KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTAL PR & REDAKTIONELLA TJÄNSTER
DNR: UE2012-0161-472
PR & REDAKTIONELLA TJÄNSTER 1.0
OMFATTNING Byrån ska kunna skriva om teknik och forskning där miljöfrågorna finns med som en röd tråd. I uppgifterna ingår att utveckla texter som är lättillgängliga och intresseväckande. Leverantören ska ha en förmåga att förklara komplexa sammanhang på ett enkelt sätt. Uppdragen kan bestå av att skriva nya och redigera andras texter. Det kan vara artiklar och notiser för bland annat webb, broschyrer, nyhetsbrev, personaltidning, platsannonser, informationsblad med mera. Innehållet kan vara populärvetenskapliga texter, nyhetstext, pressmeddelanden och debattartiklar. Leverantören ska jobba mycket nära Umeå Energis andra upphandlade byråer och med de befintliga interna resurser som finns. Leverantören ska säkerställa Umeå Energis behov av konsultstöd av att Skriva pressreleaser Nå alla relevanta målgrupper med pressmaterialet Följa upp pressinformation Språkligt granska och kvalitetssäkra texter Innehållsproducera redaktionellt material inom alla relevanta kanaler, såsom webb, rörlig film, ljud, tidningar
1.1
AVTALSTID Från och med 2012-06-01 till 2015-05-31 med möjlighet till förlängning i maximalt 1 år.
1.2
HELT ELLER DELAT ANBUD Umeå Energi AB kommer att teckna avtal med en leverantör på området PR och Redaktionella tjänster.
2.0
PRISER Pris enligt anbud. Priserna är fasta till och med 2013-05-31 Om inte annat överenskommes ska beställningar vara skriftliga. Vid klart specificerade och avgränsade uppdrag begärs skriftlig offert till fast pris som sedan bekräftas av beställaren. Offerten utgår från de villkor och priser som lämnats i anbudet.
3.0
Skribent nivå 3
Xkr/h
Skribent nivå 2
Xkr/h
Projektledare nivå 2
Xkr/h
PRISJUSTERING Prisjustering kan endast ske efter fastprisperiodens utgång. Prisjusteringen sker enligt följande: Justering av priser sker en gång per år med hänsyn tagen till förändringar i arbetskostnadsindex (AKI), vikt 100%. Jämförelse ska göras mellan AKI för januari månad 2012(basmånad) och januari månad 2013. Den uppkomna indexförändringen reglerar ersättningarna med 80%. Första justeringen kan ske 2013-06-01, andra 2014-06-01 och tredje 2015-06-01 under förutsättning att avtalet förlängs.
Umeå Energi Box 224, 901 05 Umeå Besöksadress: Storgatan 34 Telefon: 090-16 00 00
[email protected] www.umeaenergi.se VAT No: SE556619305701
1(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ Prisjusteringen ska skriftligen godkännas av båda parter och träda i kraft tidigast 30 dagar efter godkännandet. Retroaktiv prishöjning godkänns inte.
4.0
MERVÄRDESSKATT Tillkommer enligt gällande skattelagstiftning.
5.0 5.1
SAMARBETSFORMER DET ÅLIGGER UMEÅ ENERGI; a. att precisera uppdraget till byrån i form av brief med målsättningar etcetera, b. att fortlöpande och i god tid förse Byrån med sådana uppgifter och material, att uppdraget kan utföras enligt Umeå Energis önskemål, såväl kvalitativt som inom given tids och kostnadsram, c. att ha en kontaktperson som har befogenhet att lämna för Umeå Energis bindande besked i de frågor som avser uppdragets utförande samt d. att hålla tidsplan vad gäller Umeå Energis åtaganden.
5.2
DET ÅLIGGER BYRÅN; a. att upprätta och skicka kontaktrapporter med bekräftelser på överenskommelser med Umeå Energi. Kontaktrapporter ska anses gälla som orderbekräftelser om inte invändningar görs till byrån utan dröjsmål. Kontaktrapporter ska skickas samma dag, senast dagen efter beslut. b. att precisera behovet av tid, underlag och annat material för att kunna fullgöra uppdraget, c. att ansvara för att allt material är av sådan kvalitet och sådant utförande att bästa möjliga slutresultat uppnås, d. att ställa en för uppdraget kvalificerad projektledare till Umeå Energis förfogande e. att hålla tidsplan vad gäller Byråns åtaganden. f. att utan ersättning låta hela arbetsgruppen medverka på 1 konferensdag med Umeå Energis personal per år. g. att varje vecka ge kortfattade statusrapporter på alla pågående projekt. h. att kundansvarige varje kvartal medverkar i ett utvärderingsmöte med Umeå Energi. i. att samordna planerade och påbörjade produktioner för att optimera synergier. j. att självständigt samarbeta med andra inom kommunikationsområdet som köparen anlitat.
6.0
KORREKTUR
6.1
DET ÅLIGGER UMEÅ ENERGI; Att slutligt godkänna korrektur och original.
6.2
DET ÅLIGGER BYRÅN Att granska och kvalitetssäkra korrektur och original samt provtryck etcetera för att undvika felaktigheter.
6.3
FORMER FÖR GODKÄNNANDE Godkännande enligt ovan skall ske av Umeå Energis kontaktperson genom underskrift på förevisade förslag, eller på annat lämpligt sätt. Original produceras i InDesign för Mac och i en form som är optimerad för repro och tryck. Omarbeten till övriga format och operativsystem debiteras. Offerter baseras på tre korrektur. Alla ändringar efter tredje korrektur debiteras löpande enligt prislista. Alla korrektur ska noggrant anges vilket i ordningen det är. Korrektur avses när en godkänd text presenteras i den färdiglayoutad formen.
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472 2(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ Om Byrån inte gjort de ändringar som Umeå Energis påpekat i korrektursvaret, eller om felaktigheter finns som Byrån gjort, har Umeå Energis rätt att reklamera korrekturet i sin helhet.
7.0
BRIEF OCH MOTBRIEF Varje enskilt uppdrag initieras av Umeå Energi genom en skriftlig uppdragsbeskrivning – brief. Briefen ska innehålla en beskrivning av vad som ska tas fram. Av briefen ska framgå syftet med aktiviteten, målgruppen för materialet, budget, tidsplan, media etc. Byrån svarar på Umeå Energis brief med en motbrief. Denna ska godkännas av Umeå Energi innan byråns arbete påbörjas.
8.0
OFFERT Efter godkänd motbrief, för varje fas ska Byrån lämna en skriftlig offert på både arvode, inköp och eventuella mediakostnader. Arvodet ska specificeras i delmomenten strategi, kreation och produktion för varje enskild enhet. Offerterna ska vara bindande med de reservationer som görs i dessa. Offerten ska innehålla beräknade påslag, skatter och avgifter. Denna offert ska Umeå Energi godkänna innan något arbete påbörjas. Offerten förutsätter att tids-/produktionsplaner hålls, tekniska specifikationer kvarstår oförändrade och att kompletterande förutsättningar för offerten följs av Umeå Energi. Kostnader för byråarbete av betydande omfattning skall debiteras Umeå Energi med 50% av offererat pris efter godkänt idéförslag. Resterande 50% av byråarbetet skall debiteras när aktuellt uppdrag eller arbete är slutfört. Mindre uppdrag debiteras efter leverans med 100%. Kostnader, uppkomna genom inköp från underleverantörer, till exempel fotografer, skall debiteras Umeå Energi enligt de villkor som framgår av centrala träffade avtal avseende sådana underleverantörer. Byrån ansvarar för att kostnads- och tidsplan hålls. Byrån är skyldig att meddela Umeå Energi så snart avvikelse uppstår eller kan väntas uppstå.
9.0
BESTÄLLNINGAR Om inte annat överenskommes ska beställningarna vara skriftliga. På följesedel ska Umeå Energis referensnummer från beställning anges tydligt.
10.0
FAKTURA Faktura utställs och sänds till angiven fakturaadress. Beställare och beställningsnummer samt beställningsreferens ska tydligt anges på varje faktura. Av fakturan ska, när så är tillämpligt, framgå arten och omfattningen av utfört arbete. Härutöver ska anges arbetsdagar (specificerat med datum) och antalet arbetstimmar jämte timersättning, för var och en av de personer som sysselsatts med uppdraget samt övriga kostnader. Fakturan anses ej vara korrekt om art och omfattning av arbetet inte framgår. Fakturan ska vara specificerad med använd tid och övriga kostnader.
11.0
BETALNINGSVILLKOR Betalning sker 30 dagar efter fakturadatum. Umeå Energi AB godkänner inte faktureringsavgift eller annan avgift som läggs till fakturabeloppet.
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472 3(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ
12.0
DRÖJSMÅLSRÄNTA Umeå Energi AB godkänner att uppkommen dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagens regler. Dröjsmålsränta understigande 100 kr beaktas inte.
13.0
INKÖP FÖR UMEÅ ENERGIS RÄKNING Byrån utreder och föreslår underleverantör och ska eftersträva att göra inköp till fördelaktigaste villkor för Umeå Energis räkning. Vid externa inköp för Umeå Energis räkning skall offert inhämtas från minst två olika underleverantörer, förutsatt att detta rimligen kan krävas. Umeå Energis har rätt att ta ställning till om underleverantör ska anlitas eller inte. Efter överenskommelse med Umeå Energis om val av lämplig underleverantör, skall fast pris lämnas för samtliga inköp för Beställarens räkning. Byrån har rätt till upp till 0 procent påslag på inköp för Umeå Energis räkning. Utbetalningar som Byrån gör till underleverantörer ska kunna styrkas med fakturakopior.
14.0
RESOR FÖR BESTÄLLARENS RÄKNING Reseersättning utgår inte.
15.0
TIDSANTECKNINGAR Byråns debiteringar efter tidsåtgång ska baseras på noggranna tidsanteckningar uppgjorda av Byrån för varje uppdrag och ska efter avisering göras tillgängliga för Umeå Energi eller dennes revisor
16.0
TVISTIG FODRAN Tvistig fakturapost ger Umeå Energi rätt att innehålla betalningen till dess att tvisten är löst. Otvistiga delar av fakturan ska betalas i rätt tid.
17.0
SERVICEAVGIFT/LÖPANDE PR Byrån har rätt till att fakturera 5.000 kr per månad för mindre serviceuppdrag som efterfrågas av Umeå Energi och som inte är relaterade till något specifikt projekt men som säkerställer ett effektivt och kvalitetssäkrat samarbete med både Umeå Energi och med övriga upphandlade konsulter.
18.0
ARBETSGRUPP BYRÅN
NN projektledare nivå 2 NN Skribent nivå 3 NN Skribent nivå 2
Vid produktionstoppar och vid behov av övrig specialistkompetens kan ytterligare resurser allokeras från Byråns nätverk enligt överenskommelse med Umeå Energi.
19.0
UTBYTE AV PERSONAL Om personer i arbetsgruppen i Byråns åtagande gentemot Umeå Energi måste ersättas med annan, ska Byrån omgående meddela Umeå Energi och i samråd med Umeå Energi utse ny person. Om Umeå Energi på saklig grund inte kan godta Byråns förslag har Umeå Energi rätt att häva avtalet.
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472 4(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ Konsulter med kompetens i enlighet med kraven i upphandlingen måste erbjudas om den i anbudet erbjudna konsulten till följd av objektivt tvingande skäl inte längre är tillgänglig. Säljaren ska acceptera att i de fall en person i arbetsgruppen byts ut ska den nya medarbetaren godkännas av köparen. Om köparen inte godkänner den föreslagna personen har köparen rätt att häva avtalet. Förlust av enskild person/medarbetare hos säljaren får inte innebära att möjligheterna att tillhandahålla avtalad kompetens och resurser påverkas. Vidare ska säljaren acceptera att i de fall då köparen har en invändning mot någon av säljarens representanter ska säljaren skyndsamt lösa den uppkomna situationen.
20.0
ANLITANDE AV UTOMSTÅENDE PERSONAL Byrån skall, innan utomstående personal såsom frilansare, fotografer, modeller mm. anlitas, snarast inhämta Umeå Energis godkännande. Byrån skall därvid meddela Umeå Energis varje inskränkande villkor som sådan utomstående personal föreskriver för sin medverkan vid aktuellt uppdrag eller arbete. Byrån svarar för all utomstående personal som Byrån anlitar för aktuella uppdrag eller arbetens genomförande.
21.0 21.1
FÖRHÅLLANDE TILL LAGAR OCH TREDJEMAN ANSVAR Byrån skall tillse att material för PR och marknadskommunikation inte tas fram på ett sådant sätt att det kan komma att strida mot lag eller författning eller kränkande för tredje mans rätt. Byrån ansvarar för att föreslagna PR insatser inte strider mot gällande lagregler, etiska regler eller branschpraxis. Umeå Energi ska ha motsvarande ansvar för givna uppgifter och utfästelser samt annat tillhandahållet material. Det är Byråns skyldighet att se till att personer, som med namn eller bild förekommer i det PRmaterial som Umeå Energi beställt och betalat, givit tillstånd enligt lagen (1978:800) om namn och bild i reklam. Om Umeå Energi tillhandahåller material svarar denne för att motsvarande tillstånd erhållits. Byrån ansvarar för att samtliga underleverantörer efterger förfoganderätten till det material de i enlighet med uppdraget producerar. I de fall Umeå Energi själv träffat egna avtal ansvarar annonsören själv för dessa.
21.2
FÖRFOGANDERÄTT Förfoganderätten gäller oberoende av media. Ska det beställda materialet användas i fler eller andra media än vad som framgår av det ursprungliga uppdraget utgår ingen ytterligare tilläggsersättning till Byrån eller underleverantör. Det är Byråns ansvar att se till att underleverantörerna inte kan motsätta sig en sådan användning. För bildrättigheter, foto och illustration, gäller specifika avtal med fotograf eller illustratör. Huvudregeln är att alla fotorättigheterna ska vara friköpta. För av Byrån anlitad underleverantör med specifika centrala avtal kan förekomma inskränkningar i fråga om nyttjanderätt, Umeå Energis tillhöriga original och reproduktionsmaterial skall vara märkta hos Byrån under en tid av två år räknat från aktuellt produktionsdatum. Efter utgången av denna tid skall, om så önskas, original och material överlämnas till Umeå Energi. Byrån äger rätt att sätta sitt namn på ett diskret sätt i de reklamenheter de producerar. Publicering av det färdiga materialet på egen hemsida eller motsvarande ska alltid vara tillåtet inom ramen för detta avtal. Det är Byråns ansvar att se till att underleverantörerna inte kan motsätta sig sådan avtalad användning. Det är Byråns ansvar att eventuella begränsningar eller
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472 5(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ oklarheter till ovanstående meddelas Umeå Energi snarast efter det att Byrån fått kännedom om dessa eller borde uppfattat att det kan finnas begränsningar. Samtliga enheter och övriga alster som framtagits för Umeå Energis räkning är Umeå Energis egendom när full likvid erlagts. Allt sådant material tillhör Umeå Energi med full nyttjande- och reproduktionsrätt, varvid Umeå Energi fritt och utan ytterligare ersättning till Byrån kan utnyttja materialet. Umeå Energi äger rätt att upplåta/överlåta förfoganderätten vidare till annat fristående företag om inte annat överenskommits.
21.3
ÄGANDERÄTT Äganderätten, till t.ex. fysiska original som används för reproduktion, är skild från upphovsrätten. Beställt material blir sedan uppdraget slutförts och full likvid erlagts Umeå Energis egendom. Tillhandahåller Umeå Energi material ansvarar Umeå Energi för att önskad äganderätt erhålles. För digitalt material, ska en fil, CD eller motsvarande som innehåller den slutliga utformningen av det beställda materialet anses som och markeras som original. Umeå Energi önskar att få sista original tillsammans med godkänt slutkorrektur mailat på PDF, tillgängligt på FTP eller överlämnat på USB.
22.0
UPPSÄGNING AV AVTAL Köparen har rätt att säga upp avtalet om säljaren inte levererar det som erbjuds i anbudet. Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet
23.0
EXKLUSIVITET Köparen förbinder sig att under avtalstiden inte anlita annan konsult för samma uppdrag. Undantag se punkt 10.0 Säljaren förbinder sig att arbetsgruppen under avtalstiden inte har ett uppdrag hos konkurrerande verksamheter. Säljaren ska i varje relevant fall rådgöra med Umeå Energi för att besluta om det är en konkurrerande verksamhet eller inte.
24.0
HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDEN Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning, om inte annat angivits i förfrågningsunderlaget.
25.0
1.
Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna.
2.
Detta avtal med bilagor.
3.
Förfrågningsunderlag dnr UE2012-0161-472
4.
Leverantörens anbud
daterat
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Säljaren får ej överlåta detta avtal på annan utan köparens medgivande.
26.0
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna skriftligt överenskommit därom.
27.0
Umeå Energi AB
INFORMATION/SAMRÅD
Dnr: UE2012-0161-472 6(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållandena som i något avseende kan påverka vad som här avtalats.
28.0
DISKRIMINERING Säljaren eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Köparen ska ha rätt att häva avtal om leverantören bryter mot detta.
29.0
SEKRETESS Byrån ska behandla alla upplysningar om kundens verksamhet strängt konfidentiellt såväl under som efter samarbetets upphörande. Motsvarande ska gälla kunden avseende kunskap om såväl PR byråns verksamhet, som verksamhet rörande andra kunder till PR byrån som kunden eventuellt kan få del av, i samband med parternas samarbete. Byrån får inte publicera eller på annat sätt nyttja utredningsmaterialet eller arbetsresultat utan Umeå Energis skriftliga medgivande. Enkätsvar och annat utredningsmaterial överlämnas till köparen som Umeå Energis egendom när uppdraget har slutförts om inte annat har överenskommits.
30.0
PÅBÖRJADE BESTÄLLNINGAR Alla påbörjade uppdrag inom avtalsperioden ska slutföras av nuvarande avtalspart, även om utförandet sker efter avtalsperiodens slut. Exempel: erhållet uppdrag i februari 2012 med utförande i september 2013 (efter avtalstidens slut) ska utföras av innevarande avtalspart.
31.0
AVBESTÄLLNING, HÄVNING Umeå Energi har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte genomförts. Om avbeställningen beror på myndighetsbeslut som Umeå Energi inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Umeå Energis rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har uppdragstagaren rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid annan avbeställning beror på myndighetsbeslut som Umeå Energi inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Umeå Energis rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har uppdragstagaren rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid annan avbeställning har uppdragstagaren därutöver, med hänsyn till uppdragets art och omfattning, rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid annan avbeställning har uppdragstagaren därutöver, med hänsyn till uppdragets art och omfattning, rätt till ersättning för utebliven skälig vinst på sådan del av uppdraget som inte ska genomföras till följd av beställningen.
32.0
PROV UNDER AVTALSPERIODEN Umeå Energi AB ska alltid ha rätt att under avtalsperioden göra prov med specifika tjänster/uppdrag från annan leverantör.
33.0
Umeå Energi AB
FÖRSÄKRINGAR
Dnr: UE2012-0161-472 7(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR KREATIV KONCEPTBYRÅ Uppdragstagaren ska ha handlingar och datamedia som förvaras hos honom försäkrade till betryggande belopp. Om inte annat avtalats ska uppdragstagaren teckna och under ansvarstiden ha en uppdragstagaransvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar. Självrisken ska vara högst ett basbelopp, om inte annat avtalats, med basbelopp enligt denna paragraf avses basbelopp vid tiden för skadans upptäckt. Uppdragstagaren ska på begäran lämna Umeå Energis bevis om att sådan uppdragstagarförsäkring finns. Om Umeå Energi har framställt krav på skadestånd ska utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare.
34.0
TVIST Om parterna inte kommit överens om annat, ska tvist avgöras av allmän domstol på Umeå Energis hemort. Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Umeå Energi AB den
För Köparen
För Leverantören
Umeå Energi AB Göran Ernstson VD
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472 8(8)
