Función de control en la Administración

Informe

Asignatura: Administración general. Docente: Integrantes:

Curso: Fecha:

11-12-2012

INDICE

1.- La función del control en la administración 1.1.- El proceso de control básico 1.2.- Establecimiento de estándares 1.3.- Medición o evaluación del desempeño 1.4.- Evaluación de resultados

2.- Alcance del control en la organización 2.1.- Control estratégico 2.2.- Control táctico 2.3.- Control operacional

3.- Factores de eficacia del control

la función del control en la administración:

por si misma la palabra control parece negativa. Significa restricciones, limitantes o revisiones. Ello denota claramente una libertad restringida para la acción, idea que muchas personas en especial ciertas culturas, consideran desagradable. Es cierto que dentro del contexto de las organizaciones el control implica la regulación de actividades y conductas. Controla en el contexto organizacional, significa ajustarse o estar en conformidad con las especificaciones o los objetivos. Entonces, en ese sentido, las responsabilidades que tienen los administradores en cuanto al control buscaran restringir la libertad de alguien. Un administrador no puede controlar sin aplicar restricciones, sin embargo ya sea esto bueno o malo para el individuo o grupo a los que se controla, el individuo que determina la cantidad y el tipo de control, o la organización en su conjunto depende de las consecuencias del control, cuyas perspectivas están en consideración. Es inevitable que en las organizaciones haya cierto grado de control. La esencia de las organizaciones consiste en que los individuos renuncian a su independencia absoluta, de manera que sea posible alcanzar metas y objetivos comunes. Como menciono un experto en organizaciones, una función importante del control es establecer la coordinación el orden de los intereses de diversos y de las conductas potencialmente diversas de los miembros.

El proceso de control básico: ¿¿ colo busca una def de control general.

Establecimiento de estándares: dentro del plan estratégico general de la organización, los administradores definen las metas de los departamentos organizacionales en términos específicos y operacionales los cuales incluyen un estándar de desempeño contra el cual se debe comparar las actividades. Un estándar del desempeño podría incluir la reducción de la tasa de rechazos de 15 a ter por ciento, incrementar el rendimiento sobre la inversión a siete por ciento, o, reducir el número de accidentes a uno por cada 100000hrs de mano de obra. Los administradores deben evaluar cuidadosa mente lo que habrán de medir y como lo van a definir. Especialmente cuando la organización ha de recompensar a los empleados por el logro de estándares, estos deben reflejar las actividades que contribuyan a la estrategia general de la organización de una manera significativa. Los trabajadores se deben definir de una manera clara y precisa de tal modo que los administradores y los trabajadores puedan determinar si las actividades están de acuerdo con las metas.

Medición o evaluación del desempeño: la mayoría de las organizaciones preparan reportes formales con mediciones cuantitativas del desempeño que los administradores revisan diariamente, semanal mente, o mensualmente. Estas mediciones se deben relacionar con los estándares establecidos en el primer paso del proceso del control. Por ejemplo: si el crecimiento en ventas es una meta, la organización debe tener un medio de captar y de reportar los datos de ventas. Si la organización ha identificado mediciones apropiadas, una revisión regular de estos reportes debe ayudar a los administradores a enterarse si se hacen las cosas correctas. En la mayoría de las compañías los administradores los administradores no se basan exclusivamente en las medidas cuantitativas. Recorren toda la organización para ver cómo van las cosas, especialmente las metas, como el re incremento en la participación de los empleados y en su aprendizaje. Tienen que observar si los empleados participan en la toma de decisiones y cuentas con la oportunidad de aportar y compartir sus conocimientos.

Evaluación de resultados: En el proceso de control es comparar las actividades reales con los estándares de desempeño. Cuando los administradores leen reportes preparado por computadoras o caminan a través de la planta, ellos identifican si el desempeño real satisface, excede o es inferior a los estándares. General mente, los reportes del desempeño simplifican las comparaciones al colocar los estándares del desempeño para el periodo de información a un lado del desempeño real en el mismo periodo y calcular las variaciones; es decir la diferencia entre cada cantidad real y estándar asociado. Para corregir los problemas que requieren de más atención los administradores centran la atención en las variaciones. Cuando el desempeño se desvía de un estándar, los administradores deben interpretarlo, se espera que escarben por debajo de la superficie, y encuentren la causa del problema, si la meta de ventas es incrementar el número de llamadas de ventas en 10 por ciento, y si un vendedor logra u incremento de 8 por ciento, ¿en qué punto habrá fallado para lograr su meta? Tal vez varios negocios que anterior mente estaban en su ruta de ventas cerraron sus puertas, o los competidores asignaron vendedores adicionales a su área o necesita capacitación para hacer llamadas, de ventas más eficaces y más amables.

Los administradores deben asumir un enfoque inquisitivo con las desviaciones a fin de comprender los factores que han influido en las personas. Un control administrativo eficaz involucra a un juicio subjetivo y discusiones de los empleados, así como un análisis de los datos del desempeño. Los administradores también determinan que cambios se deben hacer en caso de que se requiera. En un enfoque tradicional descendente ejercen su autoridad formal para hacer los cambios necesarios. Pueden motivar a los empleados para que trabajen más duro, rediseñan el proceso de producción, o despiden empleados. En contraste, los que usan un enfoque de control participativo colaboran con los empleados para determinar las acciones correctivas necesarias. En algunos casos los administradores pueden tomar una acción correctiva para cambiar las normas de desempeño. Pueden percatarse de que los estándares son demasiado altos, o demasiado bajos, si los departamentos fallan continuamente al tratar de satisfacer o exceder los estándares. Si los factores de contingencia que influyen en el desempeño organizacional cambian, los estándares de desempeño pueden necesitar ser modificados para hacerlos realistas y brindar una motivación continua a los empleados. Los administradores pueden proporcionar un reforzamiento positivo cuando el desempeño excede o satisface las metas. Pueden recompensar a un departamento que haya excedido sus metas planeadas, o felicitar a los empleados por un trabajo bien hecho. No deben ignorar a los departamentos con un alto desempeño, a expensas de tomar la acción correctiva en alguna otra parte.

Alcance del control en la organización: A un cuando las cuatro etapas del proceso de control sean similares donde sea que ocurran dentro de las organizaciones, el alcance de lo que tiene que controlarse varía significativa mente. Esto a la vez, afecta la forma en que etran en operación las etapas. Un banco ofrece una ilustración sencilla. El gerente de un banco necesita evaluar si tiene un adecuado depósito en relación con los préstamos que no se cubren a tiempo. El alcance es muy amplio por que el resultado de esta evaluación afectaría a toda la organización si la razón fuera demasiado baja, el banco necesitaría reducir su nivel de préstamos o, tratar de o tratar de conseguir mas depósitos. En este caso el alcance del control es estratégico… Por otra parte si el gerente solo tal vez también necesite evaluar la relación de cajeros humanos y cajeros automáticos, en este caso el alcance es mucho menor ya que solo concierne a una pequeña parte de la empresa, por ende este control seria operacional… Estos representan dos de las tres categorías principales del alcance del control. En el tercer nivel, a medio camino entre lo estratégico y lo operacional se encuentra una categoría que por lo común se denomina, control táctico. En lo que resta del apartado, estudiaremos los temas relacionados en cada una de esas tres clases de control, clasificados según la amplitud de su alcance. Sin embargo, es útil recordar que no hay fronteras claras que los separen, es frecuente que la diferencias entre el control estratégico y el táctico sean difusas, y por ello no siempre es fácil decidir si el control debería considerarse táctico u operacional. No obstante las tres categorías ayudan a que los gerentes recuerden donde deben centrar su atención.

CONTROL ESTRATÉGICO: Se refiere a la organización como un todo, está ligado a la misión de la organización, y a los planes básicos para alcanzarla. Así el control estratégico se centra en la forma en que la organización como un todo se ajusta a su ambiente externo, y logra sus objetivos y metas de largo alcance. Los sistemas de control estratégico, conde existen, están diseñados para determinar lo bien que se alcanzan dichos objetivos y metas. Un reto particular de la formulación de controles estratégicos, es el hecho de que las metas estratégicas son amplias, y en especial de largo plazo. Esto significa que dichas metas por lo común sean más abstractas que aquellas para unidades particulares, en consecuencia, establecer estándares estratégicos y medir el desempeño, es parte de un control estratégico…

CONTROL TÁCTICO: El control táctico se centra en implementación de la estrategia. Por lo que se puede describir que este nivel cubre los arreglos fundamentales del control de la organización, aquello con lo que sus miembros tienen que vivir día tras día. El control táctico forma el corazón y podría decirse, el alma del conjunto total de controles de una organización. Se subdivide, los cinco tipos más importantes de control táctico, son: - El control financiero: El punto importante aquí, respecto de las diferentes razones financieras, no son los pasos detallados que se necesitan para calcularlas. En vez de ello es que una vez calculadas se utilizan para comparar una organización o una unidad, con otra. Entonces es la naturaleza comparativa de las razones lo que da a los administradores la información necesaria para emprender acciones durante el control. Los números que se utilizan para calcular una razón, como la rotación del inventario por ejemplo, mostraran si la razón es relativamente desfavorable, y si es así, el análisis de los dos componentes que

intervienen en la razón también indicará si el problema paree estar en la cantidad de ventas (demasiado bajas) o en la cantidad de inventario (demasiado alta), o en ambas. En otras palabras las razones financieras constituyen una herramienta de diagnóstico muy útil para que los administradores de terminen donde hay que ejecutar acciones de control para mejorar las situaciones. - Presupuestos: En una organización crea presupuesto para cada división, sin importar que tan pequeña sea esta, en tanto este a cargo de un proyecto o programa. Unidad organizacional bajo la supervisión de una sola persona, en un centro de responsabilidad, quien es responsable de su actividad. Y sus departamentos y divisiones son… Presupuesto de gastos; presupuesto que describe los gastos estimados y los gastos reales de un centro de responsabilidad. Presupuesto de ingresos; presupuesto que identifica los ingresos estimados y los ingresos reales de la organización. Presupuesto de efectivo; presupuesto que estima y reporta los flujos de efectivo sobre una base diaria, o semanal para asegurar que la compañía tenga suficientes fondos en efectivo para cumplir con sus obligaciones. Presupuesto de capital; presupuesto que planea y reporta las inversiones que se han realizado en archivos mayores sujetos a depreciación a lo largo del tiempo. Preparación de presupuestos descendente; proceso de elaboración de presupuestos en el cual los administradores de nivel alto y medio fijan metas presupuestales para los departamentos de acuerdo con los ingresos y los gastos generales especificados por la alta dirección. Preparación de presupuestos ascendente; proceso de preparación de presupuestos en el cual los administradores de nivel medio y más bajo, presupuestan las necesidades de recursos de sus departamentos y las transmiten a la alta dirección para su elaboración.

- Estructura de supervisión: podemos dividirlo en dos: Control burocrático; uso de reglas políticas, jerarquías de autoridad, sistema de recompensa y otros mecanismos formales, para influir en el comportamiento de los empleados para evaluar su desempeño.

Control descentralizado; se basa en los valores culturales, en las tradiciones, en las ciencias compartidas y en la confianza para motivar el cumplimiento de las metas organizacionales. - Políticas y normas estandarizadas: estas políticas y o normas son la base de una organización, ya que determinan sus metas de largo y corto plazo, así como el control de la calidad de sus productos, o el desempeño real. - Procedimientos de recursos humanos: las políticas y procedimientos de recursos humanos son el cuarto típico control táctico que afecta a todos quienes trabajan en una organización. Es importante destacar sobre ellos es que brindan cierto número de oportunidades diferentes para el control. - los procedimientos de selección especifican el rango de aptitudes que se llevara a la organización. - la capacitación mejora las aptitudes y eleva el desempeño para cumplir con los estándares. - los métodos de evaluación y premiación refuerzan el comportamiento esperado y desalienta niveles indeseables de desempeño. -la remuneración se utiliza para motivar a los empleados e incrementa sus esfuerzos en direcciones particulares

CONTROL OPERACIONAL: El control en el nivel operacional, o simplemente control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel de ejecución de las operaciones. Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. En este sentido, el control operacional se refiere a los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones. Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento. También es el subsistema de control más orientado hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día, en términos de las tareas realizadas. En resumen, el control operacional es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la organización empresarial; su contenido es especifico y está orientado a cada tarea u operación y se dirige al corto plazo ya la acción correctiva inmediata. Mientras que el nivel institucional establece los objetivos y el nivel intermedio elabora los planes y los medios de control en términos de departamento, el nivel operacional traza los planes y los medios de control en términos específicos en relación con cada tarea u operación, tomada de manera aislada. FASES DEL CONTROL OPERACIONAL Al igual que ocurre con el control estratégico y con el control táctico, el control operacional es un proceso compuesto de cuatro etapas. Estas son: 1. Establecimiento de patrones 2. Evaluación del desempeño 3. Comparación del desempeño con el patrón 4. Acción correctiva

Conclusión: Control operacional: Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa.

ADMINISTRACIÓN TEMA: SISTEMAS DE CONTROL EFICAZ : • 1. SISTEMAS DE CONTROL EFICAZUn sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para satisfacer los requisitos para cada función del controlUn sistema de control eficaz en una empresa garantiza que las actividades se llevarán a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organización. • 2. Según William G. Ouichi considera que existen tres aproximaciones diferentes para el diseño de sistemas de control que tienen que ver con la estructura organizacional. Estos tres diferentes sistemas de control son:CONTROL BUROCRÁTICOCONTROL DEL CLANCONTROL DEL MERCADO • 3. CONTROL DE MERCADOSe hace énfasis en factores externos al mercado como precio, competencia, participación.CONTROL BUROCRÁTICOPone énfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas, procedimientos y políticas. • 4. CONTROL DEL CLANPone en énfasis los rituales, compromisos y normas adquiridos con el trabajo en equipo, es decir depende de los equipos y grupos que se formen en la organización. • 8. Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a la gerencia a no actuar cuando debería hacerlo o a reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporcionar datos válidos. Oportunidad: Los controles deberían llamar la atención de los gerentes en forma oportuna cuando se producen variaciones, a fin de prevenir efectos graves en perjuicios del rendimiento de una unidad.

• 12. DISFUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS DE CONTROL EFICAZ Los controles pueden volverse disfuncionales cuando provocan que el comportamiento se desvié de las metas de la organización. Esto puede producirse como resultado de la inflexibilidad o de estándares no razonables. Además, cuando las recompensas están en juego, es probable que los individuos manipulen los datos a fin de que su rendimiento sea percibido positivamente.

• 14. CONCLUSIONESLos Sistemas de Control Ayudan a corregir errores y garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Todos los administradores Hábiles desean disponer de un sistema de control adecuado y eficaz que les permita cerciorarse de que las cosas se hagan conforme a lo planeado. • 15. Los Sistemas de Control Eficaz requieren de un diseño especial. Si en verdad se pretende que los controles funcionen, se les debe crear a la medida y en pocas palabras deben responder con toda exactitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual con todo lo que implica su personalidad y las necesidades de eficiencia y eficacia.De acuerdo a lo expuesto hoy día comentaremos que los Sistemas de Control su proceso básico son establecer normas, medir el desempeño y corregir las variantes de las normas y planes.

Cuestionario el control en la administración 1.-defina control de operación: Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. 2.-¿a qué se refiere el control de operación? se refiere a los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones dentro de una organización. 3.-nombre las fases del control de operación: 1. Establecimiento de patrones 2. Evaluación del desempeño 3. Comparación del desempeño con el patrón 4. Acción correctiva 4.- ¿a qué se refiere control de eficacia? Sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Un sistema de control eficaz en una empresa garantiza que las actividades se llevarán a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organización. 5.- defina control estratégico: Forma de evaluación y regulación de la organización como un todo se ajusta a su ambiente externo y logra sus objetivos y metas de largo alcance. 6.- defina control táctico: Evaluación y regulación de las funciones cotidianas de la organización y sus principales unidades en cuanto a la implementación de su estrategia 7.- la sub división del control táctico: - El control financiero - Control de Presupuestos - Estructura de supervisión: - Políticas y normas estandarizadas: - Procedimientos de recursos humanos:

8.- Defina una sub división de control táctico: Políticas y normas estandarizadas; estas políticas y o normas son la base de una organización, ya que determinan sus metas de largo y corto plazo, así como el control de la calidad de sus productos, o el desempeño real.