Varför en gemensam IT-plattform?

Samverkan och utveckling i Svenska kyrkan Gemensam IT-plattform Gemensam telefoniplattform Administrativa system

Bakgrund Kyrka och stat gick skilda vägar och vi fick nya gemensamma administrativa system

Kyrkobokföringssystem

Utjämningssystem

Gemensamt datanät

svenskakyrkan.se

E-post Ms Exchange

Avgiftssystem H-bok

Organisationsregister Statistikdatabas / budgetsimulering Kyrkkontot System kyrkoantikvarisk ersättning

Val-/mandatsystem

Kbok 2003 Utbildningsportal Pensionssystem

Kollekt- o betalsystem

E-post i mobilen Kyrkobyggnadsregister Nilex helpdesksystem

Exchangebrygga till bokningssystem

Clearing av kyrkliga handlingar

Gemensamt intranät Integration lokala ekonomisystem till

KOB

Nuläge • Kyrkomötets framsynthet föder möjligheter och förlöser processer

• Stiften driver på för fortsatt administrativ samverkan och gemensamma lösningar

Riktat församlingsbidrag (RFb)

Möjliggör IT-satsningar • • • •

100 mnkr per år 2011 och 2012 Ökad samverkan mellan församlingar Bestående förändringar ska uppnås Effektivisering i verksamheten

• Samtliga stift satsar på IT-plattform!

Gemensam IT-plattform! Flyttar resurser till kyrkans grundläggande uppgift • En mer integrerad kyrka • Bättre arbetsmiljö

Varför en gemensam IT-plattform?

Flytta resurser till kyrkans grundläggande uppgift! Personella och ekonomiska resurser frigörs för kärnverksamhet

Varför en gemensam IT-plattform?

En mer integrerad kyrka Ökad samverkan med gemensamma lösningar Samverkan skapar samhörighet

Varför en gemensam IT-plattform?

Bättre arbetsmiljö • Kvalitetssäkrade system för alla • Gemensamma system – större samlad kompetens • Tillgång till support centralt

• Kollegial support

Tillgång till informationen • • • • •

Från min arbetsplats Från min mobiltelefon Från min hemdator Från min surfplatta Från min Mac

Hans Eskemyr

15

Nationell nivå

Stiftet

Centralt införandeteam

Lokalt införandeteam

Din enhet

Införanden sker i samverkan mellan kyrkans enheter och externa IT-resurser

Nu är tåget i rullning Gäller att inte tappa farten • • • •

Förväntningarna är skyhöga! Många vill ansluta sig till GIP och GTP Intresse för gemensamma lösningar RFb ger kraft och möjlighet till förändring Ekonomi och demografi påverkar – Svenska kyrkan behöver ställa om

Översyn administrativa system

Intresset är stort, och behovet • 788 ekonomiska enheter – många lösningar • GIP som gemensam infrastruktur i Svenska kyrkan • Intresse för gemensamma lösningar ökar mycket snabbt

• Störst intresse för samordnade lösningar inom ekonomi- och löneområdet • Stiften betonar vikten av samverkanslösningar

• Samma process inom andra organisationer

Närhet och samverkan Strukturutredningen påverkar

Exempel på administrativ samverkan

Evangelisk lutherska kyrkan i Finland •

Central bokföring och löneräkning

•

Servicecenter för församlingarnas, stiftens och kyrkans centralfonds bokföring och löneräkning

•

Enheters beslutanderätt över sin ekonomi kvarstår

•

En del av kyrkostyrelsens organisation men samtidigt självständig.

Etapper, delprojekt och pilotprojekt i stiften Ekonomi- och lönesystem 1 juli 2013 Övriga moduler i administrativa system 1 juli 2014 Delprojekt • Ekonomiska förutsättningar och personella resurser • Arbetssätt och processer • IT-verktyg, systemmiljö och stödsystem

Utvecklings- och pilotprojekt i stift • Luleå, Stockholm, Skara Anknutna projekt • Diarium, arkiv och dokumenthantering • Fastighets- och byggnadsfrågor • Gemensamma lösningar inom egendomsförvaltningen

Vad händer nu? Projektbeskrivning och förslag till budget

Beslut om projekt

Kommunikationsplan

Projektorganisationen Projektet startat

Samråd och planering med stiften om information och dialog i stiften

Studiebesök – andras lösningar och erfarenheter

Utvecklings- och pilotprojekt pågår eller förbereds

Delprojekten pågår

Ekonomisystem • • •

Modulerna är Redovisning, kund och leverantörsreskontra, anläggningsregister, budgetmodul, rapportverktyg, EFH Leverantörer idag Visma, Eniac, Agrando, Soft-IT, SPCS, Agresso m.fl. Krav Kunna hantera elektronisk faktura och fakturascanning Särredovisning Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (attest, rapport, budget) Notifiering av faktura via E-post Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt kyrkspecifika krav (mallar, verksamhetsindelning, statistik) SIE4-format stöds

Lönesystem • •

•

Modulerna är Lön, tidsredovisning och reseräkning samt PA som option Leverantörer idag Hogia, Eniac, Soft-One, Visma, Aditro, Agrando, Soft-IT, SPCS, Agda, Flex, Tidomat mfl Krav Särredovisning, projektredovisning Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (tidsredovisning, attest) Notifiering via E-post Ledighetshantering Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt (Lönestatistik, pensionskassan, tjänstepensioner, försäkringskassan m.m.) Kyrkspecifika krav (mallar, verksamhetsindelning, statistik, lönarter, avtal, avvikelserapportering, årsarbetstid, arbetsschemaplanering m.m.) Digitala lönespecifikationer Arvodeshanteringsrutiner Automatisk kryptering av lönefiler

Bokning • • •

Modulen är Bokning Leverantörer idag Agrando, Eniac, Sofit-IT, Innovator Krav Resursplanering (personer, lokaler, utrustning, förtäring) Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (webbokning, internetbokning, bokningsförfrågan, översikt tillgänglighet lokal el. person) Notifiering via E-post om arbetsorder samt till externa personer med information om… (Bokningsbekräftelse, deltagarlista m.m.) Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt (KNavet, Kbok, Ekonomi/clearing (fakturaunderlag), Exchange, styr och regler, kyrksam, org.reg, post nr m.m. www.svenskakyrkan.se, ) Underlag för annonsering/predikoturer Kyrkostatistik

Grav och karta • • •

Modulerna är Grav, kremationsjournal, karta Leverantörer idag Agrando, Eniac, Softt-IT, Sweco Krav Kunna hantera Gravplatser, Gravsatta, Kontakter, Fakturering, Arbetsorder/Arbetsunderlag, Artikelregister Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (”Publicera gravsatta”) Hantera prenumerationsförfarandet gällande gravvård Notifiering via E-post om arbetsorder Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt (Myndigheter, KNavet, Ekonomi/clearing (fakturaunderlag), org.reg, post nr m.m.) Gravstatistik Digital arkivsäkring Karta ska vara GIS-baserat ”ArbetsordersAPP”

Systemkarta Budget

EFH webbattest

Rapport

Self-service

Redovisning

Kund reskontra

Leverantör reskontra

PA

Integra-

Anläggnings register

tionsmotor

Lön

Elektronisk faktura

Bokning

Grav Karta

Kalender

Gudstjänst planering

Gemensam Faktura scanning

Verksamhetsregister

Fastighets system

Dokumenthantering Diarie/Arkiv

Samråd och samverkan • Referensgruppen för administrativ samverkan • Dialog med stiften • Resurser i projektet

Samverkan och gemensamma lösningar • Sparar pengar och skapar mer tid till kärnverksamhet • Samverkan ger vilja till samordning och skapar samhörighet

Policy för Svenska kyrkans gemensamma telefoniplattform Denna policy omfattar fast telefoni, mobiltelefoni och i tillämpliga delar sk surfplattor

Fastställd av Svenska kyrkans IT-ledning Denna policy är bindande för användning vid Svenska kyrkans nationella nivå samt finns som rekommendation till övriga enheter i Svenska kyrkan.

Syfte • Att skapa en hög tillgänglighet och bra servicegrad gentemot Svenska kyrkans intressenter, samt en bra funktion för den anställde. Mål • Vår omvärld, medlemmar, anställda, leverantörer, allmänheten ställer höga krav på Svenska kyrkans service och tillgänglighet. Målet är därmed att våra anställda med sin telefoni skall kunna vara så tillgängliga som möjligt och ge så bra service man kan. Telefonipolicyn utgör riktlinjer för organisationens användande av telefoni. Därmed skall telepolicyn syfta till att höja, säkra och ständigt förbättra Svenska kyrkans tillgänglighet.

Ansvar • Enskilda medarbetare ansvarar för sin egen telefonidisciplin i enlighet med policyns riktlinjer. • Chefer/ arbetsledare ansvarar för att avdelningens organisation avseende telefoni är ändamålsenlig. Man är också ansvarig att följa upp sin telefoni. Arbetsledare skall informera sin personal om vikten av en god servicenivå och att de anställda strävar efter detta. Enheten förbinder sig att se till att när personalen inte kan besvara samtal, ska de hänvisa sig på något av de sätt som erbjuds i systemet. • Svenska kyrkans IT-ledning står som utfärdare av och är ytterst ansvarig för denna telefonipolicy, samt skall se till att den revideras i takt med utvecklingen.

• Dokumentet

Ansvar • I det lokala LAN/WAN får användaren mkt stöd när det gäller administration,säkerhet mm • I en mobiltelefon/smartphone är jag som användare både systemadministratör och säkerhetsansvarig.

Håll koll på farliga appar • Det har blivit allt vanligare med virusattacker mot smartphones visar en rapport från säkerhetsföretaget Symantec

Exempel • Falling Down , Super Guitar Solo, Super History Eraser , Photo Editor , Super Ringtone Maker , Super Sex Positions , Hot Sexy Videos , Chess , Hilton Sex Sound , Screaming Sexy Japanese Girls, Falling Ball Dodge , Scientific Calculator, Dice Roller , Advanced Currency Converter, App Uninstaller, Funny Paint , Spider Man

Exempel • Men hur är det dom där apparna som ”alla” använder…. • Facebook, google maps mm

”Tillgänglighet, vårt gemensamma ansvar” http://internwww.svenskakyrkan.s e/default.aspx?id=748099

sammanfattning • • • • •

Utbyggnad på driftsidan Utbyggnad på införandekapacitet Kvalitétsarbete – undvika onödig växtvärk Gip Gtp – Dörröppnare för samverkan

• Gas – Projekt – Våra leverantörer – Integrationsprojektet – resan

• Teknet/utbildarträffarna . Samarrangemang m KOM • Samverkan, öppenhet är nyckeln • Telia o vitryssland