Inköpsprocessen i ett beställningssystem

Bilaga till Slutrapport för delprojektet ”Definiering av krav på e-beställningssystem”

Inköpsprocessen i ett beställningssystem Förutsättningar angående varor i beställningssystemet

Till beställningssystemet finns en handelsplats i vilken varor och tjänster är inlagda. Dessa varor och tjänster läggs in i systemet av en central inköpsfunktion. Varor och tjänster som läggs in är sådana som finns på de ramavtal som KTH kan nyttja. Av dessa produkter kan det finnas rekommenderade produkter. Skolorna ska för respektive skola kunna begränsa sortimentet utifrån sina behov. Standardprocessen Standardprocessen används vid köp av varor och tjänster som är entydigt definierade och ”produktifierade” och som finns i beställningssystemets varukataloger. Varan eller tjänsten av sådan art att den inte behöver förädlas för att kunna beställas. Exempel på lämpliga varor är: böcker, tidskrifter, kontorsmateriel, profilprodukter, arbetsglasögon, kemikalier, labtillbehör, vissa enklare datatillbehör, standardiserade/rekommenderade telefoner, verktyg. Exempel på tjänster är: catering, översättningstjänster, språkgranskning, visitkort, kompendier, kopiering. Reserelaterade tjänster (biljetter, hotell, taxi, hyrbil etc.) ingår inte i KTH:s beställningssystem men om det gjorde det så skulle detta kunna följa standardprocessen . Behov

Varukorg

Godk /

Order

Leverans

Faktura

attest

Godk /

Betalning

attest

Alla anställda har tillgång till systemet för att söka varor och tjänster i varukataloger samt lägga dem i varukorg. Därefter skickas varukorgen iväg för godkännande av inköpet (ekonomisk attest). Inköpsprocessen där inköpsstöd behövs Denna process används när varorna och tjänsterna antingen inte är tydligt definierade eller där det finns flera val av en likartad produkt och beställaren inte har tillräcklig kunskap. Det innebär att beställningen måste gå via en inköpare som kan området. Denna process kan även användas av de skolor som vill lägga in en begränsning av vilka som vill beställa. Sådana varor kan vara; datorer och datatillbehör som är beroende av vilken typ av dator man har, skrivare, kopiatorer, möbler (som ska passa ihop med det övriga möblemanget), Exempel på tjänster är: tjänster vid fastighetsförbättringar, IT-konsulter, rekryteringsstöd, inhyrning av personal, företagshälsovård, utbildning, tryckeritjänster, friskvård, revisionstjänster. Behov

Inköpsstöd

Varu-

Godk /

korg

attest

Order

Leverans

Faktura

Godk /

attest

Den som har ett behov av varan produkten skickar via systemet en fritextbeskrivning till utsedd inköpare som söker i varukataloger och lägger produkterna i en varukorg. Därefter skickas varukorgen iväg för godkännande av inköpet (ekonomisk attest). 1

Betalning

Bilaga till Slutrapport för delprojektet ”Definiering av krav på e-beställningssystem” Inköpsprocessen när varorna inte finns i handelsplatsen (Fritextbeställning) Denna process används vid så kallad direktupphandling (direktköp), det vill säga varorna och tjänsterna finns inte på ramavtal. Behov

Formu lär

Godk /

attest

Inköpsstöd

Order

Leverans

Faktura

Godk /

Betalning

attest

Den som har ett behov av varan produkten skickar via systemet en fritextbeskrivning till den som har att godkänna inköpet. Därefter skickar denne det vidare till utsedd inköpare som genomför inköpet i systemet.

2