PLANNING DEPARTMENT  PLN: 12‐21 

  

 

PLANNING DEPARTMENT  PLN: 12‐21  September 11, 2012  File Code #: R02   

MEMO TO:      FROM:       

       

Martha Rogers, Director of Education        Jennifer Passy, Manager of Planning  Greg Hunter, Accommodation Planner/Geodata Analyst  Janice Wright, Superintendent of Finance

  RE:    NEW SOUTH GUELPH JK‐8 FI CENTRE BOUNDARY REVIEW – Report #1        Report Classification:  DECISION      BACKGROUND     Decisions from the Centre Guelph Accommodation Review (August 2010) contemplated the creation  of a third JK‐8 FI program at a new school in the south end, housing the southernmost 7‐8 FI students  as well as the City’s far south JK‐6 FI students.     The Full Day Kindergarten (FDK) Capital Plan Update was approved in principle by Trustees at the June  26, 2012 Board meeting.     A draft schedule of Boundary Reviews (PLN: 11‐21) was recommended by staff and approved by  Trustees at the October 25, 2011 Board meeting.  In the Boundary Reviews schedule, South Guelph  was identified for review in 2012/13 school year triggered by FDK enrolment pressure at John McCrae.     



The establishment of a JK‐8 FI boundary for King George PS has been launched to address the  accommodation of King George PS, Edward Johnson PS and Victory PS 7/8 FI students in North  Guelph. 



The outcome of the King George JK‐8 FI Boundary Review will inform the New South Guelph JK‐8 FI  Centre Boundary Review.   

 

  ISSUE    At the time of the Centre Guelph Accommodation Review a third FI program in South Guelph (in addition  to John McCrae PS and F.A. Hamilton PS) was identified as a requirement before 2017. The ARC  recommended building a new school to alleviate the pressure of growing FI and Regular Track (RT)  programs in the south end of the city.  The introduction of FDK combined with increasing participation  rates in FI has compounded the need for additional FI space in South Guelph.     To present Trustees with a report to initiate a boundary review process for the establishment of a new  South Guelph JK‐8 FI Centre boundary effective September 2014.     

New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review – Report #1 

  RECOMMENDATIONS    1. THAT memo PLN: 12‐21 entitled “New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review ‐Report #1”,  dated September 11th, 2012, be received.    2. THAT the Board approves the initiation of a boundary review process to establish the JK‐8 FI boundary  for the New South Guelph JK‐8 FI Centre.    3. THAT Trustees adopt the schedule shown in Appendix B of report PLN: 12‐21, dated September 11th,  2012, as the proposed timeline for the boundary review process to establish the JK‐8 FI Centre  boundary for the new South Guelph school.      RATIONALE    Trustees approved in principle the report entitled “UGDSB – Full Day Kindergarten, Capital Plan, June 2012  Revision”.  The implementation of the plan requires the establishment of a JK‐8 FI boundary for a new  school in South Guelph.      The King George PS JK‐8 FI boundary review process currently underway provides an opportunity for the  reassignment of some of the North Guelph 7/8 FI students to King George.  This would relieve some of the  enrolment pressure at John McCrae PS, which is projected to be 150‐200 students over capacity with the  implementation of FDK in 2014.      Staff recognizes that the King George PS JK‐8 FI boundary review provides an opportunity to relieve  overcrowding concerns at Victory PS.  Victory PS will be approximately 100 students over capacity in  September 2014.  However, King George PS cannot relieve all of the enrolment pressures in West Guelph.      Table 1 indicates that Paisley Road PS will be approximately 130 students over capacity as a result of FDK  implementation in 2014.  Although Paisley Road PS offers a dual track program, the enrolment pressure  projected is primarily as a result of the growth in French Immersion.    Table 1 – South Guelph French Immersion Schools Enrolment Information 

  It is projected that Paisley Rd PS will have three (3) portables in 2012/13 however this site is not suited to  housing additional portables.      Page 2

New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review – Report #1 

The new South Guelph JK‐8 FI Centre will provide an opportunity to reduce enrolment pressure at John  McCrae PS with the ability to reassign JK‐8 FI students from the southernmost part of Guelph.  As a result,  space can be made available at John McCrae PS to relieve the enrolment pressure at Paisley Rd PS through  the reassignment of some of its students to John McCrae PS.    The new South Guelph JK‐8 FI Centre will also provide an opportunity to relieve enrolment pressure at F.A.  Hamilton PS.     Goals, Objectives and Constraints    A  component  of  the  proposed  process  is  the  establishment  of  the  Goals,  Objectives  and  Constraints  (GOC).  This document is intended to identify the goals of the boundary review, the measurable objectives  of the review and the constraints within which these goals and objectives must be realized.  The GOC lays  the  ground  rules  for  the  review  by  providing  both  targets  and  limitations  for  the  development  of  alternative  boundary  solutions.    The  Goals,  Objectives  and  Constraints  for  the  South  Guelph  JK‐8  FI  Boundary Review are attached as Appendix A.      Proposed Process    The following process has been organized in accordance with School Boundary Review Procedures Manual  320‐A;    1. Alternative  scenarios  are  to  be  developed  by  the  Staff  Boundary  Review  Committee  and  reviewed  with local principal(s) and Trustees between October and December 2012.    2. The Committee will shortlist scenarios and present  to Trustees a second Boundary Review report at  the January Business Operations Committee Meeting.       This  second  report  will  describe  the  alternative  scenarios  considered  to  address  the  accommodation  issue,  the  staff  analysis  of  the  alternative  scenarios  and  a  list  of  the  recommended option(s).    3. A  Public  Information  Session  will  follow  in  January  where  interested  persons  can  get  additional  information from the Staff Committee and provide feedback (i.e. comment sheets).      4. A  third  and  final  Boundary  Review  report  will  be  brought  to  the  March  Business  Operations  Committee Meeting.       This  report  will  include  a  summary  of  the  public  input,  the  final  staff  recommendation  and  justification and a timeline for implementation.      5. The public will have opportunities to appear as delegations before the Business Operation Committee  or the Board as outlined in Appendix B.         

Page 3

New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review – Report #1 

Communication Plan    The Communications Plan has two goals:    1. Keep the community informed through a variety of channels.  2. Provide ways for people to submit comments.    To accomplish these goals, we will:     Present Report #1 to the Business Operations Committee on September 11, 2012.  

Send a letter home to parents and guardians of John McCrae PS, Paisley Road PS, and F.A.  Hamilton PS about the upcoming boundary review. The letter will provide background  information, key dates, and details on how to learn more. 



Publish a brief notice about the boundary review in the newsletters and websites of the following  regular‐track schools:  Jean Little, Priory Park, Rickson Ridge, Sir Isaac Brock, Westminster Woods.  This notice will inform parents that the program for the new school being built in their community  is JK‐8 FI, and also alert parents of very young children (aged 0‐3) about this new site for FI as of  2014. 



Create a web page for the New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review in the Planning  Department section of the Board’s website. The page will summarize the reasons behind the  review. It will provide links to reports, resources, memos and other documents. 



Create an online form that gives community members the opportunity to sign up and receive  email alerts when significant new content is added. 



Create an online comment submission form. Comments will be considered by the Boundary  Review Committee during the development of boundary scenarios. Comments will also be shared  publicly on the Board’s website, without names or personally identifying information. Users  submitting comments will be informed in advance that it will not be possible to provide individual  responses.  



Promote the boundary review web page on the home page of the Board’s website and on the  home pages of John McCrae PS, Paisley Road PS, and F.A. Hamilton PS. 



Inform parents about the opportunities for delegations to appear before trustees. 



Write a media release for local newspapers and TV. The release will be distributed following the  Business Operations Committee on September 11, 2012. 



Provide updates and reminders in school newsletters and on school websites. 



Send a letter home upon the release of Report #2 that includes a map of the preferred boundary  scenario(s).  



Prepare and book newspaper advertisements to promote the Public Information Session. 



The second report of the New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review will include a new or  revised Communications Plan.  Page 4

New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review – Report #1 

    Committee Composition    Staff Boundary Review Committee (Proposed)     Janice Wright, Superintendent of Finance   Linda Benallick, Superintendent of Education   Brent McDonald, Superintendent of Education   Jennifer Passy, Manager of Planning   Greg Hunter, Accommodation Planner/Geodata Analyst   Heather Imm, Senior Planner   Paul Scinocca, Manager of Capital/Renewal   Cheryl Vanooteghem, Principal of John McCrae PS   Andrew Creighton, Principal of Paisley Road PS   David Marquis, Principal of F.A. Hamilton PS   Mark Weidmark, Administrative Officer‐Communications   Rachel Guthrie, Wellington‐Dufferin Student Transportation Services   Other staff resources as required     

Page 5

 

     

 

 New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review – Goals, Objectives & Constraints   

 

OBJECTIVES:   

          

   

   

 

1. Create a viable and sustainable JK‐8  FI program at the new South Guelph  JK‐8 FI Centre.    2. Relieve French Immersion enrolment  pressure at Paisley Road PS.    3. Relieve enrolment pressure at John  McCrae PS and F.A. Hamilton PS.       

       CONSTRAINTS:    1. Develop an attendance area for the  1. The Paisley Road PS should not house  new South Guelph FI Centre that  more than three (3) portables.  establishes a viable and sustainable    JK‐8 FI program.  2. The attendance area boundary needs     to be established and communicated  2. Alter the boundary or program at  to affected families in time for staffing  Paisley Road PS to ensure enrolment  for the 2014/15 school year.  is sustainable and balanced to the    capacity of the school.  3. The King George JK‐8 FI boundary    decision will impact South Guelph  3. Maximize the number of students  boundary review considerations.  within a safe walking distance to  schools.    4. Minimize the number of students  transported by bus.    5. Minimize the impact on students  where transitions are proposed. 

 

GOALS: 

 

APPENDIX A 

New South Guelph JK‐8 FI Centre Boundary Review – Proposed Timeline  When  September 7, 2012 

Who  School Communities*

September 11, 2012  Business Operations Committee      

    

         September 12, 2012 

         School Communities*

September 25, 2012  Board of Trustees  opportunity for delegations   

APPENDIX B 

What Boundary Review website launch  Notice up on School websites  Presentation of Boundary Review Report #1 for  Decision   Background Information  Goals, Objectives, Constraints  Committee composition  Timeline/Critical Path  Communication Plan  Letter home re: Boundary Review initiation Prepare and book advertisements  Board Meeting ‐ Decision on Report #1

October –   December, 2012    

Boundary Review Staff Committee     

Alternative scenario development  Scenario analysis Review scenarios with local Principal(s)/Trustees

January 11, 2013 

Trustees & School Communities

Boundary Review Report #2 Distribution

January 15, 2013              January 17, 2013 

Business Operations Committee  opportunity for delegations            School Communities

        

        

Presentation of Boundary Review Report #2 for  Information  Alternative scenarios  Staff analysis of alternative scenarios Recommended option(s)  Communication Plan  Public Information Session  Provide First & Second Boundary Review Reports  Presentation of Preferred Alternative Q&A Comment Sheets

January ‐ March,  2013 

Boundary Review Staff Committee  

Consideration of Input from Public  Development of final staff recommendation

February 26, 2013 

Board Meeting

March 1, 2013 

Board of Trustees   opportunity for delegations  School Communities

Final date for public input 

March 8, 2013 

Trustees & School Communities

Final Boundary Review Report Distribution

March 19, 2013 

Business Operations Committee  opportunity for delegations   

Presentation of Final Boundary Review Report Consideration of Final Boundary Review Report  Summary of Info from 1st & 2nd reports Summary of public input  Final Staff recommendation & justification Timeline for implementation  Critical Path  Communication Plan 

           

 

     

  

  

March 26, 2013 

Board of Trustees 

  

 opportunity for delegations

Board Meeting ‐ Decision related to Final Boundary  Review Report 

Note: There are additional delegation opportunities at all Standing Committee & Board Meetings  *School Communities include: John McCrae PS, Paisley Rd PS, and F.A. Hamilton PS