Réunion du CA du mardi 21 octobre 2014

Procès-verbal de la réunion régulière Conseil d’administration Ligue St-Laurent-Sag-Lac 21 octobre 2014

Présents : Bélanger Sylvie, secrétaire Bilodeau Jean-Pierre, président Desmeules Claire, trésorière Dufour Georges Dufour Huguette Fournier Hélène Absence motivée : Larouche Régis 1. Lecture et adoption de l’ordre du jour avec les ajouts suivants :           

2. Adoption du procès-verbal du 15 avril 2014 3. Rapport financier 4. Correspondance 12.1 Élite/Remboursement. 12.2 Club de La Baie 12.3 Fédération québécoise des récréatifs (FQJR), Trousse de débutant 12.4 Album de photos préparées par Christiane 12.5 Cadeaux 12.6 Comité de cadeau de départ 12.7 Compétitions importantes 12.8 Suivi du travail de Régis et de la subvention de la FQJR (reporté)

2. Adoption du procès-verbal du 15 avril 2014, proposée par Huguette Dufour, appuyé par Claire Desmeules, aucun suivi à faire. Adoption du procès-verbal du 23 aout 2014, proposé par Claire Desmeules, appuyé par Hélène Fournier, aucun suivi à faire. Il est convenu, à l’unanimité, que l’adoption et suivi du procès-verbal du 27 mai 2014 soit reporté à la prochaine rencontre pour discussion.

3. rapport financier par Claire Desmeules. En date du 9 octobre, l y a un solde de 11,113.72$ au compte courant. Et, en date du 30 septembre 2014, il y a un solde de 7,029.68 en placement chez Investor. 4. Correspondance. Aucune 5. Déterminer notre contribution pour la Maison Le Chêne, suite à l’engagement du conseil d’administration le 15 octobre 2013. Compte tenu, qu’il reste le STAC de novembre qui génèrera d’autres revenus, il est convenu à l’unanimité, de reporter la décision de notre contribution financière à la prochaine réunion du conseil d’administration. Celle-ci tiendra compte des revenus générés par les 2 STAC (septembre et novembre) et du tournoi. 6. Résolution concernant les signataires, pour les transactions financières. Il est proposé par Hélène Fournier et appuyé par Georges Dufour que :  Les trois(3) signataires pour les transactions financières, pour la Ligue de bridge Saint-Laurent-Sag-Lac, soient Jean-Pierre Bilodeau président, Claires Desmeules trésorière, Sylvie Bélanger secrétaire. Proposition acceptée à l’unanimité. 7. Activités 2014/ suivi de l’assemblée annuelle. Il est convenu, à l’unanimité, de reporter ce point à la prochaine rencontre. 8. Publicité pour les cours de bridge. Sylvie était responsable de la publicité. Elle informe les membres des coûts beaucoup plus élevés cette année.  D’abord, il y a eu 2 parutions dans le Progrès dimanche et 1 dans le Quotidien. Les couts sont plus élevés (84$ de plus) dans le Progrès Dimanche, comparativement au Quotidien. L’an dernier ce fut 2 parutions dans le Quotidien et 1 dans le Progrès Dimanche.  Elle a demandé 1 couleur dans la promotion (rouge et noir) ce qui a augmenté les couts de 600$.  L’an dernier, un montant de 82$ n’avait pas été facturé. Huguette a validé auprès de ces élèves du Saguenay et, 5/15 ont été recrutés par la publicité.

Pour Alma, il y a eu 8 inscriptions mais 3 désistements. Huguette ne sait pas si les inscriptions sont en lien avec la publicité. Quant à Rimouski, Sylvie précise qu’il n’y a eu aucune inscription. Pour Baie-Comeau, il a été impossible de joindre la responsable. Par ailleurs, Jean-Pierre précise que l’ACBL, rembourse les frais, jusqu’à 75%, pour un maximum de 1000$. Il se chargera d’en faire la demande. Également, Jean-Pierre a soumis une répartition des tâches pour les membres du conseil. Ce sera Hélène Fournier, qui sera responsable de la publicité pour la prochaine année. 9. Discussion sur la tenue d’un tournoi régional pour 2018 Il y a une brève discussion sur les enjeux reliés à la tenue d’un tournoi régional pour 2018. Malgré la participation décevante, il est convenu à l’unanimité, de tenir un autre tournoi dans 4 ans, soit en 2018. Ce sujet fera l’objet de discussions plus longues, lors des prochaines rencontres. 10. 1 STACS 2014, (rapport de septembre). Claire soumets le rapport financiers sur les revenus et remboursements aux clubs de notre unité. Le profit net est de 769.79$ 10.2 Date des STACS pour l’année prochaine. Jean-Pierre nous informe, qu’il a réservé les dates pour 2015. Ce sera du 6 au 12 avril 2015 et du 16 au 22 novembre 2015. 11. demandes de remboursement. Jean-Pierre nous informe qu’il a reçu 3 demandes de remboursement relatives à des membres de l’unité 199, qui ont participé à des tournois d’envergure à l’extérieur. Il y a échange et discussion et révision de la politique en vigueur à ce sujet. Jean-Pierre fera quelques vérifications, mais il apparait que deux demandes ne rencontreraient pas les critères. Jean-Pierre finalisera l’analyse. 12.1 Élite/ établir un montant qui sera réservé pour la prochaine année aux demandes de remboursement à des tournois d’envergure. Il est entendu qu’à chaque début d’année, soit de septembre à aout, le conseil décide du montant qui sera réservé à cet effet. Il y a échange et discussion. Considérant que:  Il y aura des Championnats canadiens en 2015,  Plusieurs membres ont déjà signifié leur intention d’y participer,

Il est convenu, à l’unanimité, de réserver un montant de 1500$, comparativement à 1000$ l’an passé. 12.2 Club de La Baie Jean-Pierre a reçu une demande d’aide financière pour l’achat d’un ordinateur pour le club de La Baie, au montant de 413.88$ La demande sera analysée selon la politique et selon l’état des finances totales du club de la Baie. 12.3 Fédération québécoise des récréatifs (FQJR), Trousse de débutant. Claire s’informe si nous avons reçu l’information de la FQJR précisant que les différents clubs récréatifs, peuvent soumettre des projets et obtenir une subvention de 350$. Huguette informe les membres qu’elle est déjà prête à soumettre une demande à la FQJR. Elle préparera, tel que convenu antérieurement, « une trousse pour débutant » avec la collaboration de Sylvie. 12.4 Anciens albums de photos préparés par Christiane Blackburn. Christiane Blackburn a assemblé plusieurs albums de photos des membres de la Ligue de bridge au fils des années. Ceux-ci étaient rangés dans le local du Club de Chicoutimi, cela ne convient plus. Compte tenu qu’il s’agit de l’histoire de la Ligue, il est décidé de les conserver et ils seront entreposés chez Claire Desmeules. 12.5 Cadeaux Claire nous informe qu’il y a beaucoup de cadeaux de surplus, suite au tournoi de mai. Et, il y en a même de celui de 2010. Entre autres, il y a des livres de résultats avec l’identification du Tournoi de 2014, elle souhaiterait les mettre en vente pour les membres afin de les écouler. Il est convenu qu’elle les vende 8$. De plus, elle s’engage à tenir l’inventaire des cadeaux de façon rigoureuse. 12.6 Comité de cadeau de départ. Claire souhaite que l’on établisse une politique pour la remise d’un cadeau lors du départ d’un membre du conseil d’administration. Deux membres ayant participé pendant de nombreuses années, ont quitté récemment. Il est convenu que Claire, Huguette et Hélène rédigent une politique de reconnaissance. Accepté à l’unanimité.

12.7 Compétitions importantes. Il y a eu récemment un Instant Match Point où les participants peuvent récolter des points d’or et d’argent. Il ya avait 18 tables. Des circonstances ont faites en sorte que le directeur de la salle a joué lors de la séance. Plusieurs joueurs se sont dits en désaccord avec cette façon de faire. Considérant que :  le directeur de la séance est au courant des résultats des mains qu’il aura à jouer,  lors de séances de cette importance, cette façon de faire ne semble pas éthique,  cela contrevient à la règle de l’ACBL, précisant que le directeur ne peut jouer, lorsqu’il y a plus de 17 tables,  le directeur donne un mauvais service au joueur, lorsqu’il y a plus de 17 tables,  l’importance de ces séances, Il est convenu à l’unanimité, que Jean-Pierre avise les directeurs de séance de ne pas compléter de table, lors de compétitions importantes qui génèrent des points or, rouge ou argent.

La prochaine réunion du conseil d’administration, est planifiée pour le mardi 2 décembre à 16h30. 18h10, levée de l’assemblée

_____________________________________________________________________ Sylvie Bélanger secrétaire Jean-Pierre Bilodeau, président