkurrens: konkurrens skall sökas och tillåtas verka fullt ut  Objektivitet: alla leverantörer skall behandlas lika Övriga principer. 

Helhetssyn: all inköpsverksamhet och upphandling skall präglas av en helhetssyn där kommunens och förvaltningens gemensamma bästa alltid har företräde. Relevanta krav på funktion, kvalitet, miljö och i förekommande fall sociala hänsyn (de grundläggande ILO konventionerna för mänskliga rättigheter i arbetslivet följs) skall vara en naturlig del i all inköps- och upphandlingsverksamhet.



Uppträdande: ett enhetligt, kompetent och etiskt uppträdande skall eftersträvas i alla upphandlingssituationer.



Ramavtal och egna avtal inom SDF Örgryte: skall tecknas och följas där återkommande köp av viss omfattning förekommer. All upphandling skall ske i nära samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens. Ingångna ramavtal och egna avtal är bindande för förvaltningen och skall alltid följas.



Intern samordning: skall efterstävas för att förvaltningens samlade köpkraft skall kunna utnyttjas. T ex skall verksamheter och enheter med liknande behov efterstäva att upphandlingssamordning sker. Det åligger var och en att verka för god planering och informationsutbyte.



Extern samordning: med övriga förvaltningar inom kommunen skall eftersträvas om man härigenom kan uppnå ekonomiska eller andra affärsmässigt bedömda fördelar.



Kvalitetsfrågor: produkter och tjänster som upphandlas skall kvalitetsmässigt ligga på en nivå anpassad för det ändamål som avses.



Leverantörer: som anlitas skall vara seriösa och kunna garantera säkerhet i sina åtaganden för att kontinuiteten i förvaltningens verksamhet skall kunna säkerställas. 8

Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06



Lager och förråd: skall bara finnas om dessa motiveras ur driftsäkerhets- eller ekonomisk synvinkel. Lager kostar alltid pengar. Motsatsen, d v s täta leveranser kostar också. Det ekonomiskt och miljömässigt mest fördelaktiga skall användas.



Säljbesök: skall, om de är oanmälda, alltid avvisas och bör inte leda till köp. I övrigt skall säljare i så hög grad som möjligt hänvisas till kommunens centrala upphandlingsfunktion.



Miljöaspekter: skall tas i beaktande vid inköp, dels genom inköp av miljövänliga produkter om det finns sådana alternativ till rimligt pris och dels genom samordning av inköp för att minska t.ex. transporter.



Arbetsmiljöaspekter: skall vid behov beaktas genom riskanalyser och konsekvensbedömningar.

9 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

5. Arbetsgång vid inköp 5.1 Behov uppstår – val av leverantör/upphandling Alla faktorer som påverkar totalkostnaden inkl. leveransvillkor, serviceavtal, garantier, rabatter mm, både på kort- och lång sikt, måste beaktas vid ett kommande köp. Ta i god tid reda på vilka behov som finns före varje aktuellt köptillfälle. Räkna på kvantiteten, både på kort- och lång sikt. Jämför mot tidigare beställda varor och priser, kvalitet samt miljöprestanda. a. Du kontrollerar om ramavtal finns på området. Välj rätt avtalsområde/avtal i WINST, se nedan avsnitt 6 och 7, för den produkt/tjänst som ska avropas. Under förutsättning att önskad funktion uppnås och att priset inte är orimligt högt ska miljömärkta och rättvisemärkta produkter väljas. Beställning skall ske av den som har befogenhet och den skall alltid föregås av en kontroll om finansieringsmöjlighet finns. b. Du kontrollerar om SDF Örgryte har egna avtal. Kontakta leverantören enl. ovan. c. Saknas ramavtal eller egna avtal – gör en upphandling. Om värdet på inköpet understiger 287 000 kr kan du göra en direktupphandling och vid högre värden 287 000 kr väljer du annan upphandlingsform enligt avsnitt 2.3 Upphandlingsformer. 5.2 Viktigt vid beställning inkl fakturauppgifter till leverantör Viktigt vid beställning(vid egna avtal och fram till ni har genomfört intern beställarutbildning i WINST):  Tala om vem du är  Säg att du ringer från Göteborgs stad, Örgrytes stadsdelsförvaltning  Om vi har ramavtal med leverantören, tala om det och ange ramavtalsnumret  Ange eventuellt kundnummer. Kontrollera då med leverantören att kunduppgifterna stämmer. OBS! Skall inköpet finansieras via leasing skall fakturan skickas till Kommunleasing AB.  Ange önskad leveransdag  Ange leveransadress, våningsplan mm  Ange fakturaadress och mottagarkod . N106/SDF Örgryte Mottagarkod: Intraservice 405 38 Göteborg OBS! Om fakturan avser leasing, ange de uppgifter du fått från Kommunleasing som bekräftelse på upplagt leasingavtal. Vid leasingfrågor kontakta Jan Callerås på ekonomiavdelningen. Övrigt att tänka på vid beställning För ramavtalsleverantörer gäller:  Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter ankomststämplad faktura 10 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

  

Inga avgifter är tillåtna, t.ex. fakturerings- och expeditionsavgifter (undantag kan förekomma, se ramavtalsvillkoren) Normalt ingår leveransen i priset Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag

OBS! Görs beställning från icke ramavtalsleverantör, bör ovanstående gälla även för dessa. 5.3 Leveranskontroll och reklamation Vid mottagandet av varor skall leveranskontroll omgående utföras:  Kontrollera att varan inte är skadad vid ankomsten. Om varan är skadad görs erforderliga anmälningar, vid transportskada till transportföretaget och vid övriga skador till leverantören.  Kontrollera att den levererade varan/tjänsten stämmer mot beställningen.  Kontrollera i förekommande fall att bruksanvisningar, instruktioner och garantivillkor medföljer varan. Vid leveranskontroll av tjänster skall utförda arbeten dokumenteras med arbetsorder, tidrapport eller motsvarande. Även eventuella restider skall dokumenteras.  Kontrollera leveransvillkoren. Om det i avtalet står levereras till ”fritt anvisad plats” eller liknande skall leverantören svara för samtliga kostnader för varans transport till den angivna adressen. Om förvaltningen trots detta har debiterats kostnader för transporten, skall leverantören krävas på denna kostnad genom förslagsvis kreditfaktura.  OBS! När ni beställer i WINST är det viktigt att leveranskvittera i WINST så fort varorna har tagits emot. Reklamation Om det vid leveranskontroll framkommer fel, brister eller att leveransen är ofullständig gentemot det som överenskommits vid beställningen, skall leverantören omedelbart kontaktas. Reklamation skall göras så fort som möjligt efter leverans för att rättelse skall kunna fås genom leverantörens försorg. 5.4 Betalning Betalning sker inom avtalad betalningstid efter godkänd leverans eller utförd tjänst. Om leveransen eller tjänsten inte överensstämmer med vad som avtalats kan betalning hållas inne, helt eller delvis, till dess leveransen är fullföljd. Leverantören måste kontaktas vid innehållen betalning. Normalt begär man kreditfaktura från leverantören och avvaktar med betalning tills denna inkommit. 5.5 Uppföljning Leverantörens förmåga att tillhandahålla produkten eller tjänsten granskas fortlöpande. Positiva och/eller negativa faktorer dokumenteras och leverantören underrättas skriftligen vid behov. Eventuella synpunkter angående produkter, leveranser, betalningsvillkor mm. skall också lämnas till Upphandlingsbolaget för kännedom. Se nedan avsnitt 12. 11 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

6. Information om WINST Kommunens gemensamma ramavtal finns i systemet WINST (Webbaserat inköpsstöd). Här finns information om stadens ramavtal inkluderande ramavtalsområden, leverantörer, produkter och tjänster. Du kommer åt WINST via startsidan eller via Upphandlingsbolagets hemsida – www.uhb.goteborg.se. Där finner du inloggningsuppgifter för användarnamn och lösenord. WINST används både för traditionella beställningar (via telefon och liknande) och för elektroniska beställningar direkt i systemet. Förutsättningen för att kunna beställa direkt i systemet är att leverantörerna lägger in sina produktkataloger i WINST. För att komma igång att beställa elektroniskt i WINST krävs utbildning i systemet samt utbildning i lagar och regler. Detta genomför inköpsansvariga och det pågår en uppbyggnad av inköpsorganisationen. Sökning i WINST: När du kommit in i WINST väljer du rubrik ”Avtal”. Under ”Avtalsområden” hittar du samtliga huvudområden av avtal. Till vänster om flertalet områden finns en +ruta vilken innehåller underavtal till huvudavtalet. Du kan även högst upp, under rubriken ”Avtalsområden”, söka efter visst område. ”Dubbelklicka” sedan på valt avtals- eller underavtalsområde för att komma in i avtalet. Du kan även under ”Avtal” söka efter avtalsområde och leverantör. Under ”Produkter” kan du söka efter viss produkt eller tjänst under förutsättning att produktkatalog är inlagd. OBS! Vid sökning av ”Produkt” ange det du söker i singular För både ”Avtal” och ”Produkter” gäller att du kan söka bland alla eller valda avtalsområden/avtal. Vid sökning av ”Produkt” skall markeringen för tummen upp vara ifylld. Tummen upp innehåller nettoprissatta artiklar på specificerat sortiment med mycket förmånliga priser. Sortimentet baseras oftast på varor som köps in frekvent. Skillnaden mot ”vanlig” rabatt är oftast väldigt stor. För att se vad som gäller för beställning på avtalsområdet väljs en svart nyckelsymbol. Där står en såkallad beställarinstruktion.

12 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

7. Beställning via WINST Du går in i WINST enligt ovan och loggar in med inloggningsuppgifter ni får efter genomförd utbildning, avsnitt 6, och söker upp det avtal du skall göra inköpet från. OBS! Innan du beställer på ett ramavtal skall du alltid läsa avtalets beställarinstruktion. I den finns det information om hur du skall göra din beställning och från vilken leverantör du skall beställa ifrån. Du hittar beställarinstruktionerna i WINST för respektive avtal bakom nyckelsymbolen. Ibland är instruktionerna så långa att de inte ryms i fältet bakom nyckeln. Dubbelklicka på den blå informationssymbolen under rubriken info, så hittar du ett PDF-dokument bakom (”Bilagor till avtalsorådet”) Om produktkatalog ej är inlagd i WINST, dubbelklickar du på den blå informationssymbolen under rubriken Info för att komma in i avtalet. Där hittar du uppgifter om leverantören, t ex telefonnummer vid beställning, webbadress, produkter, priser. OBS! Vid första beställningen hos samtliga leverantörer via WINST måste leverantören kontaktas, då talar ni om att ni från och med nu beställer elektroniskt via WINST. Viktigt vid beställning (innan du för behörighet att beställa genom WINST):        .

Tala om vem du är Säg att du ringer från Göteborgs stad, Örgryte stadsdelsförvaltning Säg att vi har ramavtal med leverantören och ange ramavtalsnumret Ange eventuellt kundnummer. Kontrollera då med leverantören att kunduppgifterna stämmer. OBS! Skall inköpet finansieras via leasing skall fakturan skickas till Kommunleasing AB. Ange önskad leveransdag Ange leveransadress, våningsplan mm Ange fakturaadress och mottagarkod N106/SDF Örgryte Mottagarkod: Intraservice 405 38 Göteborg

OBS! Om fakturan avser leasing, ange de uppgifter du fått från Kommunleasing som bekräftelse på upplagt leasingavtal inkluderande leasingavtalsnumret.

OBS! När du har genomgått utbildning och ska börja beställa genom WINST är det viktigt att först ringa till den leverantör du ska beställa från och meddela dem att du nu börjar beställa via WINST. Detta gäller alla leverantörer vid första beställning via WINST.

13 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

8. Varför köpa på ramavtal Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för oss som kommunal nämnd, vilket innebär att vi måste göra våra inköp på ramavtal om sådana finns för våra ändamål. Förutom att vi kan bli skadeståndsskyldiga direkt mot leverantör, gäller nya regler i upphandlingslagstiftningen från och med den 15 juli 2010 så att möjlighet ges för allmän förvaltningsdomstol att döma ut en s k marknadsskadeavgift på talan av konkurrensverket, om vi som upphandlande enhet bryter mot LOU. Ibland kan man tycka att det vore billigare att handla en vara själv i stället för att köpa av en upphandlad leverantör. Om man räknar in arbetstiden som det tar att själv gå och handla jämfört med att beställa direkt via WINST, kontroll av leveransvillkor, rätt utformade fakturor mm så brukar kostnadsbilden bli en annan. Dessutom uppfyller upphandlade leverantörer olika kvalitetskrav inom områden såsom miljöhänsyn, skatter och avgifter, kollektivavtal, garantier, försäkringar etc. Ett annat mycket viktigt skäl att vara avtalstrogen är att ju fler som köper på ett ramavtal, desto bättre priser kommer leverantören att lämna vid nästa anbudsgivning till Göteborgs Stad.

9 . Inköp av IT-utrustning Vid inköp av IT-utrustning typ dator, bildskärm, skrivare, dockningsstation, säkerhetsbox, projektor eller dylikt görs detta centralt inom förvaltningen. Finansiering sker normalt genom leasing. Vid alla planerade köp av IT-utrustning, kontakta stadsdelens IT-enhet, Pontus Ågren eller Alf Egerbladh. 10. Investeringar – inköp som finansieras via leasing Inköp av maskiner och inventarier med en beräknad livslängd på minst tre år och med ett anskaffningsvärde överstigande ett halvt basbelopp skall finansieras genom leasing. För ITutrustning gäller i princip att allt finansieras genom leasing.

11. Inköp till reparation och underhåll av lokaler Vid inköp till/reparation mm av lokaler är det viktigt att känna till om det är hyresvärd eller hyresgäst som skall betala. Vid frågor kontakta fastighetsansvarig Lars Mellqvist.

12. Rapportering av fel och brister i WINST till Upphandlingsbolaget Om du upptäcker fel, brister, otydligheter i ramavtal är det mycket viktigt att informera Upphandlingsbolaget. Du rapporterar enklast genom att maila till avtalsansvarig direkt via WINST. Gå in i aktuellt avtal genom att ”dubbelklicka” på den blå Info-symbolen. Det är minst lika viktigt att informera Upphandlingsbolaget om ramavtalsleverantör bryter mot ett 14 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

Inköpshandbok Upprättad 2010-01-27 Senast ändrad 2010-10-06

ramavtal eller om leverantör t ex inte vill acceptera uppsägning av felaktigt/ogiltigt avtal och dylikt. Delge även informationen till Ullica Karmevall eller Simon Lindroos. 13. Upphandling av arbetskraft Vid behov anlitas i vissa fall inhyrd arbetskraft från t ex bemanningsföretag för att utföra arbete i förvaltningens verksamhet. Enligt MBL har arbetsgivaren en preliminär förhandlingsskyldighet i dessa fall, vilket innebär att en förhandling enligt § 38 MBL skall ske innan någon anlitas för att utföra arbete i vår verksamhet, annars riskerar vi skadeståndskrav.

14. Kontokort Inom Örgryte stadsdelsförvaltning är det endast för inköp av drivmedel som kontokort är tillåtna.

15. Handkassor Se Verksamhetshandbok - Ekonomihandbok - Praktisk redovisning - Handkassa.

16. Leverantörskontroll Ibland behöver vi göra direktupphandling -/inköp när våra behov inte täcks av ramavtal. Genom leverantörskontrollverktyget kan du enkelt ta reda på om allt står rätt till med företaget där du vill göra ditt inköp, t.ex. att leverantören är registrerad för F-skatt, att leverantören inte har obetalda skatter och avgifter mm. Du hittar kontrollverktyget genom WINST. När du loggat in i WINST hittar du länken ”Leverantörskontroll direktupphandling” längst ner till höger under rubriken Genvägar. Första gången du använder tjänsten behöver du skapa ett användarkonto, följ instruktionerna. Tjänsten är endast tillgänglig för medarbetare i Göteborgs Stad. När du sökt på önskat organisationsnummer ger systemet svar på om det är en seriös grön flagg), tveksam (gul flagg) eller en helt olämplig (röd flagg) leverantör att använda. Verktyget uppdaterades dagligen och hämtar information från flera offentliga register. OBS! För alla köp utanför ramavtal ligger detta kontrollansvar på beställaren.

15 Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos

View more...

Comments

Copyright � 2017 NANOPDF Inc.
SUPPORT NANOPDF