Procedure Onderwijs-PC`s

faculteit wiskunde en natuurwetenschappen

financieel beleid & administratie

Administratieve Organisatie inzake onderwijs-pc’s. Doel: Procedure opstellen waarin de volledigheid en juistheid gewaarborgd is van het apparatuurfonds met betrekking tot onderwijs-pc’s, daarnaast dient de juistheid en volledigheid van de activa-registratie met betrekking tot onderwijs-pc’s gewaarborgd te zijn. Tevens dient er bij aanschaf gestreefd te worden naar standaardisering en uniformiteit. Datum ingang procedure: Met terugwerkende kracht vanaf 1 september 2001 Algemeen: De doelstelling is om pc’s beschikbaar te hebben conform de geldende “surf”normering. Conform de thans geldende normering streeft men er naar de volgende beschikbaarheid van pc’s te hebben;  1 pc op 10 geroosterde studenten;  1 pc op 20 ongeroosterde studenten. De betreffende onderwijs-pc’s dienen te worden ondergebracht in een te vormen vervangingsfonds, waardoor toekomstige vervangingen gewaarborgd zijn en de lasten gespreid kunnen worden over meerdere jaren (voor pc’s 3 jaar). De aanschaffingen komen ten laste van de Faculteit. Definitie onderwijs-pc : Een onderwijs-pc is een pc die is opgesteld op een werkplek in een vrij toegankelijke zaal voor FWN studenten. Deze vrij toegankelijke zaal kan ter beschikking worden gesteld aan docenten ten behoeve van onderwijsdoeleinden en geroosterde activiteiten Inzake de aanschaffingen zijn er de volgende 2 mogelijkheden: 1. De onderwijs-pc’s, conform de normen zoals hierboven vermeld; 2. De bovennormmatige onderwijs-pc’s, waaronder die pc’s die door de verschillende opleidingen zelf voor studenten worden aangeschaft en derhalve boven de norm zijn. De aanschaffingen worden op de volgende wijze gefinancierd: Ad 1. Deze aanschaffingen worden voldaan uit het specifieke fonds en komen derhalve ten laste van de faculteit. Het vervangingsfonds is ingesteld om toekomstige vervangingen mogelijk te maken; Ad 2. Deze aanschaffingen komen ten laste van het betreffend opleidingsbudget en worden derhalve niet opgenomen in het vervangingsfonds. Inzake de aanschaf zijn er nog de volgende mogelijkheden: 1. Vervangingsinvesteringen; 2. Uitbreidingsinvesteringen. Ad 1.

De aanschaffingen inzake vervangingsinvestering komen terzijner tijd ten laste van het te vormen vervangingsfonds;

Ad 2. Voor uitbreidingsinvesteringen dient een additionale toezegging gevraagd te worden bij het faculteitsbestuur.

1›5

faculteit wiskunde en natuurwetenschappen

financieel beleid & administratie

Procedure: Achtereenvolgens beschrijven we de volgende stappen in het proces: I. Initiatief tot aanschaf van onderwijs-pc’s; II. Toetsing aanvraag; III. Bestelling; IV. Goederenontvangst; V. Factuurontvangst / - afwikkeling; VI. Activa registatie. I. Initiatief tot aanschaf van onderwijs-pc’s: Het initiatief tot het aanschaffen en/of vervangen van onderwijs-pc’s kan genomen worden door de directeur van het onderwijsinstituut en deze dient de aanvraag in te dienen bij het Hoofd ICT. Alvorens hij of zij de aanvraag indient bij het Hoofd ICT is het betreffende afdelingshoofd verplicht de navolgende zaken te controleren:    

Betreft het een vervangingsinvestering of een uitbreidingsinverstering; Betreft de aanvraag inderdaad een onderwijs-pc’s of is er sprake van een werkplekpc; In het geval het een aanschaf van een onderwijs-pc betreft, is er dan sprake van een onderwijs-pc conform de gestelde normen, of is er sprake van een bovennormmatige onderwijs-pc; Is er een gemotiveerde (schriftelijke) onderbouwing aanwezig waarom de betreffende pc(‘s) aangeschaft c.q. vervangen dient te worden.

Daarnaast dient de aanvrager zich te conformeren aan het merk en type pc die door het Hoofd ICT (ICT Beheer) periodiek als standaard pc wordt aangegeven. De keuze voor wat betreft de onderwijspc’s wordt ieder half jaar (juli/december) bekend gemaakt op de site van ICT-Beheer. Afwijkingen op deze standaard zijn alleen mogelijk na overleg en akkoord van het Hoofd ICT. In het geval van bovennormmatige onderwijs-pc’s dienen de pc’s ingericht te worden conform de richtlijnen van ICT Beheer. ICT Beheer heeft hiervoor op het intranet een pagina met de voorwaarden waaraan de betreffende pc’s dienen te voldoen (www.fwn.rug.nl/itbeheer/dienstverlening/pckoop/toeliching.html). De pc’s dienen in ieder geval besteld te worden via Hoofd ICT / ICT Beheer die de opdrachten plaatst bij afdeling Inkoop van de lokatie. Inkoop besteld vervolgens bij de reeds geselecteerde leveranciers door IT-Beheer/afdeling Inkoop. Indien dit alles akkoord is dient hij of zij de aanvraag in te dienen bij het Hoofd ICT. Daarnaast kan het Hoofd ICT zelf het initiatief nemen tot vervanging en/of uitbreiding van de onderwijs-pc’s, dit naar aanleiding van een jaarlijkse inventarisatie. De inventarisatie dient jaarlijks per 1 september uitgevoerd te worden in opdracht van het Hoofd ICT met als doel om te bepalen of de aantallen onderwijs-pc’s nog in verhouding staan (conform de geldende normen) tot het aantal studenten op de betreffende peildatum. De gegevens dienen door FBA aangeleverd te worden.

2›5

faculteit wiskunde en natuurwetenschappen

financieel beleid & administratie

II. Toetsing aanvraag: Nadat de aanvraag bij het Hoofd ICT is ingediend, toetst / beoordeelt het Hoofd ICT de volgende zaken: 

     

Is de aanvraag geaccodeerd door het betreffende hoofd van het onderwijs- of onderzoeksinstituut. Het Hoofd ICT dient hiervoor over een competentietabel te beschikken waaruit blijkt welke functionaris bevoegd is tot het indienen van een bestelaanvraag met daarbij behorende parafen; Betreft de aanvraag een onderwijs-pc of een bovennormmatige onderwijs-pc; De reden van aanvraag / aanschaf; Worden er pc’s besteld die voldoen aan de gestelde eisen die geformuleerd zijn door ICT Beheer (anders mogen de pc’s niet aan het netwerk van de FWN worden gehangen); Dient er naast de aan te schaffen pc ook nog software aangeschaft te worden; Is / zijn de licenties voor de nieuw aan te schaffen pc akkoord bevonden; Bij welke leverancier dient er besteld te worden (ICT Beheer doet zaken met een beperkt aantal geselecteerde leveranciers, jaarlijks dient er in overleg met afdeling inkoop bepaald te worden of de geselecteerde leveranciers nog aan de gestelde eisen voldoen en of de voorwaarden van de leveranciers nog marktconform zijn).

Nadat alle bovenvermelde zaken door het Hoofd ICT akkoord zijn bevonden, gaat de aanvraag via het Hoofd ICT (of ICT Beheer) naar de afdeling inkoop die de daadwerkelijke bestelling dient uit te voeren. In het geval het Hoofd ICT met bovenvermelde zaken niet akkoord gaat retourneerd hij of zij de aanvraag naar het hoofd van de betreffende onderwijs- of onderzoeksinstituut, met de daarbij behorende op- en / of aanmerkingen. ICT Beheer vraagt in opdracht van het Hoofd ICT een (aantal) offerte(s) op bij de (computer)leveranciers die reeds door de FWN zijn geselecteerd en maakt hieruit een keuze. Van deze keuze moet een test systeem worden geleverd, die door ICT Beheer op functionaliteit moet worden getest. Nadat ICT Beheer haar goedkeuring hiervoor heeft gegeven dient de betreffende bestelaanvraag vastgelegd te worden op een conceptbestelformulier en aan afdeling Inkoop gezonden te worden tesamen met de (kopie van) de offerte(s). III. Bestelling: Op het moment dat de aanvraag (dmv conceptbestelformulier) binnenkomt bij de afdeling Inkoop toetst de afdeling Inkoop in eerste instantie of de autorisaties van het Hoofd ICT en de projectcode op de aanvraag aanwezig zijn, dan pas wordt de aanvraag door de afdeling Inkoop in behandeling genomen. Afdeling Inkoop is alleen bevoegd om pc’s te bestellen indien het conceptbestelformulier geaccordeerd is door het Hoofd ICT, dit om te voorkomen dat hoofden en/of afdelingen zelfstandig pc’s gaan bestellen die niet voldoen aan de eisen die daarvoor gesteld zijn door ICT Beheer waardoor er storingen aan het netwerk kunnen gaan optreden. Afdeling Inkoop stelt vast of alle benodigde bestelgegevens reeds op het bestelformulier zijn aangegeven. Indien dat niet het geval is neemt afdeling Inkoop kontact op met het Hoofd ICT (of ICT-Beheer). Op het moment dat alle benodigde bestelgegevens, en leveranciersgegevens verzameld zijn (op het conceptbestelformulier), kan afdeling Inkoop de bestelorder gaan plaatsen bij de leverancier, conform de afspraken en voorwaarden die gemaakt zijn tussen de leverancier en de Faculteit der Wis- en Natuurwetenschappen.

3›5

faculteit wiskunde en natuurwetenschappen

financieel beleid & administratie

Afdeling Inkoop voert het conceptbestelformulier in in het pakket BaaN, en BaaN maakt een doorlopend genummerd inkoopordernummer aan. Dit nummer wordt vermeld op het conceptbestelformulier. Daarnaast genereert BaaN een bestelorder en goederenontvangstbon. Het conceptbestelformulier is in 3-voud. Het witte exemplaar blijft bij afdeling Inkoop en wordt achter de kopie van de bestelorder (die naar de leverancier gezonden is) gehecht en gearchiveerd bij de afdeling Inkoop. Het gele exemplaar wordt naar het Hoofd ICT / ICT Beheer gezonden, zodat deze kan vaststellen dat zijn / haar bestelling geplaatst is en de gegevens kan afstemmen met het groene exemplaar die reeds in het bezit van het Hoofd ICT / ICT Beheer. De bestelorder wordt op voorbedruk briefpapier afgedrukt en naar de betreffende leverancier gezonden, een kopie blijft achter bij afdeling Inkoop. Op de bestelorder staat tevens al het btw-nummer en het factuuradres vermeld. De goederenontvangstbon wordt naar de afdeling ICT Beheer gezonden die daarmee de binnenkomst van de goederen kan bewaken / controleren. IV. Goederenontvangst: Leveranciers die goederen komen af leveren dienen zich te melden bij ICT-Beheer van de betreffende lokatie. De functionaris aldaar controleert of van de betreffende leverancier de goederenontvangstbon door afdeling Inkoop aan hem of haar is afgegeven. Indien akkoord controleert hij of zij of het geleverde computerapparatuur conform de bestelopdracht (hoeveelheid en kwaliteit) zijn ontvangen, en tekent de pakbon af die daarna gezonden dient te worden aan afdeling Inkoop voor verder afwikkeling. Het komt ook voor dat de leverancier toestemming of opdracht krijgt van ICT-Beheer om de goederen direct af te leveren bij de eindgebruiker. In dat geval controleert de eindgebruiker de geleverde goederen (op kwantiteit en kwaliteit) en tekent bij accoord de pakbon af die daarna naar afdeling Inkoop gezonden dient te worden. In het geval ICT-Beheer niet in het bezit is van een door afdeling Inkoop ontvangen goederenontvangstbon, neemt de betreffende functionaris van ICT-Beheer eerst contact op met afdeling Inkoop en voert overleg over het wel of niet in ontvangst nemen van het geleverde computerapparatuur met eventuele toebehoren. Ten alle tijde dient ICT-Beheer zelf een kopie van de pakbon achter te houden, of dient de eindgebruiker die de goederen rechtstreeks ontvangt een kopie van de pakbon aan ICT-Beheer te verstrekken, op basis waarvan IT-Beheer de fysieke registratie van de pc’s bij kan gaan houden. Indien ICT-Beheer en/of eindgebruiker afwijkingen heeft geconstateerd tussen hetgeen besteld is en hetgeen is afgeleverd (kwantiteit/kwaliteit) zal hij of zij de afdeling Inkoop hierover tijdig dienen te informeren zodat deze tijdig maatregelen kan treffen richting de betreffende leverancier. Afdeling Inkoop neemt contact op met de leverancier en maakt al dan niet een retourbon aan. Daarnaast wordt door de afdeling Inkoop de besproken zaken schriftelijk bevestigt richting de betreffende leverancier, en al dan niet verzocht om een creditnota of vervangende goederen / apparatuur. De retourbon gaat naar ICT-Beheer en een kopie blijft achter bij afdeling Inkoop. Indien de leverancier de retourgoederen komt afhalen dan kan de afdeling ICT-Beheer de goederen op basis van de getekende retourbon mee gegeven. Indien de leverancier de goederen niet komt afhalen geeft afdeling Inkoop opdracht aan ICT-Beheer om de goederen retour te zenden.

4›5

faculteit wiskunde en natuurwetenschappen

financieel beleid & administratie

V. Factuurontvangst/-afwikkeling: Op het moment dat de getekende pakbon binnenkomt bij de afdeling inkoop wordt de pakbon ingevoerd in het pakket BaaN. BaaN maakt dan een pro-forma factuur in het systeem aan en deze wordt uitgeprint. Facturen van leveranciers komen (in tweevoud) binnen bij afdeling inkoop. Afdeling inkoop controleert de ontvangen factuur met de pro-forma factuur die door BaaN is gegenereerd. Bij akkoord wordt de factuur voor akkoord getekend. Achter 1 exemplaar van de factuur wordt de pro-forma factuur gehecht en gezonden aan afdeling FBA van FWN. Het andere exemplaar blijft achter bij afdeling inkoop. Hier wordt de reeds aanwezige order gegevens aan gehecht en gearchiveerd bij afdeling inkoop. Op het moment dat de factuur akkoord bevonden is door FBA kan de factuur betaalbaar gesteld worden, rekening houdend met de betalingstermijn van de betreffende leveranciers. FBA dient, voordat de facturen gearchiveerd worden, van alle investeringsfacturen een kopie te maken en te verstrekken aan de medewerker die binnen FBA belast is met de activaregistratie. VI. Activa registratie: Maandelijks wordt er door de medewerk(st)er die de activa-administratie beheert een uitdraai gemaakt uit BaaN op kostencodes 3910-3960 van alle 1e geldstroomprojecten. De bijhorende documenten (facturen) dienen er dan bijgezocht te worden. De pc’s die onder het apparatuurfonds dienen te vallen dienen in ieder geval geactiveerd te worden, al ligt de individuele aanschaf lager dan Euro 5.000,00 inclusief omzetbelasting per stuk (vastgestelde norm per 1 januari 2003). De betreffende pc’s worden in 3 jaar afgeschreven. Het is van belang, indien er meerdere pc’s op een factuur staan, dat de medewerk(st)er in de omschrijving meegeeft het aantal aangeschafte pc’s. Perodiek dient FBA een afstemming te maken tussen de fysieke registratie (van ICT Beheer) en de financiele administratieve registratie. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Aktiepuntenlijst:  Aanmaken aanvraagformulier door ICT-Beheer;  Afstemmen met / afspraken maken met CSA inzake aanleveren gegevens aantal studenten;  Opstellen competentietabel / handtekeningenlijst;  Opzetten model fysieke registratie door ICT-Beheer;  Afspraken maken tussen FBA en ICT Beheer inzake de afstemming tussen de fysieke- en administratieve registratie van onderwijs pc’s;  Afdeling Inkoop tijdig informeren omtrent (gewijzigde) procedure;  Afdeling FBA tijdig informeren omtrent (gewijzigde) procedure;  Gebruikers van de procedure tijdig informeren.

5›5