RUTIN FÖR INTERN OCH EXTERN MILJÖKOMMUNIKATION

MILJÖLEDNINGSSYSTEM Kravelement: 4.4.3 Kommunikation Ansvarig handläggare: Kommunikationschef

Dokument nr: M13 Fastställd av: Förvaltningschef

Diarienr: 510-14 Beslutsdatum: 2014-07-01

Bilagor: 0 Version nr: 2

Sidor: Sida 1 av 3 Ersätter: Tidigare version av detta dokument med diarienummer 117-1091

RUTIN FÖR INTERN OCH EXTERN MILJÖKOMMUNIKATION Syfte Syftet med denna rutin är att klargöra hur intern och extern kommunikation av miljöarbetet, och övriga aspekter av hållbar utveckling, ska ske.

Ansvar Rektor ansvarar för den interna miljökommunikationen mellan olika nivåer och verksamheter inom högskolan. Akademichef och förvaltningschef ansvarar för att medarbetarna får den information som krävs för att aktivt medverka i högskolans hållbarhetsarbete. För den externa kommunikationen ansvarar avdelningen kommunikation.

Beskrivning Definitioner

Intern miljökommunikation: kommunikation mellan och inom olika nivåer och verksamheter inom högskolan. Extern miljökommunikation: kommunikation med intressenter och allmänhet utanför högskolan.

Intern kommunikation

Den interna kommunikationen sker på följande sätt: •

Rektor och samordnaren för hållbar utveckling informerar

-1-

MILJÖLEDNINGSSYSTEM Kravelement: 4.4.3 Kommunikation Ansvarig handläggare: Kommunikationschef

Dokument nr: M13 Fastställd av: Förvaltningschef

Diarienr: 510-14 Beslutsdatum: 2014-07-01

Bilagor: 0 Version nr: 2

Sidor: Sida 2 av 3 Ersätter: Tidigare version av detta dokument med diarienummer 117-1091

på/via: o ledningsmöten o referensgruppen för hållbar utveckling o miljöombudsmöten o e-post o högskolans webbplats för hållbar utveckling samt via blänkare/nyheter på övriga relevanta sidor.

Extern kommunikation

•

Akademier och verksamhetsstöd informerar på arbetsplatsträffar där miljöfrågor skall vara en återkommande punkt på agendan. I undantagsfall kan miljöfrågor hanteras på annat sätt under förutsättning att det går att visa att hållbarhetsfrågor diskuteras kontinuerligt.

•

Avdelningen kommunikation informerar via: o student- och personalnyheter o Nyhetsbrev via mail.

Myndighetskontakter Högskolan centralt och berörda akademier ansvarar för kontakter med myndigheter inom miljöområdet och hållbarhetsfrågor i övrigt. Entreprenörer, leverantörer och hyresgäster Entreprenörer, leverantörer eller hyresgäster som inte är anställda av högskolans ska ha den kunskap om högskolans hållbarhetsarbete som framgår krävs för att dessa inte ska orsaka miljöbelastning. Ansvarig att informera om gällande rutiner är den person som köper tjänsten eller tecknar avtalet. Miljöredovisning Högskolans miljöledningsarbete redovisas årligen till berörda myndigheter och arbetet med hållbar utveckling kommuniceras årligen i högskolans årsredovisning. Externa synpunkter Externa synpunkter och frågor om högskolans hållbarhetsarbete ska i första hand hänvisas till samordnaren för hållbar utveckling och därefter till kommunikationschefen.

-2-

MILJÖLEDNINGSSYSTEM Kravelement: 4.4.3 Kommunikation Ansvarig handläggare: Kommunikationschef

Synpunkter och förbättringsförslag

Dokument nr: M13 Fastställd av: Förvaltningschef

Diarienr: 510-14 Beslutsdatum: 2014-07-01

Bilagor: 0 Version nr: 2

Sidor: Sida 3 av 3 Ersätter: Tidigare version av detta dokument med diarienummer 117-1091

Synpunkter och förbättringsförslag hanteras enligt högskolans rutin för avvikelsehantering. Samordnaren för hållbar utveckling avgör fortsatt hantering av inkomna ärenden.

-3-