KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling

KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling boekhouding en personeelszaken Dia 1 De laatste afdeling die we binnen onze groothandel bespreken is de afdeling boekhouding en personeelszaken.

Samenhang afdelingen Dia 2 Onze groothandel stuwt producten voort in de bedrijfskolommen van kantoor- en vergadermaterialen en kantoormateriaal. We hernemen even de samenhang tussen de afdelingen van onze groothandel. We starten opnieuw bij de behoefte van de klant. Deze behoefte wordt opgevolgd door de marketing. Dit is bij Offisco geen aparte afdeling maar huist binnen ‘verkoop’. Bij verkoop houden ze de nieuwe, de opsplitsing of de verschuiving van de behoeften van het doelpubliek van Offisco in de gaten. In functie van dit behoefteprofiel gaat de aankoopafdeling aankopen doen. Zij zullen het assortiment opbouwen maar wel binnen de krijtlijnen van onze marketingstrategie. De aankoopafdeling zorgt niet alleen voor de aankoop van handelsgoederen. De aankoopafdeling koopt ook verpakkingsmaterialen, gasolie, poetsproducten, e.d. aan. Voor de aankoop van investeringsgoederen zoals een nieuwe heftruck of een vernieuwing van het dak is er samenspraak met Peter Beyens. Vaak zal er hier een scootbedrijf ingehuurd worden omdat we zelf niet over de nodige know-how beschikken. Eens een aankoop definitief is, wordt het magazijn ingelicht. In samenspraak met de leverancier en het magazijn wordt een leveringsdatum binnen de leveringstermijn afgesproken. De magazijnafdeling ontvangt van de ‘aankoop’ de nodige informatie om de goederen te kunnen ontvangen en deze op kwaliteit en kwantiteit te kunnen controleren. Als dit alles volgens plan verloopt, worden de goederen in de rekken opgeslagen. De verkoopafdeling zit natuurlijk ook niet stil. Zij sturen informatie naar de klanten, voeren promotie, luisteren veel naar de klanten en zorgen voor een goede leveringssnelheid, leveringsbetrouwbaarheid en – niet te vergeten – een goede service na verkoop. Deze remedie leidt altijd tot een goede verkoop. Eens een verkoop gerealiseerd start het magazijn samen met de klant en de eventuele externe vervoerder een verzendplanning. De halve dag voor de verzending wordt gestart met de orderpicking. Goederen die in de namiddag moeten geleverd worden, worden in de voormiddag in de expeditieruimte geplaatst. Goederen voor de volgende voormiddag worden in de namiddag verzameld. De vervoerder krijgt alle goederen en documenten mee en zal de klant vragen om ‘voor ontvangst’ te tekenen. Offisco heeft ook enkele ondersteunende afdelingen. Zij zijn niet echt nodig in de kernactiviteit van het bedrijf maar toch … De afdeling boekhouding en personeelszaken moet ervoor zorgen dat facturen worden

opgemaakt voor de klanten, aankoopfacturen worden betaald, lonen worden uitbetaald, winst en cashflow worden in kaart gebracht, … Daar kijkt men uit naar fiscaal gunstige regimes, mogelijke subsidies, … De boekhoudafdeling heeft dus met alle afdelingen te maken, maar ook zowel met klanten dan leveranciers als banken en belastingcontroleurs. De receptie is nog zo’n ondersteunende dienst. Allerlei bezoekers melden er zich aan, allerlei telefoonverkeer komt er toe of vertrekt er, de post wordt er gesorteerd per afdeling, vergaderzalen worden er geboekt, de agenda van Peter Beyens wordt er bijgehouden en ook andere medewerkers zullen er melden wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan bij een klant.

Organogram Dia 3 Een andere manier om de samenwerking en de onderlinge verhouding tussen de verschillende afdelingen en medewerkers te laten zien, is het organogram. Deze dia moet nog herwerkt worden.

Functie groothandel Dia 4 In hoever is de afdeling boekhouding bij de functies van de groothandel betrokken. Foute antwoorden kleuren rood, juiste antwoorden groen.

Taken op de afdeling Dia 5 Interactieve opdracht hier zou kunnen zijn: “Toon het verband aan tussen de taken en de gebruikte figuren waarin de foto’s werden geplakt. De afdeling boekhouding en personeelszaken moet vele gegevens voor de boekhouding en de berekening van de lonen en salarissen zien te bemachtigen. De ingezamelde gegevens moeten vaak geordend en op juistheid en volledigheid worden gecontroleerd. Vervolgens moeten de gegevens in de computer worden ingebracht. Dia 6 Met aangepaste software kan de computer gegevens totaliseren, wegen, aangiften voorbereiden of automatisch genereren, allerlei ratio’s (= kengetallen) berekenen, ... Het afdelingshoofd of iemand die men daarvoor speciaal inhuurt kan nog verder gaan in de gegevensverwerking, grafieken maken, … Deze gegevens zal men uiteraard aan de directeur verstrekken. Ze kunnen ook voor andere mensen dienen. De werknemers bijvoorbeeld hebben recht op hun loonberekening. De

btw-controleur moet een aangifte ontvangen. De bank kan ook allerlei gegevens van de boekhouding opvragen vooraleer een lening toe te staan, … Eventueel kan men reeds een verklarende uitleg schriftelijk of mondeling verstrekken aan de werknemers, de aandeelhouders, de belastingcontroleur, .. De documenten, de bewijsstukken, de berekeningen, … zal men uiteindelijk klasseren en archiveren zodat men ze nog kan bereiken wanneer dit later nodig blijkt. Dia 7 Nu denk je misschien: “de afdeling boekhouding en personeelszaken dat is een saaie boel van zakelijke koele cijfers en berekeningen”. Toch zal je ook merken dat het allemaal om mensen draait: - één of andere werknemer wil weten of hij recht heeft op een bepaald verlofstelsel; - de spanning rond een lening; - de vraag van verkoop of men aan een bepaalde klant een uitstel van betaling kan toestaan; - een collega met ziekteverlof die belt om zaken voor hem te regelen; - de ontvangst van een SZ-controleur; - … Het is maar een greep uit het reilen en zeilen van het leven op deze afdeling.

Delen van de afdeling Dia 8 Boekhouding en personeelszaken kan je gerust in twee of zelfs in drie afdelingen opsplitsen. In een aantal bedrijven heb je een aparte afdeling facturatie. Die afdeling zit bij ons mee vervat in de boekhouding. Bij Offisco is er dus maar één afdeling. De boekhouding brengt de goederen-, diensten, geld- en arbeidsstromen in kaart. Zoals de facturatie de berekening doet van de goederen- en dienstenstromen, doet personeelszaken de berekening van de arbeidsstromen. Zowel ‘facturatie’ als ‘personeelszaken’ leveren dus bewijsstukken voor de ‘boekhouding’. Zij doen natuurlijk nog meer: ‘facturatie’ zamelt de nodige informatie in en verstuurt de facturen en creditnota’s naar de klanten, ‘personeelszaken’ verzamelt ook informatie en bezorgt informatie aan werknemers, RSZ, …

Binnenkomende informatie voor de afdeling Dia 9 De informatie voor de bewijsstukken komt van binnen het bedrijf. Andere bewijsstukken voor de boekhouding komen dan weer van buiten het bedrijf. Een overzicht: - informatie voor bewijsstukken vanuit het bedrijf: o wanneer goederen afgeleverd werden bij de klant zal deze op de CMR (vrachtbrief voor vervoer over de weg) of ander verzenddocument tekenen ‘voor ontvangst’. Deze handtekening is voor facturatie de basis om een

-

verkoopfactuur m.b.t. die goederen op te maken. Het zijn de vervoerders die de ondertekende CMR’s bij onze afdeling afleveren; o de personeelsleden van alle afdelingen moeten bij hun afdelingschef verlofdagen aanvragen, ziekte melden, … aanwervingen doet personeelszaken dan weer zelf al is de afdelingschef hierin altijd een rechtstreekse betrokkene. Deze informatie is de basis voor de loonberekening; o inningen van contante verkopen worden ook vanuit de afdeling verkoop met een telstrook van de dagtotalen van het kasregister doorgegeven; informatie voor bewijsstukken van buiten het bedrijf: o aankopen worden gefactureerd door de leveranciers. Het gaat niet alleen over facturen van handelsgoederen maar ook van algemene kosten en investeringsgoederen. We zullen natuurlijk niet nalaten te controleren of deze facturen overeenstemmen met de door ons ‘voor ontvangst’ getekende vrachtbrieven;

Dia 10 o banken sturen rekeninguittreksels door met allerlei betalingen en inningen; o de overheid stuurt belastingsaanslagen van allerlei aard: op de winst, voor het milieu, op de vestiging, btw rekeningen courant, … o de RSZ stuurt allerlei informatie i.v.m. de bijdragen voor het kinderbijslagfonds, het pensioenfonds, het fonds voor beroepsziekten, de werkloosheidskas, het vakantiegeld, …; o dit zijn de belangrijkste informatiebronnen voor ‘boekhouding en personeelszaken’. De informatie kan – afhankelijk van het bedrijf – ook nog uit vele andere hoeken komen.

Belangrijkste overzichten Dia 11 en 12 Het belangrijkste resultaat van de boekhouding is de balans. Het is als het ware een foto van de onderneming. Op het actief staan al de bezittingen = wat we hebben: de uitrustingsgoederen, de handelsgoederen, de vorderingen die we bezitten op klanten bijvoorbeeld of op de overheid, de gelden. Op het passief staat van waar die bezittingen komen: de grond komt bijvoorbeeld van de eigen inbreng van de ondernemer, de machines komen bijvoorbeeld voort uit een lening bij de bank, de handelsgoederen moeten we nog betalen aan de leveranciers. Alles van waar het actief komt staat op het passie. Het belangrijkste element op de balans is de winst of het verlies. Dia 13 Willen we weten hoe die winst of verlies is samengesteld? Dan moeten we er de resultatenrekening bijnemen. Hierop vinden we de verschillende soorten kosten en opbrengsten. Dia 14

De belangrijkste samenvatting wat betreft lonen en wedden zijn natuurlijk de loon- en salarisstaten. Zij geven een overzicht van de personeelskost van een bepaalde maand. Omdat de sociale wetgeving heel complex is en erg aan verandering onderhevig, laten de meeste bedrijven dit werk door een sociaal secretariaat doen. Dit secretariaat geeft ook reeds een voorstel van boeking van deze kost op.

Uitgaande informatie Dia 15 Vanuit ‘boekhouding en personeelszaken’ gaat heel wat informatie naar buiten: - naar andere afdelingen; - naar externen. Verkoopfacturen en creditnota’s vertrekken er naar de klanten. Aanmaningsbrieven (tot betaling) blijken ook regelmatig noodzakelijk. De directeur wordt natuurlijk geïnformeerd over de balans- en resultatenrekening. Bepaalde kostensoorten kunnen in een grafiek worden gezet, de samenstelling van de winst in een taartdiagram, de omzet van de verschillende productgroepen in een curve, … Alle werknemers ontvangen natuurlijk hun loonberekening. Dia 16 Vanuit ‘boekhouding en personeelszaken’ vertrekken uiteraard heel wat betaalopdrachten naar de banken. Leveranciers, werknemers, belastingsdiensten … en tenslotte de aandeelhouders ze moeten allemaal betaald worden. De facturen en andere rekeningen die we ontvangen, moeten allemaal gecontroleerd worden. We kunnen niet alles zomaar betalen. Belastingsdiensten vragen ook allerlei zaken: berekening van de btw-vereffening, btw-listing, loonfiches, winst voor personen- of vennootschapsbelasting, aantal m² bedrijfsoppervlakte, vermogen van motoren van machines, … De RSZ moet geïnformeerd worden over: - in- en uitdiensttredingen; - RSZ-kwartaalaangiften; - aangiften sociale risico’s (ziekte, werkloosheid, arbeidsongeval, beroepsziekten, …); - … Dia 17 Gelijkaardig aan het systeem van de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) tracht men hier te komen tot een centrale en elektronische gegevensinput en – raadpleging. De volgende prenten tonen dit met betrekking tot de in- en uitdiensttredingen en de RSZ-kwartaalaangiften. We zullen ons dit jaar vooral concentreren op facturatie en boekhouden. Volgend jaar komt personeelszaken meer aan bod. Dia 18

Als synthese van deze afdeling bieden we de beroepenfilm van de VDAB aan.