Landhuis vergadering 11/09/2012 aanwezig: Andre, Ben, Marion

January 8, 2018 | Author: Anonymous | Category: Arts & Humanities, Music
Share Embed Donate


Short Description

Download Landhuis vergadering 11/09/2012 aanwezig: Andre, Ben, Marion...

Description

Landhuis vergadering 11/09/2012 aanwezig: Andre, Ben, Marion, Frans, John, Bart, Aurora, Dymph, Bertho, Peter, Johan, Oscar. Notulist: Jeroen Samenvatting van de notulen: Het streven om structureel en geordend activiteiten voor het landhuis te plannen, ook als Bart er niet is, heeft de voornaamste prioriteit. De kerngroep bestaat momenteel uit Bart, Ben en Andre. De communicatie moet sterk worden verbeterd en naast de vaste activiteiten op woensdag en zondag is nog meer inhoud wenselijk. We zoeken naar manieren om zowel (nieuwe) landhuizers als bezoekers meer betrokkenheid te laten voelen. Onder de landhuizers is deze betrokkenheid er, maar wordt er nog teveel vertrouwd op het handelen en de kennis van Bart. De verantwoordelijkheid moet worden verdeeld over meerdere personen die aanspreekbaar zijn. Zij moeten bijvoorbeeld toegang tot het landhuis kunnen verschaffen en weten waar basale zaken als koffie en schoonmaakmiddelen liggen. Een nieuw plan voor de organisatie van het landhuis is het opzetten van een sociocratisch model. In dit model bestaan er zogeheten kringen die verantwoordelijkheid dragen voor een bepaalde activiteit en waarvan de afgevaardigden rapporteren aan de kernkring.

Het verslag hieronder gaat over de herziene invulling van de zondagen.

Na een jaar landhuis blijkt dat veel praktische zaken door Bart gedaan worden en dat hij deze blijft doen omdat niemand anders het structureel doet. Er is behoefte aan protocollen over hoe zaken aan te pakken. Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een brunch/filmavond/activiteit?

Na een kringgesprek blijkt dat we als landhuizers er behoefte aan hebben om met elkaar dit soort protocollen op te stellen zodat activiteiten beter voorbereid worden en soepeler verlopen. Hoe gaan we dit concreet doen? We stellen klusdagen/vergaderdagen in waarop we deze kringen en protocollen onderzoeken en opzetten.

1e zondag van de maand = klusdag / vergaderdag 2e zondag van de maand = bakken, brunch en activiteit georganiseerd door brunchteam van die betreffende datum 3e zondag van de maand = klusdag / vergaderdag 4e zondag van de maand = bakken, brunch en repaircafe

Deze planning volgen we 10 weken en evalueren we halverwege december.

De brunch wordt in het vervolg structureel met een activiteit opgevolgd. Deze activiteit (denk aan muziek, film, discussie, creatief) valt onder de verantwoordelijkheid van degenen die op die dag ook de brunch organiseren. Zij zorgen er ook voor dat na woensdag geinventariseerd wordt of er voor die zondag nog boodschappen gedaan moeten worden. Naast het verzorgen van een pan soep moet er o.a. ook voldoende koffie, wc-papier en afwasmiddel aanwezig zijn. Hiervoor is uiteraard geld uit de pot beschikbaar.

In de boekenkast in de keuken beneden staan twee mappen; een rode voor het bijhouden van problemen en ideeen voor de landhuiszondag, en een blauwe map voor het tuinieren in de Proeftuin.

De agenda voor de tien komende zondagen staat vermeld onderaan de oorspronkelijke notulen. Zoals je ziet zijn er nog zondagen in te vullen.

Landhuis vergadering 11/09/2012 aanwezig: andre, ben, marion, frans, john, bart, aurora, dymph, bertho, peter, johan, oscar. Notulist: jeroen 19:15 Andre: inleiding. 1 jaar landhuis. We willen meer vastigheid. Als bart er dalijk niet is willen we de activiteiten kunnen voortzetten. Ben: Bart, Andre en Ben vormen nu de kerngroep/kring. Betere communicatie, naast vaste activiteiten woensdag en zondag nog meer inhoud. Andre: wat vindt iedereen hier van? Vragenronde. Peter: verantwoordelijkheid enigszins problematisch. Gaan we activiteiten bespreken? Wat kunnen we doen aan communicatie en verantwoordelijkheid? Ben: hoofdvraag is: hoe kunnen we zorgen dat landhuisbezoekers meer commitment voelen en taken op zich kunnen nemen? Bart: ziet betrokkenheid. Persoonlijk: hoe kan ik de betrokkenheid loslaten of doorgeven. Wensen: meer met organisatie bezig zijn. Bart wil misbaar zijn en andere dingen kunnen doen. Peter: mensen zien bart automatisch als de natuurlijke beheerder. Hij straalt het ook uit. Patronen ontstaan, verwachtingen: bart zal het wel weten! Bertho: nieuwe structuur idee: sociografische opstelling. Kringen zijn verantwoordelijk voor wat een kring doet. Mogelijkheid: meerdere kringen met eigen beheerders. Ben: bijvoorbeeld eetkring vuurkring broodkring tuinkring ´kernkring´ afgevaardigden van de kringen rapporteren aan de kernkring. Bertho: mensen bespreken eerst ideeën met de vertegenwoordigers van de kringen dus geen eindeloze vergaderingen. Ben: taken overnemen van Bart was niet leuk! Heel vermoeiend. Deel verantwoordelijkheden moeten worden verspreid over de kringen. Wie zorgt er bijvoorbeeld voor dat mensen binnen kunnen in het landhuis? Dymph: we stellen continu dezelfde vragen: sleutel? Koffie? Waar is dit en dat?

Bart: met name de brunch is een zorgenkind. Geen vaste verantwoordelijkheid. Steeds de vraag wie wat organiseert op zo'n dag. Peter: niet tevreden over brunch. Het is niet te voorspellen wat voor eten er zal zijn en of het genoeg is. Ontmoeting is leuk maar naast het eten is er niet genoeg invulling van de dag. Er moet iets achteraan komen. Themadag? Discussie? Muziek? Dymph: de algemene verwachting is vaak 'dymph maakt wel soep', dus daar ontstaat een gevoel van verantwoordelijkheid, maar soms komt het niet uit. Wil atelier zelfgemaakte spullen graag opzetten. Ben: vrijheid uiterst belangrijk voor mensen om te kunnen zeggen als iets niet gaat. Peter: er komt sleur in herhalende activiteiten. Eten wel handhaven maar dan bijvoorbeeld ook thema/activiteit erna. Bertho: wie kan hier een lezing geven? Muziek maken? thema´s het groene hart. Recycling, permacultuur etc. Marion: is de frequentie van de brunch wel goed, elke zondag? Is die behoefte er? Repaircafe +lunch loopt altijd goed. Bertho stelt voor: tussenliggende zondag voor vrije programmering. Mensen kunnen niet elke zondag. Bart: Structuur is nodig. Mensen weten ´op de zondag kan ik komen´ Kan ook te belastend zijn. Marion: voor wie bakken de bakkers? Frans: het moet commercieler. Wil brood maken voor grote groep. 1 of 2x per maand? Bertho: 1x per maand ideaal voor veel mensen. John: mensen durven niet aan te spreken: kan ik ook nog wat doen? Repaircafe. Ben: meerdere kringen erg veel werk, niet te vragen van mensen. Bart: we zijn nog niet capabel genoeg om mensen persoonlijk te benaderen en uit te nodigen Eerste zondag: klusdag/overleggen, 2e zondag: activiteit. Januari of maart hopeijk grotere groep. Andre: wat kunnen we nu als Bart er niet is? Bart: verantwoordelijk om te plannen en te zeggen of je er zal zijn of niet. Online communiceren. Paswoord van de website wordt bekend gemaakt. Bertho: hoe kunnen we een aantrekkelijke site maken? Meer foto´s. Peter: 1 zondag vergaderen/overleggen Ben: om de week landhuiszondag, andere zondag klusdag: werken aan van alles. Kringen stichten: ict kring te klein? Wordt onderdeel van.. bijvoorbeeld. Kernteam gaat verder met zaken als communicatie extern en intern. Dymph: 4e zondag repaircafe? Overig is brunch en klusdag.

Ben: wie is er voor het stichten van de kringen? Iedereen is voor, peter wil beter beeld van wat een kring is. Frans: vuur hout brood muziek opruimen poetsen. Wil veel doen. Bertho: website: vrienden van landhuis moeten kunnen inschrijven, commitment met financiele bijdrage om te binden. Begin gemaakt: contact leggen met groene organisaties. Hier kunnen activiteiten plaatsvinden. Kansen zijn blijven liggen. Aurora: praktische zaken van organiseren activiteit: wie zet er koffie? Wie willen we hier hebben? Hoe bereiken we de doelgroep en welke publiciteit geven we? Iemand moet ´de telefoon op kunnen pakken´. Er moet een gastheer/gastvrouw zijn die als vertegenwoordiger. Bertho: gaan we een stichting maken? Ben: het idee daarvoor is er nog. De ´kerngroep´ wil naar notaris, KVK, vragen stellen: is het uberhaupt mogelijk? Bart: we plannen een inspiratieavond over sociocratische organisatie. Bertho: mail sturen met download van dit document voor voorbereiding. 20:15 PAUZE Andre: wekelijkse film over permacultuur? Ben: plan voor nu is even concreet maken wat we gaan doen. Landhuis 2.0 klusdag/activiteit zondag. Kringen stichten, meta-niveau. Wie wat hoe? Lange en korte termijn. Wie kan/wil wat gaan doen en hoe ziet dat eruit? Ben: vierde en tweede zondag is repaircafe en/of brunch. Iedereen is voor. Oscar: wil iedere zondag wel brood blijven bakken. Andre: evaluatiepunt inlassen voor goeie frequentie van activiteiten? Bart: een van de klussen is het organiseren van een activiteit na de brunch. Wie wil er na de brunch iets organiseren? Ben: termijn zetten voor evaluatiepunt voor het in werking zetten van deze plannen. Aurora stelt voor half december. Iedereen mee eens. Ben: samenvattend. Half december evaluatie van 2.0, 4e zondag repaircafe, 2e zondag brunch + activiteit. 1e en 3e zondag: klussen en organiseren. Bart: poster brunch moet worden aangepast. Aurora: iedereen moet voor de brunch meenemen wat hij/zij zelf wil eten. Ben: Starten van landhuis 2.0 per 1 oktober, half december evaluatie. Lange termijn kijken. Aurora wil weten: hoe verhoudt open space zich met deze plannen? Bart: direct actie nodig, kan nu niet de verantwoordelijk dragen zoals eerst ivm weg naar frankrijk. Dingen zijn niet vanzelfsprekend: is er koffie, is de wc gepoetst, is er eten? Groep van bv 6 die voor 2 maanden dit soort dingen regelen.

Ben: wie wil voor 2 maanden in een groep gaan om de brunch te regelen? Test case. Bart: 2 mensen per zondag misschien al voldoende. 1 opent, de ander sluit af bijvoorbeeld. Marion: nu nog 3 zondagen in september op de oude voet. Bart: iemand neemt initiatief voor vragen van hulp voor een zondag. Brood en soep regelen belangrijkst. Ben: meteen opschrijven wie doet wat op welke zondag (test case). Ben: tot zo ver duidelijk wat we doen tot oktober. Allemaal eens over de 3 stappen voor landhuis 2.0. Bart: elke week nieuwsbrief doe ik nu nog. Wil input als er activiteit is. Komende zondag: geef zelf aan als iets er niet is, bijv koffie bier. Bart: vereiste = landhuis open en soep. Aurora: mensen kunnen worden uitgenodigd worden om hier iets te doen Andre: als ik open maak, en dingen zijn op dan is het te laat. Dus bijvoorbeeld donderdag al inventariseren wat er ontbreekt. Bart: hoe gaan we het later allemaal regelen? In oktober beginnen we en bespreken we de details. Neem zelf t initiatief maar vraag vooral voor praktische ideeën en oplossingen. John: bijv woensdag inventariseren en evt. al kopen voor zondag. Bart: ieder mag zelf bepalen wanneer inventariseren en inkopen als hij/zij de zondag organiseert. Aurora: vermoeiend om alles zelf in de gaten te houden dus we moeten kunnen vertrouwen op een groter draagvlak. Peter: we moeten het nu waarmaken. Een mooie bijeenkomst is geen garantie voor resultaat. Bart: de rode map is voor bijhouden van problemen en ideeën landhuiszondag, gaat in de keuken. Blauwe map is voor tuinieren. Ben: nadenken over welke groepen er kunnen bestaan. Bart: inspiratieavond/brainstorm op een zondag. Andre: kernteam komt dinsdag bij elkaar. Dinsdag 25 september vergaderen over sociocratisch model. www.sociocratie.nl SLOT.

AGENDA zondagplanning september en oktober Zo 16sept. 1 PETER 2 ANDRE Zo 23sept. 1 BEN

2 zo 30sept. Repaircafe 1 BART 2 zo 14okt. 1 2 zo 28okt. Repaircafe 1 AURORA 2 MARION 3 JEROEN

View more...

Comments

Copyright � 2017 NANOPDF Inc.
SUPPORT NANOPDF