återremittering Digital mötesplats

January 8, 2018 | Author: Anonymous | Category: Arts & Humanities, Communications
Share Embed Donate


Short Description

Download återremittering Digital mötesplats...

Description

CASE: Ärendehantering på Samhällsbyggnadsavdelningen Alexander Björkegren och Johanna Löfström

Uppdrag • Ärendetid • Deadlines • Konsekvenser

Inkommande, e-post/post Bygg

Miljö

Utskottssek. registrerar

Adm. assistent registrerar

Digital mötesplats Insamling av ärenden

Handläggare

Handläggare

Beredning, samhällsbyggnadschef (miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före nämnd

Beslut

Tillsynsnämnd

Beslut Bordläggning/ återremittering

Beslut

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Delegationsordning

• Ett uppdaterat gemensamt dokument för nämnden. Revideras vid behov. • Se över delegationsordningen. Fördelar: • Tydlighet – såväl gammal som ny personal ser vad som gäller. • Tidseffektivt att delegera så mycket som möjligt.

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Kommunikation

• Mottagningssvar. ”Vi har tagit emot ditt ärende. Din handläggare är Namn, telefon. Vårt mål är att beslut ska fattas inom fem veckor.” E-postutskick. • Utreda möjligheten till digital signatur. • Vara öppen för framtida e-tjänster. Fördelar: • Sökande vet vad den kan förvänta sig. • Minskad tid för postgång. Nackdelar: • Ökad administrativ belastning • Stress att inte uppfylla mål

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

• Handläggarna lägger själva in material. • Politikerna får fortlöpande material. • Utveckla appen så att avisering är möjligt. Fördelar: • Sekreterarna behöver inte vara på plats • Varje handläggare ansvarar för att materialet kommer upp och innan deadline. • Pålästa politiker. Tid att fråga innan mötet. • Minska antalet bordläggningar/återremisser.

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning

• Enbart ta upp de ärenden som hinns med innan deadline. Fördelar: • Skapa förutsättning för att politiker ska få tid att läsa på ärendet. Höja kvalitén • Sätta press. • Minska antalet bordläggningar/återremisser. Nackdelar: • Längre handläggningstid • Stress för handläggare

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

• Inte tulla på deadline. • Uppföljning – När och varför går vi över deadline. Fördelar: • Respekt för att politiker måste veta vad de beslutar om. • Kartlägga de typer av ärenden som lämnas in för sent. Nackdelar: • Stress

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Styrdokument

• Politiskt förankrade riktlinjer och planer • Dokumenthantering Fördelar: • Pålästa politiker • Tydliga tjänsteskrivelser • Minska antalet bordläggningar/återremisser. • Minska administrativ belastning Nackdelar: • Kan vara lång väg innan man kommer dit • Glöms bort, måste revideras och lyftas.

Inkommande/utgående, e-post/post Kommunikation

Handläggare

Sekretariat

Delegationsordning

Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats

Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd

Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd

Tillsynsnämnd Styrdokument

Beslut

Inkommande, e-post/post Bygg

Miljö

Utskottssek. registrerar

Adm. assistent registrerar

Digital mötesplats Insamling av ärenden

Handläggare

Handläggare

Beredning, samhällsbyggnadschef (miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före nämnd

Beslut

Tillsynsnämnd

Beslut Bordläggning/ återremittering

Beslut

View more...

Comments

Copyright � 2017 NANOPDF Inc.
SUPPORT NANOPDF