Upphandlingspolicy

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av

Dokumentansvarig

Datum

Kommunstyrelsen

Upphandlingschef Maria Kleveborn

2014-11-25

(Reviderad 2015-11-12, se nederst i dokumentet)

Upphandlingspolicy Kalmar kommun ska genom ansvarsfulla och medvetna upphandlingar och inköp medverka till utvecklingen av ett hållbart samhälle, som präglas av miljötänkande, demokrati, solidaritet och rättvisa villkor. Kalmar kommun följer FN:s tio principer enligt Global Compact. Dessa ska vara vägledande för kommunens upphandling. Kalmar kommun upphandlar varor, tjänster och byggentreprenader för betydande värden per år. Grundläggande för kommunens upphandling är ”Lagen om offentlig upphandling” (LOU). Förutsättningarna för att kommunens användare av varor och tjänster ska få sina behov tillgodosedda är en effektiv och affärsmässig upphandlingsverksamhet, en tydlig upphandlingspolicy och att berörda parter efterlever denna. Detta innebär:  Kalmar kommuns upphandling ska genomföras så att kommunens enheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad.  Upphandling ska ske utifrån ett totalkostnadstänkande där samtliga kostnader värderas i samband med köp av varor, tjänster och entreprenad  Upphandling ska genomföras tillsammans med berörda samverkanskommuner och där så är fördelaktigt med andra kommuner och huvudmän.  Kommunens enheter ska känna till och nyttja de ramavtal som upprättats.  Dokumentation ska ske av upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga och lätta att förstå.  All upphandling ska ske i samverkan mellan verksamhetsansvarig och ansvarig handläggare.  Vid upphandling skall anskaffning av vara eller tjänst vara planerad i så god tid att ett fullständigt anbudsunderlag kan tas fram och att tillräcklig tid finns för anbudsförfrågan och leverans.

1 (2)

2 (2)  Upphandlingsform ska väljas med hänsyn till kraven i ”Lagen om offentlig upphandling” (LOU). Förenklad upphandling kan ske upp till 1 806 427 kr för varor och tjänster, samt 45 256 666 kr för byggentreprenader. Gränsen för direktupphandling är 505 800 kr.1  Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska den utförande parten ha tecknat svenskt kollektivavtal för de anställda eller så kallade hängavtal till svenska kollektivavtal.  Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska meddelarfrihet gälla för entreprenörens eller underentreprenörens personal.  Våra leverantörer skall beskatta vinsten där den uppstår. Leverantörerna får inte ha någon koppling till det vi i dagligt tal kallar ”skatteparadis”.  Kalmar kommun strävar efter att vid större entreprenadupphandlingar tillse att sociala hänsyn tas, så att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning med ordinarie arbetsuppgifter.  Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funktionsupphandling, innovationsupphandling, livscykelperspektiv, eller liknande metoder, för att genom kommunens upphandlingar främja hållbar tillväxt.  Vid upphandling ska det etiska och ekologiska sortimentet kontinuerligt utökas. Allt kaffe och te som avropas för kommunens verksamhet skall vara producerat enligt principer för rättvishandel. Bananer skall vara etiskt och/eller ekologiskt odlade.  Vid upphandling av livsmedel ska krav ingå på att kött och ägg har producerats med en djurskyddsnivå som motsvarar de svenska kraven, liksom att de inte kommer från djur som behandlats med hormoner eller antibiotika i tillväxtfrämjande syfte och att de är garanterat fria från salmonella. Genom krav på tydliga innehållsdeklarationer ska genmodifierade livsmedel undvikas.  Kalmar kommun skall aktivt verka för att upphandlingar till miljöer där barn och unga vistas sker med respekt för kortsiktig och långsiktig hälsa.  Upphandling ska ske enligt Kalmar kommuns övergripande miljöpolicy och enligt Upphandlingsmyndighetens förslag på miljökrav. Syftet är att verka för en långsiktig hållbar utveckling genom att så långt som möjligt välja varor och tjänster som är miljöanpassade, både vad avser yttre miljön och arbetsmiljön samt att verka för ett ur miljösynpunkt optimerat distributionssätt samt återhållsamhet med resurser.  Vid upphandling av fordon ska bästa miljöbränsle, företrädesvis biogas och el väljas. Om verksamheten väljer fordon med annat drivmedel ska anledningen till avvikelsen motiveras.  Leverantör/entreprenör skall följa den av kommunen beslutade uppförandekoden. Ändringar 2015-11-12: I andra stycket ändras ”Kalmar kommun har förbundit sig att följa” till ”Kalmar kommun följer”. I tredje stycket från slutet ändras ”Miljöstyrningsrådet” till ”Upphandlingsmyndigheten”. 1

Observera att värdena som avses i denna text är de värden som beslutades 2014 vilka kontinuerligt ändras av riksdagen.