återremittering Digital mötesplats
Short Description
Download återremittering Digital mötesplats...
Description
CASE: Ärendehantering på Samhällsbyggnadsavdelningen Alexander Björkegren och Johanna Löfström
Uppdrag • Ärendetid • Deadlines • Konsekvenser
Inkommande, e-post/post Bygg
Miljö
Utskottssek. registrerar
Adm. assistent registrerar
Digital mötesplats Insamling av ärenden
Handläggare
Handläggare
Beredning, samhällsbyggnadschef (miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före nämnd
Beslut
Tillsynsnämnd
Beslut Bordläggning/ återremittering
Beslut
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Delegationsordning
• Ett uppdaterat gemensamt dokument för nämnden. Revideras vid behov. • Se över delegationsordningen. Fördelar: • Tydlighet – såväl gammal som ny personal ser vad som gäller. • Tidseffektivt att delegera så mycket som möjligt.
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Kommunikation
• Mottagningssvar. ”Vi har tagit emot ditt ärende. Din handläggare är Namn, telefon. Vårt mål är att beslut ska fattas inom fem veckor.” E-postutskick. • Utreda möjligheten till digital signatur. • Vara öppen för framtida e-tjänster. Fördelar: • Sökande vet vad den kan förvänta sig. • Minskad tid för postgång. Nackdelar: • Ökad administrativ belastning • Stress att inte uppfylla mål
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
• Handläggarna lägger själva in material. • Politikerna får fortlöpande material. • Utveckla appen så att avisering är möjligt. Fördelar: • Sekreterarna behöver inte vara på plats • Varje handläggare ansvarar för att materialet kommer upp och innan deadline. • Pålästa politiker. Tid att fråga innan mötet. • Minska antalet bordläggningar/återremisser.
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
• Enbart ta upp de ärenden som hinns med innan deadline. Fördelar: • Skapa förutsättning för att politiker ska få tid att läsa på ärendet. Höja kvalitén • Sätta press. • Minska antalet bordläggningar/återremisser. Nackdelar: • Längre handläggningstid • Stress för handläggare
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
• Inte tulla på deadline. • Uppföljning – När och varför går vi över deadline. Fördelar: • Respekt för att politiker måste veta vad de beslutar om. • Kartlägga de typer av ärenden som lämnas in för sent. Nackdelar: • Stress
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Styrdokument
• Politiskt förankrade riktlinjer och planer • Dokumenthantering Fördelar: • Pålästa politiker • Tydliga tjänsteskrivelser • Minska antalet bordläggningar/återremisser. • Minska administrativ belastning Nackdelar: • Kan vara lång väg innan man kommer dit • Glöms bort, måste revideras och lyftas.
Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd Styrdokument
Beslut
Inkommande, e-post/post Bygg
Miljö
Utskottssek. registrerar
Adm. assistent registrerar
Digital mötesplats Insamling av ärenden
Handläggare
Handläggare
Beredning, samhällsbyggnadschef (miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före nämnd
Beslut
Tillsynsnämnd
Beslut Bordläggning/ återremittering
Beslut
View more...
Comments