Diarienr
Datum
2008-04-25 Beteckning
Ert datum
151-05
AVTAL
Illustrations-, foto- och informationstjänster Upphandling 151-05 1
AVTALSPARTER
Köpare Gotlands kommun 621 81 VISBY Org nr: 212000-0803 Telefon: 0498 26 93 58 Telefax: 0498 20 35 37 Hemsida: www.gotland.se
2
Leverantör Bild & Reklam Annonsbyrå AB Söderväg 3 a 621 58 VISBY Org nr: 556213-5698 Telefon: 0498 27 11 80 Telefax: 0498 27 15 43 Hemsida: www.bild-reklam.se
AVTALSFORM
Avtal sluts genom detta ramavtal som undertecknas av parterna.
3
AVTALSOMFATTNING
Leverantören (nedan kallad säljaren) åtar sig att till Gotlands kommun (nedan kallad köparen) leverera tjänster och produkter i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen, samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
4
AVTALSTID
2008-04-01 – 2010-05-31 med option om förlängning maximalt ett (1) år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Avisering om förlängning bör ske senast sex (6) månader före avtalsperiodens utgång. Oaktat ovanstående avtalstid äger köparen rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst sex månader i det fall en överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling.
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
1 (9)
Diarienr
Datum
2008-04-25 Beteckning
Ert datum
151-05
5
KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET
Köpare
Leverantör
Kontaktperson:
Kontaktperson:
Upphandlare Roland Engström
Susanne Appelgren
E-post:
E-post:
[email protected] Telefon: 0498 26 93 58
[email protected] Telefon: 0498 29 15 78 Mobil: 0709 64 43 50 Telefax: 0498 27 15 43
Mobil: Telefax:
6
0498 20 35 37
KOMMERSIELLA VILLKOR
6.1 Beställning Vid inköp av enskild tjänst kommer prisjämförelse att ske mellan minst två av de antagna anbudsgivarna. I fall där endast en anbudsgivare kan utföra tjänsten utförs ingen prisjämförelse. Säljaren skall kunna lämna prisuppgift inom tre arbetsdagar. Vid arbeten som beräknas kosta mindre än 10 % av prisbasbeloppet kan direktbeställning göras.
6.2 Priser Angivna priser, enligt specifikation bilaga 1, gäller i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkluderar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull, miljöavgift och transport. I samtliga priser ingår eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 1997:185).
6.3 Prisjustering Priserna är fasta tolv (12) månader fr.o.m. 2008-04-01. Efter 2009-03-31 gäller punkterna b – f. b) Om priset/priserna (exkl. valutakostnader) avseende de varor som omfattas av detta avtal förändras med minst tre (3) procent jämfört med kostnaderna under offertmånaden, skall vardera parten äga rätt att begära förhandling om justering av priset/priserna med ett belopp motsvarande kostnadsförändringen. c) Begäran om prisändring enligt punkt b skall framställas skriftligen och träda i kraft tidigast en månad efter undertecknandet. Överenskommen prisändring skall gälla under minst tolv (12) månader.
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
2 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisändring antingen hänvisar till ett överenskommet index eller på annat sätt verifierar att den åberopade kostnadsförändringen inträffat. d) Om enligt ovan begärd prisjustering inte accepteras skall den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell vara med verkan från månadsskiftet närmast efter det att två (2) månader förflutet från det att begäran om prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt skall i så fall det ursprungliga avtalade priset gälla. e) Prisjustering får inte ske i strid mot vid varje tillfälle gällande allmänna prisregleringsbestämmelser. f) Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
6.4 Valutajustering Efter det att fastprisperioden löpt ut äger parterna rätt att kompensera sig för valutaförändring överstigande tre (3) % och med en varaktighet av minst en (1) månad före aviseringen genom justering av gällande pris/priser. Avisering skall ske senast en (1) månad före ändringens ikraftträdande. Anm.: Om särskild valutaklausul överenskommits skall växelkursförändring ej föranleda prisjustering enligt denna klausul.
Parterna har rätt att med två (2) månaders varsel upphäva avtalet om yrkandet förändrar priserna till en nivå som inte kan anses skälig eller inte överensstämmer med marknadens prisjusteringar. Tidigare avtalade priser gäller t o m avtalets upphörande.
6.5
Leveransvillkor
Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2000 (fritt levererat) angiven leveransadress, inkl. emballage. Följesedel, med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning.
6.6 Leveranstid Leverans sker enligt överenskommelse mellan beställaren och säljaren. Leveranser skall ske under ordinarie arbetstid. Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då säljaren mottagit beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress.
6.7 Leveransadress Leverans av ingående produkter sker till av beställaren angiven leveransadress.
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
3 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
6.8 Fakturerings- och betalningsvillkor 6.8.1 Faktureringsvillkor Fakturering sker löpande i efterskott till respektive beställare. Varje beställning/order faktureras separat. På samtliga fakturor till Gotlands kommun skall under ”Er referens” följande framgå: ZZ + 4-6 tecken (ex ZZ0000). Referensen varierar beroende på vilken förvaltning och enhet som beställer. Referensen skall finnas med på beställningen. Om referens saknas på fakturan kan det medföra försenad betalning.
6.8.2 Faktureringsadress Faktura i 1 exemplar ställs till: Gotlands kommun Box 1341 621 24 VISBY Anm.: Endast fakturor samt eventuella påminnelser och krav sänds till denna adress.
6.8.3 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar netto efter godkänd leverans och korrekt fakturas ankomstdag. Motsvarande bestämmelser gäller för avtalad delleverans. Köparen betalar inte expeditions-, faktura-, miljö- eller andra avgifter från säljaren eller tredje part. Inte heller andra typer av avgifter såsom påminnelseeller förseningsavgifter etc. debiteras. Dessa kostnader är inräknade i priset och föranleder ej särskild debitering.
6.8.4 Dröjsmålsränta Om köparen inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f.n. referensräntan + 8 %).
7
TILLSTÅND
Säljaren ansvarar för att denne vid varje gällande tidpunkt har erforderliga tillstånd, och i förekommande fall att även av säljaren anlitad underleverantör har sådana tillstånd, för att kunna fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal. Brist i detta avseende utgör inte force majeure.
8
FEL
8.1 Ansvar för materialfel Köparen svarar för fel eller skada som orsakas av fel i digitalt eller annat material som beställaren tillhandahåller i och för prestationens utförande eller som uppkommer vid överföring av sådant material.
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
4 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
Säljaren svarar för fel på den produkt som uppkommit vid prestationens utförande. Om säljaren uppmärksammar att digitalt eller annat material som beställaren tillhandahållit är felaktigt eller inte kan användas på avsett sätt, skall säljaren utan dröjsmål underrätta beställaren och begära dennes anvisningar. Säljaren får därvid avbryta produktionen med rätt till ersättning för kostnader som avbrotten medför.
8.2 Förseningar Om leverans eller delleverans försenas och detta inte beror på köparen, eller kan anses utgöra force majeure, skall köparen vara berättigad att av säljaren erhålla vite. Detta vite skall utgå med 1 % vecka, max 10 %. Köparen skall dessutom ha rätt att häva beställningen om försening inträffar, trots att köparen senast vid beställningstillfället gjort klart för säljaren att leverans måste ske punktligt på avtalad dag, eller om det av beställningen eller av annan för säljaren känd omständighet klart framgår att leveransen är oanvändbar för köparen efter en viss tidpunkt och leverans inte skett dessförinnan. Motsvarande rätt för säljaren gäller då köparen inte kan leverera materiel inom överenskommen tid. Medför förseningen väsentlig olägenhet skall säljaren ha rätt att häva avtalet. Om leveransförsening inte kan undvikas skall säljaren omgående meddela köparen, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras.
8.3 Felpåföljder Vid ett icke-allvarligt fel i prestationen, dvs. om felet är sådant att prestationen likväl är användbar för sitt ändamål, har köparen rätt att begära att säljaren avhjälper felet utan kostnad. Om kostnaderna för att avhjälpa felet inte står i proportion till felets betydelse har köparen rätt att kräva ett prisavdrag, som motsvarar felet, och få ersättning för direkta kostnader. Vid icke-allvarliga upplagefel skall prisavdrag ske med ledning av säljarens följandepris. Detta gäller även vidarebearbetningsfel. Vid ett allvarligt fel, dvs. om felet är sådant att prestationen inte är användbar för sitt ändamål, har köparen rätt att kräva omleverans. I de fall omleverans medför en försening som gör att prestationen blir oanvändbar för köparen har denne rätt att häva beställningen och få ersättning för de direkta kostnader felet medför. Detta gäller även vidarebearbetningsfel. Vid bedömningen av om ett fel är av icke-allvarligt eller allvarligt slag skall särskilt beaktas prestationens art och karaktär, bl.a. kvalitetsnivå, utformning och utförande samt användningsändamål och värde. Vid felaktig prestation har säljaren, å sin sida, rätt att på egen bekostnad antingen få avhjälpa felet eller företa omleverans, om det kan ske utan väsentlig olägenhet för köparen.
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
5 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
9
IMMATERIELLA RÄTTIGHETER
Förfoganderätten till foton, illustrationer, animationer, texter, layout på webbsidor och trycksaker (som till exempel tidningar) etc., gjorda på uppdrag för Gotlands kommun, tillfaller kommunen om inte annat överenskommes vid beställningstillfället. Dessa skall vara möjliga att publicera på kommunens hemsida utan extra kostnad.
10
UPPFÖLJNING OCH STATISTIK
Säljaren skall två gånger per år – utan kostnad – på begäran kunna lämna statistikuppgifter, avseende exempelvis kvantiteter och inköpsbelopp totalt, per varugrupp och per beställande enhet.
11
AFFÄRSUTVECKLING
Säljaren skall i samråd med köparen medverka i önskad affärsutveckling och ökad kostnadseffektivitet. Eventuella utvecklingsprojekt skall drivas enligt tidplaner som gemensamt upprättats och godkänts av båda parter. Ett exempel på sådan utveckling är införande av elektronisk handel.
12
SEKRETESS
Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För säljaren och dennes personal gäller samma sekretess som för personal anställd av köparen. Säljaren förbinder sig att inte röja eller utnyttja köparens uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma säljaren tillkänna. Säljaren innefattar alla personer som säljaren på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot köparen och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. Motsvarande förbindelse gäller i tillämpliga delar för köparen med reservation för att inkomna handlingar till myndigheten normalt är offentliga handlingar.
13
ÖVRIGA VILLKOR
13.1 Skadestånd Skadeståndsanspråk riktade mot köparen, som beror på att den andra avtalsparten inte uppfyllt avtalade villkor, skall ersättas av den avtalsparten.
13.2 Avtalspart Säljaren skall i alla frågor vara köparens motpart. 151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
6 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
Om säljaren anlitar fast underleverantör för att uppfylla avtalet eller delar av avtalet, redovisas dennes företagsnamn och organisationsnummer till köparen. Säljaren tar ansvar för att underleverantör åtar sig att utföra uppdraget med samma utförelser som säljaren.
13.3 Försäkring Säljaren skall ha erforderlig ansvarsförsäkring under avtalstiden för den skada som säljarens utförande kan vålla köparen eller tredje man. Säljaren skall på begäran tillställa köparen bevis om att överenskomna försäkringar finns och utan anmodan skriftligen anmäla om byte av försäkringsgivare sker och därvid förete försäkringsbevis. Underlåtelse att teckna eller erlägga premier för angivna försäkringar är grund för omedelbar hävning av upphandlingskontraktet.
13.4 Omförhandling Köparen förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna av tidigare överenskommelse. Säljaren skall meddelas om omförhandling senast fyra (4) veckor i förväg.
13.5 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för köparen och säljaren.
13.6 Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal detta avtal med bilagor inkl ALOS 05 eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget förfrågningsunderlag med bilagor eventuella kompletteringar av anbudet anbud
13.7 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande.
13.8 Hävning Avtalspart har rätt att häva avtalet om motparten i väsentligt avseende inte uppfyller sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter 151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
7 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
skriftligt påpekande. Avtal till följd av denna förfrågan hävs med automatik om länsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av leverantör. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från säljaren till köparen. Köparen har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att säljaren lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av kontraktet.
13.9 Befrielsegrunder (Force Majeure) Gäller enligt gängse grunder för force majeure. Den part som önskar åberopa sådan omständighet skall omedelbart skriftligen underrätta den andra parten om uppkomsten härav.
13.10 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar skall i första instans äga rum i Visby.
14
UNDERSKRIFTER
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt. För köparen Datum: 2008-05-
Ort:
______________________________________________________________ Underskrift
______________________________________________________________ Namnförtydligande
För säljaren Datum: 2008-05-
Ort:
______________________________________________________________ Underskrift
______________________________________________________________ Namnförtydligande
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
8 (9)
Datum
Diarienr
2008-04-25 Ert datum
Beteckning
151-05
ORDERANVISNINGAR Ordermottagning Kontaktpersoner: Susanne Appelgren E-post:
[email protected] Telefon: 0498 29 15 78, 0709 64 43 50 Orderfax: 0498 27 15 43 Hemsida på Internet: www.bild-reklam.se Plusgiro: 78 97 80-4 Bankgiro: 129-9734
PRISER Enligt bilaga 1. Priset gäller i svenska kronor (SEK), exkl. mervärdeskatt och inkluderar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull, miljöavgift och transport. I samtliga priser ingår eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 1997:185).
LEVERANSVILLKOR Leverans skall ske Fritt levererat angiven leveransadress. Följesedel, med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå förpackning.
FEL I VARA Se avtalet, punkt 8.
151-05, Avtal, Bild & Reklam Annonsbyrå AB
9 (9)
