Règlement interne Approuvé par la PFN-Cancer le 16-12-2014

Plateforme Nationale Cancer : Règlement interne Approuvé par la PFN-Cancer le 16-12-2014

1. Missions de la PFN-Cancer La PFN-Cancer a pour mission de :  implémenter le PC-Lux 2014-2018, et suivre sa réalisation,  proposer la stratégie de lutte contre le cancer et les indicateurs de résultats permettant de mesurer son impact,  sur base de critères d’évidence scientifique et de faisabilité nationale, proposer un projet d’organisation de la cancérologie cohérent et efficient avec les moyens nécessaires (matériels, humains, budget, possibilités de financement), incluant des économies d’échelle et des réallocations possibles de moyens, garantissant les collaborations et l’interdisciplinarité,  identifier les potentialités de gains grâce à la mise en œuvre du Plan Cancer  revoir chaque année le budget prévisionnel alloué au PC-Lux en regard des travaux nécessaires à son implémentation et proposer des priorités en cas d’incompatibilités avec les orientations budgétaires de l’Etat  identifier les modifications légales nécessaires à la réalisation du Plan Cancer (au niveau du plan hospitalier, de la législation hospitalière ou de toute autre législation relative aux activités en cancérologie) et coopérer avec l’autorité compétente pour leur réalisation  définir les groupes de travail ad-hoc, leur composition, décliner leurs plans d’action spécifiques, suivre l’évolution de leurs travaux et les coordonner,  fédérer les acteurs impliqués dans la lutte contre le cancer (domaine de la santé et autres secteurs), afin de proposer une amélioration en continu de la lutte contre le cancer,  coordonner avec les autres secteurs/instances et institutions gouvernementales (éducation, sport, famille, agriculture, transport, environnement, recherche, sécurité sociale…), les actions à mettre en œuvre pour agir sur les conditions de vie individuelles et collectives et créer des environnements favorables à la lutte contre le cancer et à la mise en œuvre du PC-Lux,  coordonner le développement du système d’information nécessaire à la lutte contre le cancer, 1/7 version 2014-12-16

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coordonner la politique de communication autour de la lutte contre le cancer, comprenant 3 axes : population, patient, professionnel coordonner l’amélioration continue du système d’assurance qualité en cancérologie, orienter les choix en matière d’axes de recherche dans la lutte contre le cancer à retenir au Luxembourg, définir le système d’évaluation du PC-Lux, notamment les indicateurs de résultats à atteindre, et organiser l’évaluation externe intermédiaire en 2016 et finale en 2018.

Les missions de la PFN-Cancer sont réalisées avec le support d’un coordinateur. 2. Statut de la PFN-Cancer La PFN-Cancer est un organe consultatif, siégeant auprès du Ministre de la Santé. Il émet auprès du Ministre de la Santé, et par son intermédiaire au Conseil de Gouvernement, des propositions oeuvrant à la lutte contre le cancer et à l’organisation des services de santé impliqués dans la promotion de la santé, la prévention, le dépistage, le diagnostic, le traitement du cancer, la réhabilitation après cancer, ainsi que les soins de fin de vie. Il propose des stratégies en matière de recherche en cancérologie et de développement des ressources humaines, tant au niveau qualitatif que quantitatif. La PFN-Cancer travaille et émet ses avis en toute indépendance, en s’appuyant sur les données scientifiques probantes disponibles, au niveau international. Ses propositions et avis sont publics et publiés sur le site Internet du Plan Cancer (www.plancancer.lu). L’avis de la PFN-Cancer peut être demandé par le Ministre de la Santé. La PFN Cancer peut émettre un avis sur sa propre initiative à remettre au Ministre de la Santé, dans la limite des missions qui lui sont imparties.

3. Nomination des membres de la PFN-Cancer et responsabilités Les membres de la PFN-Cancer sont nommés par le Ministre de la Santé pour la durée du premier Plan National Cancer 2014-2018. Leur mandat prend effet à la date d’établissement du courrier signé par le Ministre de la Santé et se terminera au 31 décembre 2018. Le mandat de membre est exercé sans remplacement ou suppléance. Pendant leur mandat, il est attendu une participation active des membres nommés, en contribuant à la mise en œuvre d’au moins une mesure, à l’animation scientifique dans les groupes de travail initiés par la PFN-Cancer ou en répondant aux questions relevant de leurs compétences. version 2014-12-16

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Chaque membre peut à tout moment mettre fin à son mandat de sa propre initiative, en adressant un courrier au Ministre de la Santé signifiant la date de fin d’exercice du mandat. Pour les membres représentant une institution, leur mandat prend fin d’office en cas de cessation d’activité au sein de l’institution qu’ils représentent. En cas de démission ou de cessation de mandat d’un membre, le remplacement du membre est assuré par nomination d’un nouveau membre par le Ministre de la Santé, sur proposition du Président de la PFN-Cancer. En cas d’impossibilité d’un membre de pouvoir participer pendant une durée d’une année aux séances de la PFN-Cancer et sans participation active dans les groupes de travail, son mandat prendra fin d’office et il sera procédé à son remplacement. 4. Composition de la PFN-Cancer La PFN-Cancer est composée de 20 membres effectifs qui possèdent chacun un droit de vote. Le nombre de membres ne peut dépasser 20. La PFN-Cancer est multidisciplinaire et multisectorielle et composée comme suit : - le Directeur de la Santé ou son représentant, - Un médecin représentant la Division de la Médecine curative, - Un représentant de la Caisse Nationale de Santé, - Un représentant de la Fondation Cancer, - Un représentant de la Patiente Vertriedung - Le responsable scientifique du Registre National du Cancer, - Un médecin ayant des compétences en oncologie, - Un médecin ayant des compétences en chirurgie carcinologique, - Un médecin ayant des compétences en gastroentérologie, - Un médecin ayant des compétences en urologie, - Un médecin ayant des compétences en pneumologie, - Un médecin ayant des compétences en gynécologie, - Un médecin généraliste ayant des compétences en soins palliatifs, - Un soignant ayant une expérience dans la direction des soins hospitaliers - Un représentant de l’Inspection Générale de la Sécurité Sociale ayant une expérience dans le domaine des statistiques de santé, - Un représentant de l’Administration du Contrôle Médical de la Sécurité Sociale, - Un représentant de la Biobanque, - Un représentant du Laboratoire National de Santé ayant une expérience en anatomopathologie. 5. Structuration de la PFN Cancer La Présidence de la PFN-Cancer est assurée par le Directeur de la Santé ou son représentant, qui assume la représentation de cet organe auprès du Ministre de la Santé et autres acteurs. Il version 2014-12-16

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veille à l’application des décisions prises lors des séances et est le vecteur d’information vers le Ministre de la Santé. La vice-Présidence de la PFN-Cancer est assurée par le représentant de la Fondation Cancer ou le représentant de la Caisse Nationale de Santé. En cas, d’absence du Président, le Vice-Président assure ses fonctions. En cas d’absence du Président et des Vice-Présidents, c’est le membre le plus âgé qui assume les fonctions. La PFN-Cancer est soutenue par le coordinateur du Plan Cancer qui aura pour mission de coordonner l’ensemble des travaux d’implémentation prévus dans chacune des mesures et actions du PC-Lux 2014-2018 validé par le conseil de gouvernement, de suivre l’état de leur réalisation, de rendre compte à la PFN-Cancer et de proposer si besoin des réajustements. Le coordinateur du Plan National Cancer participe aux réunions de la PFN-Cancer sans droit de vote. Il assure le secrétariat de la PFN-Cancer avec l’assistance administrative de la Direction de la Santé. 6. Organisation de la PFN-Cancer La PFN-Cancer se réunit au minimum 4 fois par an sur convocation de ses membres. Des séances extraordinaires peuvent être demandées à l’initiative d’au moins un tiers des membres de la PFN-Cancer. L’ordre du jour des réunions est établi par la Présidence de la PFN-Cancer en concertation avec le coordinateur du Plan Cancer. Tout membre a la possibilité de proposer la mise d’un point à l’ordre du jour des séances de la PFN-Cancer en envoyant un courrier électronique à la Présidence de la PFN-Cancer avec copie au coordinateur du Plan Cancer. L’ordre du jour de la séance et les documents afférents sont communiqués aux membres de la PFN-Cancer au moins 5 jours ouvrables avant la date de réunion, par voie électronique. Chaque séance fait l’objet d’un compte-rendu soumis à validation aux membres, par voie électronique. Une plateforme d’échange permettant la gestion documentaire des travaux de la PFN-Cancer est mise à disposition des membres pour la consultation des documents, leur validation, leur archivage. 7. Prise de décisions au sein de la PFN-Cancer Les délibérations ne peuvent avoir lieu que si au moins 50 % des membres sont présents. A défaut, une nouvelle réunion est programmée. La présidence veille à l’expression de l’ensemble des membres lors des débats. De préférence, les avis de la PFN-Cancer sont émis par consensus, toutefois les avis majoritaires et minoritaires sont retracés dans les comptes-rendus de séance. En l’absence de consensus, l’avis est pris à la majorité simple des suffrages exprimés. En cas d’égalité du nombre de voix, le vote de la présidence est prépondérant.

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Les avis ainsi que les comptes-rendus de séance sont amendés ou validés par les membres. La validation peut être réalisée par des moyens électroniques. Dans ce cas, un délai de réponse des membres est fixé. En cas de non réponse dans ce délai, il est considéré que le membre valide l’avis ou le compte-rendu. 8. Indemnisation des activités des membres Les membres de la PFN-Cancer touchent une indemnité à charge du budget de l’Etat, basée sur le Règlement du Conseil de Gouvernement en vigueur. 9. Experts La PFN-Cancer peut avoir recours à des experts nationaux ou internationaux, dans la limite des budgets disponibles. Les experts sont choisis par la Présidence de la PFN-Cancer sur proposition des membres ou du coordinateur du Plan National Cancer. 10. Groupes de travail La PFN-Cancer peut décider la mise en place de groupes de travail afin de réaliser les travaux prévus aux mesures et actions du Plan National Cancer 2014-2018. Elle veillera à limiter le nombre de groupes de travail au strict besoin. Une liste des groupes de travail sera établie par la PFN-Cancer. La coordination des groupes de travail sera assurée par le coordinateur du Plan National Cancer. Les travaux prévus dans le groupe de travail seront supervisés par un ou des membres délégués de la PFN-Cancer. Le membre délégué de la PFN-Cancer co-animera, s’il le souhaite, les séances du groupe de travail avec le coordinateur. La PFN-Cancer établira la liste des délégations pour la supervision des travaux prévus dans les mesures et actions, afin de garantir l’atteinte des objectifs. Pour cela elle se basera sur les compétences des membres. Les travaux réalisés par les groupes de travail seront disponibles dans l’outil de gestion documentaire de la PFN-Cancer et seront rendus accessibles en lecture à ses membres. Le coordinateur rendra compte de l’évolution des travaux à la PFN-Cancer lors de chaque séance en concertation avec le membre délégué de la PFN-Cancer. Les membres du groupe de travail seront désignés par la Présidence de la PFN-Cancer. Ils seront nommés pour la durée de vie du groupe de travail, dans la limite temporelle du Plan National Cancer 2014-2018, soit au plus tard le 31-12-2018. Les membres seront désignés sur le critère de leurs compétences et/ou de leur rôle professionnel. Un ordre du jour de la séance du groupe de travail sera envoyé aux membres au plus tard 5 jours ouvrables avant la séance, accompagné des documents afférents. version 2014-12-16

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Un compte-rendu de séance sera établi par le coordinateur ou un rapporteur désigné au sein du groupe de travail. Les conclusions définitives du groupe de travail seront soumises pour validation à la PFNCancer, avant d’être considérées pour proposition au Ministre de la Santé. 11. Mise en œuvre des propositions de la PFN-Cancer La PFN-Cancer étant un organe consultatif, ses propositions doivent avoir fait dans une première étape, l’objet d’une validation en son sein, avant d’être soumis au Ministre de la Santé. La soumission au Ministre de la Santé se fait sur base d’un avis écrit. La mise en œuvre de l’avis ne peut se faire qu’après validation par le Ministre de la Santé. 12. Supervision d’implémentation du Plan National Cancer Les membres de la PFN-Cancer seront délégués par la Présidence de la PFN-Cancer, pour assurer la supervision de l’avancée des travaux d’implémentation du Plan National Cancer 2014-2018. Cette délégation se fera par mesure ou par action, en fonction des compétences de chaque membre. Il peut y avoir une co-délégation de plusieurs membres de la PFN-Cancer lorsque la thématique est multifactorielle et nécessite diverses compétences. Le membre délégué se concertera avec le coordinateur sur les travaux à réaliser, leur planification, les moyens à mettre en œuvre pour aboutir, les difficultés rencontrées. Il aura pour rôle de soutenir le coordinateur dans la recherche de solutions. Lors des séances plénières publiques de restitution sur l’avancée du Plan National Cancer, le membre délégué par la PFN présentera les travaux réalisés et à venir. En cas de difficultés dans l’exercice de la supervision exprimées par le membre ou le coordinateur, la Présidence de la PFN-Cancer s’entretiendra, avec le ou les membres concernés et recherchera des solutions pour ne pas bloquer l’implémentation du Plan Cancer.

13. Relations de la PFN-Cancer avec le coordinateur du Plan National Cancer Le coordinateur est nommé par le ministre ayant la santé dans ses attributions. Sa mission est arrêtée par le ministre de la santé. La PFN-Cancer peut être sollicitée par le ministre de la santé pour donner un avis sur la mission ainsi que sur la sélection du coordinateur. Le coordinateur propose à la PFN-Cancer la planification des travaux liés à l’implémentation du PC-Lux, ainsi que les méthodes et outils pour y parvenir. Il rend compte à chaque séance des travaux réalisés pendant la période. Il présente les difficultés rencontrées, les solutions mises en place ou proposées. Il identifie les risques de non atteinte des objectifs et leur impact en matière d’évaluation de l’implémentation. La PFN-Cancer valide les propositions du coordinateur ou propose des modifications. version 2014-12-16

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14. Communication et relations externes de la PFN-Cancer La PFN-Cancer développera sa communication externe afin d’asseoir son rôle. Elle veillera à établir et maintenir des liens avec l’ensemble des acteurs impliqués au quotidien dans la lutte contre le cancer. A cet effet, des newsletter seront diffusées par le biais du site Internet du Plan National Cancer. Elle établira des liens avec notamment les acteurs d’autres ministères dans le cadre de la promotion de la santé et de la prévention du cancer. 15. Conflits d’intérêt Les membres de la PFN-Cancer sont tenus de préciser en début de séance les conflits d’intérêt à titre individuel qu’ils peuvent rencontrer lors de la discussion de certains points prévus à l’ordre du jour. Dans ce cas, le membre concerné s’abstiendra lors de la prise de décision. 16. Confidentialité Les membres de la PFN-Cancer peuvent être tenus à un devoir de réserve et une obligation de confidentialité pour certains points traités à l’ordre du jour des séances. Dans ce cas, la Présidence le spécifiera aux membres lors de la séance et ce caractère spécifique sera transcrit sur le compte-rendu de séance. En dehors de ces points spécifiques, il sera au contraire demandé aux membres de la PFNcancer d’être des vecteurs de d’information et de diffusion de l’avancée des travaux d’implémentation du Plan National Cancer. 17. Déontologie Tous les membres collaborant aux travaux de la PFN-cancer feront preuve d’objectivité, d’impartialité, d’intégrité, et agiront sans parti pris, préjugé ou favoritisme. Les membres feront preuve de modération dans leurs propos et doivent s’abstenir de toute prise de position publique qui nuise à la réputation de la PFN-Cancer. 18. Révision du règlement interne La PFN-Cancer est habilitée à réviser le règlement interne dès que nécessaire.

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