Opruimactievoor_VvE_versie

Opruimactie voor VvE’s Staan er bij u in het portiek, galerij of andere algemene ruimte goederen die daar eigenlijk niet mogen staan? Dan kan Eigen Haard op verzoek van de VVE een opruimactie uit laten voeren. De opruimactie is ingericht om bewoners van een complex te stimuleren zelf te zorgen voor schone en opgeruimde algemene ruimten. Als dat niet lukt verwijdert Eigen Haard de verkeerd geplaatste goederen. Voor de opruimactie is vaak meer ureninzet van uw wijkbeheerder of huismeester nodig, dan waarvoor betaald wordt. Voor deze extra inzet brengt Eigen Haard het gemiddelde uurtarief van een wijkbeheerder in rekening. Evenals eventuele kosten voor het afvoeren en opslaan van goederen of voor een extra schoonmaakbeurt. Waar bestaat een opruimactie uit? De opruimactie bestaat uit een duidelijk stappenplan volgens protocol ten behoeve van schone en opgeruimde algemene ruimtes. Bewoners zijn daar zelf wettelijk verantwoordelijk voor, iets wat veel mensen niet weten. Het opruimprotocol begint daarom met het persoonlijk aanspreken van huurders en woningeigenaren op hun verantwoordelijkheid. En met het verzoek de verkeerd geplaatste goederen te verwijderen. Hiervoor maakt Eigen Haard gebruik van standaardbrieven, foto’s en het labelen van de goederen. Wanneer na herhaaldelijk verzoek de goederen niet verwijderd zijn, doet Eigen Haard dat. De gemaakte kosten brengen we in rekening bij de VVE. Die belast deze op haar beurt door aan de vervuiler. Als het niet duidelijk is wie de eigenaar is van de goederen worden alle bewoners van de VvE aansprakelijk gesteld. Iedereen betaalt dan een gedeelte van de rekening. Het aantal stappen dat genomen wordt, en dus ook het aantal brieven dat verstuurd wordt, is afhankelijk van de situatie. Het doorlopen van alle stappen uit het opruimprotocol neemt ongeveer 7 weken in beslag. Vanaf het aanspreken van bewoners tot het versturen van een factuur voor de gemaakte kosten. In de bijlage “Stappenplan “ vindt u informatie over de werkzaamheden per stap van het protocol. Wat kost een opruimactie? Het stappenplan bestaat uit 9 stappen. Stap 1 tot en met 4 behoort tot de standaard werkzaamheden van de wijkbeheerder of huismeester. Daarvoor worden geen kosten in rekening gebracht. Voor de uitvoering van stap 5 tot en met 9 berekent Eigen Haard kosten. Dit doen we per stap. Het uurtarief daarvoor is € 40,25 exclusief 21% btw (prijspeil 2016). Kosten VvE-complex met maximaal 150 woningen. In de tabel hieronder ziet u de kosten per stap voor een VvE-complex met maximaal 150 woningen. De uren per stap zijn op basis van inschatting. Bij een sterk afwijkende ureninzet wordt tijdens het proces overleg gevoerd met de VvE. Stap

Aantal uur

Kosten VVE (ex BTW)

Stap 1. Voorbereiding Stap 2. Aanbellen bij bewoners Stap 3. Brief 1, goederen verwijderen Stap 4. Brief 2, laatste oproep goederen verwijderen + offerte Stap 5. Brief 3, sommatie goederen verwijderen Stap 6. Begeleiding verwijderen en opslaan goederen Stap 7. In rekening brengen van verwijderingskosten Stap 8 Afhandelen goederen Stap 9. Evaluatie Totaal door te berekenen uren/kosten bij 9 stappen

2 3 3 2 2 2 2 2 1 9

€ 80,50 € 80,50 € 80,50 € 80,50 € 40,25 € 362,25

Ter verduidelijking: Als na stap 5 blijkt dat er verder geen actie nodig is dan blijven de kosten beperkt tot die voor stap 5 en dat is in dat geval € 80,50. Kosten VVE-complex met meer dan 150 woningen Als de VvE meer dan 150 woningen omvat wordt er per 100 woningen 1 manuur per stap extra gerekend (behalve de evaluatie). Dit houdt dus in dat bij een VvE van maximaal 250 woningen het tarief uitkomt op € 523,25 (ex BTW) als alle stappen worden doorlopen, bij maximaal 350 woningen € 684,25 (ex BTW), etc.. Mochten er in uitzonderlijke gevallen veel meer manuren nodig zijn dan wordt er eerst overlegd worden met de VvE over de nemen stappen. Kosten voor afvoeren en opslaan goederen Als het opruimprotocol leidt tot het daadwerkelijk weghalen en opslaan van goederen dan wordt hiervoor een aparte offerte opgesteld. De kosten hiervoor zijn dus niet opgenomen in de hierboven genoemde prijs. De prijs van het weghalen en opslaan van goederen is namelijk erg afhankelijk van de hoeveelheid goederen die verwijderd moeten worden. Vaak is pas een inschatting te maken van de kosten vlak voor het moment van het verwijderen. Op verzoek van de Vv E kan Eigen Haard wel vooraf een inschatting maken van de te maken kosten. In sommige gevallen kunnen goederen worden opgeslagen in een ruimte die Eigen Haard ter beschikking stelt. In dat geval zijn de kosten lager. Belangrijk om te weten -

We voeren een opruimactie alleen uit in complexen waar al een wijkbeheerder of huismeester actief is.

-

De eerste vier stappen van het protocol vallen onder het bestaande contract van de wijkbeheerder of huismeester. Vanaf stap 5 gaat de geoffreerde actie lopen. Als bij stap 4 alle goederen zijn verwijderd wordt de opruimactie dus afgerond zonder extra kosten voor de VvE.

-

De wijkbeheerder of huismeester werkt niet alleen. Hij of zij doet voor een aantal werkzaamheden een beroep op de back office van Eigen Haard. De kosten hiervoor zijn opgenomen in het genoemde tarief.

-

De kosten die gemaakt worden bij goederen waarvan de eigenaar niet kan worden getraceerd worden verhaald op alle bewoners van een portiek, galerij of trappenhuis. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen eigenaren en huurders.

-

Er zijn omstandigheden waarbij het bewoners wel is toegestaan om zogenaamde “gezelligheidsgoederen” te plaatsen in algemene ruimten. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld plantenbakken, schoenenkastjes of een zitje in de entree. Vaak zijn regels hieromtrent ook opgenomen in het huishoudelijk reglement van de VvE. Dit kan natuurlijk alleen als daarbij de doorgang en vluchtwegen in de algemene ruimtes vrij doorgankelijk blijven. Voor medische hulpmiddelen geldt ook een aparte benadering. Wanneer bewoners, ondanks herhaald aandringen, keer op keer hulpmiddelen als rollators of scootmobiels verkeerd plaatsen in de algemene ruimten wordt er een gesprek door de wijkbeheerder of huismeester met de bewoner aangegaan over de achterliggende reden en wordt er gezocht naar een passende oplossing.

-

Het kan zijn dat een bewoner het niet eens is met de uitgevoerde actie. In dat geval kan de bewoner een schriftelijke klacht indienen bij Eigen Haard. Deze zal dan in overleg met de VvE beoordelen of het opruimprotocol correct is uitgevoerd. Als de klacht terecht is dan zal Eigen Haard zorgen voor een reële schadevergoeding. Bij een blijvende klacht kan de bewoner, als deze huurder is, zich wenden tot de geschillencommissie van Eigen Haard. In het geval van een eigenaar/ bewoner zal deze zich opnieuw moeten wenden tot de VvE.

Bijlage: hoe ziet het stappenplan eruit? Stap 1.

Voorbereiding t.b.v. opruimactie

Controle uitgangspunten m.b.t. planning, samenwerking met (bestuur) van de VvE en richtlijnen gezelligheidsgoederen. Checken van eventuele Huishoudelijke reglementen. Checken door Wijkbeheerder bij AFAC (Amsterdamse Fiets Afhandel Centrale) of er gestolen fietsen in de algemene ruimte (s) staan. Check bij wijkagent of aanwezige scooters, brommers of motoren als gestolen geregistreerd staan. Informeren van alle betrokkenen binnen VvE over actie. Stap 2.

Aanbellen bij bewoners

De wijkbeheerder belt aan bij bewoners en gaat het gesprek aan. Bij afwezigheid bewoner wordt een contactkaart met terugbelverzoek achtergelaten. Op goederen in de algemene ruimten worden stickers of labels “dit hoort hier niet” geplakt. Daarnaast worden de goederen inclusief sticker gefotografeerd. De foto’s worden opgeslagen in het dossier en de bewoner(s) worden nogmaals aangesproken. Als de goederen of rommel niet aanwijsbaar van een bewoner zijn wordt aan alle bewoners gevraagd of zij weten van wie de goederen zijn en of zij dit willen melden. De wijkbeheerder geeft aan dat – als de VvE de rommel en goederen moet opruimen - de verwijderingskosten aan alle bewoners in rekening gebracht worden. Indien een bewoner aangeeft dat de goederen of rommel van hem/haar zijn verzoekt wijkbeheerder dit direct weg te halen. De wijkbeheerder deelt mee dat als de VvE de goederen weg moet halen, de kosten voor verwijdering aan hem/haar worden doorbelast. Stap 3.

Brief 1: “verzoek goederen verwijderen”

Controle door wijkbeheerder: Alles verwijderd? Dossier wordt gesloten. Indien de goederen niet verwijderd zijn en nog niet bekend is wie de vervuiler is: eventuele nieuwe goederen stickeren en fotograferen, inclusief sticker. Vooraankondiging sturen: “1e verzoek spullen weghalen” inclusief foto’s, naar alle bewoners in het betreffende portiek, trappenhuis of galerij. Eigen Haard informeert haar huurders, de VvE(-beheerder) informeert de eigenaren. Stap 4.

Controle en brief 2 “laatste oproep goederen verwijderen”

Controle door wijkbeheerder: Alles verwijderd? Dossier wordt gesloten. Indien de goederen niet verwijderd zijn: inventarisatie van de goederen die er nog staan. Bepalen welke zullen worden verwijderd en welke 3 maanden worden opgeslagen: alleen goed functionerende rijwielen en waardevolle goederen worden opgeslagen. Eventuele nieuwe goederen labelen en opnieuw fotograferen inclusief sticker. Versturen: “laatste oproep goederen verwijderen” –collectief versturen. Dit is de laatste waarschuwingsbrief aan alle bewoners. Eigen Haard stuurt deze naar de huurders, de VvE(-beheerder) naar de eigenaren. Stap 5.

Brief “sommatie goederen verwijderen”

Controle door wijkbeheerder: Alles verwijderd? Dossier wordt gesloten. Indien de goederen niet verwijderd zijn: er wordt een waarschuwingslabel op rijwielen geplaatst en voorzien van datum en contactgegevens wijkbeheerder. Wijkbeheerder informeert politie (wijkagent) Eigen Haard en VvE over de rijwielen die verwijderd zullen worden: datum plaatsing, adres/locatie en foto. Eventuele

kentekens van scooter/motor worden nagetrokken om te achterhalen wie de eigenaar is. De brief “sommatie verwijderen goederen-collectief” wordt aangetekend en per normale post verstuurd. Door Eigen Haard naar de huurders, door de VvE(-beheerder) naar de eigenaren. Stap 6.

Verwijderen en opslaan van goederen

Controle portiek door twee medewerkers voordat de verwijdering gaat plaatsvinden. De te verwijderen goederen worden nogmaals gefotografeerd. Waardevolle goederen en goede rijwielen, die binnen staan worden verwijderd door ingeschakelde aannemer of Eigen Haard zelf (na afstemming met VvE). Overige goederen en slechte rijwielen worden door aannemer afgevoerd naar grofvuil. De datum en opslagplek worden geregistreerd en doorgegeven aan de wijkagent. Stap 7.a.

In rekening brengen kosten

Wanneer het doorlopen van het hele protocol heeft geleid tot het laten verwijderen van goederen door Eigen Haard, worden de kosten in rekening gebracht bij de VvE. De hoogte van het bedrag dat in rekening wordt gebracht wordt vastgesteld op basis van het aantal in rekening te brengen arbeidsuren en de offerte van de ingeschakelde aannemer. Als de vervuiler bekend is verstuurt Eigen Haard de brief “terugkrijgen opgeslagen goederen” op naam van de betreffende bewoner als dit een huurder betreft. De VvE(-beheerder) stuurt deze brief als het om een eigenaar gaat. Als de vervuiler niet bekend is verstuurt Eigen Haard de brief “terugkrijgen opgeslagen goederen” aan alle betrokken huurder(s). De VvE(-beheerder) stuurt deze brief naar de eigenaren. In de brief staat informatie over het recht op teruggave van goederen na betaling van de kosten. Ook staat in deze brief de waarschuwing dat goederen die binnen een maand na verwijdering worden teruggeplaatst, zonder procedure worden verwijderd, behalve bij goederen van een nieuwe bewoner. De VvE is verantwoordelijk voor de incassoprocedure bij eigenaren. Eigen Haard is dat op haar beurt voor de procedure bij huurders. Stap 7.b.

Opnieuw geplaatste goederen

Indien binnen één maand na verwijdering opnieuw goederen geplaatst zijn wordt niet de hele procedure van voor af aan gestart. Goederen worden gestickerd en/ of gelabeld en gefotografeerd en er wordt gehandeld vanaf stap 5. Stap 8

Afhandelen goederen

Een bewoner heeft recht op teruggave van de opgeslagen goederen na het betalen van de verwijderingskosten. Dit moet hij wel binnen 3 maanden na verwijdering doen. De wijkbeheerder maakt, na afstemming met de VvE, een afspraak met de bewoner om het vervoermiddel of andere goederen terug te geven. Opgeslagen goederen die niet zijn geclaimd door bewoners worden na 3 maanden weggedaan. Het is aan de VvE om te bekijken wat er met de goederen gedaan moet worden: verkopen of bijvoorbeeld weggeven. Een en ander wordt doorgegeven aan de wijkagent. Stap 9. Evaluatie Nadat de gehele procedure is doorlopen en afgerond vindt er met de direct betrokkenen een evaluatie plaats