UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CAMPUS IV

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CAMPUS IV ASIGNATURA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD V: EVALUACION

TAPACHULA CHIAPAS, A 29 DE MARZO DEL2011

INDICE

UNIDAD V: EVALUACION 5. 1. ANALISIS Y EVALUCION DE LA INFORMACION CAPTADA. Terminada toda la investigación de la información, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden: 1.- Concentración de los datos obtenidos. 2.- Clasificación de los datos. 3.- Evaluación de los resultados. 4.- Determinación de la solución. 1.- Concentración de los datos obtenidos en la investigación. El auditor procederá a una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionados, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.

2.- Clasificación de los datos obtenidos. La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de los resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos, de tal manera que le sirvan de guía para formular sus condiciones. 3.- Evaluación de resultados. Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados.

EVALUACION CUANTITATIVA 1.-PONDERACION DE FUNCIONES. Uno de los pasos mas importantes de la evaluación es la ponderación de funciones esto es, la designación que se hace a cada una de ellas de un valor que técnicamente se conoce como peso a fin de conocer su importancia relativa en la influencia en la eficiencia de la empresa.

EVALUACIÓN CUANTITATIVA No todas las funciones tienen la misma importancia dentro de las distintas empresas. La ponderación de funciones establece la relación existente y la importancia de cada una de ellas.

Entendemos como peso la importancia que tiene una función con las demás de las empresas, expresada en porcentaje.

EVALUACIÓN CUANTITATIVA

Para expresar numéricamente la importancia relativa o peso, se considera como si las funciones de la empresa tuvieran juntos un valor de 100, a fin de asignar a cada una, cierto numero de las unidades que forman este total.

A continuación presentamos un ejemplo de ponderación de las funciones propuestas a esta seis haciendo la aclaración de que los pesos y posteriormente los puntos utilizados en los ejemplos, son números arbitrarios, que de ninguna manera se ajusta a la realidad de una empresa.

*Finanzas *Personal *Producción *Ventas

25% 15% 20% 40%

2.-FACTORES A EVALUAR

Dentro de cada función habrá diversos factores a evaluar, y para su determinación habrá que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada empresa. Así encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser preponderante en otra.

Los factores a evaluar que proponemos, consideremos que pueden servir a todas las empresas y son las siguientes: *Adecuación de los objetivos y políticas. *Grado de cumplimiento de objetivos y políticas. *Grado de incumplimiento con la estructura orgánica. *Adecuación con los estándares de operación. *Grado de cumplimiento con lo estándares de operación. *Eficiencia del personal. *Adecuación de recursos materiales y financieros.

3.-DETERMINACION DE PUNTOS ENTRE LOS FACTORES Los pesos señalados para las funciones podrían servir directamente para medir la eficiencia de cada una de ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al juicio de los auditores y mas flexibilidad a la autoridad proponemos el uso de puntos. Un punto es una unidad sin valor de absoluto y arbitrariamente elegido que sirve para medir con mayor precisión la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las funciones de la empresa.

El numero de puntos que se asignan a cada factor a evaluar y el que corresponda a cada función, varían de una empresa a otra ya que estas influyen en diferente forma en cada empresa en particular. Utilizando el mismo ejemplo planteado en esta unidad vamos a determinar(en la misma forma arbitraria) los puntos a repartir entre los factores a evaluar de cada una de las funciones propuestas. *Finanzas 25% de importancia relativa dentro de la eficiencia total de la empresa. Le corresponde 250 puntos (25*10). *Personal 15% de importancia relativa, 150 puntos (15*10) *Producción 20% 200 puntos (20*10) *Ventas 40% 400 puntos (40*10)

DISTRIBUCIÓN DE PUNTOS ENTRE FACTORES A EVALUAR FINANZAS

PERSONAL

PRODUCCION

VENTAS

Adecuacion de los obj. y polit.

50

25

40

60

Grado de cumplimiento de obj. y polit.

50

25

40

60

Adecuac. De la estruct organica.

10

10

20

40

Grado de cumplim. De la estruc. organica

20

10

20

40

Adecuac. De estandares de operac.

30

20

15

50

Grado de cumplim. De los estand. De operación.

30

10

15

50

Eficiencia de recursos mater y fianancieros.

20

30

20

60

Adecuac. De recursos mater y financieros.

40

20

30

40

total

250

150

200

400

4.-DETERMINACION DE GRADOS

Los factores a evaluar propuestas anteriormente corresponden a los elementos o aspectos cualitativos y su representación numérica variara de acuerdo a una escala de valores cuya validez ira de acuerdo con la investigación realizadas y el criterio utilizado y la determinación de grados.

Llamaremos a cada uno de los números convencionales respectivos de una escala de valores: Se puede aceptar que ciertos grados corresponden a un estado de deficiencia y que los grados superiores corresponden a la elevada eficiencia o excelencia de la actividad.

Con el objeto de facilitar la elaboración mecánica de los datos de la auditoria proponemos la siguiente escala. APRECIACION

GRADOS

CUMPLIMIENTO

EXCELENTE

5

90 A 100%

MUY BIEM

4

80 A 89%

BIEM

3

60 A 69%

REGULAR

2

40 A 59%

MAL

1

20 A 39%

MUY MAL

0

0 A 19%

El valor uno nos servirá para ponderar los puntos asignados a cada factor, según su realización sea mas o menos mal, o mas o menos buena.

Como se puede observar en el siguiente ejemplo la calificación o evaluación consiste en multiplicar el numero de puntos de cada factor por el valor del grado en que quede comprendido, según grado de eficiencia determinado con base a las técnicas de investigación usuales. La determinación del total de los puntos que ha de corresponder a cada función será la suma de los puntos de sus factores. La calificación general de la función se localizara en las siguientes escalas, según al valor que mas se acerque.

FINANZAS

PERSONAL

EXCELENTE

250*5

1250

EXCELENTE

150*5

750

MUY BIEM

250*4

1000

MUY BIEM

150*4

600

BIEM

250*3

750

BUENO

150*3

450

REGULAR

250*2

500

REGULAR

150*2

300

MAL

250*1

250

MAL

150*1

150

MUY MAL

250*0

0

MUY MAL

150*0

0

FINANZAS

PERSONAL

EXCELENTE

200*5

1000

EXCELENTE

400*5

2000

MUY BIEM

200*4

800

MUY BIEM

400*4

1600

BIEM

200*3

600

BUENO

400*3

1200

REGULAR

200*2

400

REGULAR

400*2

800

MAL

200*1

200

MAL

400*1

400

MUY MAL

200*0

0

MUY MAL

400*0

0

Como podemos observar, 500 puntos es la máxima puntuación que puede obtener la empresa de nuestro ejemplo, los cuales quedaran distribuidos de la siguiente manera:

EXCELENT E X5

MUY BIEN X4

BIEN X3

REGULAR X2

MAL X1

MUY MAL X0

250

200

150

100

50

0

250

200

150

100

50

0

50

40

30

20

10

0

4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

100

80

60

40

20

0

5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

150

120

90

60

30

0

6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

150

120

90

60

30

0

7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

100

80

60

40

20

0

8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS.

200

150

120

80

40

0

1250

990

750

500

250

0

FINANZAS 1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y POLITICAS. 2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y POLITICAS

3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

TOTAL

EXCELENTE X5

MUY BIEN X4

BIEN X3

REGULAR X2

MAL X1

MUY MAL X0

125

100

75

50

25

0

2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y POLITICAS

125

100

75

50

25

0

3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

50

40

30

20

10

0

4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

50

40

30

20

10

0

100

80

60

40

20

0

6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

50

40

30

20

10

0

7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

150

120

90

60

30

0

8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS.

100

80

60

40

20

0

750

600

450

300

150

0

PERSONAL

1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y POLITICAS.

5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

TOTAL

EXCELENT E X5

MUY BIEN X4

BIEN X3

REGULAR X2

MAL X1

MUY MAL X0

200

160

120

80

40

0

2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y POLITICAS

200

160

120

80

40

0

3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

100

80

60

40

20

0

4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

100

80

60

40

20

0

5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

75

60

45

30

15

0

6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

75

60

45

30

15

0

7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

100

80

60

40

20

0

8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS.

150

120

90

60

30

0

1000

800

600

400

200

0

PRODUCCION

1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y POLITICAS.

TOTAL

EXCELENT MUY BIEN E X5 X4

VENTAS 1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y POLITICAS.

BIEN X3

REGULAR X2

MAL X1

MUY MAL X0

300

240

180

120

60

0

2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y POLITICAS

300

240

180

120

60

0

3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

200

160

120

80

40

0

4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

200

160

120

80

40

0

5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

250

200

150

100

50

0

6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE OPERACIÓN.

250

200

150

100

50

0

7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

300

240

180

120

60

0

8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS.

200

160

120

80

40

0

2000

1600

1200

800

400

0

TOTAL

finanzas personal producción ventas

1250 750 1000 2000 5000

Por lo que podemos afirmar que las siguientes puntuaciones corresponden a las siguientes calificaciones, expresadas como un tanto por ciento de eficiencia.

5000 puntos corresponden a un grado “excelente” de 90 a 100 % 4000 puntos corresponden a un grado “muy bien” de 80 a 89 % 3000 puntos corresponden a un grado “bien” de 60 a 79 % 2000 puntos corresponden a un grado “regular” de 40 a 59 % 1000 puntos corresponden a un grado “mal” de 20 a 39 % puntos corresponden a un grado “muy mal” de 0 a 10 %

como objeto contar los lineamientos que orienten y uniformen el método a seguir durante la evaluación de los resultados obtenidos en la práctica de la auditoria.

se puede contar con la determinación anticipada de criterios, que permitirán evaluar las auditorias practicadas y obtener un resumen particular por cada unidad o área que forman un organismo social • mediante el empleo de la tabla de puntuación que comprende, en su totalidad, las cifras de los diferentes elementos que evalúan la auditoria administrativa.

CRITERIOS PARA SU APLICACIÓN.

ORGANIZACION

•Planes de trabajo. •Objetivos. •Políticas.

PLANEACION

•Sistemas y procedimientos administrativos. •Manual de operación. •Medición de resultados.

P.A CONTROL

•Estructura orgánica y funcional. •Manual de organización. •Aprovechamientos de recursos humanos.

DIRECCION

•Delegación. •Comunicación. •Supervisión.

Planes de trabajo

Carencia de planes de trabajo.“ disposición ordenada del trabajo,

disposición ordenada del trabajo,

Planes de trabajo elementales Planes de trabajo adecuados Planes de trabajo adecuados excelentes

Existencia de objetivos superiores

Existencia de objetivos adecuados

objetivos Carencia de objetivos

Existencia de objetivos deficientes elementales

Existencia de objetivos deficientes

políticas

Carencia de políticas.

Existencia de políticas necesarias

Existencia de políticas mínimas

Existencia de políticas adecuadas

Existencia de políticas excelentes

ORGANIZACION

Carencia de estructura orgánica y funcional

Estructura orgánica y funcional excelente.

Estructura orgánica y funcional deficiente:

Estructura orgánica y funcional elemental:

Estructura orgánica y funcional adecuada

Manual de organización

Carencia de manual de organización.

Existencia de manual de organización deficiente

Existencia de manual de organización elemental

Existencia de manual de organización adecuado Existencia de manual de organización actualizado

Aprovechamiento de recursos humanos

Carencia de técnicas de recursos humanos

Administración de recursos humanos deficientes

Administración de recursos humanos elemental:

Administración de recursos humanos adecuada

Administración de recursos humanos óptima:

Delegación óptima

Carencia de delegación

Delegación deficiente

DIRECCION Delegación

Delegación adecuada

Delegación elemental

ELEMENTO III. DIRECCION Subelemento: 3.2 Comunicación. En este subelemento se evalúa la efectividad de los medios formales de la comunicación de la unidad, así como la habilidad para comunicarse con el personal a través de la aplicación de los apropiados. Grado

Puntos

Descripción del grado

I

0

II

5

Medios de comunicación deficientes: se considera que la unidad de cuenta medios ocasionales que no cumplen con el propósito para el cual fueron creados o emitidos. La comunicación que se da en la unidad se considera inadecuada, por no estar informados oportunamente de los acontecimientos más sobresalientes.

III

10

Medios de comunicación elementales: se considera que la unidad cuenta con los medios de cierta frecuencia que cumplen, en forma básica, las necesidades de información. La comunicación que se da en la unidad se considera que origina algunos conflictos en el desarrollo del trabajo, por necesitar de mayor información.

IV

15

V

20

Carencia de medios de comunicación: se considera que la unidad no cuenta con los medios que se requiere. La comunicación que se da entre personal es de tipo informal y, por ende, el comentarios o el rumor son los medios más efectivos.

Medios de comunicación adecuados: se considera que la unidad cuenta con medios periódicos que cubren, satisfactoriamente, las necesidades de información. La comunicación que se da en la unidad, informa positivamente a su personal.

Medios de comunicación óptimos: se considera que la unidad cuenta con medios diarios o rutinarios que responden, veraz y oportunamente, con las necesidades de información que se requiera. La comunicación que se da en la unidad u organismo, mantiene informado al personal efectivamente.

ELEMENTO III. DIRECCION Subelementos: 3.3 supervisión Este factor evalúa la capacidad para supervisar que tiene el personal con mando de la unidad u organismo, así como en que medida se organizan y dirigen el trabajo de equipo que se requiere para alcanzar las metas de productividad fijadas. Grado

Puntos

Descripción del grado

I

0

Se considera que la unidad cuenta con supervisión completamente inadecuada. El trabajo de equipo es desorganizado, prevalece la falta de disciplina.

II

5

III

IV

V

Se considera que la unidad cuenta con una efectividad de liderazgo muy irregular; los resultados de equipo de trabajo alcanzan a cubrir los requerimientos mínimos. La actuación y motivación hacia el personal es irregular.

10

Se considera que la unidad ejerce un liderazgo básico, el equipo de trabajo cumple con las metas fijadas, se capacita y orienta al personal.

15

Se considera que la unidad cuenta con personal de supervisión muy efectivo; planean, organizan y controlan el cumplimiento de los resultados esperados por el equipo de trabajo.

20

Se considera que la unidad cuenta con un nivel de supervisión óptimo en el liderazgo, puesto que la dirección y organización de trabajo conduce, siempre, a resultados efectivos.

ELEMENTO IV. CONTROL Subelemento: 4.1 sistemas y procedimientos administrativos. En este subelemento se evaluara la funcionalidad de todos aquellos sistemas y procedimientos que se lleven a cabo en la unidad u organismos, considerando los formatos, lo reportes y, en general, todos los documentos que intervengan en la captura de información. Grado

Puntos

Descripción del grado

I

0

Carencia de sistemas y procedimientos administrativos: se considera que la unidad no cuenta con los formatos necesarios y/o registros de control para el desempeño de sus actividades.

II

5

Sistemas y procedimientos administrativos deficientes: se considera que los sistemas y/o procedimientos de trámite, son inoperantes por no obtener a las necesidades de depuración del organismo o unidad.

10

Sistemas y procedimientos administrativos elementales: se considera que la unidad cuenta con sistemas y procedimientos mínimos que no aseguran la agilización de los trámites.

III

IV

15

V

20

Sistemas y procedimientos administrativos adecuados: se considera que la unidad cuenta con sistemas y procedimientos administrativos bien definidos y claros, que permiten la optimización de las actividades. Sistemas y procedimientos administrativos excelentes: se considera que la unidad cuenta con sistemas y procedimientos administrativos en condiciones de aceptar mecanismos de soporte a la unidad central de proceso, con un máximo de aprovechamiento en la eficiencia del personal.

ELEMENTO IV. CONTROL Subelemento: 4.2 manuales de operación. En este subelemento se evaluara la eficiencia de los manuales de operación que normen las actividades de la unidad u organismo en cuento a procedimiento se refiere. Grado

Punto

Descripción del grado

I

0

Carencia del manual de operación: se considera que la unidad no cuenta con un manual de operación que norme la realización de los procedimientos.

II

5

Manuales de operación deficientes: se considera que la unidad cuenta con manuales de operación no actualizados e inoperantes, que no concuerdan con la situación actual.

III

10

Manuales de operación elementales: se considera que la unidad cuenta con manuales de operación que no contemplan todos los procedimientos, o bien que no los define con claridad.

IV

15

Manuales de operación adecuados: se considera que la unidad cuenta con manuales de operación que establecen los lineamientos de los procedimientos básicos.

V

20

Manuales de operación excelentes: se considera que la unidad cuenta con manuales de operación por cada departamento, que establece los procedimientos de acuerdo a la realidad, y que no es claro y comprensible.

INSTRUCTIVO DE LA HOJA DE EVALUACION

Objetivo: Concentrar los resultados obtenidos de la evaluación de la auditoria practica por unidad u organismo.

Alcance: Todas las unidades que forma un organismo social

Responsable: Subdirector de auditoría.

PROCEDIMIENTO:

Unidad auditada. Se especificara con toda claridad el nombre de la unidad a la cual se le haya practicado la auditoria.

Departamento. Se detallara el nombre del departamento al que corresponda la evaluación. Fecha. Aquí se indicara el día, mes y año de la elaboración de la hoja de evaluación. Elemento. Se anotara el nombre del elemento que corresponda, según la tabla de puntuaciones. Subelemento. Se precisara el del subelemento que corresponda, según la tabla de puntuaciones establecidas. Grado. Aquí se anotara la ponderación del subelemento que se esté evaluando. Puntos. Se le asignara un valor numérico de acuerdo con el resultado que se obtenga de la evaluación. Argumentos para calificar. Aquí se describirá, con toda claridad, la justificación que genera la calificación. Valuada por. Nombre del personal que participo en la evaluación, o del comité de evaluación.

4.- DETERMINACION DE LA SOLUCION. La solución es la conclusión a la que ha llegado el auditor después de haber evaluado los resultados de la investigaciones que efectuó.

La capacidad

experiencia

son factores decisivos para la determinación de una solución correcta.

Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos:

1. Utilidad que reporta al cliente. El auditor debe estar consciente que la solución que elige proporciona al cliente una utilidad real y efectiva.

2. Sujeción a los objetivos y políticas establecidas. Las soluciones y recomendaciones emitidas por el auditor, no deben desviarse de los lineamientos y alcances de los objetivos y políticas establecidas en la empresa.

3. Requerimientos del cliente.Las conclusiones tomadas por el auditor deberán satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente.

4. Recursos disponibles. El auditor deberá evaluar los recursos disponibles de la empresa, tanto económicos como materiales, a fin de que sus recomendaciones estén en concordancia con el potencial de la misma.

5.Costo de ejecución. El costo de ejecución de los trabajos a seguir, derivados de las recomendaciones del auditor, deberán quedar justificados por los beneficios que reporten a la empresa.

6. Riesgos probables.El auditor, consciente de que diversos factores internos y externos pueden obstaculizar el alcance de los objetivos, tratará en sus respectivas sugestiones de prevenirlos hasta donde estos sea posible y esté al alcance del auditor.

7. Posibilidad de control.Las soluciones emanadas del auditor, deberán ser sencillas, practicasy de ejecución fácil de controlar.

8. Tiempo de realización.El auditor tratará de que los alcances de la acción a seguir, derivadas de sus opiniones, sean obtenidas en tiempos razonables, oportuno de acuerdo con las circunstancias y magnitud de los problemas.

9. Desarrollo del problema. Las soluciones del auditor no solo deberán responder a las necesidades del momento si no, además, tratarán de que estas se adapten, en principio a la posible futura prosperidad de la empresa.

10. Condiciones legales. Los efectos que originen las condiciones legales del auditor, no deberán quebrantar las leyes, reglamentos y disposiciones gubernamentales.

11. Derechos humanos.Las recomendaciones y observaciones del auditor que afecten dealguna manera al elemento humano, deberán tender a proteger a este, primordial es importantísimo factor, en cuento a trato, salario y prestaciones sociales.

La evaluación deberá comprender las funciones de la administración, mismas que se relacionan a continuación.

Planeación.

- Objetivos y políticas. - planes y programas.

Organización. - Estructura orgánica. - Funciones. - Niveles de autoridad y responsabilidad. - Manual de organización.

Integración.

- Elemento humano. - Recursos materiales. - Recursos técnicos. - Recursos financieros.

Dirección - Supervisión. - Comunicación y coordinación. -Delegación.

Control. - Medidas de control que aseguren los resultados. - Registros y controles operativos. - sistemas y procedimientos operativos. - Manual de operación.

5.2 Jerarquización de las observaciones.

Una vez elegido el material a utilizar en la preparación del informe, la pregunta es ¿Cuál es su importancia? Su importancia radica en que al aplicarle una escala de valoración, al auditor va a procurar que emerjan y destaquen en su informe los aspectos fundamentales y que estos no se vean desplazados u oscurecidos por cuestiones secundarias.

Cuando llega el momento de redactar el informe, el auditor interno debe haber avanzado en algunos de los pasos y elementos descritos. Siempre dará mejores resultados tener en mente e ir madurando el contenido el informe a medida que se realiza la auditoria, que comenzar en el, hasta que se haya concluido.

5.3 Planteamiento de las recomendaciones. recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tienen por objeto llamar la atención para que se corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las condiciones.

Las recomendaciones pueden sugerir opciones para corregir o mejorar la gestión y sirven de gala a la administración para el logro de sus resultados.

generales

específicas

El director de auditoria interna o quien designe, deberá revisar y aprobar el informe final, antes de enviarlo y decidirá quienes distribuirlos. Los informes de auditoria se deben entregar a aquellos miembros de la organización, que puedan asegurar los resultados de auditoria serán debidamente considerados.

Los informes también pueden ser entregados a otros involucrados o interesados, como son los auditores externos y los comités de auditoria. En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando está relacionado con actos ilegales o

5.4 Discusión de las conservaciones.

1.- La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de auditoria o en reuniones posteriores a la terminación de la auditoria. Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoria por el jefe de la unidad auditada.

2.- aunque el nivel de participantes en las decisiones y revisiones donde puede variar en función de las estructuras de organización o por la naturaleza del informe.

Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

1.- Los informes objetivos: son aquellos que tienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones.

2.- informes claros: son aquellos que se entienden con facilidad y que son de aspecto lógico. La claridad se puede mejorar al evitar un lenguaje técnico innecesario y al proporcionar la suficiente información de respaldo.

3.- los informes concisos: son los que van al grano y evitan detalles innecesarios expresan pensamientos incompletos en el menor numero de palabras posibles.

4.- los informes constructivos: son los que como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto como a los auditados como a la organización, y promueven el mejoramiento donde es requerido.

5.- los informes oportunos: son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma de decisiones.

Conclusiones. Se considera a la organización dentro del control preventivo que debe ejercer un análisis y un procedimiento, pues mediante estas dos técnicas revisa objetivos, programas de trabajo, estructuras orgánicas, controles operativos, utilización de recursos y aprovechamientos del personal; determina objetivamente posibles anomalías que limitan el funcionamiento de un organismo social que le permiten en forma oportuna considera en sus decisiones los factores, que afectan la operación de la empresa.