Inhoudsopgave Leesmij 2017-0A dd 04 januari 2017.................................................1 Algemene waarschuwing c.q. opmerking................................................1 Helpdesk.................................................................................................2 PDF.........................................................................................................2 Updaten I................................................................................................2 Updaten II.............................................................................................2 LogiSal Employee Self Service (ESS).......................................................2 Verwijderen werkgevers en werknemers................................................2 Inkomenscode 21 Overige pensioen vervallen........................................3 WHK met inhoudingsdeel........................................................................3 Vast Overeengekomen Loon (VOL)..........................................................3 AOW-gerechtigd......................................................................................4 Ontslag transitievergoeding....................................................................4 Payroll....................................................................................................4 Mailen.....................................................................................................4 Berichtenverkeer ..................................................................................4 Updaten...........................................................................................................4 Productkenmerk..............................................................................................4 Pensioenaangiften...........................................................................................5 Controlelijsten Pensioenaangiften...................................................................5 PA True Blue en Rijn- en Binnenvaart naar AZL...............................................5 PA Slagers naar AGH.......................................................................................5 PA HIBIN gaat het zelf doen............................................................................5
Beveiliging naar TKP en wijziging premieberekening..............................5 Afbouw naar APG....................................................................................6 Zorg en Welzijn.......................................................................................6 Verblijfsrecreatie....................................................................................8 Textiel....................................................................................................8 Schoenmakerij........................................................................................8 Beveiliging..............................................................................................8 Sigaren/tabak.........................................................................................8
Importeren administraties.................................................................8 Checklist overgang................................................................................10
Leesmij 2017-0A dd 04 januari 2017 Algemene waarschuwing c.q. opmerking
Wij adviseren u met deze 0A-versie geen administraties uit 2016 te importeren maar te wachten tot versie 1A. Het is mogelijk dat de %% nu nog niet compleet zijn. Ons advies is altijd: begin pas met een administratie te maken/importeren als alle gegevens van de betreffende branche compleet zijn.
1
Via menu Sectoren > Fondsenlijst ziet u in de kolom Jr van welk jaar de laatste %% zijn. Via menu Sectoren > Controlelijst ziet u dat per administratie ook. Helpdesk
Wij controleren wel of u de leesmij heeft gelezen. Zo niet dan verwijzen wij u weer. En dat kost u en ons alleen maar tijd. Meer info: https://www.logisal.nl/support/support/ PDF
De leesmij verschijnt voortaan alleen in PDF. Het lezen wordt een stuk makkelijker als u een pdf-reader heeft met index, zoals Sumatra-PDF. Updaten I
LogiSal kijkt zelf op het internet of een update klaar staat. Als u geen internetverbinding heeft dan dient u zelf regelmatig te zorgen voor een update. U krijgt geen mail van ons. Updaten II
Als u een module start die te maken heeft met berichtenverkeer (LA, PA, UPA) dan controleert LogiSal op de versie van die module en update deze zo nodig. Hiervoor is een internetverbinding vereist. Als u dat niet wilt of kan dan kunt u dit uitzetten bij Instellingen > Gegevens Licentiehouder (links onder het midden). LogiSal Employee Self Service (ESS)
Belangrijk: Probeert u het activeren van werkgevers en werknemers in LogiSal-ESS niet allemaal tegelijk te doen begin januari. Het systeem is groot genoeg maar als iedereen tegelijk gaat insturen dan kan de hoeveelheid dataverkeer zo groot zijn dat er iets fout gaat. Daar kunnen we ook niet op testen. Hetzelfde geldt voor salarisspecificaties. Zorg dat u zeker weet dat de salarisspecificaties goed zijn voor u ze naar LogiSal-ESS stuurt. Informatie over de werking van ESS vindt u op: https://www.logisal.nl/html/helpdesk/employee_self_service.htm Op dit moment zijn het systeem en de App nog niet beschikbaar. Zodra dat het geval is hoort u van ons. Verwijderen werkgevers en werknemers.
Dat kan voortaan alleen nog maar via menu Beheer. Inkomenscode 21 Overige pensioen vervallen
Deze code bij Werknemer > Fiscaal > Fiscale vragen is vervallen. U dient te kiezen uit de nieuwe codes onderaan. LogiSal zal werknemers met code 21 2
tijdens het importeren zetten op 59 (Lijfrenten die zijn afgesloten in het kader van een individuele of collectieve arbeidsovereenkomst). WHK met inhoudingsdeel
Vanaf dit jaar kunt u uw WHK ook koppelen aan WHK-met-werknemersdeel. Als u dat dit jaar doet dan gaat dat volgende jaren automatisch en u hoeft geen werknemersdeel te berekenen. Dit geldt natuurlijk alleen voor werkgevers die een deel van de WHK-premie willen inhouden op het loon van de werknemer. Ga naar Werkgever > Inhoudingen > Dubbelklik WHK en ga naar de tab Koppel. Koppel aan WHK met inhouding en klik op de knop bijwerken onderin. Vast Overeengekomen Loon (VOL)
Vanaf 2017 is het vast overeengekomen loon in LogiSal gebaseerd op voltijd. Wij zijn hiertoe overgegaan op grond van onze ervaringen met de pensioenaangifte Zorg en Welzijn die ook nieuw is dit jaar. Maar er is meer veranderd. U hoeft het vast overeengekomen loon niet meer te berekenen bij Werknemer tab LoonED. Het mag wel maar als u niets invult dan vraagt LogiSal u bij de eerste boeking van het jaar of LogiSal het moet invullen. Bij Zorg en Welzijn wordt het ongevraagd gedaan. Daar is het dus verplicht. U krijgt wel een melding. LogiSal rekent als volgt: • Alle looncodes met soortinstelling Loon • Schaalsalaris • Opslag% voor reserveringen zoals ingegeven bij Werkgever > Inhoudingen > dubbelklik pensioen tab Grondslag (alleen het % bij de eerste inhouding) De methode van LogiSal heeft dus beperkingen en het kan nodig zijn de uitkomst zelf handmatig vast te stellen. U beschikt ook nog over de optie om het vast overeengekomen loon te berekenen tijdens het importeren uit 2016. Doe dit alleen als u zeker weet dat de lonen niet aangepast worden. Deze optie werkt niet bij Zorg. Opmerking: Als u het vast overeengekomen loon niet invult dan gaat LogiSal de premie berekenen op basis van systeem 2. Dit houdt in dat de premie wordt berekend op basis van de gegevens in de betreffende periode (en dus niet het VOL). U vindt deze instelling bij Werkgever > Pensioenachtigen > Dubbelklik de inhouding en ga naar tab Grondslag.
3
AOW-gerechtigd
Als een werknemer op 16 maart AOW-gerechtigd wordt en stopt met werken dan maakt u een boeking met als periodedatum 15 maart. Het is belangrijk dat u niet 31 maart neemt. Overigens is de AOW leeftijd nu 65 jaar en 9 maanden. Ontslag transitievergoeding
Als u een ontslagvergoeding of een transitievergoeding betaalt dan selecteert u eerst bij die werknemer tab Fiscaal subtab Fiscale Vragen bij Inkomenscode de optie 62 transitievergoeding. Payroll
Bij Werknemer > Sociaal > Aard arbeidsverhouding is toegevoegd 82=Payrolling. Mailen
U kunt voortaan bij het mailen van salarisspecificaties 5 verschillende teksten maken en bewaren. Berichtenverkeer
Hieronder vindt u informatie over pensioenaangiften e.d. Updaten
De modules voor berichtenverkeer worden indien nodig geüpdatet als u ze start. Dan wordt via het internet gekeken of u met de laatste versie werkt. Dat is nodig omdat wij verbeteringen in uw belang zo snel mogelijk bij u willen bezorgen. Als u geen internet verbinding heeft dan adviseren wij u met klem om vooral bij Zorg en Welzijn en APG (afbouw) elke keer voordat u hiervoor een bericht maakt, een update te doen. Doe dit in elk geval de eerste maanden. Productkenmerk
Alle fondsen zijn voorzien van een zogenaamd productkenmerk. Dat is vanaf nu uitgebreid met een identificatie van de uitvoerder (SYA, TKP, AZL, APG enz). Dit wordt tijdens het importeren aangepast mits u de inhoudingen heeft gekoppeld met onze fondsenlijst. Voor de enkele gebruiker die dat niet doet: kijk in de fondsenlijst naar de nieuwe productkenmerken die u bij Inhouding > Geavanceerd > Behoort tot moet hebben staan om de pensioenaangiften goed te laten functioneren. Pensioenaangiften
Als u voortaan een pensioenaangifte start dan ziet u alleen nog de werkgevers die hieronder vallen. Zie het onderwerp Productkenmerk hierboven. 4
Controlelijsten Pensioenaangiften
De 'Controlelijst koppelingen inhoudingen met fondsen' (in het menu Sectoren) laat nu ook zien met welk productkenmerk de inhouding gekoppeld is. De checklist Pensioenaangiften laat nu van elke werkgever ook de pensioenuitvoerder zien. PA True Blue en Rijn- en Binnenvaart naar AZL
True Blue en Rijn- en Binnenvaart verhuizen van Syntrus Achmea naar AZL. Dat maakt voor het bericht niet uit maar wel voor het versturen: het adres wordt anders. Als u gebruik maakt van LogiPoort dan dient u allereerst een account aan te vragen. Dat kan bij
[email protected] Daarna dient u te wachten met versturen tot dit in LogiPoort mogelijk is. Als u gebruik maakt van LIS dan hoeft u geen account aan te vragen en kunt u de berichten op de gebruikelijke manier versturen. Wij gaan er van uit dat er ook een klant log-in is om een pensioenaangifte te kunnen uploaden. Informeer daarvoor bij AZL. PA Slagers naar AGH
De Slagers gaan naar AGH. Aanlevering gebeurt via persoonlijke login met upload. LogiPoort en LIS kunt u hiervoor tot nader order dus niet gebruiken. Zodra AGH een webservice beschikbaar stelt zullen wij deze in LogiPoort en LIS opnemen. PA HIBIN gaat het zelf doen
Het pensioenfonds voor de Handel in Bouwmaterialen gaat de pensioenaangifte zelf verwerken. Aanlevering gebeurt via het werkgeversportaal met persoonlijke login en upload. LogiPoort en LIS kunt u hiervoor tot nader order dus niet gebruiken. Als Hibin een webservice beschikbaar stelt zullen wij deze in LogiPoort en LIS opnemen. Beveiliging naar TKP en wijziging premieberekening
U heeft een brief ontvangen met de premieberekening en de vereisten in de pensioenaangiften. LogiSal berekent een vast overeengekomen loon op jaarbasis maar zal in de pensioenaangifte het 'vast overeengekomen uurloon' opnemen, zoals verlangt. Bij Werkgever tab Algemeen Uren per week moet 38 staan. Afbouw naar APG
Dit valt per 1 januari voor de pensioenadministratie onder APG. U gebruikt Periodeblok > APG voor het maken van xml berichten voor APG. U mag geen loon van 2016 verlonen in 2017. Als dat zich voordoet dan verloont u dat aanvullend in 2016. Overgang naar 2017: 5
Na het importeren van de administratie gaat u naar Werkgever > Herstel. Selecteer 'Inhoudingen herstellen' en selecteer daaronder Bouw Afbouw. Klik op Herstel NU. De inhoudingen worden geactualiseerd en u heeft meteen alles juist staan voor de pensioenaangifte. Cao-code 0013 (UTA) vervalt. Tijdens het importeren wordt deze op 0002 gezet. De beroepencode (Werknemer tab Sociaal) wordt geconverteerd naar het systeem van APG. Helaas kunnen wij pas sinds kort de tests bij APG doorlopen, waardoor wij op dit moment nog geen goedkeuring hebben voor het indienen van pensioenaangiften Afbouw. Wij hebben dat niet geblokkeerd in LogiSal maar verzoeken u te wachten tot u van ons bericht krijgt. Zorg en Welzijn
De salarisadministratie voor Zorg en Welzijn zal in het begin meer tijd van u vragen. Om te beginnen moet de inrichting aangepast worden. Vervolgens controleert u berekeningen en doet u pensioenaangifte. Als er fouten worden gemeld dient u dat uit te zoeken. De tijd die u hierin investeert komt terug aan het eind van het jaar. U hoeft geen jaarwerk meer te doen als uw administratie klopt. U krijgt hulp van ons, maar wij verlangen ook uw inspanning. Als u onderstaande niet goed leest en toepast dan begint u verkeerd. Als wij dat signaleren dan brengen wij kosten in rekening voor onze hulp. Raadpleeg bij problemen m.b.t. de pensioenaangifte altijd onze helppagina, deze wordt de komende maanden vaak aangepast: https://www.logisal.nl/html/helpdesk/pggm__zorg_en_welzijn__upa.htm Voor algemene informatie over Zorg en Welzijn leest u ook: https://www.logisal.nl/html/helpdesk/Branche-Zorg%20en%20Welzijn.htm Aanpassingen in uw administratie Zorg en Welzijn: Vul het relatienummer in bij Werkgever > tab Algemeen (rechterkant). Toepassing van de juiste rekenmethode en het maken van de UPA (Uniforme Pensioen Aangifte) is gekoppeld aan de volgende codes, die normaal gesproken automatisch juist staan: Werkgever > Inhoudingen > Pensioenachtigen > Dubbelklik Pensioen > tab Behoort tot: – bij pensioenpremie ZW moet staan: UPAZW-U0536-1001 – bij AP moet staan: UPAZW-U0536-1002 Dit wordt bij het importeren vanuit 2016 vanzelf gedaan als uw administratie in 2016 juist gekoppeld is.
6
Daarnaast is het van groot belang dat het looncodeschema juist is ingericht. Zie verderop. De pensioengrondslag wordt door de PFZW in haar documentatie beschreven. Die beschrijving is leidend. In algemene zin betekent dit: het loon, de reserveringen voor vakantiegeld en eindejaarsuitkering (conform CAO) en de werkgeversbijdrage levensloop. En dit alles zoals het op 1 januari is (of latere datum indiensttreding). U moet dat totaal naar boven op hele euro’s afronden. Zie ook https://www.pfzw.nl/Werkgevers/wat-doe-ik-bij/Paginas/Berekeningpensioengevend-salaris.aspx Let op: u dient bij Werkgever > Reserveringen > Reservering vakantiegeld de minimumvakantiegeld-bijdrage (op jaarbasis) in te vullen (rechtsonder). Bij de berekening van de pensioengrondslag wordt hiermee rekening gehouden. Onder de noemer ORT geeft LogiSal door de toeslagen die u bij Looncode hebt aangemerkt met ORT. Daarbij wordt ook doorgegeven de extra geldelijke vergoeding in verband met het verrichten van overwerk. Opgelet: Als een werknemer overwerkt dan verandert om te beginnen de parttimefactor want er zijn meer uren gewerkt. Daarnaast wordt het toeslagdeel van het loon voor overwerk apart nog eens gerekend tot het pensioengevend loon (en dus aangegeven onder de noemer ORT). Voor Zorg en Welzijn geldt dat het vast overeengekomen loon (Regelingloon) bij Importeren (uit 2016) niet automatisch wordt berekend. Als het vast overeengekomen loon (bij Werknemer) niet is ingevuld dan wordt het bij de eerste berekening berekend en ingevuld. U krijgt hiervan een melding (die melding komt niet in serieverwerken). Als u de eerste periode niet berekent (oproepkracht die niet werkt) dan dient u bij Werknemer tab Loon ED het vast overeengekomen loon te berekenen of in te vullen. Zonder dat kunt u geen pensioenaangifte maken. Zie ook hierboven bij Vast Overeengekomen Loon. Looncodeschema Zorg en Welzijn inrichten: Voor alle looncodes m.b.t. ORT geldt: ga naar de looncode en klik op Geavanceerd. Vink de optie ORT aan de rechterkant aan. Doe dit niet voor overwerk en zo. Levensloop: zorg dat de looncode waarmee u uitbetaalt bij geavanceerd staat op ToeslagUren. Vragen? 7
Zie: https://www.logisal.nl/html/helpdesk/pggm__zorg_en_welzijn__upa.htm en scroll naar onderen voor hulp en instructies. Maximum ORT uurloon U kunt voortaan bij Werkgever > tab Algemeen (onder de uren per week) het maximum uurloon voor ORT invullen. LogiSal houdt hier dan rekening mee. Verblijfsrecreatie
Hier geldt per 1 januari een vrijwillige ANW verzekering. De premie zal per werknemer worden vastgesteld en zult u met een looncode moeten inhouden. Textiel
Svp onmiddellijk na het importeren herstellen: Ga naar Werkgever > Herstel > Inhoudingen herstellen en selecteer Textiel Reiniging en klik op Herstel NU. Hier geldt voortaan het pensioenfonds detailhandel. Schoenmakerij
Ga naar Werkgever > Inhoudingen > Pensioenachtigen > Dubbelklik Pensioen en ga naar tab Koppel. Koppel deze aan Detailhandel algemeen. Als u op de tab Sociaal een sociaal fonds heeft staan dat is dat niet meer van toepassing. Die kan dus uit. Beveiliging
TKP is nog bezig met het uitwerken van de aanpassing van het reglement. Vriendelijk verzoek nog geen berekeningen te maken. Wij houden u op de hoogte. Sigaren/tabak
Deze gaan weg bij TKP en stappen over naar BPL. Svp onmiddellijk na het importeren herstellen: Ga naar Werkgever > Herstel > Inhoudingen herstellen en selecteer Agra Landbouw en klik op Herstel NU. Hier geldt voortaan het pensioenfonds Colland. Importeren administraties Als u LogiSal2017 heeft geïnstalleerd en u wilt uw administraties uit 2016 overzetten dan kiest u voor: Jaarblok –Jaarovergang – Importeren administraties. U volgt de wizard die u stap voor stap door het proces heen voert. 8
U heeft met Importeren de volgende mogelijkheden: Importeren 1 of meerdere administraties (werkgevers) Importeren en eventueel hernummeren 1 administratie (tegelijk) Importeren 1 administratie met een geselecteerd aantal werknemers Importeren 1 en eventueel hernummeren 1 werknemer (tegelijk) Hierdoor bent u niet alleen in de gelegenheid om bij het begin van het nieuwe jaar administraties over te zetten, maar u kunt ook later nog werkgevers en zelfs werknemers toevoegen. Als u een administratie of werknemer probeert te importeren waarvan het nummer al bestaat dan krijgt u de gelegenheid hieraan een ander nummer toe te kennen. Dit kan echter alleen met 1 tegelijk. Tijdens het importeren worden u de volgende opties geboden: Werknemers die zijn ontslagen niet importeren Jaarloon voor de loonheffing vaststellen (i.v.m. bijzonder tarief) Cumulatieven nulstellen Reserveringen meenemen Inhoudingen meteen bijwerken a.d.h.v. Fondsenlijst Berekenen Vast Overeengekomen Loon en Masterbestanden (looncode/grootboek) mee kopiëren Lay-out bestand mee kopiëren Wachtwoord (indien gebruikt) mee kopiëren. Sommige opties worden hieronder nader toegelicht: De onderste 3 opties voert alleen de eerste keer dat u importeert uit. Jaarloon voor de loonheffing vaststellen: Deze optie zet u UIT als u nieuw bent met LogiSal en 2016 hebt gebruikt om vast werkgevers en werknemers op te bouwen. Cumulatieven nulstellen: Deze optie zet u UIT als u nieuw bent met LogiSal en 2016 hebt gebruikt om vast werkgevers en werknemers op te bouwen. Inhoudingen meteen bijwerken a.d.h.v. fondsenlijst: Bij het importeren van werkgevers adviseren wij u dit te doen. Alle inhoudingen worden, mits gekoppeld (Werkgever, tab Inhoudingen, dubbelklik de inhouding, tab Koppel), bijgewerkt. U kunt ze later altijd weer wijzigen. (Zie hieronder bij Letop2) Berekenen Vast Overeengekomen Loon 9
Dit is voor Zorg en Welzijn uitgezet. Daar wordt het berekend tijdens de eerste loonberekening van het jaar. Masterbestanden mee kopiëren: Dit betreft de eventueel door u gewijzigde masterbestanden looncode en grootboekrekeningschema, alsmede (bij MultiUser) supervisor en gebruikers en hun rechten. Als u de fullcolor lay-outs heeft ingericht in vorig jaar dan dient u te opteren voor deze optie. Als u er nog niet mee heeft gewerkt en bij de werkgevers gebruik maakt van de lay-outs 1 t/m 12 dan kunt u dit overslaan. In principe past u deze optie maar 1 keer toe. Let op: In verband met de licentiestructuur die gebaseerd is op aantallen werkgevers en werknemers adviseren wij u om ontslagen werknemers NIET mee te importeren. U kunt deze later altijd alsnog bij importeren. Let op 2: Als u update naar nieuwere versies dan dient u de premies van pensioenfondsen e.d. nog bij te werken. Dat kan op 3 niveaus: menu Sectoren > Fondsen doorkoppelen (alle inhoudingen van alle werkgevers) Werkgever tab Inhoudingen > knop Bijwerken %% (onderaan), waarbij u nog de keuze krijgt tussen alle of 1 inhouding Werkgever > Inhoudingen > Dubbelklik de inhouding > tab Koppel > knop onderaan; hier heeft u nog de mogelijkheid om een andere koppeling te kiezen. Houdt u er s.v.p. rekening mee dat individueel aangebrachte wijzigingen zoals WHK verdelingen met het doorkoppelen ook aangepast worden. Checklist overgang
Hieronder volgt een algemene checklist voor de jaarovergang. Ga in het oude jaar naar menu Sectoren > Controlelijst koppelingen inhoudingen met fondsen. Controleer of alle koppelingen goed staan. Zorg dat de lonen van de laatste periode gedaan zijn (niet verplicht). Maak een niet-overschrijfbare kopie van het oude jaar. Maak de plaats waar u normaal gesproken een werkkopie plaatst, leeg (dit voorkomt dat u in de toekomst bij het terug kopiëren bestanden van het oude jaar terug kopieert naar het nieuwe jaar). Ga naar LogiSal nieuwe jaar en doe 'Importeren administraties vorig jaar' via menu Import/Export Controleer de %% (o.a. sectorfonds en WHK) e.d. a.d.h.v. beschikkingen van de Belastingdienst en de gegevens van pensioenfondsen e.d. 10
Als u een deel van de premie WHK wilt inhouden op het loon van de werknemer dan wijzigt u dat nu bij Werkgever > Inhoudingen > Werknemersverzekeringen (dubbelklikken WHK). Controleer de reserveringen. Daar worden soms %% e.d. gebruikt die u dient aan te passen. Pas in voorkomende gevallen het maximum aan in reserveringen die gebaseerd zijn op de Zvw (reserveringen in DGA-administraties met automatische vergoeding Zvw) Wijzig eventueel lonen en onkosten e.d. Denk ook aan bijtelling auto. Er zijn wijzigingen op dit gebied.
Voor nieuwe gebruikers: Vul de reservering vakantiegeld in bij Werknemer > Cumulatief. Vul beginstanden van eventuele andere reserveringen (snipper e.d.) in. Wijzig eventueel het % bijzonder beloning bij Werknemer tab Fiscaal. Let op: Zie hierboven onder: Fondsen en Inhoudingen. Wij wensen u veel succes met logisal2017! Heeft u vragen: stuur bij voorkeur een e-mail naar
[email protected].
11
