SDF Västra Hisingen rutin för inköp och

SDF Västra Hisingen rutin för inköp och upphandling. Innehåll 1. Rutinens syfte 2. Vem berörs av rutinen 3. Var hittar jag denna rutin? 4. Viktig att veta om offentlig upphandling och inköp 5. Inköp och upphandlingsordning 6. Miljökrav vid upphandling och inköp 7. Kemikalierutin

1. Rutinens syfte Kommunfullmäktige har antagit en inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad (H 2004:123). Kommunstyrelsen 2008-10-15, § 510, Kommunstyrelsen 2009-06-10, § 418, Kommunstyrelsen 2010-06-09, § 439) I den ges varje nämnd och styrelse i Göteborgs Stad ansvar att fastställa egna riktlinjer om inköp och upphandling. De riktlinjer som skall gälla vid inköp och upphandling inom stadsdelsförvaltningen Västra Hisingen finns i denna rutin samt i inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad.

2. Vem berörs av rutinen? Alla anställda på stadsdelsförvaltningen som har ansvar för upphandlingar eller gör inköp av varor eller tjänster för stadsdelsförvaltningens räkning skall följa inköpsrutinen.

3. Var hittar jag denna rutin? Rutinen finns i stadsdelens intranät under rubrikerna Gemensamt; Ekonomi; Inköp.

4. Viktigt att veta om offentlig upphandling och inköp! Alla inköp som görs inom kommunal verksamhet regleras av bland annat Lagen (1992:1528) om Offentlig Upphandling (LOU). Göteborgs Stad har ett eget upphandlingsbolag (Göteborgs Upphandlings AB) som gör upphandlingar för många av de varor och tjänster som används i den kommunala verksamheten. De avtal som sluts mellan en leverantör och upphandlingsbolaget kallas ramavtal. Alla ramavtal finns i databasen WINST, som finns både på nätet och i Lotus Notes.

5. Inköp och upphandlingsordning Vilket av följande alternativ är tillämpligt på ditt inköp av vara eller tjänst? Om ditt inköp skall göras från ett ramavtal skall ett avrop göras från det upphandlade företaget.

1

Ramavtal eller egen upphandling ? A. I första hand skall stadsdelsförvaltningen Västra Hisingen använda Göteborgs Stads gemensamma leverantörer, upphandlade av Upphandlingsbolaget. Se vidare instruktion nedan. B. Om inte kommungemensamt avtal finns kan förvaltningen göra en egen upphandling. Denna kan göras i form av direktupphandling, förenklad upphandling eller öppen/selektiv/förhandlad/urvalsupphandling. Förvaltningens delegationsförteckning reglerar vem som får lov att upphandla och vilka beloppsgränser som gäller. Delegationsförteckningen återfinns i stadsdelens intranät under rubrikerna gemensamt; leda, styra & följa upp; delegationsförteckning. Enhetschef har delegation för att handla för max ett prisbasbelopp 42 800 kr sammanlagt per år och verksamhetschef för tre prisbasbelopp, om inte ramavtal finns. Den upphandlande enheten skall förvissa sig om att ett angivet pris är rimligt, till exempel genom en prisjämförelse. Ansvarig för upphandlingen skall se till att miljökrav ställs och att dessa följs upp. A. Så här köper du in via kommungemensamma ramavtal


Kontrollera via WINST om upphandling är gjord för det område du planerar att göra inköp inom. Om du är osäker – vänd dig till Upphandlingsbolaget och fråga. (www.upphandlingsab.goteborg.se).




Kontrollera att ramavtalet verkligen innehåller den produkt som skall inhandlas. Många leverantörer kan leverera flera olika produkter, men har bara ramavtal för vissa produktgrupper.




Finns det flera leverantörer med ramavtal, kan du göra en förfrågan till några stycken om pris och miljöprestanda på din produkt. Välj en leverantör som kan erbjuda miljöanpassade tjänster och varor. De leverantörer som har ramavtal uppfyller Upphandlingsbolagets miljökrav men det är du som inköpare som måste fråga efter miljöanpassade varor eller tjänster! Se avsnittet Miljökrav vid upphandling och inköp.




När det gäller inköp av kemikalier skall alltid för ändamålet framtagen kemikalierutin tillämpas. (bilaga 2)

Avrop från ramavtal När du har valt leverantör skall du göra ett avrop (beställning/inköp).


Fråga efter miljöanpassade varor och tjänster. Se avsnittet Miljökrav vid upphandling och inköp.




Om du handlar över disk måste du ha en rekvisition med dig. Rekvisitionen skall vara underskriven av chef eller annan som får bevilja inköpet. Den är beviset på att du har behörighet att göra inköp för stadsdelsförvaltningens räkning. Ena kopian av

2

rekvisitionen lämnas i kassan i affären och den andra kopian skall du behålla själv. Glöm inte uppge mottagarkod på rekvisitionen!


Om du handlar via telefon eller Internet - uppge följande vid kontakten med leverantören o Tala om vem du är och att du ringer från Göteborgs Stad. o Att vi har ett ramavtal med leverantören i fråga som anger pris och villkor. o Uppge gärna ramavtalsnumret. o Vad du skall köpa och önskad leveransdag. o Ange din mottagarkod, leveransadress och fakturaadress och betalningsvillkor.

Fakturaadress vid beställning av varor och tjänster: N138 SDF Västra Hisingen Intraservice 405 38 Göteborg Mottagarkod Observera att mottagarkod är nödvändigt för att fakturan skall komma fram till betalningsansvarig i Göteborgs stad. Mottagarkoden bör stå i fältet Er referens eller motsvarande. Betalningsvillkor Vi vill samtidigt passa på att informera om att vi betalar våra fakturor 30 dagar från fakturans ankomstdag om inte annat avtalats. I de fall vi inte betalar en faktura förrän efter förfallodagen enligt ovan, kommer leverantören att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen, för tiden mellan förfallodag och betalning

LEVERANSER Leveransbevakning Leveransbevakning skall utföras av beställaren. Denna uppgift innebär att övervaka och vid behov vidta åtgärder för att säkerställa att beställd vara levereras inom överenskommen tid. Leveransmottagning Vid mottagande av beställda varor skall leveranskontroll omgående utföras. Leveranskontrollen utförs av beställaren. Följande rutin gäller: •

•

Kontrollera att varan inte är skadad vid ankomsten. Om så är fallet görs erforderliga anmälningar: vid transportskada (till transportföretaget/företaget/försäkringsbolaget). Observera att notering om transportskada skall göras på fraktsedeln. Vid övriga skador - till leverantören. Kontrollera även att den till leveransen bifogade följesedeln stämmer överens med beställningen. 3

• •

Kontrollera att den levererade varan kvantitets- och kvalitetsmässigt överensstämmer med det som beställts enligt rekvisition. Dessutom skall följande beaktas: att erforderliga bruksanvisningar och instruktioner bifogats att garantivillkor finns att leveransen ägt rum i rätt tid

•

Vid leveranskontroll av tjänster är det viktigt att det som beställts verkligen har blivit utfört. Vid tjänster, utförda arbeten med mera skall arbetsorder, tidssedlar eller motsvarande erhållas. Där skall alltid finnas angivet tiden för arbetets utförande, eventuellt materialspecifikation samt restider. Arbetsordern skall därefter godkännas och undertecknas av behörig person, varvid 1 ex behålles av beställaren.

•

Kontrollera leveransvillkoren. Om det i avtalet står levereras till "fritt anvisad plats" skall leverantören svara för samtliga kostnader för godsets transport till den angivna lokalen. Om förvaltningen trots detta har vållats kostnader för t ex intransport av godset skall leverantören krävas på denna kostnad.

•

Vid återkommande problem med en leverantör så skall upphandlingsbolaget kontaktas.

Reklamation • • •

Om det vid leveranskontrollen framkommit fel eller brister skall leverantören omedelbart kontaktas. Vid ofullständig leverans (delleverans som ej är uppgjord sedan tidigare) skall leverantören kontaktas och besked om slutleverans erhållas. Om bruksanvisningar, instruktioner, garantivillkor m m saknas kontakta leverantören.

BETALNING Fakturakontroll När fakturan kommer kontrolleras att de på fakturan upptagna varor och tjänster verkligen erhållits. Kontroll sker snarast efter det att fakturan anlänt. Vid fördröjd handläggning riskeras att förvaltningen får betala dröjsmålsränta. Kontrollera att: •

•

fakturan stämmer mot följesedel, rekvisition eller motsvarande (följesedel medskickas vid de tillfällen fakturan inte är specificerad) samt att priser, rabatter, moms, betalningsvillkor etc stämmer med avtal.

Kontering/attest

4

Beställaren ansvarar för att: • •

organisationsenhet, verksamhet och konto påföres fakturan behörig person attesterar

Om felaktigheter konstateras skall fakturan inte godkännas. Anmärkning riktas till berörd leverantör för att få rättelse.

Attestbehörighet Fakturor som överensstämmer med beslutad beställning skall attesteras enligt stadsdelsnämndens beslut om attestanter. För attest av fakturor krävs en attestbehörighet som är godkänd. Verksamheten anmäler namn på nya attestanter, samt när gamla attestbehörigheter upphör, till ekonomiavdelningen. Därefter upprättas blanketter för påskrift av ny attestant och verksamhetsansvarig.

5

6. Miljökrav vid upphandling och inköp Upphandlingsbolaget ställer miljökrav på de leverantörer som det finns ramavtal med. Miljökraven som ställs innefattar vanligen miljöpolicy, miljömål och miljöplan. Ibland, men inte alltid, ställs även miljökrav på produkter. Leverantören/entreprenören skall uppfylla dessa krav senast 12 månader efter att avtalet trädde i kraft. Upphandlingsbolaget står för uppföljning av dessa krav. När stadsdelsförvaltningen gör olika former av upphandlingar skall den som har ansvar för upphandlingen se till att miljökrav ställs och att dessa följs upp. För dig som gör avrop När du handlar eller avropar skall du ställa miljökrav på produkten eller tjänsten. Se faktarutan Checklista för val av produkt (tjänst) från ramavtal eller vid direktköp. Ta hjälp av EKU-verktyget som ger ytterligare information om de flesta produktgruppers miljöpåverkan. EKU-verktyget är en internetbaserad databas med förslag till miljökriterier (miljökravsspecifikationer) vid upphandling av varor och tjänster. Miljökriterierna omfattar produkter som är vanligt förekommande inom offentlig och annan upphandling och är specifikt utformade för varje vara och tjänst. EKU-verktyget är framtaget av Miljöstyrningsrådet och syftar till att underlätta för upphandlaren att ställa miljökrav vid hållbar offentlig och annan professionell upphandling. (EKU - Miljöanpassad upphandling) Ett ansvarsfullt konsumtionsmönster innebär att vi förutom att ställa miljökrav också tar sociala och etiska hänsyn.

CHECKLISTA FÖR VAL AV PRODUKT(TJÄNST) FRÅN RAMAVTAL ELLER VID DIREKTKÖP Tjänster/entreprenader







Används miljöanpassade arbetsmaskiner/arbetsredskap? Används en miljöanpassad arbetsmetod, dvs. med låg förbrukning av råvaror och energi? Är de kemikalier som används miljö- och hälsogranskade? Tas avfallet om hand i enlighet med kommunens avfallsplan?

Produkter








Miljömärkt med t ex EU-blomman, Svanen, bra Miljöval, Krav, FSC eller uppfyller motsvarande kriterier? Material – retur, återvunnet, återvinningsbart? Innehåller produkten utbytbara delar? Innehåller produkten miljöfarliga ämnen? Kräver produkten mycket förpackning och emballage? Ger produkten upphov till mycket/farligt avfall? Samordnas transporter vid leverans av produkten?

6

7 Kemikalierutin - Inköpskriterier, kemikalielista och säkerhetsdatablad Rutinens syfte Den här rutinen syftar till att så miljöanpassade kemikalier som möjligt köps in, att hålla kemikalielistor uppdaterad i takt med att kemikalier byts ut eller köps in, samt att säkerhetsdatablad skall finnas till de kemikalier som finns i verksamheten. . Detta omfattas av kemikalier
Alla städ-, disk- och tvättmedel
Målarfärger samt tillhörande produkter (målartvätt, lacknafta med mera)
Bränslen (som förvaras inom fastigheten; diesel, alkylatbensin)
Smörjoljor samt andra bilvårdsprodukter
Lim Säkerhetsdatablad Leverantören är skyldig enligt lag att lämna säkerhetsdatablad för de produkter som han levererar till dig. I säkerhetsdatabladet finns viktig information om vad produkten innehåller, dess farliga egenskaper, hur man ger första hjälpen om någon förtär, får i ögonen, på huden eller liknande. Mer information finns… Kemikalieinspektionen, www.kemi.se. Miljöförvaltningen, www.miljo.goteborg.se Grön kemi, www.gronkemi.nu Du kan också fråga förvaltningens miljöansvarige om du undrar något.

7