TEMA 1. INTRODUCCIÓN. GESTIÓN. IFLA

TEMA 1. INTRODUCCIÓN. LA GESTIÓN EN EL MARCO DE LOS ESTUDIOS EN BIBLIOTECONOMIA. GESTIÓN. IFLA MODULO 1. INTRODUCCIÓN • Qué es la gestión: Uso eficaz (conseguir las cosas) y eficiente (conseguir las cosas teniendo en cuenta los costes) de los recursos con los que cuenta una organización. • Por qué la gestión es importante para los profesionales de la información. Es importante para saber aprovechar los recursos. Deberían gestionar los bibliotecarios que tienen la responsabilidad sobre otra persona o sobre otro recurso. • Qué hacen los gestores. Los gestores planifican (plantean objetivos), controlan (comparan costes, elaboran presupuestos), organizan, dirigen, ejecutan. MODULO 2. PLANIFICACIÓN • ¿Cuál es nuestro negocio? ¿A qué aspiramos? MISIÓN. • Valoración del clima político, social y económico. Análisis DAFO. • Valoración de recursos necesarios. • Metas y objetivos. • Estrategias / toma de decisiones. • Evaluación. MODULO 3. ORGANIZACIÓN • Diseño organizacional.

⋅ Determinar cuantas unidades tiene que tener la biblioteca y como deben relacionarse.

• Conducta organizativa. • Autoridad y responsabilidad. ⋅ Relacionado con la jerarquía. MODULO 4. GESTIÓN DE PERSONAL • Clasificación y descripción de puestos de trabajo. • Reclutamiento / selección. • Formación y desarrollo. • Evaluación del desempeño. • Administración de salario. MODULO 5. LIDERAZGO • Estilos de liderazgo (Habilidad, capacidad y función) • Motivación. • Supervisión • Delegación. • Comunicación • Gestión del cambio.

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MODULO 6. CONTROL • Presupuestos. • Contabilidad. • Control de calidad. MODULO 7. MARKETING • Análisis del mercado. • Relaciones publicas • Publicidad. • Ética • Aspectos legales y políticos. MODULO 8. Planificación del espacio de una biblioteca, conocimiento de las condiciones de seguridad, requisitos ambientales. RECURSOS DE UNA ORGANIZACIÓN Y SU GESTIÓN • Tangibles: • Intangibles

• Recursos humanos.

⋅ Físicos (equipamiento, edificio, colección) ⋅ Financieros (dinero)− ⋅ Tecnología (recursos para la innovación, patentes derechos de autor, secretos profesionales y la experiencia en su aplicación) ⋅ Reputación (trato con los clientes) ⋅ Cultura ⋅ Conocimientos, destrezas, habilidades. ⋅ Capacidad de relaciones, comunicarse. ⋅ Motivación.

TEMA 2. LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS. EVOLUCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Surge en España en los años 80, hasta entonces no había ninguno específico. Surge porque los directivos de las empresas se dan cuenta de que todas las tareas que conllevan gestionar los recursos humanos es importante y es necesario hacerlo bien porque son muchas y tienen repercusiones económicas. Además consideran que si se hacen bien son una ventaja competitiva para la empresa. RAZONES DE SU APARICIÓN • Crecimiento empresas: A mayor número de personas, mayor complejidad lleva a que se necesite un departamento que se dedica a llevar los asuntos que tienen que ver con el personal. • Creciente normativa laboral: Aparece en los años 30. También es necesario que halla una persona especialista en esta normativa y lo aplique a los trabajadores. Fundamentalmente en los 50 se empieza a aplicar por los graduados sociales. • Acción sindical: También se hace necesario porque aparecen los sindicatos. Se requiere que halla personas especializadas que conozcan la normativa. 2

• Humanización del trabajo: Con el paso del tiempo y en términos generales aparece una preocupación por las condiciones laborales del trabajador. • Complejidad en los procesos de selección: Porque hay más personas, más competencia... Creciente tecnificación en el trabajo. • Retribución: Llega un momento en que la retribución no es solo el sueldo, sino que tiene que haber un especialista que diga cual es la retribución idónea para cada empleado. Esto supone saber lo que se paga en otras empresas en ese puesto. Además hay que unir una serie de prestaciones (ayudas sociales, becas, guarderías...) ESTILOS, FORMAS DE GESTIONAR EVOLUCION Considerándolos como coste o como recurso, han marcado la forma de gestionar. Ahora hay que añadirle que se considera como una factor estratégico, imprescindible para la empresa. Entonces los recursos humanos se consideran como una fuente de ventaja competitiva (habilidad, competencia distintiva, difícil de copiar y de adquirir). Hay que tener en cuenta la importancia que adquiere el que está al frente de la sección de recursos humanos. Requiere mucha cualificación, tiene que tener conocimientos de derecho, informática, psicología, economía... Y además participa en los planes estratégicos de la empresa. Tuvo diferentes denominaciones: Dirección de administración de personal, dirección de relaciones sociales o industriales, dirección de relaciones humanas, dirección de personal, dirección de desarrollo social, dirección de recursos humanos. FUNCIONES DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS • Empleo−contratación. • Administración de personal. • Retribución. • Dirección y desarrollo. • Relaciones laborales. • Servicios sociales. • Políticos (que atañen fundamentalmente al reclutamiento y la selección, ascender, políticas de dirección y desarrollo y de recompensaciones de los trabajadores. TEMA 3. PROCESOS BÁSICOS EN LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS PLANIFICACIÓN Es un concepto nuevo (años 50). En Alemania, se empieza a aplicar en los 70, en España, más tarde. En algún estudio se indica que aproximadamente un 48% realizan una planificación anual. No se puede decir que halla una planificación estratégica. QUÉ ES Y CONTENIDO Es un proceso para determinar las necesidades de personal y además para determinar los medios para satisfacerlos con objetivo de que la empresa logre los objetivos generales. Pretende conseguir a la persona más apta para el puesto más adecuado en el momento oportuno y además 3

prever los cambios internos. CONTENIDO La planificación de los Recursos Humanos habría que considerarla como un subsistema dentro de la planificación general de la empresa. Esto implica que la planificación de los Recursos Humanos está relacionada con el plan global de la empresa. Y la relación es tan estrecha que dependiendo de cómo se haga la planificación global de la empresa repercute en la planificación de Recursos Humanos. Se puede considerar como un conjunto de planificaciones: • Planificación de existencias de personal (lo que hay): Determinar cuantos colaboradores tendremos, con qué cualificación, en qué departamentos y en qué momento. • Planificación de las necesidades (lo que tendrá que haber): Determinar cuantos colaboradores vamos a necesitar, con qué cualificación, en que departamentos y en que momento.

DECISIÓN ESTRATÉGICA IMPLICA INCIDENCIA EN LA PRH Crecimiento Más actividad Aumento de los efectivos Diversificación Actividades nuevas Aumento de efectivos, con nuevas competencias. Reconversión Cambio de actividad Mismos efectivos reconvertidos Desinversión Menor actividad Disminución de personal • Planificación de estrategias de cobertura (como conseguirla) qué medidas tiene que adoptar la empresa para conseguir esos colaboradores. ⋅ Planificación del reclutamiento: Determinar de donde tienen que proceder los colaboradores que tienen que formarse para desempeñar determinados 4

puestos e trabajo. ⋅ Planificación de la formación: Qué colaboradores tienen que especializarse en ocupar determinados puestos. • Planificación de los costes: cuanto va a costar realizar todas las medidas anteriores. ETAPAS 1. TOMAR DECISIONES RELACIONADAS CON: • Responsabilidad de la planificación: quién debe participar en la planificación de Recursos Humanos. En la biblioteca el departamento está en la organización de la que depende la biblioteca. A veces depende de la autonomía y tamaño de la biblioteca. Una persona clave es el director de la biblioteca. • Tiempo: Cuando se hace un plan hay que ver cuando se hace. Plan estratégico (largo plazo) es más de un año. Coincidiendo con el presupuesto anual (medio plazo) y de menos, semanal o mensual... (corto plazo) • Niveles afectado: Determinar qué niveles van a estar afectados en ese plan. Dependiendo de los niveles afectados dependerán los planes que van a emprender. 2. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES DE PARTIDA O SITUACIÓN INICIAL Y DE LAS PERSPECTIVAS FUTURAS. • Análisis de la situación actual: Hay que conocer la estructura organizativa y la composición por categorías y distribución por departamentos. Además es importante contar con datos relativos a otras bibliotecas. Y también con datos recomendados por asociaciones profesionales. (Por ejemplo las pautas de la IFLA, en el caso de las bibliotecas universitarias, REBOUN). Se suele poner de ejemplo otros sitios (Benchmarking). • Conocer la situación prevista: cómo va a evolucionar la plantilla, para eso hay que fijarse en datos pasados. • Previsión futura: teniendo en cuenta las necesidades de la biblioteca. COMPONENTES DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL

VARIABLES DETERMINANTES DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL − Programa de producción de bienes y servicios según volumen. − Grado de tecnificación Cuantitativas − Jornada de trabajo − Nivel de rendimiento − Rotación y absentismo. −Programa de producción de bienes y servicios (según clases) − Tecnología aplicada. Cualitativas − Equilibrio entre los perfiles de exigencias y las cualificaciones. − Estructura de la organización. 3. DETERMINACIÓN DE OBJETOS ESPECÍFICOS. Los objetos se tienen que poder medir, ser realista. Hay que hacer objetivos específicos medibles. También tiene que ser coherente con los de la organización. Ejemplo: reducir costes de personal, cubrir determinada proporción con personal de la organización. 4. ADOPCIÓN DE ESTRATEGIAS

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Para cada objetivo elegir la estrategia más adecuada. Para promoción interna la solución podrá ser formación del personal. 5. EVALUACIÓN Ver si los objetivos se han cumplido y si a lo largo de ese proceso la información que se ha manejado ha sido suficiente o no. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PERSONAL • Información sobre los puestos de trabajo DPT. • Información sobre las personas.

TIPO DE DATOS CONTENIDO Generales • Identificación personal • Posición en la empresa. Académicos • Formación general. • Formación específica. • Conocimientos especiales. Profesionales • Trabajos desarrollados: empresas, tiempo, valoración, razón de cambio. • Experiencia concreta. Laborales • Condiciones de trabajo. • Contraprestaciones recibidas Calificativos • Evaluación del desempeño • Capacidades potenciales. PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Según un informe del año 96. La gestión en la administración pública es nula. Se empieza a hablar de planificación en la administración pública a partir del 84, a partir de la ley 30/84. Son medidas para la reforma de la función pública que introduce una serie de novedades que afecta a la planificación de Recursos Humanos.

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• Oferta empleo público: Instrumento específico de planificación que crea el estado y pretende dar a conocer el número de efectivos que deben entrar al servicio de la administración cada año. • La racionalización de la estructura de cuerpos y escalas. Se establecen 5 cuerpos. Estos se hacen en función de la titulación requerida. • Aparición de las relaciones de puestos de trabajos: Conjunto de puestos de trabajo que tiene una organización. • Se crea el registro central de personal: información de todo el personal que está al servicio del estado. LOS FUNCIONARIOS ESTATUTO FUNCIONARIAL: varios textos que regulan la función pública. • Leyes 30/1984 y 23/1988. • Selección externa por cuerpos para funcionarios: no al puesto. • Proceso selectivo interno puestos específicos− sistema cerrado. • Sistema de carrera − tensiones políticas: no es un verdadero sistema de carrera. Sistema de carrera conjuntos de puestos a los que una persona puede ir ascendiendo dentro de un sistema de niveles. Hace que halla tensiones políticas porque este sistema hace que no se puedan adoptar a puestos más altos. • Estructuras de selección: se basan en la oposición, concurso−oposición. • Las funciones directivas son cargos de nombramiento político. • Sistema de compensación: Son triples. Por una parte, el sueldo, según la persona (antigüedad) y ligada a la productividad. RASGOS GENERALES FUNCIÓN PÚBLICA • Clases de empleados públicos: ⋅ Políticos: Aquella persona que ocupa un puesto de confianza política. Ocupan los niveles más altos. ⋅ Funcionario de carrera. ⋅ Funcionarios en prácticas: Aquello que acaban de pasar una oposición pero todavía no tienen el nombramiento. ⋅ Funcionarios de empleo: Aquellos que tienen puesto pero carecen de estabilidad y derecho a carrera. Pueden ser de carácter interinos y eventuales. ⋅ Contratado administrativo: Tienen un contrato limitado con la administración. ⋅ Contratado en régimen laboral: fijo o temporal. • Reclutamiento por problemas presupuestarios. • Garantía de empleo, selección, organización de la carrera, sistema de remuneración, derechos colectivos. ELEMENTOS SOBRE LOS QUE SE CONFIGURA LA CARRERA ADMINISTRATIVA • Cuerpo o escala: generales y especiales. Es el conjunto de funcionario que ingresan en la administración superando el mismo tipo de prueba y que realiza después tareas similares. • Puesto de trabajo: se agrupan en 2 tipos de documentos: ⋅ Catálogo ⋅ Relación puestos de trabajo (RPT): relación de puestos de trabajo de un organismo que vienen acompañados de una serie de rasgos que permite su identificación. • Grupo: una agrupación o conjunto de cuerpos en función de la titulación requerida. Desde la ley 30/84 7

hay 5 grupos:

⋅ A: Licenciado− facultativo de bibliotecas / archivos / personal laboral I. ⋅ B: Diplomado o FP3− Ayudante /PL II ⋅ C: Bachiller o FP2 − Auxiliar, encargado de biblioteca municipal, PL III o técnicos especialistas en biblioteca, gestor técnico, administrativos. ⋅ E: Certificado escolaridad − Subalternos. • Niveles: Expresa la posición jerárquica de un puesto. En total todos los puestos se encuadran en 30 niveles. • Intervalos: El tramo de niveles entre los cuales se puede mover un grupo. A(20−30), B(16−26), C(11−22), D(9−18), E(7−14) VIAS DE HACER CARRERA EN LA ADMINISTRACIÓN • Ordinaria: • Extraordinario:

⋅ Concurso (sistema normal) ⋅ Libre designación ⋅ De naturaleza colectiva: que afecten a un conjunto de funcionarios. Se dan cuando una persona ocupa un determinado puesto y este puesto desaparece. Entonces es reasignado. ⋅ De naturaleza individual: Afecta a una persona. Casos: • Comisión de servicios: una persona quiere desempeñar otro puesto de una organización distinta a la que pertenece dentro de la administración pública. • Permutas: cuando dos funcionario cambian su puesto entre ellos, pero siempre con el mismo puesto de trabajo.

RECLUTAMIENTO Comprende el conjunto de actuaciones que son previas a un proceso de selección. OBJETIVOS Poder reunir el mayor número de aspirante para poder seleccionar a los más idóneos. Encontrar al mejor para un puesto concreto. VENTAJAS • Encontrar a los aspirantes más valiosos para un puesto. • En general los candidatos se esfuerzan más, se preparan mejor cuando se conocen las exigencias para un puesto de trabajo. • Puede ser un acicate para aquellos que pertenecen a la organización. TIPOS • Reclutamiento externo: ⋅ Privado: • Anuncio de prensa. • Contactos instituciones educativas (SOPP) FOREMPLEO. • Agencias de empleo 8

• Programas de graduados en empresas. • Asociaciones profesionales − publicaciones (CEDIC, ANABAD) • Empresas consultoras (directivos) • Recomendaciones, relaciones, candidaturas espontáneas. ⋅ Público: • OEP. • Convocatoria (BOE, Diarios oficiales): ♦ Número y características de las plazas. ♦ Centro o dependencia donde hay que dirigir las instancias. ♦ Sistema de acceso. ♦ Requisitos aspirantes. ♦ Pruebas a celebrar. ♦ Sistema de calificación ♦ Programa que ha de regir las pruebas. ♦ Calendario preciso de realización de las pruebas. ♦ Orden de actuación de los aspirantes − sorteo. ♦ Designación del tribunal calificador o comisión. ♦ Mención de que no pueden aprobar más personas que plazas ♦ Duración proceso. • Reclutamiento interno (promoción interna): ⋅ Razones: • Motivación • Conocimiento de la empresa • Económicas: ♦ Incremento salarial inferior. ♦ Ahorro costes de selección, acogida... • Mejor aceptación • Satisfacer a varios empleados a la vez. • Rapidez. ⋅ Inconvenientes: • No aceptación de los compañeros. • Problemas de perplejidad y angustia • Hueco difícil de llenar. • Se requieren resultados a corto plazo / formación. ⋅ Solución: • Mismo presupuesto, cuidado. • No puestos nuevos o resultados a corto plazo / formación. ⋅ En la administración pública: • Antigüedad 2 años. Cuerpo. • Titulación necesaria. • Cumplir requisitos • Medio: plazas reservadas al turno de promoción • Sistema: ordinarios o extraordinarios. En la actualidad hay una tendencia de dar una información real en cuanto al reclutamiento, darse a conocer. Lo hacen a través de folletos, videos también a través de un portal atractivo y mediante convenios de actuación conjunto. SELECCIÓN Consiste en: 9

• Conocer, recoger, analizar, comprobar información relacionada con los candidatos. • Procesos técnicos pretende incorporar a las personas más adecuadas. • Política a seguir. • Preselección: partiendo generalmente del curriculum. • Determinar criterios y técnicas para evaluarlas. SELECCIÓN EN EL ÁMBITO PÚBLICO • Igualdad, mérito, capacidad y publicidad. • Pruebas de conocimientos: Es un inconveniente porque no aseguran la persona más adecuada en nuestro caso por el trato con el público. • Procedimiento complejo, rígido y lento • Casi imposible la corrección. • Formas: oposición, concurso − oposición ⋅ Régimen competitivo − selección de los mejores. ⋅ Valoración exclusiva de los exámenes. ⋅ Preponderancia derivada de la calificación ⋅ Principio de objetividad. SELECCIÓN ÁMBITO PRIVADO • Uso de entrevistas • Pruebas (niveles inferiores) • Decisión final − departamento de personal (RR.HH) • Valoración entrevista y experiencia • Valoración el final del periodo de prueba TÉCNICAS PARA RECABAR Y CONTRASTAR INFORMACIÓN • Curriculum vitae / impreso de solicitud. • Entrevista • Pruebas formales. • Ejercicios de simulación: ⋅ Técnicas de grupo. ⋅ Simulación de casos. CURRICULUM VITAE • Información biográfica verificable. • Diversos fines: ver la expresión, como se estructura la información. • Nunca se utiliza en la administración pública como sistema único. • Elementos: ⋅ Datos personales. ⋅ Datos de formación • Reglada (prácticas) • No reglada ⋅ Informática ⋅ Idiomas ⋅ Experiencia profesional. ⋅ Otras actividades ⋅ Referencias 10

• Redacción: 1ª o 3ª persona • Orden de la información: suele interesar poner el orden cronológico inverso. VALORACIÓN CURRICULUM • Original, no fotocopia, tamaño convencional. • Información relevante, no vida personal. • Claro, conciso (2/3 folios) concreto • Buena estructuración • Lapsus en la cronología (desempleo − repetición) • Lo que no pone y debería haber puesto − exigencias. • Se desprende puntos fuertes y débiles candidatos. • Hobbies? / capacidades positivas. Recién licenciado. Actividades no académicas. • Aspectos diferenciadores: pertenencia a asociaciones, asistencia congresos, seminarios, colaboración proyecto, becas, trabajos, publicaciones... ENTREVISTA • Observar en su totalidad al individuo y su comportamiento directamente: expresión, reacciones, fluidez verbal. • Explicar contradicciones. • En administración se rechaza por subjetiva completa conocimientos específicos y libre designación. • Conocer dos tipos de información: ⋅ Si puede realizar el trabajo (condiciones para el puesto y las que él acredita) ⋅ Si lo hará, disposición. ANTES DE LA ENTREVISTA • Análisis curriculum − preselección. • Guión de preguntas a realizar (CV / cerradas / abiertas) • Modelo donde recoger información • Señalar aspectos no claros. • Preparar lugar conveniente. DESARROLLO ENTREVISTA • Saludo • Charla introductoria • Cuestiones sobre formación y estudios • Cuestiones relacionadas con la experiencia profesional. • Cuestiones sobre experiencia personal. • Cuestiones sobre el puesto al que se desee acceder. • Invitación al candidato para formular preguntas. • Despedida. DURANTE LA ENTREVISTA (comportamiento del entrevistador) • Escuchar • Resumir • Preguntar • Trampas • Temas apuntes − lista de evaluación 11

• Manejar resistencias • Actitud del candidato. VALORACIÓN ENTREVISTA • Motivación para el puesto en cuestión • Ser positivo al exponer coincidencias en la formación − puesto. • Preparado (datos relativos a la empresa / organización) • Cordial y agradable • Claro y específico al exponer conocimientos y formación. • Demostrar ser la persona ideal para el puesto (dato, ejemplos, experiencia anterior) DATOS QUE CONVENDRÁ CONOCER SOBRE LA EMPRESA ANTE LA ENTREVISTA • Departamento objeto de la entrevista. • El motivo por el que está vacante. • Número total de empleados y más concretamente, área. • Número de instalaciones, sedes de la empresa. • Ventas anuales (situación) • Evolución • Si es publica o privada, propietario. • Productos o servicios que ofrece. PASOS SIGUIENTES A LA ENTREVISTA • Comprobación de resultados. • Análisis de los datos y decisión. • Incorporación o adscripción al puesto de trabajo. ⋅ Contratación ⋅ Acogida o inducción // periodo de prueba. ⋅ Integración. INDUCCIÓN O ADCRIPCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO Se determina lo que el recién llegado necesita y se le orienta. Generalmente tiene 2 fases: • RR.HH • Superior inmediato. Debe cubrir información relacionada con la organiza ión, salario, periodo de prueba, seguridad, control, horario, justificación de ausencias, uso del teléfono. En el ámbito anglosajón, se le da mucha importancia, sobre todo en el ámbito de la biblioteca. Bryson dice que debe durar 3 meses. Lo más significativo son los primeros días. 1er DIA • Estudio de datos particulares de esa persona, estudios, formación... • Bienvenida. • Hacerle sentir relajado. • Mostrar interés. • Explicar el trabajo a realizar. • Mostrarse afable. • Informar: antes de formales en el trabajo ver lo que sabe. 12

• Ordenar la orientación • Mantener contacto. 2º DÍA • Contactar lo más pronto posible • Informar: contestar preguntas. • Mantener el contacto. 1ª SEMANA • Dar más información: contestar a posibles demandas de información. • Revisión: mostrar interés de si progresa adecuadamente. 2ª SEMANA • Explicar las reglas, normas y los valores. • Discusión informal. FINAL DEL 1er MES • Mantener en contacto regular. • Comprobar los progresos. • Elogiarles. DENTRO DE LOS PRIMEROS MESES • Revisar regularmente el progreso. • Comentar FORMACIÓN Proceso de enseñanza activo que tiene que ser sistemático y continuo. Tiene que estar relacionado con el puesto de trabajo. Pretende que se originen modificaciones de diferentes clases por ejemplo conocimiento, habilidades, comportamiento y actitudes. También se llama desarrollo profesional o capacitación, entrenamiento o perfeccionamiento. OBJETIVOS • Satisfacción personal. • Mejora del rendimiento • Superar deficiencias, lagunas desfases. • Mejorar la calidad de vida de trabajo. RESPONSABILIDAD • Director de la biblioteca o del centro de documentación • Jefes de los diferentes servicios. TIPOS DE FORMACIÓN

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(Momento de la vida laboral) • Entrenamiento: se usa generalmente la rotación. ⋅ Ventajas: La persona adquiere una visión global de la organización. También se hace para facilitar cooperación entre departamentos. Obliga a los departamentos a estar al día, ampliar el círculo de relaciones del nuevo empleado. • Permanente o continuada: formación constante de forma periódica para que se actualice en lo referente a su puesto de trabajo. • Para la promoción: destinada a ocupar un puesto de mayor responsabilidad. • Para el reciclaje: para que una persona cambie otro puesto de trabajo o cambie la forma de hacer el trabajo. • Para la jubilación: para evitar depresión, angustia. • Para la expatriación: formar a la persona para desempeñar ese mismo puesto de trabajo en otro país. CONTENIDO • Las personas a las que va dirigido (categorías profesionales) • Acciones formativas específicas (denominación del curso y las horas) • Presupuesto destinado • Resultados que se esperan obtener y cono se van a medir. COMO IDENTIFICAR NECESIDADES DE INFORMACIÓN (Quién la necesita y en qué) • Informales:

⋅ Analizar problemas en profundidad. Ej: baja productividad (mala supervisión, baja moral, equipamiento inadecuado, poca pericia del supervisor al enseñar como se utiliza) ⋅ Proyectos de cambio previstos −automatización, calidad, APO, oficios nuevos, crecimiento de la organización. ⋅ Puntos débiles de la organización. ⋅ Petición personal. • Formales: Exigen experiencia y más recursos. Suelen participar RR.HH. Listado de necesidad de formación. Se consigue viendo el perfil de puesto de trabajo (viendo la descripción del puesto de trabajo) y la situación real de la persona (valorando el trabajo). ⋅ Observación − técnica (cámaras) ⋅ Cuestionarios o formularios estandarizados (anónimos, motivar, técnica de embudo, brevedad, comunicación posterior, evitar preguntas fuertes, momento psicológico) ⋅ Entrevista individual ⋅ Entrevista en grupo. ⋅ Evaluación del desempeño ⋅ Sindicatos o comités de representación. PLAN DE FORMACIÓN Aspectos a tener en cuenta en un programa de formación (basado en las necesidades reales de cada uno). • Resultados concretos para cada uno (debe saber o será capaz de hacer) • Adulto− diferentes formas de aprender • Fomentar participación activa. • Teoría y práctica. 14

• Comprensible y asociado a entorno de trabajo. • Métodos variados: conferencias, lecturas, demostraciones, discusiones. Tendrá que tener el calendario de realización, presupuesto asignado y divulgarlo al máximo. QUÉ MEDIR • Satisfacción del cliente. • Competencias (conocimiento, habilidades, actitudes, satisfacción) • Formadores • Persona que lo planificó. • Valor del curso • Gestión de la formación. CUANDO • Al término de la puesta en marcha • En situación de trabajo, si perderán con el tiempo. • En términos de funcionamiento. • Costes. Según el curso y los destinatarios habría que ver las aplicaciones prácticas. En algunas empresas se les exige un informe de las habilidades adquiridas. También hay acciones formativas que se evalúan con un test o examen final. Los errores más frecuentes a la hora de valorar un curso es que solo se pregunta a los asistentes al curso y que en muchas organizaciones pretenden que nada más incorporarte apliques lo que has aprendido. No hay que esperar modificaciones inmediatas. LUGAR Y MOMENTO DE LA FORMACIÓN • Lugar:

⋅ Dentro de la biblioteca: • Ventajas: más comodidad / coste menor / menor trabajo paralizado. • Inconvenientes: acondicionamiento áreas / no cambia ambiente / posibles interrupciones. ⋅ Fuera de la biblioteca: • Ventajas. Motivación / desconexión trabajo habitual / intercambios culturales / clima estudio. • Inconvenientes: alojamiento, transportes /dificultad combinar formación − trabajo / más disciplina menos rigidez.

• Momento de impartición: (día laborales y horas de trabajo ⋅ Final de la jornada. ⋅ Fines de semana. ⋅ Condiciones técnicas. • Tener en cuenta turnos de trabajo. • Evitar coincidencias con máxima actividad. • No sobreponer cursos dirigidos a las mismas personas. • Mejor rendimiento por las mañanas. • Más aprovechamiento en los días centrales. • Métodos: 15

⋅ Cursos: sistema tradicional. Tipología: • Pedir cursos específicos diseñados con unas características concretas: ♦ Cursos de formación a medida para profesionales de bibliotecas del mismo tipo. Por parte de consorcios (REBIUN, MADROÑO...) ♦ Cursos a los que asiste el personal de la biblioteca en una institución (ANABAD, DOC6...) ⋅ Conferencias Suponen ponerse al día en temas muy ⋅ Congresos punteros y con mucho interés para los ⋅ Seminarios profesionales. ⋅ Rotación (sobre todo para los recién incorporados). También se utiliza para mejorar la calidad de los distintos departamentos. ⋅ Visitas programadas. ⋅ Hacer la sombra a alguien. EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO O EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO • Integración de la persona en la organización. • Vinculación del individuo al cargo: se produce un conocimiento de las aspiraciones de la persona. • Mejora la motivación: porque después se reconoce la actuación de la persona. • Mejorar la pericia personal. • Facilitar el reciclaje • Hacer planes de formación • Asignación de incentivos salariales. • Planificar carreras: se va a saber las posibilidades de promoción. • Promoción • Mejora la comunicación entre superiores y subordinados. CARACTERÍSTICAS • Continuo: Abarque todas y solas las actuaciones de un periodo completo. • Sistemático: tiene que ser igual para todos los de la misma categoría. Además me tienen que informar de que me van a evaluar y cómo lo van a hacer. • Afectar a toda la organización. • En cascada: cada uno tiene que ser evaluado por el jefe inmediato superior. • Hay que evaluar el trabajo individual. • Entenderse como acto de control, pero no de fiscalización. Deberíamos entenderlo como ver las cosas mal para mejorarlas y las buenas para recompensarlas. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Primero hay que definir las responsabilidades y actividades del puesto de trabajo. Superior y subordinado tienen que tener la misma idea de lo que es importante en el puesto de trabajo. Después tienen que establecer conjuntamente los objetivos a alcanzar en un periodo determinado (planificación).

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A continuación se produce la actuación. El superior tiene que controlar cómo realiza las tareas. El subordinado se controla a sí mismo. Si la situación es buena se sigue así, si no es buena, el superior tiene la obligación de orientar al subordinado. Después se produce otra actuación. Posteriormente se tiene que llevar a cabo la evaluación (apreciación). Puede ser positiva o negativa). Una acción derivada de una apreciación negativa es la formación. Un resultado de la apreciación positiva es obtener un incentivo. SISTEMA DE EVALUACIÓN • Métodos tradicionales:

⋅ Escalas de clasificación: a los empleados se les compara unos con otros para crear una lista de clasificación que está ligada a los méritos de cada uno. ⋅ Escalas gráficas de valoración: hay factores que se valoran en todos los empleados, mediante unas escalas que generalmente van del 1 al 5 aunque a veces es del 1 al 3. Es sencillo pero difícil en términos de tiempo si hay mucha gente. ⋅ Lista de control. Son más bien situaciones relacionadas con el puesto. Se tienen que valorar aunque es muy subjetivo, se contestan determinadas preguntas con SI o NO. ⋅ Entrevistas: Se considera el mejor sistema de evaluación. Debería complementar siempre a otros sistemas. • Entrevista de apreciación: ♦ Puntos fuertes. ♦ Áreas de mejora ♦ Acciones de formación ♦ Objetivos próximo ejercicio ♦ Compromiso ambas partes. ♦ Recompensa • Comunicación / motivación ♦ A todos ♦ Factores y criterios de apreciación. ⋅ Incidentes críticos: consiste en tomar en cuenta a la hora de evaluar aquellos actos que suponen un éxito o un fracaso en la actuación del empleado. Eso supone que el superior tiene que ir anotando los incidentes críticos de los empleados para luego evaluarlos. ⋅ Formularios de autoevaluación o formularios relacionados con las actividades que realizas y el rendimiento.

ATRIBUTOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE UN SERVICIO • Capacidad de respuesta. • Seguridad • Empatía • Fiabilidad • Tangibilidad TEMA 4. EL PUESTO DE TRABAJO Y SU ENTORNO RETRIBUCIÓN Y PRESTACIONES 17

RETRIBUCIÓN • Percepciones de tipo económico. • Conjunto de compensaciones y beneficios sociales. Una política retributiva tiene que ser: • Reflejo de los valores y cultura de la organización: tiene que ser un valor diferencial a la hora de retener a los trabajadores. • Tiene que tratar de aunar los objetivos empresariales y del trabajador. • La política de salarios debe de ser el resultado de 3 elementos: ⋅ Lo que fija el gobierno (salario mínimo) ⋅ Lo que fijan los empresarios. ⋅ Lo que fijan los trabajadores a través de convenios colectivos. COMO FIJAR LA RETRIBUCIÓN SISTEMA SALARIAL ACEPTABLE • Nivel salarial hace referencia a la equidad externa, esto supone determinar cuanto se tiene que pagar al personal en relación con lo que pagan otros dentro de una misma área geográfica. • Estructura salarial: hace referencia a la equidad interna, que sería responder a cuanto se va a pagar a cada trabajador dentro de la empresa. Trata de relacionar proporcionalmente los salarios de todos los trabajadores. Según tareas, responsabilidad, titulación). Está ligado con la valoración de los puestos de trabajo. • Una parte del salario vaya unido a los resultados individuales (incentivos) mediante evaluación del desempeño. (poder determinar cuanto tengo que pagar a la persona en función de los resultados) COMPOSICIÓN RETRIBUTIVA • Fija: convenios y situación del mercado laboral. Incluye salario y antigüedad. • Variable: productividad o desempeño o individual. Ligada a la eficacia del trabajador. • Compensaciones extrasalariales. • Retribución ligada a resultados logrados de forma colectiva. LA NÓMINA Ley 30/1984 RETRIBUCIONES BÁSICAS • El sueldo: Es el índice de proporcionalidad asignado a cada uno de los grupos que se organizan los cuerpos, escalas... (Art. 23.2 a) • Los trienios: Consiste en una cantidad igual para cada grupo por cada 3 años de servicio en el cuerpo, es cala...(Art.23.2b). No se computa funcionarios en prácticas, tiempo de alumnado, personal interino, becarios, prestaciones obligatorias al estado. • Las pagas extraordinarias: Será de 2 al año por el importe mínimo cada una de ellas de una mensualidad y trienios, se devengan en los meses de junio y diciembre. (Art.23.2 a) Aplicables a laborales y funcionarios. RETRIBUCIONES COMPLEMENTARIAS • Complementos de destino: Correspondiente al nivel del cuerpo que se desempeñe (Art.23.3 a). Es 18

uniforme, fijo y objetivo. • Complemento específico: Destinado a las condiciones particulares de algunos puestos de trabajo en atención a la dificultad técnica, dedicación, responsabilidad... (Art.23.3 b). Es modificable. Aplicables a funcionarios. • Complemento de productividad: Retribuir el especial rendimiento, la actividad extraordinaria y el interés o iniciativa (Art.23.3 c) • Gratificaciones: Servicios extraordinarios, fuera de la jornada laboral. (Art.23.3 d) ANÁLISIS Y VALORACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO OBJETIVO Determinar la importancia relativa de los diferentes puestos de trabajo de una organización. La valoración de trabajo no incluye la determinación de los salarios, es una tarea posterior a la propia valoración. UTILIDADES • Elaborar planes salariales: revisión periódica de los salarios. • Servir de base para las negociaciones de sindicatos • Situar los puestos de nueva creación en una estructura salarial preestablecida. • Establecer políticas de formación, de rotación, de promoción interna, de planes de carrera. MÉTODOS En función de los resultados que proporciona la valoración del puesto de trabajo podemos ver distintos métodos: • Cualitativos (trabajo como un todo) comparan unos puestos con otros o definir escala y a partir de ella ver cuales son más importantes. ⋅ De graduación, jerarquización o comparación: comparar unos puestos con otros y crear una jerarquía en función de la importancia. Es sencillo pero no en empresas muy grandes. ⋅ De clasificación: consiste en crear y definir clases, grados o niveles. ⋅ Mercado de salarios: teniendo en cuenta como está el sueldo de ese puesto de trabajo (externa). Es poco utilizado. • Cuantitativos: a diferencia de las cuantitativas permiten obtener cuando se hace una valoración es un valor numérico asociado a cada puesto de trabajo. Se basan en la valoración de unos factores o componentes del trabajo que son comunes a todos los puestos de trabajo. FACTORES • Competencia: conjunto de conocimientos, experiencias o destrezas para poder desempeñar ese puesto de trabajo. Subfactores: ⋅ Competencia técnicas ⋅ Competencia gerencial ⋅ Competencia en relaciones humanas. • Solución de problemas: capacidad para identificar, analizar, definir y encontrar soluciones. Subfactores: ⋅ Marco de referencia: se refiere al grado de libertad de que dispone el ocupante para solucionar problemas. 19

⋅ Exigencias de los problemas: se mide en función de las características de los contenidos de los problemas. ⋅ Responsabilidad: las acciones y decisiones que se necesitan tomar en ese puesto de trabajo. Subfactores: • Libertad para actuar • Impacto de los resultados. ⋅ Condiciones de trabajo: se añade sólo en algunos puestos de trabajo. • Puntuación de factores: ⋅ Comparación de factores. ⋅ Componentes de trabajo. PASOS • Fijar objetivos. • Crear comité de valoración. Sindicatos, patronal y a veces consultora. • Elección del método • Informar a todos los empleados • Actualizar descripciones puestos de trabajo. • Definir los factores que se pretende valorar. • Definir los niveles o escalas. • Puntuar los puestos en cada factor. • Manual de valoración de resultados. CONDICIONES A TENER EN CUENTA • Se valora el contenido del puesto, en un momento determinado y organización concreta. • Valorar bajo el supuesto de un rendimiento normal. • Valorar el puesto y no a la persona que lo ocupa. • Se analiza solo la información incluida a la descripción del puesto, se prescinde de la que no esté reflejada. SALUD LABORAL Ley 31/95 Los trabajadores tienen derecho a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. Cualquier empresa debe proteger a los trabajadores mediante la prevención de los riesgos derivados de su trabajo. Principios que se citan en la ley sobre acciones preventivas: • Evitar los riesgos a los trabajadores. • Evaluar aquellos riesgos que no se puedan evitar. • Combatir aquellos riesgos en su origen. • Adoptar el trabajo a la persona. • Tener en cuenta la evolución de la técnica • Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro • Planificar la prevención • Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual. • Dar las debidas instrucciones a todos los trabajadores. 20

Deberes de los trabajadores: • Velar por su propia seguridad y salud en el trabajo, y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su actividad profesional. • Utilizar correctamente los equipos de trabajo, así como los medio y equipos de protección. • No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad. • Informar de inmediato a cerca de cualquier situación que pueda entrañar algún riesgo. También se hace referencia a que la prevención es cosa de todos los que trabajan en la organización. TEMA 5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICO−FINANCIEROS • Restricciones presupuestarias. • Inversiones: que cada vez son más grandes, en equipamiento, en la colección documental. • Centros que originan costes (no lo asocian a la consecución de un beneficio) • Precios: poder establecer los costes de algunos servicios en el caso de que haya que cobrarlos). • Comparaciones: con otros servicios • Tomar decisiones (justificadas) por ejemplo, relacionadas con la creación de nuevos servicios. • Contratación tareas: determinar si es mejor que lo haga la biblioteca o subcontratarlos. • Valoración de tareas que no se facturan. CONCEPTOS Y TIPOS DE CONTABILIDAD • Externa o financiera: es la que mide todas aquellas corrientes económicas o financieras que tienen relación con el exterior. ⋅ Características: A la hora de realizarla es necesario aplicar una serie de principios generalmente aceptados. Por ejemplo: plan general de contabilidad. No entra en los detalles de los procesos productivos. Al mirar esta contabilidad no puedes ver el coste por usuario de la biblioteca. ⋅ Conceptos: • Flujos económicos: ♦ Ingreso: cantidad que en las empresas proviene de la venta de algún producto o servicio. En la biblioteca es la dotación presupuestaria de la institución matriz. También puede ser de otras instituciones como bancos, institutos relacionados. También puede ser del fondo social europeo. ♦ Gasto: importe de aquellos bienes o servicios que la biblioteca adquiere del exterior y hace referencia al momento de adquisición o compra de esos servicios. ♦ Inversión: Aquel importe de aquello que se compra que no se consume en ese momento. Tiene un periodo de vida útil y en función de esto se convierten en gastos a efectos de contabilidad. Se va imputando una cantidad de depreciación que experimentan los bienes. • Flujos financieros o monetarios: son conceptos que implican movimiento real de dinero. ♦ Cobros ♦ Pagos • Interna o de gestión: Mide los procesos internos, los procesos de transformación de productos en servicios. Permite conocer el coste por unidad. Permite también hacer informes detallados de los 21

costes de la biblioteca. Permite presupuestar y comparar con otras instituciones. ⋅ Coste: valor que se asigna al consumo de los recursos que son necesarios para desarrollar una actividad o prestar un servicio. TEMA 6. EL PRESUPUESTO • Plan de acción anual / línea de actuación ⋅ Basada en objetivos. ⋅ Asignar recursos / detalle de los medios. ⋅ Definir responsabilidades. ⋅ Consensuado, conocido y razonado. ⋅ Comprometer a toda la organización. • Proyección económico−financiera, expresión monetaria del contenido del plan. PROPÓSITOS O FINES DEL PRESUPUESTO • Instrumento de planificación • Medio de coordinación e integración de las áreas de responsabilidad. • Vehículo de comunicación • Mecanismo de control • Resorte de motivación • Capacidad para desarrollar un estilo de gestión participativo. QUIÉN PARTICIPA EN LA ELABORACIÓN • Dirección : directrices, conflictos, aprobación−. • Responsables de los centros de responsabilidad o centros de gestión (área, sección a cargo del cuál hay un responsable de los recursos que maneja ingresos, gastos). ⋅ Información más real. ⋅ Planificación de los objetivos. ⋅ Motivación ⋅ Evaluación UNIDADES RELACIONADAS • Servicio de programación y presupuestos ⋅ Elaboración presupuesto ⋅ Información quincenal sobre la situación de la ejecución del presupuesto en cada centro. ⋅ Gestionar las modificaciones presupuestarias. ⋅ Elaborar la memoria económica y de gestión de la organización ( rendir cuentas de la ejecución del presupuesto) TIPOS • Económico: registra los ingresos y los gastos de una organización: ⋅ De operaciones: contempla todas las funciones de la organización. ⋅ De inversiones: determina el importe de las inversiones que se van a llevar a cabo en la organización. • Financiero: registra o contempla los cobros y los pagos.

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FASES DEL PRESUPUESTO ELABORACIÓN Estamos hablando de elaborar un presupuesto con un sistema de gestión ideal en el que pretende que todo el mundo colabore: GPO. Habrá siempre alguien que establezca el contacto entre la institución matriz y la biblioteca en concreto. En el caso de una biblioteca universitaria, el punto de partida es que el vicerrector traslade a la biblioteca cuáles serán los objetivos y las líneas de actuación de la biblioteca (más o menos en julio). Después del verano, ya se comenzaría a elaborar el presupuesto, ya que es el momento de comenzar suscripciones, etc. Esa información la directora la traslada a los responsables de cada sede o cada servicio de la biblioteca que son quienes se encargan de elaborar el presupuesto. Ellos preparan una agenda para que todo el personal participe en la elaboración del presupuesto, estableciendo los objetivos: se fijan las jornadas informativas sobre lo que ya se ha hecho en la biblioteca y lo que se hará en el año que empieza, se sigue una técnica llamada metaplan o técnica de grupo nominal que cosiste en que todo el que está allí tiene que salir a exponer la(s) prioridad(es) u objetivo(s) que consideran más importante para el próximo año. Éstas ideas de cada uno se trasladarán a objetivos. Cuando todo el mundo ha intervenido, se revisan todas para hacer grandes bloques de ideas, cuando se haya hecho la agrupación de ideas se votan. Las ideas que no reciban ningún voto no se llevarán a cabo. El paso siguiente será que estas ideas tengan un responsable, dependiendo de lo que traten, ese responsable tendrá que traducir en dinero lo que cuesta ponerlos en marcha. La elaboración del presupuesto tendrá lugar en octubre − noviembre. APROBACIÓN Se tiene que hacer en diciembre para ponerlo en funcionamiento en enero. Lo tiene que aprobar el director de la biblioteca (aprueba los presupuestos de los que tiene por debajo), la comisión de la biblioteca y después la gerencia. EJECUCIÓN: Enero − diciembre del año siguiente. SEGUIMIENTO Y CONTROL: Continuo. REPARTO DEL PRESUPUESTO • 8 % Capítulo II. Universidad • Comprometido: • Revistas • Bases de datos • Consorcio, etc. • Monografías • Departamentos: Teniendo en cuenta número de alumnos, número de profesores, créditos de la carrera, asignaturas • Manuales y referencias. CÁLCULO DE LOS GASTOS EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO 23

• Mantenimiento de las actividades habituales. • Necesidad observadas. • Previsión de necesidades. • Potenciación actividades. • Nuevos objetivos. PRESUPUESTO TOTAL AÑO • Presupuesto ordinario. • Remanentes:

⋅ Fondos bibliográficos año anterior. ⋅ Departamentos año anterior. • Presupuestos extraordinarios (planes choque) PRESUPUESTO − ESTRUCTURA • Funcional: por programas: conjunto actividades para el cumplimiento de objetivos asociados al gasto de unos recursos. • Orgánica: por centros de gestión responde a la estructura territorial se identifica a través de un código. • Económica: por capítulos y conceptos presupuestarios. Es la forma que proporciona más información. La biblioteca maneja principalmente 3 capítulos: ⋅ Gastos en bienes corrientes y servicios (capítulo II) ⋅ Transferencias corrientes (capítulo IV). La biblioteca lo denomina becas. ⋅ Inversiones. (capítulo VI) INFORMACIÓN PRESUPUESTO • Proyecto presupuesto−presupuesto 2000. Una vez que se aprueba. • Boletín oficial − Universidad Carlos III. Una vez que se ha ejecutado el presupuesto • Memoria económica y de gestión • Servicio de programación y presupuestos TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS Distintas formas de calcular y presentar el presupuesto. • Lineal o por partidas: Se caracteriza porque se hace de forma incremental. No hay relación entre el gasto u los objetivos. Divide los gastos en categorías amplias. Enmascara las necesidades reales. • Por programas: Se basa en la provisión de servicios para la biblioteca. Se asigna dinero a cada uno de los servicios o programas, no hay asignación global. Normalmente hay que presentar diferentes alternativas de gasto para un mismo servicio. • De ejecución o rendimiento: incluye el coste por unidad de cada servicio o proceso. • Sistema planificación, programación y presupuestación (PBBS): presupuesto integrado en la planificación estratégica. • En base cero (ZBB): prescinde totalmente de cantidades del año anterior. Cada servicio haría un presupuesto en base cero con alternativas de gasto (también se llama paquete o bloque de decisión). 24

Hay que incluir: objetivos / metas, actividades para llevar a cabo los objetivos, logros y beneficios, consecuencias de la no elección, coste estimado de recursos. TEMA 7. COSTES EN BIBLIOTECAS Valor que asignamos al consumo de recursos necesarios para prestar servicios, llevar a cabo procesos, realizar actividades. CENTROS DE RESPONSABILIDAD Conjunto de actividades a cuya dirección se ha encomendado una persona. TIPOS • Centros de beneficios: el responsable lo es de ingresos y costes. Se evalúa en función de los beneficios. • Centro de inversión: se trata de un centro de beneficios cuyos resultados se ponen en relación con las inversiones para así evaluar su rendimiento. • Centro de costes: se realizan actividades que generan costes. A la hora de establecer centros de costes. Hay que tener en cuenta el organigrama de la institución. Vienen a coincidir con los servicios de la biblioteca esté en el organigrama, entonces también se hace. Ejs= Coinciden con centros de responsabilidad: Proceso técnico, referencias e información, préstamo interbibliotecario, préstamo interno, formación de usuarios. TIPOS DE COSTES • En función de la asignación de un centro, actividad, servicio... ⋅ Directo: fácilmente imputable o asignable. ⋅ Indirectos: difícilmente imputable o asignable. Para hacerlo se asignan criterios subjetivos basados en el sentido común o experiencia. ( por ejemplo luz por horas de servicio, por puntos de luz...) También hay que tener en cuenta los sistemas de control. • En función del nivel de actividad: ⋅ Fijos: aquellos que no varían según el nivel de actividad. ⋅ Variables: los que sí varían. Los costes directos suelen ser variables y los indirectos, fijos. • Periodo de cálculo:

⋅ Reales o históricos o determinados a posteriori: aquellos costes que se calculan una vez finalizado el periodo contable o una vez prestado ya el servicio. ⋅ Estándar o determinados a priori: antes de iniciar el servicio se calculan según experiencias anteriores. • Derivados: teniendo en cuenta medio, unitario o por unidad. Aquellos costes necesarios para producir un servicio. INDICADORES ISO 11620 • Costes por usuario: • Coste por visita:

⋅ Gastos corrientes / número usuarios

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• Coste por préstamo:

⋅ Gastos corrientes / número visitas

⋅ Gastos corrientes / número total de préstamos. • Coste por título catalogado: ⋅ (AXB)+C/D A= Tiempo en horas dedicadas a la catalogación B= Coste por hora trabajada C= Coste de adquisición de los datos bibliográficos. D= Número de títulos catalogados. CONTABILIDAD ANALÍTICA SISTEMAS DE COSTES • Objetivos de costes (centros de costes, actividades, procesos, servicios o productos) • Costes parciales: Aquellos métodos que imputan determinado tipo de costes: ⋅ Directos ⋅ Variables. • Costes completos: Aquellos que cuentan con cualquier tipo de costes. ⋅ Coste por tasa: utilizando criterios de reparto con aquellos que son difíciles de imputar. ⋅ Costes completos por secciones: distribuir los costes por secciones. UNIDAD DE MEDIDA O UNIDAD DE OBRA • Unidad de medida de la actividad de una sección. Deben ser homogéneas y fácilmente medibles y suelen ser unidades físicas: libro catalogado, libro prestado, usuario formado...) • En mucho casos se utiliza el coste por hora trabajada como unidad de obra. CÁLCULO DE COSTE UNITARIO O POR UNIDAD • Determinar la unidad de medida o unidad de obra. • Determinar las actividades ( o la actividad) que se llevan a cabo para producir esa unidad y el tiempo medio de cada uno. • Tener en cuenta el número de personas necesarias para proporcionar esa unidad y el nivel retributivo de cada uno. COSTE POR HORA DE UN EMPLEADO A partir del gasto que se presenta en la contabilidad externa. Coste total anual del empleado

Nº de horas efectivamente trabajadas por el empleado TEMA 8. LOS ESTADOS FINANCIEROS

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Son cuentas anuales que tienen que ser formuladas por el gestor que cualquier organismo publico o privado tiene la obligación de hacer una vez que se cierra el ejercicio. Son el balance, las cuentas de pérdidas y ganancias y la memoria. Su objetivo es demostrar una imagen fiel del patrimonio de la organización. Las normas que hay que seguir están en el plan general de contabilidad, y en el caso de los entes correspondientes al sector público se hacen siguiendo el plan general de contabilidad pública. BALANCE Es una cuenta de información patrimonial, abarca toda la vida de la empresa y en un momento determinado se cierra, aunque ese cierre el ficticio porque se vuelve a abrir el año siguiente. La información aparece alineada en dos bloques activo y pasivo. El activo indica el empleo de los fondos. Se compone de dos partes: • Circulante: Comprendería materias primas (en bibliotecas dinero que dispone) y el inmovilizado, son aquellos valores de uso permanente. • El pasivo: señala el origen de los fondos, de donde procede la financiación. CUENTAS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Acompaña al balance. Indica los ingresos y gastos de ese ejercicio, por diferencia el resultado del ejercicio. Balance económico o del servicio: estado de liquidación del presupuesto. MEMORIA Información adicional a estas cuentas anuales. Tiene que presentarse con los anteriores. Sirve para ampliar y comentar la información del balance y de las cuentas de pérdidas y ganancias. Contiene el cuadro de financiación que recoge las fuentes de las que la empresa recoge su financiación y en que se ha gastado el dinero. TEMA 9. GESTIÓN DE LA COLECCIÓN DESARROLLO Y GESTIÓN DE LA COLECCIÓN LA COLECCIÓN Fondo documental que responde a un criterio (idea selectiva y ordenadora). Suma o conjunto de varias colecciones (heterogéneas: tipo de material, formato, ubicación y uso.) Los fondos físicamente ubicados a los que se puede acceder. TÉRMINOS UTILIZADOS • Desarrollo: adquisición (pedir controlar y recibir el material). Función planificadora. • Gestión: cualquier operación para que el material esté disponible para el usuario. Todos los aspectos del trabajo bibliotecario (distribución del fondo, conservación, disposición, evaluación y uso). 27

Tenemos que relacionar gestión de la colección a: • Planificación: Elaboración de objetivos de servicio, de la política de desarrollo de la colección y de un plan de selección. • Organización: Organización del plan de selección y de adquisición y elaboración de procedimientos (quien, como, cuando). • Ejecución: Implantación y puesta en marcha de los procedimientos. • Control: Medida y evaluación en función de los objetivos de la política de desarrollo. GESTIÓN DE LA COLECCIÓN Servicio de la biblioteca con funciones de apoyo, coordinación y avance en cuestiones relativas a la colección. • Política de selección, adquisición (incluida política de proveedores) y expurgo de los fondos, control de presupuesto, evaluación del acceso y uso, políticas de preservación y conservación de todo tipo de materiales. • Planificación para compartir recursos. • Relación muy estrecha con cualquier servicio. QUIEN DEBE GESTIONAR LA COLECCIÓN • Responsable de selección y adquisición • Dirección (análisis y decisiones relacionadas con el presupuesto). • Referencistas • Encargados preservación y mantenimiento. • Gestores de información electrónica. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESARROLLO DE UNA COLECCIÓN • Objetivos, funciones y servicios de la biblioteca • Número de características de los usuarios. • Colecciones disponibles en la biblioteca. • Presupuesto. • Acceso a la tecnología de la información. • Cambios en el mercado editorial e informativo. • Programas cooperativos. RAZONES PARA GESTIONAR BIEN UNA COLECCIÓN • Explosión informativa (excesiva información). • Variedad de soportes (video, CD−ROM...) • Nuevas necesidades sociales (enfermedades, nuevos estudios...) • Espacio físico escaso y caro. • Recursos financieros escasos. • Precios en alza. PARA CONSEGUIR UNA GESTIÓN EFICAZ DE LA COLECCIÓN • Profesionales cualificados. • Buena relación con la institución de la que depende la biblioteca • Presupuesto adecuado y bien distribuido según necesidades y objetivos. • Nuevas tecnologías (control y evaluación) 28

• Cooperación con otros centros. • Programa o política de desarrollo de la colección. POLÍTICA O PROGRAMA DE DESARROLLO DE LA COLECCIÓN Es un documento escrito referido a la gestión y desarrollo de la colección, tiene que ser dinámico (que remueve, se actualice). Un elemento que siempre tiene que tener es la fecha, requiere también un consenso entre los distintos sectores implicados en la biblioteca, eso se aprueba en comisión de biblioteca, las revisiones también son por consenso. Razones de las modificaciones en biblioteca universitarias, cambios en los planes de estudio o necesidades de los usuarios y necesidades intrínsecas de la colección. RAZONES PARA QUE EXISTA EL DOCUMENTO EN UNA BIBLIOTECA • Externas: • Internas:

⋅ Cada vez se publica más. ⋅ Presiones presupuestarias. ⋅ Porque es un instrumento de trabajo permite saber lo que hay que hacer en selección, adquisión, control del presupuesto, expurgo...

USOS • Define la amplitud y planificación de la colección. • Describe la práctica de la gestión. • Proporciona instrumentos de selección, expurgo, coherencia, uso mejor de los recursos. • Punto de referencia para los bibliotecarios que se incorporen o adquieran responsabilidades en gestión de la colección. • Instrumentos de evaluación. • Facilita la comunicación: entre el personal de ese departamento, entre el departamento y la biblioteca, y la biblioteca y la institución matriz y entre varias bibliotecas. • Distribución del presupuesto. • Identificación áreas temáticas en cooperación. • Prioridades. ELEMENTOS • Introducción • Programa general de gestión y desarrollo de la colección. • Análisis detallado de las distintas materias de la colección. EN EL CASO DE LA UC3M. • Introducción • Misión • Referencias de la universidad • Posición o actuación de la biblioteca en el entorno electrónico. • Posición de la biblioteca en el ámbito de los derechos de autor, propiedad intelectual, censura y derecho a la intimidad. ♦ Libertad de expresión 29

♦ Derecho a la intimidad de los usuarios. • Gestión de la colección: ♦ Breve historia general de las colecciones: trata del proceso de creación de la colección de la universidad (desde el comienzo), se hace referencia a las principales aportaciones. ♦ Política presupuestaria (explica como se reparte en la biblioteca el presupuesto que le da la universidad 8%) ♦ Política de selección y adquisición (criterios generales) ◊ Criterios generales para la selección. ◊ Cobertura cronológica ◊ Áreas geográficas prioritarias. ◊ Lengua de publicación ◊ Formas de adquisición. ◊ Canjes ◊ Depósitos ◊ Títulos que se utilizan para el canje. ◊ Tipos de documentos que integran la colección: monografías, manuales, fondo de investigación, fondo de ocio y cultura, publicaciones seriadas, formas de adquirir publicaciones seriadas, estadísticas, periódicos, memorias, materiales especiales... ◊ Exclusiones de la biblioteca a la hora de comprar: software, formatos obsoletos. ⋅ Política de selección y adquisición. Niveles de la colección: ◊ Fondo de docencia ◊ Fondo de investigación ◊ Fondo de referencia ◊ Ocio ⋅ Política de proveedores: ◊ Criterios generales para la selección a los proveedores. • Nivel de cumplimiento y rapidez en la tramitación. • Servicios que proporciona la información. • Servicios de valor añadido. • Precio ⋅ Acuerdos de cooperación (REBIUN, MADROÑO) ⋅ Evaluación de la colección: ◊ Uso de la colección. ◊ Actualización ◊ Lenguas ◊ Formatos ◊ Revistas (incluye los criterios que se aplican cada 2 años para evaluar la colección) ⋅ Política de expurgo (complementa a la selección) ◊ Objetivos que se pretenden conseguir ◊ Quien tiene responsabilidad ◊ Excepciones del expurgo (manuales de profesores de la UC3M) ◊ Criterios generales ⋅ Preservación y conservación ⋅ Análisis detallado de las distintas materias de la colección ♦ Desarrollo de la colección por áreas temáticas. • Lista de materias • Puntos a desarrollar en cada materia. CONTENIDO (W.Katz) • Responsabilidad de la biblioteca 30

• Métodos de selección y limitaciones (presupuestarios y usuarios) • Casos problemáticos (política de reemplazos, extravíos, número de ejemplares) • Indicadores sobre los campos de conocimiento: • Grado de exhaustividad • Lengua • Periodo cronológico cubierto • Zonas geográficas atendidas • Tipos de soportes adquiridos • Responsabilidad de la selección • Principios relativos a lenguas extrajeras. • Definiciones • Tratamiento de donaciones • Política de préstamo • Aspectos relativos a la libertad intelectual. FUNCIONES RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DE LA COLECCIÓN: SELECCIÓN, ADQUISICIÓN, EXPURGO, EVALUACIÓN, PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN. SELECCIÓN Guiados por el presupuesto, por la política de selección de la biblioteca. Elegimos porque no puede haber todo. Está encaminada a mantener viva una colección. Hacemos una selección positiva (incremento) y negativa (expurgo) en las bibliotecas modernas empieza a existir un departamento de selección para coordinar la adquisición del material que se incorporará a la colección. ESTRUCTURA La selección se realiza de forma jerárquica y horizontal. La jerárquica, en bibliotecas públicas, es una comisión de especialistas en temáticas determinadas, en bibliotecas escolar es mixta y en bibliotecas especializadas son técnicos especialistas. PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE SELECCIÓN Más completo y más complejo. CARACTERÍSTICAS: • Capacidad de análisis de las necesidades informativas: importante el trato con el público. • Ha de conocer las motivaciones del usuario. Necesidades de la sociedad en la que está ubicada. • Ha de conocer el mundo editorial, mecanismo de producción, circuitos comerciales • Hábil negociador. ORIENTACIONES Manifiesto IFLA/UNESCO (1994, 2001). Cuando los recursos sean limitados 31

se convierten en objetivos. • Cuantitativa: • Normas para la colección: 1'5 − 2'5 libros /habitante. Tiene que tener mínimo 2.500 usuarios. • Normas sobre los servicios de información electrónica. 1 ordenador/5.00 habitantes. ½ con acceso público a Internet. • Programa de establecimiento de la colección en una biblioteca nueva: ⋅ Fase de establecimiento: 1 libro / habitante. • Colección básica: Materiales predefinidos. Se deberían constituir con los objetivos de la biblioteca y teniendo en cuenta la población. Define el núcleo central de la colección (se incrementa y expurga para mantenerla viva y activa) ⋅ Fase de consolidación: 3 años después de la apertura de la biblioteca. Incrementa un 100% 2 libros / habitante. ⋅ Fase de estabilización. Los bibliotecarios consideran que se ha llegado al fondo máximo. Debe ser superior al anterior. No se especifica el número. El crecimiento deber ser 0. • Cualitativa: Hace referencia a la calidad de la obra en sí, y en su distribución en la biblioteca y temática y soportes la colección de una biblioteca publica no se entiende si no es variada tanto en libros con en contenido de la información. La diversidad implica equilibrio entre los tipos de soportes, los gustos e intereses de los usuarios. La labor del bibliotecario consiste en descubrir los intereses existentes e impulsar las nuevas. • Directrices IFLA/ UNESCO 2001. • Fondos: Obras de ficción, obras de referencias, acceso a bases de datos, idiomas minoritarios... • Formatos: libros, folletos, bases de datos, CD−ROM, DVD, Braille... Lo más aconsejable para que la colección sea equilibrada: 60% − Sección general. 40% − Sección infantil. 10% − Obras de referencia 60% − Libros documentos / información 30% − Obras de ficción CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN • Los relativos a la organización: • Tipos de materiales a incorporar. • Necesidades de los lectores. 32

• Tipos de avances y novedades en las áreas de conocimiento. • Neutralidad ideológica. • Relativos a los documentos: • Contenido: Reconocimiento autor, exactitud de información, imparcialidad, alcance. • Forma: diseño, formato, calidad, estética de la obra. • Costes. ADQUISICIÓN Procedimiento para la obtención de documentos para incrementar la colección de nuestra unidad de información. FORMAS • Compra: No es una técnica profesional se encuentra al frente un administrativo. El bibliotecario usará los pedidos de material, controlará el presupuesto, identificará documentos comprados. Existen programa para gestionar. En la administración publica nos podemos proveer de documentos a través de 3 formas: concurso público, adjudicación directa (no mayor de 12.000 €), proveedores homologados. • Canje: Forma de la biblioteca para incrementar sus fondos y mantener relaciones institucionales con otros centros. Es útil para publicaciones oficiales, literatura gris... • Donaciones: Implica un trabajo de análisis de la donación y comparación de lo donado con la colección. No todo lo donado se incorpora a la colección. • Depósito legal: En la Comunidad de Madrid se regula por el Decreto 136 / 1998 de 29 de diciembre. Es un forma que tienen las grandes bibliotecas de conseguir gran número de fondos. EXPURGO Es la eliminación necesaria para la biblioteca, basada en razones de eficacia y vigencia de la colección. Transferencia de fondos dentro de la misma biblioteca como la transferencia a otras instituciones o destrucción de las mismas. La biblioteca pública suele expurgar entre el 10 y el 12 % de sus fondos. En las bibliotecas especializadas está en función de la vida media de los documentos. Las bibliotecas escolares tiene que ver con el deterioro, el cambio de planes de estudios y necesidades docentes. Se crean bases de datos en los que aparece el libro expurgado, el destino y el porqué. Barreras: ♦ Legal. ♦ Psicológico: Afán conservador. ♦ Tamaño y prestigio CRITERIOS Y PROCESO PARA EL EXPURGO • Prever escaso uso del documento. • Fecha de publicación (poco fiable) • Vigencia de la obra • Redundancia 33

• Duplicados y triplicados. • Mantenimiento • Disponibilidad del documento en otra biblioteca. • Espacio disponible • Ediciones antiguas: especialmente en guía de viajes, directorios, estadísticas, anuarios, informática. ETAPAS • Expurgo se concebirá como un elemento de la política de adquisiciones. • Establece un calendario. • Ordenar los sectores que vayan a ser expurgados. • Reunir material necesario (formulario de expurgo con una casilla donde ponga que es lo que se va a hacer) • Realizar recuento • Examinar libro a libro • Realizar una última comprobación • Tratamiento que vamos a dar. • Verificar las sustituciones. • Renovación del fondo. APPROVAL PLAN Es el envío por parte de los proveedores de las necesidades bibliográficas que vayan apareciendo en una disciplina y que esté de acuerdo con un perfil exhaustivo que previamente ha elaborado la biblioteca. El objetivo fundamental es el ahorro de tiempo para el personal de la biblioteca. Si está bien hecho la biblioteca se queda con el 95%. Los perfiles se pueden ir actualizando. STANDING ORDER (Pedido abierto) Pedido permanente con un proveedor. Se revisa anualmente. Hay algunos que no es posible devolver nada. Se realiza para adquirir documentos que requieren una continuidad (ej: series, colecciones) Como ventajas, el ahorro de tiempo. Permite hacer planificaciones presupuestarias. TEMA 10. LA GESTIÓN DEL ESPACIO Y EQUIPAMIENTO CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL ESPACIO DE UNA BIBLIOTECA • Flexible: la biblioteca debería ser adaptable a la circunstancias. • Compacto: que forme un todo, bien coordinado y estructurado. • Accesibilidad: buenas comunicaciones. Por fuera y por dentro. Acceso a discapacitados. • Extensible: que se haga pensando en un posible crecimiento. • Diversidad de espacios. • Organizada: que permita el acceso de los usuarios a los libros. 34

• Confortable. • Segura. • Constante: en cuanto a las condiciones climatológicas. • Indicativa de sus funciones: relacionado con la señalización. GUIA PARA EL ARQUITECTO • Papel a desempeñar de la biblioteca. • Relación de servicios a proporcionar. • Diagrama de servicios (unidos−separados) • Clases de materiales a almacenar y lugar. • Personal y actividades a desempeñar. • Descripción secuencia procesos de trabajo. • Descripción de usuarios, necesidades, diferencias. 3

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