Tot op dit moment is dit document niet digitaal

2004. Nr. : 04.0098. Dnst. : Griffie Verslag van bevindingen commissie voor de Rekeningen naar aanleiding onderzoek jaarstukken 2003. Leiden, 9 juni 2004. Het onderzoek naar de jaarstukken 2003 van de gemeente Leiden is afgerond en de Commissie voor de Rekeningen doet U in dit voorstel verslag van haar bevindingen. Rapportage aan de Raad Het rapport van bevindingen van onze Commissie, inclusief de aanbevelingen, is gericht aan de Raad. Vragen over het rapport van bevindingen kunnen tijdens de raadsbehandeling op 17 juni aanstaande worden gesteld aan de voorzitter van de genoemde commissie. Vervolgens is het aan de Raad te bepalen wat er met de uitkomsten van de raadsbeschouwingen inclusief de aanbevelingen wordt gedaan. Mogelijke opties daarbij zijn het vragen van een reactie (op onderdelen) aan het College van Burgemeester en Wethouders of het meenemen van een aantal onderwerpen naar de bespreking van de begrotingsbehandeling, dan wel het uitvoeren van een aanbeveling. Rol raadscommissies Dit jaar is er evenals vorig jaar voor gekozen de raadscommissies nadrukkelijk een rol te geven in het onderzoek naar de jaarstukken. Op 11 mei hebben wij de jaarrekening besproken met de accountant. De belangrijkste bevindingen uit dat gesprek heeft de commissie aan de leden van de raadscommissies in een notitie dd 13 mei 2004 kenbaar gemaakt. In de periode 18 mei tot en met 3 juni hebben de beraadslagingen in de commissies plaatsgevonden. De uitkomsten van deze beraadslagingen zijn meegenomen naar de vergaderingen van onze Commissie op 8 juni j.l.. Bestudeerde stukken De Commissie voor de Rekeningen heeft de volgende stukken betrokken bij haar onderzoek:  De jaarrekening, inclusief bijlagen (stukken reeds in uw bezit)  Accountantsrapport en de reactie van het College daarop (stukken reeds in uw bezit)  Notitie van de griffie dd 27 april 2003 (stuk reeds in uw bezit)  Notitie van de griffie inzake DZB (bijlage I)  Notitie Beraadslagingen 18 t/m 3 juni mei 2003 (bijlage II)  Brieven van de (sub)commissies DZB en RG over hun bevindingen (bijlage III)  Antwoorden van de Diensten op de schriftelijk gestelde vragen naar aanleiding van de jaarstukken (bijlage IV). De nog niet in uw bezit zijnde bijlagen worden separaat toegezonden. Bevindingen Algemene indruk

2 In algemene zin wordt opgemerkt dat de verslaglegging is verbeterd ten opzichte van 2002.De leesbaarheid van de stukken is toegenomen. Er blijft nog wel een aantal verbeterpunten over waaronder de relatie tussen cijfers en beleid. Dit is een duidelijk aandachtspunt voor Raad en College bij de programmabegroting en jaarrekening zoals die dit jaar verder worden ontwikkeld. Rapport van bevindingen jaarrekening 2002 De Commissie voor de Rekeningen constateert met genoegen dat een groot deel van haar aanbevelingen uit het rapport van bevindingen jaarrekening 2002 zijn opgevolgd. Mede hierdoor laat de verslaglegging over 2003 een duidelijke verbetering zien. Wel wijst zij er op dat de Raad nog geen afspraken met het College heeft gemaakt over de actieve informatieplicht, al staat dit onderwerp wel binnen afzienbare tijd geagendeerd voor de commissie Bestuur en Veiligheid. Bespreking in de Commissies In alle commissies is de jaarrekening geagendeerd en besproken. In tegenstelling tot vorig jaar was de jaarrekening zelden het hoofdonderwerp op de agenda. De Commissie voor de Rekeningen wil aandacht vragen voor de controlerende taak van de Raad, die bij uitstek plaats dient te vinden bij de behandeling van de jaarrekening. Immers dan kan de Raad controleren of hetgeen afgesproken was, ook is gerealiseerd. Onze commissie is dan ook van mening dat volgend jaar de jaarrekening weer nadrukkelijk het hoofdonderwerp van de agenda hoort te zijn. Aanbeveling 1 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad volgend jaar de behandeling van de jaarrekening het hoofdonderwerp van de commissieagenda te laten zijn, zodat de controlerende taak zo optimaal mogelijk kan worden uitgeoefend. Informatievoorziening De Commissie voor de Rekeningen constateert bedroefd dat het traject van informatievoorziening vanuit het College naar aanleiding van vragen van raadsleden over de jaarrekening dit jaar moeizamer is verlopen dan vorig jaar. Dit speelt met name bij de commissies Ruimte en Groen en Onderwijs en Cultuur. Aanbeveling 2 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad het College nadrukkelijk te verzoeken volgend jaar meer aandacht aan dit proces van informatievoorziening te besteden. Weerstandsvermogen De Commissie voor de Rekeningen is tevreden te constateren dat de financiële positie van de gemeente Leiden ten opzichte van 2002 is verbeterd. Na het bestemmingsvoorstel van het rekeningresultaat 2003 komt de concernreserve op de minimaal afgesproken € 10 mln. Daarnaast constateert zij dat er nagenoeg geen claims meer op de concernreserve liggen, hetgeen een verbetering is ten opzichte van 2002. Toch leeft bij de Commissie voor de Rekeningen de vraag of de omvang van € 10 mln wel voldoende is gezien de mogelijke risico’s die voortvloeien uit recente maatschappelijke trends zoals de Wet Werk en Bijstand, de toekomstige Wet Maatschappelijke Ondersteuning en toekomstige wijzigingen in de Wet Sociale Werkvoorziening.

3 Nr. Dnst.

: 04.0098 : Griffie

Aanbeveling 3 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad bij de begrotingsbehandeling 2005 de hoogte van de concernreserve van de gemeente Leiden in haar beraadslagingen te betrekken. Hierbij dient eveneens de risicoparagraaf worden te betrokken. Concernbrede taakstellingen De Commissie voor de Rekeningen constateert dat de algemene concernbrede taakstelling “inhuur externen” opnieuw niet is gehaald. Aangezien deze taakstelling met ingang van 2004 is vervallen, komt de Commissie voor de Rekeningen niet met een aanbeveling op dit punt, maar betreurt wel dat deze taakstelling niet is gerealiseerd in 2003. Verbonden partijen. De Commissie voor de Rekeningen vraagt evenals in 2002 aandacht voor de risico’s die voortvloeien uit deelname aan verbonden partijen (dit zijn met name gemeenschappelijke regelingen). De accountant heeft vastgesteld dat er binnen de gemeente Leiden onvoldoende procedures en richtlijnen voorhanden zijn die moeten waarborgen dat de administratieve organisatie en financiële administratie inzake participatie van de gemeente in verbonden partijen op een juiste en adequate wijze worden ingericht en geïmplementeerd Aanbeveling 4 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad haar controlefunctie op het punt van de verbonden partijen verder aan te scherpen. Hiervoor is een goede informatievoorziening op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau, maar ook tussen bestuurlijke en ambtelijk niveau van groot belang. DZB De Commissie Sociale Infrastructuur heeft een apart subcommissie ingesteld die de ontwikkelingen rond de DZB nauw volgt. De jaarstukken van de DZB zijn uitvoerig besproken in een vergadering van deze subcommissie. De subcommissie constateert dat de geldende meerjarenraming zoals die is gepresenteerd in de Perspectiefnota 2002 aan herziening toe is en dringt erop aan dat dit in elk geval bij de begroting 2005 is gerealiseerd. De handelswijze rond de bedrijfsreserve DZB en de reserve WSW heeft de subcommissie verbaasd, met name het ontbreken van een toelichting in de jaarstukken op de voorgestelde samenvoeging van beide reserves. De Commissie voor de Rekeningen heeft nogmaals met de accountant gesproken over de vraag of de voorgestelde samenvoeging in overeenstemming is met de geldende richtlijnen in de gemeente Leiden ten aanzien van bedrijfsreserves, aangezien tot 2010 kapitaallasten van de huisvesting ten laste van deze bedrijfsreserve worden gebracht. De accountant heeft aangegeven dat voor de bedrijfsreserve DZB twee specifieke afspraken gelden, te weten: 1. de hogere kapitaallasten van de huisvesting worden tot 2010 ten laste gebracht van de bedrijfsreserve conform de afspraken met het Ministerie; 2. op de reserve ligt een aanzienlijke taakstelling conform de besluitvorming van de Raad bij de Perspectiefnota 2002. Om als Raad de ontwikkelingen goed te kunnen volgen bij de DZB, adviseert onze Commissie de Raad deze afspraken in een apart besluit vast te leggen.

4 Tot slot spreken de leden van de subcommissie hun zorgen uit over de stand van zaken rond het begeleid werken en adviseert de Commissie voor de Rekeningen aan de raad voor te stellen direct na de zomer aan het College een voortgangsrapportage op dit punt te vragen. Aanbeveling 5 De Commissie voor de Rekeningen heeft met belangstelling kennisgenomen van de beraadslagingen van de subcommissie en neemt haar aanbevelingen over. Concreet leidt dit tot de volgende aanbevelingen: Aanbeveling 5a De Commissie voor de Rekeningen neemt de aanbeveling van de subcommissie over om het College te verzoeken bij de begroting 2005 met een herziening van de meerjarenraming DZB te komen. Aanbeveling 5b De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad de gehanteerde bepalingen in het raadsvoorstel 02.0081 ten aanzien van de minimale en maximale hoogte van de bedrijfsreserves niet van toepassing te verklaren op de bedrijfsreserve DZB. Tevens adviseert zij de Raad in een besluit vast te leggen dat er twee afspraken gelden ten aanzien van deze bedrijfsreserve. Enerzijds worden tot 2010 conform de afspraken met het Ministerie kapitaallasten ten laste van deze reserve gebracht. Anderzijds ligt er een taakstelling op de bedrijfsreserve conform de besluitvorming van de Raad bij de Perspectiefnota 2002. Aanbeveling 5c De Commissie voor de Rekeningen neemt de aanbeveling van de subcommissie over om de Raad te adviseren aan het College in september 2004 een voortgangsrapportage rond het begeleid werken te vragen. Grondexploitaties. Uit de informatieve bijeenkomst voor de Raad op 10 mei jongstleden is gebleken dat veel leden van de Raad moeite hebben om hun controlerende taak voor het grondbedrijf te kunnen uitoefenen, gezien de complexiteit van de materie. De Commissie Ruimte en Groen is wel van mening dat de gegevens over de grondexploitaties duidelijk zijn gepresenteerd en dat zij nog meer inzicht heeft gekregen in de positie van het Grondbedrijf dan bij de behandeling van de jaarrekening 2002 het geval was. Wel valt te constateren dat de gemeente Leiden mede door de slechte economische ontwikkelingen aanzienlijke risico’s loopt met het grondbedrijf. Aanbeveling 6 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad de aanbeveling van de Commissie Ruimte en Groen over te nemen om op 17 juni in te stemmen met de grondexploitaties als hamerstuk. Grotestedenbeleid De Commissie Sociale Infrastructuur heeft haar zorgen uitgesproken over de onderuitputting GSB-gelden. Verwezen wordt hierbij naar de opmerkingen van de accountant. Tevens is geconstateerd dat er kanttekeningen kunnen worden gemaakt bij de meetresultaten waardoor het voor de Raad niet met zekerheid is vast te stellen of doelstellingen worden gehaald.

5 Nr. Dnst.

: 04.0098 : Griffie

Indien de GSB-budgetten niet binnen de huidige convenantperiode worden uitgegeven, zal de gemeente Leiden de budgetten terug moeten betalen aan het Rijk. Commissiebreed wordt onderschreven dat dit een slechte zaak zou zijn. Aanbeveling 7 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad na het zomerreces opnieuw met het College te spreken over de voortgang van het GSB, waarbij dan nadrukkelijk zal moeten worden gerapporteerd of de voorgenomen activiteiten daadwerkelijk worden gerealiseerd. Reactie College op het accountantsrapport De Commissie voor de Rekeningen constateert tot haar genoegen dat uit de reactie op het controlerapport van de accountant inzake de jaarrekening 2003 (B&W besluit 040588) blijkt dat het College veel van de aanbevelingen van de accountant over neemt. In de reactie van het College worden termijnen genoemd waarop een en ander wordt uitgewerkt. Aanbeveling 8 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad met het College in het kader van de actieve informatieplicht af te spreken de Raad actief te informeren indien de genoemde termijnen niet worden gehaald. Op deze wijze kan de Raad monitoren of de aanbevelingen inderdaad worden opgevolgd. Reserves en voorzieningen De Commissie voor de Rekeningen heeft geconstateerd dat in de bijlage over de reserves en voorzieningen niet eenduidig met de presentatie van de cijfers wordt omgegaan. In het ene geval worden de bedragen afgerond op 1000-tallen, in het andere geval wordt het volledige bedrag genoemd. Aanbeveling 9 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad het College te verzoeken volgend jaar aandacht te besteden aan een eenduidige presentatie van de cijfers. Garantstellingen Naar aanleiding van de bespreking in de commissie Economie en Verkeer over de garantstelling Pieterskerk heeft de Commissie voor de Rekening de wens uitgesproken dat de Raad voorafgaande aan de algemene beschouwingen over de begroting 2005 een actueel overzicht van garantstellingen ontvangt van het College. Dit overzicht kan dan betrokken worden in de discussie over de hoogte van het weerstandsvermogen en de risicoparagraaf. Onze commissie is van mening dat de garantstelling Pieterskerk in elk geval in de risicoparagraaf thuis hoort. Aanbeveling 10 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad het College te verzoeken om uiterlijk 1 oktober 2004 een geactualiseerd overzicht van de garantstellingen van de gemeente Leiden aan haar te verstrekken.

6 Aanbeveling 11 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad de garantstelling Pieterskerk bij de begroting 2005 in de risicoparagraaf op te nemen. Drukken jaarstukken De Commissie voor de Rekeningen is van mening dat de door de Raad vastgestelde jaarstukken gedrukt behoren te worden. Tot op heden is het gebruikelijk dat de conceptjaarstukken gedrukt en verspreid worden. Hierdoor worden eventueel door de Raad besloten wijzigingen niet in de officiële publieksversie meegenomen. De Commissie voor de Rekeningen stelt voor dit met ingang van 2004 te wijzigen. Aanbeveling 12 De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad met het College af te spreken dat met ingang van volgende jaar de door de Raad vastgestelde jaarrekening wordt gedrukt. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Commissie voor de Rekeningen de Secretaris, de Voorzitter, M. Ritzema W. Bleijie

De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van de Commissie voor de Rekeningen (raadsvoorstel nr. 04.0098 van 2004); B E S L U I T: I. vast te stellen de in het voorstel genoemde aanbevelingen, te weten: 1. de behandeling van de jaarrekening 2004 het hoofdonderwerp van de commissievergadering, waarin de jaarrekening wordt behandeld, te laten zijn; 2. het College te verzoeken volgend jaar meer aandacht aan het proces van informatievoorziening rond de jaarrekening te besteden; 3. bij de begrotingsbehandeling 2005 de hoogte van de concernreserve bij de beschouwingen te betrekken; 4. de controlefunctie van de Raad op het punt van verbonden partijen verder aan te scherpen; 5. het overnemen van de drie aanbevelingen van de subcommissie DZB en expliciet te besluiten: 1. dat de bepalingen in het raadsvoorstel 02.0081 ten aanzien van de minimale en maximale hoogte van de bedrijfsreserves niet van toepassing zijn op de bedrijfsreserve DZB;

7 Nr. Dnst.

6. 7. 8.

9.

10. 11. 12.

: 04.0098 : Griffie

2. dat conform de afspraak van het ministerie kapitaallasten van de huisvesting ten laste worden gebracht van de bedrijfsreserve tot 2010; 3. dat er een taakstelling op de bedrijfsreserve ligt conform besluitvorming Perspectiefnota 2002; het raadsvoorstel over de grondexploitaties (RV 04.0064) als hamerstuk af te doen; na het zomerreces met het College opnieuw te spreken over de realisatie van het GroteStedenBeleid; in het kader van de actieve informatieplicht de afspraak te maken met het College dat de Raad actief wordt geïnformeerd over de voortgang van het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant zoals gemeld in het B&W besluit 040588; het College te verzoeken volgend jaar aandacht te besteden aan een eenduidige presentatie van de cijfers in de bijlage reserves en voorzieningen; het College te verzoeken uiterlijk 1 oktober 2004 een geactualiseerd overzicht van de garantstellingen te verstrekken; de garantstelling Pieterskerk bij de begroting 2005 in de risicoparagraaf op te nemen; met ingang van de jaarrekening 2004 de door de Raad vastgestelde jaarrekening te laten drukken.

II. het college van Burgemeester en Wethouders te verzoeken:

zoals 2003

1. volgend jaar meer aandacht te besteden aan het proces van de informatievoorziening aan de raadsleden over de jaarrekening; 2. voor de begrotingsbehandeling 2005 een notitie voor te bereiden over de gewenste hoogte van de concernreserve, waarbij de risicoparagraaf wordt betrokken; 3. voor de begrotingsbehandeling 2005 met een herziening van de meerjarenraming DZB te komen; 4. het besluit I.5 nadrukkelijk in rapportages waarin de bedrijfsreserve DZB wordt genoemd, te vermelden; 5. voor de commissievergadering van Sociale Infrastructuur in september 2004 te komen met een voortgangsrapportage over begeleid werken; 6. voor de raadsvergadering in september 2004 te komen met een rapportage over de feitelijke realisatie van het GSB; 7. de Raad actief te informeren over de voorgenomen activiteiten beschreven in de reactie op de rapportage jaarrekeningcontrole (B&W besluit 04.0588); 8. volgend jaar aandacht te besteden aan een eenduidige presentatie van de cijfers in de bijlage over reserves en voorzieningen;

8 9. uiterlijk 1 oktober 2004 de raad een geactualiseerd overzicht te verstrekken van de garantstellingen door de gemeente Leiden; 10. besluit I.11 in de begroting 2005 te verwerken; 11. met ingang van de jaarrekening 2004 de door de Raad vastgestelde jaarstukken te drukken.

Gedaan ter openbare vergadering van 17 juni 2004 de Griffier,

de Voorzitter,

Dit raadsvoorstel is ongewijzigd vastgesteld in de vergadering van 17 juni 2004