Konsulter med höga krav - Briljant Ekonomisystem

Nyslipat Vi växer med era behov Tack vare att Briljant har få begränsningar i systemet kan vi hänga med när ett företag växer. En annan orsak är att vi har kunniga återförsäljare som vet hur man kan och ska använda systemet för de behov som ni, våra kunder, har. Att vi får behålla er som kunder medan ni växer är en del i att vi själva växer varje år. Ett ökat antal kunder ger ett ökat antal önskemål och för att möta dessa växer vi även på personalsidan. Ett bra tillfälle att få idéer hur man ska använda Briljant och lämna önskemål är våra uppskattade Erfa-träffar som vi precis genomfört. Om dessa och annat kan ni läsa på denna och följande sidor. Trevlig läsning!

från Briljant Ekonomisystem Nr 19 – Nov 2013

Konsulter med höga krav Konsultbolag1 är ett konsult- och utbildningsföretag som arbetar med ­kravhantering och test av IT-system. Koncernen består av fyra regionala bolag och ett rikstäckande utbildningsbolag. I moderbolaget ligger alla gemensamma funktioner för ekonomi, rekrytering och marknad. Bolaget startade 2001 och har idag 96 anställda. Anders Barnå är VD på företaget.

– Från att ha varit ett litet bolag har vi vuxit till en koncern, berättar Anders. Vår business är att sälja timmar och till det behöver vi en sammanhängande plattform. När vi började se oss om vad som fanns på marknaden träffade vi på Briljant och Anna Fagerström. Vi gillade den kombinationen. – Från början skötte en redovisningsbyrå vår ekonomi men efter att ha anställt Åsa Pehrson som ekonomichef håller vi på att bygga upp

kunskapen internt, vilket kommer att bli både bättre och billigare. – När jag började hade jag ingen erfarenhet av Briljant men hade jobbat i flera andra ekonomisystem, berättar Åsa. Jag var först på en halvdags introduktionsutbildning och har sedan lärt mig själv och genom att fråga kollegor. Anna Fagerström har också hjälpt mig mycket. Systemet är användarvänligt och det finns otroligt många möjligheter. 

Stort tryck på Erfa-träffarna I månadsskiftet september oktober genomfördes årets erfa-träffar. Anders Waern, vår utbildningsansvarige, har åkt kors och tvärs genom landet och pratat Briljant med intresserade åhörare. Läs vidare på sidan 3

Läs vidare på sidan 2

Fortsättning från förra sidan.

Konsulter med höga krav – Som konsultbolag är det vår tid som vi lever på. Alla rapporterar tid i webbtidkort. Varje konsult, tidart och projekt är prissatt. Innan vi på administrationen importerar tidkorten har de attesterats av fokusområdesledaren. På så sätt har vi bra kontroll på att alla rapporterat korrekt. Det fungerar jättebra tycker både vi och de ute på fältet. Alla delar integrerade

Tips från coachen!

– Tidrapporteringen är kopplad till lönesystemet. I och med det slipper vi den manuella registreringen av sjukdom, semester och annan frånvaro. Det spar inte bara tid utan risken för att något ska bli fel minimeras också. – Konsulterna har en fast och en rörlig lönedel. Den rörliga är lite komplicerad att räkna ut. Den är relaterad till person och resultat med avdrag för eventuella kostnader och förmåner. Utbetalningarna sker i efterskott och beloppet ska fördelas över ett kvartal. Det är mycket att ta hänsyn till. Tidigare har vi fört allt på

Excelark men nu har Anna hjälpt oss att skapa rapporter. – Eftersom alla tider som rapporterats in i systemet redan är kontrollerade så går det väldigt snabbt att fakturera. Vi skickar sedan fakturafiler till ”InExchange”. Där skrivs fakturorna antingen ut och kuverteras eller skickas som e-faktura, allt beroende på önskemål från kunden. Vi har en stor kund som näst sista dagen i månaden vill ha en sammanställning över all fakturering som ska komma. Inte ens det ställer till problem eftersom vi redan har all tid som ska faktureras samlad och kontrollerad i våra debiteringsunderlag. – Leverantörsfakturor skannas och ankomstregistreras av administrationen och ansvarig attesterar direkt i systemet. Vår ekonomichef gör slutlig attest tillsammans med VD innan utbetalningsfil sänds till BGC.

Rationell utbildning

Webbattest

För att du som användare av Briljant ska kunna utnyttja systemets olika funktioner så rationellt som möjligt kan det vara idé att gå på utbildning. Problemet med kurser är ofta att det är svårt att få tid och resorna kan tyckas kostsamma. Därför erbjuder vi en ny form av utbildningar, webbinarier. Det är lärarledda kurser där du via internet sammankopplas med kursledaren och övriga kursdeltagare. Om du behöver ställa frågor markerar du det med en knapptryckning. Kurserna är på mellan en och två timmar. På www.briljant.se kan du se hela utbudet samt kostnader.

Alla ni som jobbar i Briljants ASP kommer inom kort att kunna använda vår rutin för webbaserade attester. – Vi har fått många önskemål om den här rutinen bland annat från redovisningsbyråer, säger Anders Hansson på Briljant Utveckling. Den kommer också att uppskattas av de organisationer som är spridda över landet och av företag där projektledare som ska attestera leverantörsfakturor sällan sitter inne på kontoret. – Funktionen kommer att vara i drift kring årsskiftet.

Viktig uppföljning Anders Barnå och Anna Fagerström har haft många möten för att hitta lösningar som uppfyller de krav företaget ställer. – Anders har haft många önskemål och behov av systemanpassningar, berättar Anna, bland annat hur rapporterna ska se ut. Ibland har det varit ganska komplicerat, men vi har kopplat på nya funktioner och hittat bra lösningar. När beställaren är tydlig och vet vad han vill kan vi oftast möta upp. – Hos oss är det viktigt med rapporter för uppföljning. Jag måste säga att jag är imponerad över vilka möjligheter som finns, fortsätter Anders. Om jag får önska mig något är det att webbtidkort ska utvecklas. Jag har hört att det är på gång men vet inte när det blir.

Kontrolluppgifter direkt ur redovisningen För att ta fram kontrolluppgifter behövs inget speciellt löneprogram, funktionen är en del av klientredovisningen i Briljant. Med en knapptryckning tas de fram ur systemet. Bokför varje månads bruttolön, förmåner och skatt på anställningsnummer. Vid årets slut är allt förberett för utskrift samt fil till Skatteverket. Även kontrolluppgifter för räntor och utdelningar kan skapas. Samma förfarande gäller, underkonto används vid bokföringen av räntan och/eller utdelningen. Läs mer om detaljerna under Hjälpen (F1) i programmet.

Forts. från sid 1

Stort tryck på Erfa-träffarna – Det är kul att träffa så många entusiastiska Briljant-användare, säger Anders Waern, vår utbildningsansvarige. Under förmiddagarna berättade jag om nyheter i systemet blandat med en del gamla finesser som inte alla känner till. De antecknar mycket och ställer kvalificerade frågor. Ofta kan det ju vara en liten bagatell som gör det dagliga jobbet så mycket enklare. De flesta upptäcker att systemet är större än de tror. – Träffarna samlar både de som känner Briljant sedan många år och de som är nybörjare. Det är en utmaning för mig att få det att bli intressant för alla. Anders kopplar ofta ihop möjligheter i programmet med nya krav

som ställs på företagen. Ett exempel är bankernas tuffare krav på att likviditetsplanering ska finnas. Det är inte så många som använder den funktionen i Briljant men efter att ha sett hur användbar den är kanske fler börjar. Eftermiddagarna ägnades åt workshop där deltagarna diskuterade kring ett fiktivt företag. Ibland gick diskussionernas vågor höga när tankar och idéer utbyttes. Förhoppningsvis fick många aha-upplevelser och tips för att förenkla arbetet. Många av Anders tips går tillbaka till RFB – gör Rätt Från Början. Registreras allt korrekt tar Briljant hand

om uppgifterna och lägger in dem på rätt ställe så att rapporter och vidare arbete blir effektivare. Dessutom blir det färre fel. – Briljant utvecklas ju ständigt och jag uppmuntrar alla att komma med önskemål om vilken utveckling de önskar sig, fortsätter Anders. Nu håller jag på att sammanställa dem för att skicka vidare till utvecklingsbolaget i Norrköping. Alla önskemål kommer inte att kunna uppfyllas av olika skäl, men många vet jag finns redan med i planeringen. När vi ses nästa år ska vi bocka av dem.

Jolanta Wawrzusiszyn på EKAD Ekonomiadministration har bara jobbat med Briljant i två månader, så det mesta är alldeles nytt för henne.

Birgitta Öster på LRF Konsult är entusiastisk över Briljant. Det finns så mycket finesser. Linda Lindgren håller med men Göran Högberg tycker ibland att det kan bli lite krångligt. Kanske för att det kan vara svårt att hitta rätt bland så många möjligheter.

Vi styr in alla våra kunder i Briljant. Det är bra att det nu gå att periodisera statistik på försäljningen. Likaså att man kan ha attestflöde ”utanför” systemet för de som inte ska göra något annat. Johan Petersson, Nordenhem Redovisning

Energitillskott. Briljant har tänkt till tycker Kerstin Hinks på Allegretto Revision.

Kalmar och Sundsvall var nya orter för i år.

Det är sällan vi budgeterar, oftast gör kunderna det själva. Men ibland importerar vi deras budgetar i Briljant. Kvartetten från Accountor i Kumla.

Maria Skoog och Anneli Berg arbetar på Briljant Support i Stockholm.

Nyheter i systemet Skatteverket har tagit bort möjligheten att redovisa moms i inkomstdeklarationen. Momsredovisning sker därför i skattedeklarationen, även då längden på momsperioden är 12 månader. Vid import av leverantörsbetalningar kan utlandsbetalningar hanteras enligt formatet ”SESISU”. Vid leverantörsfråga kan fakturor ändras/spärras via F2. Vid slutregistrering av leverantörsfakturor kan alla fakturor som har attesterats utan ändring/notering hämtas in automatiskt via F12/H. Nollfakturor (kundfakturor med totalbelopp 0 kr) kan nu fås upplagda i kundreskontran. Vid import av inbetalningar från Bank-/Plusgirot kan matchning göras mot referens och belopp i stället för referens och kundnamn. Detta för att få bättre träffar t ex vid annan betalare. För bättre träffresultat görs också matchning mot fakturanummer i andra hand när man använder sig av OCR-nummer. I prislista avtal, kund och projekt kan prissättning kopieras från annan prislista.

Tidkortets resekostnader kan analyseras. Byte av anställnings- och tidartsnummer finns det funktioner för i projektredovisningen. I Byråplaneringen kan planeringsinformation makuleras. I Byråuppföljningen kan delmoment som är slutförda markeras med gult. I Löneprogrammet kan informationstext samt fritext anges för lönearter. Vid import från tidredovisningen kan vecko- och månadsarbetstid från personaluppgifterna användas i formelberäkningen. Vid utskrift av personallista kan urval göras på avdelning. I Hyresprogrammet kan mätdata för el och vatten importeras via fil. Vid transaktionsanalys kan urval på förfallodatum, aviseringsdatum och makuleringsdatum göras. Periodtexten som skrivs ut på avier kan förkortas. I Gemensam uppläggning finns en Behandlingshistorik för registreringsbilder och utskriftsmallar. Vid upplägg av dem kan fält förkortas eller förlängas med drag-and-drop-teknik. Vid upplägg av utskriftsmallar är det enklare att hantera ramar och raster, ändra storlek, förflytta, m m.

Nya kunder Malmö: Staffanstorps Reningsverk AB, ELE Elkonsult Stockholm AB, Business Service RBD AB, Staffanstorps Fibernät AB, Sydbab Jonas Billgren AB Göteborg: Pro Consult, ProScheduler, Bohusgeo AB, Stefan Werner Arkitekter AB,Strömstad Spel & Tobak AB, ByggPlåt Svensson & Söner AB, Mathias & Anders Schakt AB Gävle: John Gustafsson Bygg Entr. AB, Gästrike Plåt AB, Svenska Säker Skog, Call Up Uppsala AB, Sunds Ljud & Inredning AB, Byggtec AB Norrköping: C.H. Andreasons Plåtslageri AB, MÅ Redovisning, Johannelunds Vårdcentral AB, Norrköpings Tennisklubb, Structor Västerås Örebro: GUJA AB, HEAB Plastteknik AB, Kjell Heinz Bil AB, Swed Traffic Center AB, MyCoffee Sverige AB, Kaffeknekten AB, Holmstedt & Partner, Alltid Redo Stockholm: Abalon AB, Bromma Måleri, Simple Systems i Stockholm AB, PCG Clinical Services AB, Svensk Mjölk AB Vallentuna: 212 Utveckling AB, Hasselgren 2 AB, Grufman Bil AB, Villa Solhagens Djurpensionat Sundsvall/Skellefteå: Skellefteå Taxi AB, HEAB Stängsel AB, Jämtekonomi AB, Norrländsk Byggproduktion AB, Veterinärhuset Södra Berget AB, Amexo AB Ronneby: Conlega Fastighetsförvaltning AB, Lennart Östersten i Wärnanäs, Tina Nilssons Redovisningstjänst AB, Futurum Solutions Sweden AB

Ny medarbetare Erik Granhagen är nyanställd på utvecklingsbolaget i Norrköping. Erik har jobbat som systemutvecklare under mer än tio års tid och kommer senast från ett företag inom energimätare och mätsystem. Han har arbetat mycket med dataintegration mellan olika system. Erik är uppvuxen i Västerbotten. Hans fritidsintressen är jakt och fiske, kajaking och segling. Att laga mat och umgås med vänner är också något han gärna ägnar sig åt.

Återförsäljare skellefteå Gävle Vallentuna Stockholm Visby ÖREBRO Norrköping Malmö Ronneby

0910-149 90 026-13 20 40 08-511 800 80 08-740 66 45 0498-21 68 88 019-58 25 88 011-28 83 00 040-18 01 60 011-444 14 64

Briljant Ekonomisystem AB Nya Rådstugugatan 7, 60242 Norrköping www.briljant.se Produktion: defacto ab