Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen
Workshop ZIJ De secretaresse van de 21e eeuw
Even voorstellen: ZIJ •
Werving & selectiebureau
•
Gespecialiseerd in: – Secretarieel/ondersteunend – HRM personeel
•
Operationeel in: – Regio Amsterdam – Regio Eindhoven
•
5 talentvolle, enthousiaste en gedreven meiden
•
Persoonlijke en professionele aanpak
4 februari 2013
Workshop NVD
ZIJ maakt het verschil! Werkt & Versterkt
2
Even voorstellen: Nathalie Haans •
Werkt met ZIJ sinds begin 2008 (als klant)
•
Werkt bij ZIJ sinds juli 2010 als Consultant
•
Ervaring: – Office manger (Hairstore) – Afdelingsecretaresse (KPMG) – Opleidingscoördinator (KPMG) – Jr. HR adviseur (KPMG) – HR adviseur (TMF Group)
Matchen van kandidaten en organisaties is het leukste dat er is!
4 februari 2013
Workshop NVD
3
Even voorstellen: Ellen Blom •
Werkt met ZIJ sinds begin 2010 (als kandidaat)
•
Werkt bij ZIJ sinds augustus 2011 als consultant
•
Ervaring: – Event/ office manager (Brownys Events) – Office manager (NVP)
De wensen vervullen van zowel de kandidaat áls de klant geeft mij enorm veel voldoening!
4 februari 2013
Workshop NVD
4
Waarom zijn we vanavond bijeen? •
De Secretaresse van de 21e eeuw – Passend thema gezien ontwikkelingen huidige arbeidsmarkt
•
Kennismaking met ZIJ
•
Kennis en ervaringen met elkaar delen
•
Netwerken
•
Proosten op het nieuwe jaar!
4 februari 2013
Workshop NVD
5
Wat staat er vandaag op het programma? 1. Introductie: doel van de avond 2. Geschiedenis van het secretaressevak 3. De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
4. Workshop 1: gevolgen trends & ontwikkelingen 5. Workshop 2: kansen en bedreigingen 6. Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
6
Agenda •
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van de trends
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
7
Etymologie •
De term secretaresses komt voort uit 2 Latijnse woorden: – Secremere (onderscheid maken) en het daarvan afgeleide – Secretum (hetgeen van het andere apart is gezet)
•
Hieruit ontstonden de woorden secretarius en secretarum – Persoon die zorgdroeg voor de vertrouwelijke informatie – Meestal in dienst van een machtig persoon zoals een koning of paus
•
Aangezien secretaresses nog steeds veel vertrouwelijke informatie beheren, is de term nog steeds toepasselijk
4 februari 2013
Workshop NVD
8
In de middeleeuwen bestonden er dus reeds secretariële beroepen: de secretarum en de monnik Secretarum: • In dienst van een koning of een landheer • Taken: schrijven + vertalen van teksten • Grote macht in de middeleeuwen, – Weinig mensen kenden vreemde talen
Monnik: • Hield zich ook bezig met het schrijven van teksten • Echter meer het vermenigvuldigen ervan, door middel van overschrijven
4 februari 2013
Workshop NVD
9
In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren
4 februari 2013
•
Op die kantoren hielden veel mensen zich bezig met het: – opmaken – versturen – en archiveren van documenten
•
Dit waren meestal mannen
Workshop NVD
10
Begin 19e eeuw werden uit oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen •
Hun belangrijkste taak was licht administratief werk te doen
•
Mannen deden nog steeds het verantwoordelijke werk
•
De eerste school waar studenten les kregen in steno liet alleen mannen toe – (Sir Isaac Pitman – 1870)
4 februari 2013
•
Workshop NVD
Nadat in 1880 de typemachine werd uitgevonden, traden ook vrouwen toe tot beroepen met secretariële taken
11
Tijdens WO I namen veel vrouwen functies van mannen over •
De mannen gingen naar het front
•
Veel voormalig “mannelijke” beroepen werden met succes door vrouwen ingevuld
•
Zo ook secretariële beroepen
•
Vanaf 1925 wilden steeds meer directeuren een assistente die hen direct ondersteunde bij hun werkzaamheden
•
Vanaf ongeveer 1930 traden steeds minder mannen toe tot het beroep
•
In de jaren ‘40, ‘50 en ‘60 werd het “moderne” secretaressevak ontwikkeld – Dit werd een typisch vrouwelijk beroep 4 februari 2013
Workshop NVD
12
Vanaf de jaren '70 heeft het beroep een grote groei doorgemaakt •
Eerst was het beroep vooral ondersteunend van aard
•
Door de jaren heen is het steeds meer een begeleidend en initiërend beroep geworden.
•
Een secretaresse kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen
4 februari 2013
Workshop NVD
13
Ca. 1900
Ca. 1940
Ca. 1970
Ca. 1990
Agenda •
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen& o
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
15
Trends & ontwikkelingen
Ter verduidelijking: • Er is een verschil tussen “trends” en “ontwikkelingen” •
Ontwikkeling: – Gebeurtenis/ serie van gebeurtenissen
•
Trend: – Patroon dat zichtbaar wordt in een serie van ontwikkelingen
4 februari 2013
Workshop NVD
16
De afgelopen jaren zijn ontwikkelingen binnen het secretaressevak in een stroomversnelling geraakt •
Je kunt spreken van een “ Stille revolutie”
•
Op welke vlakken zijn er belangrijke trends & ontwikkelingen? – Organisatorisch – Technologisch – Sociaal / cultureel – Arbeidsmarkt
•
Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de secretaresse? – Naamsverandering van de functie – Inhoudelijke verandering van de functie – Persoonlijke ontwikkeling
4 februari 2013
Workshop NVD
17
Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Weegt zelfstandig urgentie en relevantie van het onderwerp af
•
Stelt en bewaakt prioriteiten
•
Vervult een verbindende en faciliterende rol
•
Is de stabiele factor op kantoor, geen ‘flexer’ maar het vaste centrale punt
Bedrijven steeds informeler – De hiërarchische structuur doorbroken – Managers makkelijker benaderbaar – Flexibiliteit neemt toe, deur staat open
•
Snelheid van handelen is een succesfactor
•
Opkomst virtuele teams waarbij diverse interne en externe experts betrokken zijn
4 februari 2013
Workshop NVD
18
Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Krijgt een uitgebreider en breder takenpakket
•
Krijgt meer verantwoordelijkheden
•
Neemt meer zelfstandige beslissingen
•
De vraag naar hoogopgeleide secretaresses neemt hierdoor toe
•
Diverse taken vanuit stafafdelingen overgedragen naar de lijnafdeling/ managers – Bijvoorbeeld HR, facilitaire taken of centrale inkoop van goederen. De rol van de (lijn)manager verandert – Operationele taken en beslissingsbevoegdheden vaker gedelegeerd naar secretaresse
4 februari 2013
Workshop NVD
19
Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Print geen stapels mails en documenten meer, maar archiveert en ordent digitaal
•
Speelt sturende rol in coontwikkeling en is kwaliteitsbeheerder
•
Moet sneller de essentiële informatie begrijpen en hierop actie ondernemen
•
Verzorgt vindbaarheid en overzicht
•
•
Kantoren worden meer en meer een ‘paperless offices’ – Toenemende aandacht MVO – Niet meer onnodig verspillen
Afname administratieve papierstromen (fax en post) – Toename online en elektronische informatie Toename gebruik social media
4 februari 2013
Workshop NVD
20
Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Is volledig thuis in de laatste technologische ontwikkelingen
•
Ook Social Media kent geen geheimen – Initiatief en actieve participatie
•
Kan snel grote hoeveelheden informatie … – Ontvangen – Interpreteren – Verwerken – Versturen … via een toenemend aantal kanalen
•
Gezamenlijke takenlijst, agenda en documenten in ‘the cloud’
Vernieuwing van communicatiemiddelen: smartphones, tablets en laptops – Manager regelt op afstand eenvoudig zelf aantal zaken – Persoonlijk contact blijft essentieel, maar… – … veel zaken kunnen worden afgehandeld via mail of chat
4 februari 2013
•
Workshop NVD
21
Een voorbeeld: het dicteren van teksten Tot in de jaren ‘90
Sinds 2008
Vanaf medio jaren ‘90
4 februari 2013
Workshop NVD
22
Een voorbeeld: tekstverwerking Tot in de jaren ‘90
De jongste versie Al bijna aan een update toe
Vanaf medio jaren ‘80
4 februari 2013
Workshop NVD
23
Sociaal /culturele ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Kan van meer flexibiliteit gebruik maken
•
Wordt verwacht zich flexibel op te stellen
•
Werkt vaker parttime of in duobaan
•
Is niet meer 99% vrouw
•
•
Toename flexibele werktijden en HNW – Parttime blijven werken, ook als je kinderen krijgt Duobanen komen steeds vaker voor in het secretaressevak – Mits duidelijke afspraken – Werkzaamheden goed te combineren met privéleven Het secretaressevak is geen typisch vrouwenberoep meer – Steeds meer mannen kiezen voor dit vak
4 februari 2013
Workshop NVD
24
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Het opleidingsniveau van de secretaresse wordt steeds hoger door:
•
•
– Veranderingen in het takenpakket – Verantwoordelijkheden t.a.v. werkzaamheden
4 februari 2013
Workshop NVD
Is niet langer meer een uitvoerende operationele ondersteuner, … … maar meer en meer een adviserende en organisatorische meedenker De kwaliteit van instromende secretaresses neemt toe; de kwantiteit neemt af
25
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
Het opdoen van ervaring bij meerdere werkgevers neemt sterk toe
•
Zal moeten leren omgaan met veranderingen in taken, werkzaamheden
•
Je bent niet langer ‘voor je leven lang in dienst van en bij’
•
Maar dus ook in organisaties
•
Dat vergt een vergrote mate van flexibiliteit
•
Maar je ontwikkelt jezelf door kennis en ervaring bij diverse organisaties op te doen
4 februari 2013
Workshop NVD
26
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
Toenemende internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven
•
Moet steeds vaker kennis hebben van vreemde talen en culturen
•
Afnemend aantal vacatures
•
Het aantal secretaresses als ZZP-er groeit – Zij hebben vaak een groot netwerk en stellen zich als adviseur op
•
Moet met meer concullega’s concurreren op minder vacatures
•
Werkt vaker als zelfstandige
4 februari 2013
Workshop NVD
27
Dus, wie is de secretaresse van de 21e eeuw? Structureel kleiner aantal secretaresses, maar gemiddeld: • •
•
•
Van hoger niveau (opleiding & kennis) Met bredere vaardigheden & ervaringen – Kennis van en vaardigheid in techniek en technologie – Inzicht in organisatorische structuren en veranderprocessen – Flexibele en moderne vooruitstrevende collega Sterke mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid – Vaste aanspreekpunt voor de flexibele buitendienst en binnendienst – Sterke samenwerkingsrelatie en vertrouwensband met manager – Sparringpartner (vraagt om inhoudelijke input, fundamenteel onderdeel team) Met goede kwaliteiten als netwerker
4 februari 2013
Workshop NVD
28
We zien in de “stille revolutie” dus een transitie van: Secretaresse (uitvoering) New Assistant (regie)
Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?!
4 februari 2013
Workshop NVD
29
Agenda •
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingenontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
30
Workshop 1: Gevolgen van deze trends & ontwikkelingen •
Wat herken je van deze trends & ontwikkelingen (in jouw functie)?
•
Welke andere trends & ontwikkelingen signaleer je?
•
Hoe is jouw werk veranderd in de afgelopen jaren?
4 februari 2013
Workshop NVD
31
Agenda •
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
32
Workshop 2: Kansen en bedreigingen (30 min) •
Groepsopdracht
•
Breng samen in kaart: – Wat zijn de 3 belangrijkste kansen voor jou als secretaresse? – Wat zijn de 3 belangrijkste bedreigingen?
•
15 minuten brainstormen – 1 notulist aanwijzen
•
Daarna plenaire terugkoppeling – 1 presentator aanwijzen
4 februari 2013
Workshop NVD
33
Agenda •
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
34
Workshop 3: Hoe omgaan met deze kansen en bedreigingen? (30 min) •
Groepsopdracht
•
Breng samen in kaart: – Hoe je het beste kunt omgaan met de verschillende kansen en bedreigingen – Wat kun je zelf doen? – Waar heb je anderen bij nodig?
•
15 minuten brainstormen – 1 notulist aanwijzen
•
Daarna plenaire terugkoppeling – 1 presentator aanwijzen
4 februari 2013
Workshop NVD
35
Neem gerust contact met ons op. Wij helpen jou graag! Voor: • Een leuke nieuwe passende baan •
Advies over: – CV & motivatiebrief opstellen – Sollicitatiegesprek – Presenteren – Netwerken – Omgaan met sociale media
•
Vinden van een nieuwe collega
•
Een luisterend oor
4 februari 2013
Nathalie Haans •
[email protected] • 020-6888499 • www.zijmaakthetverschil.nl
Ellen Blom •
[email protected] • 020-6888499 • www.zijmaakthetverschil.nl
Workshop NVD
36
Dank voor jullie aandacht!
Tijd voor de borrel!
4 februari 2013
Workshop NVD
37
